Cos'è una carta del progetto Six Sigma?
Una carta del progetto in Six Sigma è un documento di due pagine che delinea un progetto di miglioramento del processo. Lo statuto contiene informazioni basate sui dati che spiegano la necessità del progetto. Una volta approvato, il documento diventa il riferimento principale del team Six Sigma.
Come le carte di progetto tradizionali, una carta Six Sigma è il documento iniziale che comunica lo scopo di un progetto. È anche un documento vivo che il team aggiornerà e rivedrà durante il ciclo di vita del progetto.
Sia le carte di progetto tradizionali che le carte di progetto Six Sigma condividono questi elementi chiave:
- Accordo: documenta un accordo tra il team di progetto e la dirigenza.
- Allineamento: allinea gli obiettivi del progetto con quelli dell'intera organizzazione.
- Business case: presenta il business case per il progetto.
- Schema: fornisci un quadro generale del progetto.
- Panoramica: descrivi gli obiettivi del progetto, le risorse necessarie e la timeline.
- Ambito del progetto: definisci l'ambito del progetto.
- Punto di riferimento: funge da punto di riferimento per tutto il progetto.
A differenza di una carta di progetto tradizionale, una carta Six Sigma richiede un team certificato nella metodologia Six Sigma per prepararla ed eseguirla.
Oltre al raggiungimento degli obiettivi sopra descritti, la carta del progetto Six Sigma conterrà:
- Certificazioni e ruoli Six Sigma: designa i membri del team assegnati al progetto e includi la loro certificazione Six Sigma e il ruolo del progetto.
- Metodologia Six Sigma: identifica gli strumenti e i metodi Six Sigma che intendi utilizzare per perfezionare i processi aziendali.
- Dichiarazioni Six Sigma: identifica i miglioramenti del processo che il progetto realizzerà e delinea eventuali potenziali problemi di implementazione.
Cos'è una carta del progetto Lean Six Sigma?
Una carta del progetto Lean Six Sigma si presenta come una carta Six Sigma. Alcuni esperti ritengono che non ci sia alcuna differenza significativa tra le due. Altri spiegano che le carte Lean si concentrano sulla prevenzione dei problemi piuttosto che apportare miglioramenti incrementali.
La differenza tra le due è sottile. Simili a una carta Six Sigma, i metodi e gli strumenti Lean Six Sigma aiutano i team a eliminare gli sprechi in un processo. La carta Lean riflette questo approccio negli obiettivi.
"Entrambi gli statuti sono uguali nella struttura, ma sono diversi negli obiettivi", spiega Mahmoud Al-Odeh, professore di operazioni e gestione tecnologica alla Bemidji State University. "La carta Lean Six Sigma include obiettivi relativi all'eliminazione degli sprechi e delle attività non a valore aggiunto. La carta del progetto Six Sigma include la riduzione delle variazioni nel processo per raggiungere un livello Six Sigma, o 3,4 difetti ogni milione di opportunità."
Per preparare una carta del progetto Lean Six Sigma, inizia con un modello standard di carta del progetto Six Sigma. Crea una dichiarazione degli obiettivi Lean che abbia come scopo la prevenzione dei problemi o degli sprechi. Una dichiarazione degli obiettivi Lean potrebbe dire: "Identifichiamo e rimuoveremo tutte le fasi non essenziali tra l'assunzione e l'esame, come moduli e documenti ripetitivi, per ridurre i tempi di attesa del paziente di 10 minuti."
Tuttavia, George Eckes, autore di cinque libri su Six Sigma con oltre 30 anni di esperienza nella consulenza Lean Six Sigma, nella gestione dei processi e nel miglioramento dei processi, non crede che ci sia una differenza significativa tra i due tipi di statuto.
"Per alcuni puristi, Six Sigma mira a ridurre esclusivamente le variazioni, mentre il Lean è finalizzato al miglioramento", spiega. "Io non sono un purista. Delle migliaia di team di progetto che ho formato, il 100% dei loro statuti rifletteva un miglioramento dell'efficacia (cioè la riduzione delle variazioni rispetto a un obiettivo), migliorando allo stesso tempo l'efficienza (ad esempio, riducendo i tempi del ciclo). Pertanto, non c'è differenza per me tra una carta Lean Six Sigma e una carta Six Sigma."
Chi prepara una carta di progetto Six Sigma?
Un campione di progetto prepara la carta del progetto Six Sigma. Questo membro del team è proprietario del processo e coordina un team di esperti (cinture verdi e nere) Six Sigma. Si affida inoltre a esperti in materia (SME) per fornire le informazioni pertinenti sui progetti.
Ad eccezione degli SME, tutti i membri del team che lavorano sullo statuto devono avere una certificazione Six Sigma.
Questi sono i diversi ruoli del team, secondo Eckes:
- Campione del progetto: il campione del progetto è il proprietario del processo e funge da coordinatore tra la direzione e il team di progetto. La responsabilità principale del campione assegnato è la creazione dello statuto. Eckes suggerisce di chiamare lo statuto preliminare per rafforzare il concetto che "lo statuto è un documento vivente e sarà modificato dal campione nel tempo con i nuovi dati raccolti."
- Cintura nera o cintura verde: il campione del progetto designa una cintura nera o cintura verde come leader del team. Una cintura nera conduce i progetti a tempo pieno, mentre una cintura verde conduce i progetti a tempo parziale. Eckes spiega che "sono necessarie più risorse per permettere alle aziende di disporre di cinture nere. La maggior parte dei team non dispone di queste risorse, quindi utilizza le cinture verdi. Le cinture verdi effettuano lavori regolari e sono tali per tutta la durata del progetto."
- Membri del team: molti dei membri del team che contribuiscono allo statuto Six Sigma non si formano in tale metodologia. Questi membri del team sono SME e conducono la maggior parte del lavoro del progetto. Lavorano a stretto contatto con il team leader e il campione del progetto.
- Cintura nera master: una cintura nera master funge da consulente all'organizzazione per le pratiche Six Sigma. "La maggior parte delle organizzazioni ha alcune cinture nere master che possono fungere da membri del team ad hoc che aiutano ogni membro del team, cintura nera o cintura verde con gli strumenti Six Sigma più difficili", afferma Eckes.
Ogni organizzazione avrà una struttura di team unica a seconda delle proprie risorse. Ad esempio, alcune aziende potrebbero avere diverse cinture verdi, ma nessuna cintura nera. In questo caso, le cinture verdi lavoreranno con il campione del progetto e la cintura nera master.
Come preparare una carta di progetto Six Sigma
Una carta del progetto Six Sigma richiede fino a sei settimane per essere preparata, a seconda delle dimensioni del progetto. Il campione del progetto organizza il team e assembla i dati in un breve documento. I campioni comunicano con la dirigenza e gli stakeholder per ogni attività.
I passaggi per scrivere una carta del progetto Six Sigma sono simili al processo per altre carte del progetto. Una differenza fondamentale è che le carte del progetto Six Sigma designeranno i ruoli e le responsabilità in base alla metodologia Six Sigma.
Come per qualsiasi progetto, il campione organizza e assembla la carta durante la prima fase del progetto. Ciò vale a prescindere dalla metodologia Six Sigma utilizzata: DMAIC (definire, misurare, analizzare, migliorare, controllare) o DMADV (definire, misurare, analizzare, progettare, verificare).
Il DMAIC è il metodo più usato per i progetti Six Sigma. Durante la fase di definizione, il campione del progetto conduce le seguenti attività:
Raccolta dei dati
Il campione del progetto assegna le responsabilità di raccolta dati alle cinture verdi o nere. Questo team lavora per alcune settimane per raccogliere tutti i dati che supportano il progetto. Il campione inserisce quindi le informazioni raccolte in un modello di carta e lavora con il team per perfezionare il documento.
Ponderare le priorità concorrenti
Il team identifica, valuta e assegna priorità a tutte le attività del progetto. Questa attività aiuta a massimizzare il tempo del team e a gestire lo scope creep. I team utilizzano un diagramma a quadrante, chiamato grafico PICK (acronimi per gli attributi possibile, implementazione, sfida e da eliminare) o una matrice di payoff, per determinare quali azioni forniscono il payoff più alto utilizzando al contempo il minor numero di risorse.
Per utilizzare un diagramma PICK, crea un grafico con quattro quadranti, come nell'immagine sopra. Quindi, discuti e inserisci ogni attività di progetto sul grafico.
Questi sono i quattro quadranti di un diagramma PICK e ciò che rappresentano:
- Possibile: elementi a bassa difficoltà e a basso payoff che sono possibili da realizzare.
- Implementazione: elementi a bassa difficoltà e alto payoff, fondamentali per il progetto.
- Sfida: elementi di alta difficoltà e di alto payoff che rappresenteranno una sfida, ma che potrebbero valere il rischio.
- Da eliminare: elementi di alta difficoltà e di basso payoff che non ha senso affrontare e dovranno essere eliminati.
Includi qualsiasi elemento nella sezione Implementa nelle attività del progetto. Rimuovi eventuali elementi nella sezione Da eliminare. Infine, conduci una discussione con il team sugli elementi nelle altre due aree prima di decidere quali includere nel progetto.
Revisione
Prima di presentare il documento alla dirigenza, il campione del progetto modifica e rivede la carta e richiede ulteriori dati di supporto agli stakeholder.
Presentazione per l'approvazione
Il campione presenta lo statuto finalizzato allo sponsor del progetto. Lo sponsor cerca il consenso di tutti gli stakeholder prima di firmare il progetto.
Programmare aggiornamenti formali e informali
Una volta che la direzione approva il progetto, il campione deve essere diligente nel rivedere regolarmente la carta. Eckes sottolinea l'importanza di mantenere il documento aggiornato. "È importante che il campione del progetto riveda costantemente la carta per apportare modifiche in modo che rimanga un documento vivo e vitale e non qualcosa che viene accantonato dopo essere stato affrontato una sola volta all'inizio del ciclo di vita del team di progetto", afferma.
Eckes raccomanda di programmare aggiornamenti formali e informali alla carta: "Una volta che il team raccoglie i dati, a circa quattro-sei settimane di distanza, il campione del progetto dovrebbe rivedere formalmente lo statuto e apportare modifiche in base ai dati raccolti."
Cosa includere in una carta del progetto Six Sigma
Un grafico di progetto Six Sigma include sei elementi principali: business case, dichiarazione di problema o opportunità, dichiarazione dell'obiettivo, ambito, timeline e milestone e membri del team. Alcuni statuti combinano la timeline, le milestone e i membri del team in un'unica categoria.
Gli elementi della carta del progetto Six Sigma utilizzano gli stessi titoli degli elementi delle carte di progetto tradizionali. Si tratta di una panoramica dei diversi elementi della carta del progetto con suggerimenti degli esperti su come scrivere ciascuno di questi.
Business case Six Sigma
Un business case Six Sigma descrive il problema che il progetto affronterà e giustifica perché l'azienda dovrebbe seguirlo. Il caso include il modo in cui il progetto influisce sull'organizzazione e cosa succederà se il progetto non viene selezionato.
Un business case è una dichiarazione non quantitativa che stabilisce lo scopo e la direzione del team Six Sigma. Descrive la necessità del progetto e il costo in opportunità nel caso venga rifiutato. Un business case convincente è breve, di solito una dichiarazione di due frasi, e articola la visione del progetto.
Secondo Eckes, un business case dovrebbe rispondere alle seguenti domande:
- In che modo questo progetto influisce sugli obiettivi aziendali strategici dell'organizzazione?
- Perché vale la pena fare questo progetto ora?
- Quali sono le conseguenze del non fare questo progetto ora?
Suggerimento: Eckes mette in guardia dall'utilizzo di dati nel business case. "La maggior parte dei campioni cerca di fare troppo e inizia a condividere i dati nel business case. Il business case è non quantitativo", afferma.
Dichiarazione del problema Six Sigma
Una dichiarazione del problema Six Sigma articola il problema centrale che il progetto risolverà. La dichiarazione quantifica un problema esistente del processo. Se la dichiarazione identifica una nuova opportunità di miglioramento invece di un punto dolente esistente, si definisce dichiarazione di opportunità.
Eckes incoraggia i team a creare la dichiarazione del problema, anche se mancano alcune informazioni. "È assolutamente ideale avere degli spazi vuoti nella dichiarazione del problema, poiché il team potrebbe non avere dati specifici all'inizio del progetto", afferma. "Ad esempio, ecco una dichiarazione del problema di uno dei nostri clienti: Dal giorno ______, Gamma Alpha ha speso __________ nell'elaborazione delle richieste di prestito con un'accuratezza di ________. Ciò ha comportato un aumento del _______ nei costi della manodopera, a un risultato negativo del ________ negli obiettivi di crescita e del margine operativo."
Scoraggia inoltre i team dal cercare di identificare l'origine del problema nella dichiarazione del problema. "Uno degli errori più comuni che un team di progetto sperimenterà quando crea la dichiarazione del problema è non descrivere il problema in termini neutrali", afferma. "Finiranno per includere la loro esperienza della causa o della soluzione percepita. Ogni volta che vedi l'espressione dovuto a, il team è già passato alla causa principale."
Dichiarazione dell'ambito Six Sigma
La dichiarazione dell'ambito definisce i limiti del progetto per il team Six Sigma. Descrive in dettaglio ciò che è dentro e fuori dall'ambito. Una dichiarazione efficace dell'ambito è precisa su ciò che il team farà e non farà in merito al progetto.
Una dichiarazione dell'ambito mal costruita porta a scope creep, che secondo Eckes è il secondo motivo più comune per cui i progetti falliscono, dopo le scarse dinamiche di team. Usa un modello di dichiarazione dell'ambito, includi i deliverable e indica cosa c'è all'interno e all'esterno dei confini del team di progetto.
Eckes raccomanda inoltre di includere le informazioni che il team di progetto dovrebbe conoscere in modo da poter riconoscere rapidamente quando si sta lavorando su qualcosa al di fuori dei confini del progetto. Effettua prima un brainstorming dei criteri (ad es., geografia, tipi di fornitori, tipi di clienti, tipi di prodotti, elementi del processo), per poi suddividere i criteri in un gruppo di ambito interno e un gruppo di ambito esterno. Sii specifico sugli elementi al di fuori dell'ambito. Ad esempio, se la geografia è un criterio, la dichiarazione dell'ambito deve specificare quali paesi sono all'interno e all'esterno dell'ambito
Dichiarazione degli obiettivi Six sigma
Una dichiarazione degli obiettivi Six Sigma individua l'obiettivo del progetto e articola ciò che si verifica una volta che il team risolve il problema. Questa parte della carta del progetto dovrebbe includere informazioni quantificabili e misurabili.
La dichiarazione degli obiettivi dovrebbe concentrarsi sul risultato previsto del progetto, non sull'approccio da adottare per risolvere il problema. Scrivi l'obiettivo utilizzando uno strumento come gli obiettivi SMART.
Eckes sottolinea l'importanza di assicurarsi che ogni elemento della carta abbia una chiara connessione con gli elementi precedenti. La dichiarazione dell'obiettivo dovrebbe fare riferimento alla dichiarazione del problema e al business case. "Nel nostro esempio di business case", afferma Eckes, "abbiamo affermato di avere un problema con l'accuratezza della decisione di un prestito e con i relativi tempi. Pertanto, la nostra dichiarazione degli obiettivi dovrebbe riflettere il miglioramento dell'accuratezza e dei tempi decisionali."
Timeline e milestone Six Sigma
Una timeline Six Sigma delinea la programmazione e identifica tutti i membri del team di progetto. Dividi la timeline in fasi e milestone. Questo ti aiuterà a tenere traccia dei progressi una volta iniziato il progetto.
Applica il quadro DMAIC durante la stima della timeline. Per ogni fase, includi una panoramica generale delle risorse rilevanti e delle persone che influenzano il lavoro. Stabilisci le milestone principali all'interno e alla fine di ogni fase.
Se sei il campione del progetto, imposta una timeline ragionevole con aspettative realistiche per il team. Eckes ricorda ai leader che "il loro team non solo sta lavorando a un progetto, ma sta imparando nuovi strumenti e tecniche. Date loro il tempo giusto per completare il progetto con successo. I membri dei team di progetto hanno lavori giornalieri che saranno sempre presenti e ora devono gestire due cose diverse. Possono aspettarsi di dedicare il 20-30% del loro tempo al progetto, dato che hanno una certa esperienza o conoscenza nella gestione dei progetti."
Membri del team Six Sigma
I membri del team Six Sigma sono tutti coloro che lavorano al progetto. Documenta il ruolo, la responsabilità e le informazioni di contatto di ciascun membro. I membri del team includono cinture verdi, cinture nere, sponsor ed esperti in materia.
Suggerimento esperto: Al-Odeh consiglia di sviluppare un piano di comunicazione per influenzare preventivamente le dinamiche di team e il successo del progetto.
Elementi aggiuntivi della carta del progetto
Come le carte tradizionali, la carta Six Sigma includerà:
- Informazioni generali: annota il titolo del progetto, la data di inizio e la data di fine prevista. Aggiungi qualsiasi informazione chiarificante che il team potrebbe trovare utile.
- Fattori critici di successo: elenca i fattori potenziali che potrebbero influire sul completamento di successo del progetto (ad es. vincoli finanziari, di risorse o di tempo per formare e sviluppare il team).
- Vantaggi finanziari: specifica eventuali vantaggi finanziari che il progetto avrà per l'azienda, nonché il costo opportunità in caso questo non venga completato.
- Rischi, vincoli e ipotesi: prevedi potenziali eventi o dipendenze che potrebbero influire sull'esecuzione, sulla timeline, sul budget o sulla qualità del progetto. Valuta le ipotesi del team.
Formato carta del progetto Six Sigma
È possibile formattare una carta del progetto Six Sigma in diversi modi. Il team raccoglie solitamente i dati nell'ordine presentato nella carta. Tutti i formati di statuto contengono le informazioni generali sul progetto, il business case, le milestone, gli stakeholder, la dichiarazione dell'ambito e la dichiarazione dei problemi.
Al-Odeh consiglia di utilizzare il seguente formato:
| Area della carta | Elementi da gestire nella sezione |
|---|---|
| Informazioni generali |
|
| Business case |
|
| Dichiarazione dell'ambito |
|
| Timeline e milestone |
|
Membri del team |
|
| Strategie di monitoraggio |
|
Suggerimento: utilizza il quadro DMAIC per suddividere la timeline nelle seguenti fasi:
- Definisci: articola gli obiettivi del progetto, l'ambito e le modalità per risolvere un problema.
- Misura: raccogli dati per misurare lo stato attuale del processo.
- Analizza: analizza i dati raccolti per comprendere le cause principali del problema.
- Migliora: apporta modifiche al processo per migliorare la produttività. Durante questa fase, il team testa e verifica eventuali modifiche per monitorarne l'efficacia.
- Controllo: assicurati che i progetti futuri implementino le modifiche al processo.
Modelli di esempio del settore della carta del progetto Six Sigma
Abbiamo raccolto un elenco completo di esempi di carte di progetto Six Sigma, nonché un modello vuoto. Ogni statuto include un esempio specifico del settore di un business case, una dichiarazione del problema, l'ambito e la dichiarazione dell'obiettivo per un progetto di miglioramento dei processi Six Sigma
Esempio di carta di progetto Six Sigma per l'assistenza sanitaria
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Questo esempio di carta del progetto Six Sigma per l'assistenza sanitaria descrive un'iniziativa per migliorare i tempi di dimissione dei pazienti dall'unità di oncologia di un ospedale.
Esempio di carta di progetto Six Sigma per la produzione
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Questo esempio di carta del progetto Six Sigma per la produzione descrive un progetto che mira a correggere un processo che causa difetti per una linea di montaggio generale.
Esempio di carta di progetto Six Sigma per il settore farmaceutico
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Questo esempio di carta del progetto Six Sigma per il settore farmaceutico dimostra come è possibile utilizzare i metodi Six Sigma per migliorare i processi di approvvigionamento e i documenti di requisizione tra distributori e aziende.
Esempio di carta di progetto Six Sigma retail
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Questo esempio di carta del progetto Six Sigma retail descrive il piano di un negozio al dettaglio nazionale per modificare le tattiche di vendita e i metodi di formazione al fine di migliorare le conversioni delle vendite regionali.
Esempio di carta di progetto Six Sigma IT
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Questo esempio di carta del progetto Six Sigma IT descrive uno sforzo per migliorare il sistema di ticketing degli ordini di lavoro di un reparto IT interno.
Esempio di carta di progetto Six Sigma per l'aviazione
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Questo esempio di carta del progetto Six Sigma per l'aviazione delinea un piano per aggiornare e scalare il programma di voucher di una compagnia aerea.
Esempio di carta di progetto Six Sigma per non profit
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Questo esempio di carta del progetto Six Sigma per non profit mostra come un'organizzazione a impatto sociale utilizza Six Sigma per gestire al meglio un'opportunità di espansione di un programma per la gioventù.
Esempio di carta di progetto Six Sigma per l'istruzione superiore
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Questo esempio di carta del progetto Six Sigma per l'istruzione superiore descrive uno sforzo per semplificare il processo di ammissione di un piccolo college privato al fine di aumentare il coinvolgimento e l'iscrizione dei potenziali studenti.
Esempio di carta di progetto Six Sigma per ristoranti
Scarica l'esempio di carta del progetto Six Sigma per ristoranti - Microsoft Word
Questo esempio di carta del progetto Six Sigma per ristoranti delinea il piano di un ristorante locale per migliorare un processo di ordinazione disorganizzato e dispendioso di forniture al fine di aumentare i margini di profitto.
Esempio di carta di progetto Six Sigma immobiliare
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Questo esempio di carta del progetto Six Sigma immobiliare descrive uno sforzo per migliorare i processi di firma dei documenti e di onboarding dei clienti da parte di un'agenzia immobiliare.
Esempio di carta di progetto Six Sigma per i media
Scarica l'esempio di carta del progetto Six Sigma per i media - Microsoft Word
Questo esempio di carta del progetto Six Sigma delinea un piano per rendere più efficienti le campagne di marketing e il processo di selezione dei canali di una società di media in crescita.
Esempio di carta di progetto Six Sigma per l'edilizia
Scarica l'esempio di carta del progetto Six Sigma per l'edilizia - Microsoft Word
Questo esempio di carta del progetto Six Sigma per l'edilizia descrive un progetto che mira a far lavorare in modo più efficiente il personale di un'azienda edile.
Modello di carta del progetto Six Sigma
Scarica il modello di carta del progetto Six Sigma vuoto
Microsoft Excel | Microsoft Word
Crea una carta Six Sigma per il tuo progetto con questo modello completo di carta del progetto Six Sigma. Includi il tuo business case, la dichiarazione del problema, la dichiarazione dell'obiettivo, la timeline, il team e la dichiarazione dell'ambito. Scarica il modello in Microsoft PowerPoint per creare una presentazione visivamente dinamica della tua carta del progetto Six Sigma.
Per ulteriori idee, consulta questa selezione di modelli tradizionali di carta del progetto.
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