Cosa dovresti includere in una carta del progetto?
Una carta del progetto include una panoramica, l'ambito, una programmazione approssimativa, uno schema delle risorse necessarie e un budget stimato. Generalmente è un project manager a scrivere la carta. Gli sponsor del progetto la approvano.
"Di norma, gli sponsor del progetto sono responsabili della creazione dello statuto", afferma Nick Vashkevich, responsabile dei servizi di Akveo. "Tuttavia, di solito delegano il compito ai project manager che definiscono gli obiettivi, creano una roadmap e distribuiscono le responsabilità all'interno del team. È una buona idea mostrare la versione finale agli stakeholder e agli sponsor per valutare le risorse di budget del progetto. Inoltre, gli stakeholder aiuteranno a specificare i deliverable, gli obiettivi e i criteri di successo per il tuo progetto prima di iniziare."
Una carta del progetto include una panoramica, l'ambito, una programmazione approssimativa, uno schema delle risorse necessarie e un budget stimato. Generalmente è un project manager a scrivere la carta. Gli sponsor del progetto la approvano.
"Di norma, gli sponsor del progetto sono responsabili della creazione dello statuto", afferma Nick Vashkevich, responsabile dei servizi di Akveo. "Tuttavia, di solito delegano il compito ai project manager che definiscono gli obiettivi, creano una roadmap e distribuiscono le responsabilità all'interno del team. È una buona idea mostrare la versione finale agli stakeholder e agli sponsor per valutare le risorse di budget del progetto. Inoltre, gli stakeholder aiuteranno a specificare i deliverable, gli obiettivi e i criteri di successo per il tuo progetto prima di iniziare."
| Elementi di una carta di progetto | Chi è responsabile della determinazione? |
|---|---|
| Panoramica | Project manager e sponsor di progetto |
| Ambito | Sponsor di progetto |
| Programmazione | Project manager e team |
| Rischi | Project manager e sponsor di progetto |
| Budget | Sponsor del progetto con input dal project manager |
| Stakeholder | Project manager |
In genere, una carta del progetto deve rispondere a domande quali:
- Cosa realizzerà questo progetto?
- Quanto tempo e denaro dovrebbe costare il progetto?
- Quali sono i vantaggi del completamento del progetto?
- Chi è responsabile del progetto?
- Qual è il livello di priorità del progetto?
"Una buona carta del progetto è chiara e contiene informazioni adeguate che possono spingere il progetto in avanti. Dovrebbe essere abbastanza semplice da poter essere compresa da tutti", afferma Will Cannon, il fondatore di Signaturely.
Per ulteriori informazioni sulle carte del progetto e sui motivi per cui potresti averne bisogno, leggi la nostra guida alle carte del progetto.
Quanti elementi ci sono nella carta del progetto?
Parliamo di una serie di elementi. Le sezioni variano a seconda del singolo progetto e delle esigenze aziendali. Una carta include generalmente un titolo, una descrizione, una stima generale del budget e delle risorse necessarie e chi è responsabile del progetto.
Le carte del progetto possono anche includere informazioni come i piani di comunicazione e visibilità, i link alle dashboard del progetto e gli spazi di risorse condivisi. Possono anche presentare dichiarazioni e valutazioni del rischio, relazioni con altri progetti proposti o in corso, ritorno sugli investimenti (ROI) e informazioni sulle previsioni di vendita e piani futuri.
Cosa contiene una carta del progetto?
Una carta di progetto dovrebbe sempre includere una panoramica, uno schema dell'ambito del progetto, una programmazione approssimativa, un elenco dei rischi previsti, un budget stimato e un elenco dei principali stakeholder. Ciascuna di queste sezioni deve essere breve, ma quanto più completa possibile.
"Tieni a mente che una carta del progetto ha lo scopo di fornire una panoramica generale del progetto piuttosto e non una ripartizione dettagliata. Solo poche frasi dovrebbero essere necessarie per ogni sezione", afferma Cannon.
Panoramica del progetto
Una panoramica del progetto ha un titolo descrittivo, un riepilogo dei problemi che il progetto affronterà e come lo realizzerai. Aggiungi eventuali link alle dashboard di progetto e ai portali dei team per un facile accesso allo stato in corso.
Assegna al tuo progetto un nome descrittivo. Il titolo dovrebbe fornire una descrizione generale dell'obiettivo del progetto.
Successivamente, scrivi una breve descrizione del progetto che evidenzi lo scopo, il livello di priorità, gli obiettivi e le milestone principali e qualsiasi dipendenza da progetti passati o in corso. Dovresti anche menzionare le metodologie specifiche di gestione dei progetti che utilizzerai, come Agile, Kanban o Scrum.
"Includi informazioni su come monitorare lo stato delle attività, la documentazione, la consegna dei risultati, le regole di distribuzione del sistema, la metodologia del lavoro di squadra e le riunioni", suggerisce Vashkevich di Akveo. Per saperne di più su questa pratica, leggi questa guida per la creazione di carte per progetti che utilizzano metodologie Agile.
La panoramica è un buon posto per inserire link a qualsiasi dashboard di progetto e portale del team rilevante. Prima li imposti, più rapidamente il tuo team può iniziare a utilizzarli a proprio vantaggio e più sarà facile per gli stakeholder monitorare l'avanzamento del progetto.
Ambito del progetto
Indica tutto ciò che è incluso nell'ambito del progetto e, altrettanto importante, le cose che non lo sono. È anche importante definire come misurare il successo del progetto.
"Questa sezione dovrebbe includere anche punti e criteri che indicano il successo del progetto", afferma Vashkevich.
Queste possono essere proiezioni di ROI, aumento percentuale delle vendite, correzioni per un problema noto o molti altri fattori, a seconda del tipo di progetto. Questo elemento è fondamentale; se non si impostano i termini per il successo, non si può garantire un passaggio verso il miglioramento continuo.
Programmazione stimata del progetto
Una programmazione di progetto dovrebbe riflettere il tempo necessario al tuo team per terminare il lavoro, non il tempo che desideri tu. Questo è il momento di inserire tempo extra, in modo che le emergenze impreviste non facciano deragliare il progetto.
Utilizza il tuo team come risorsa per determinare quanto tempo ci vorrà per completare le attività del progetto. "Riunisci il tuo team di lavoro e gli altri stakeholder prima di creare una struttura di ripartizione dei lavori. Anche se in ultima analisi si è responsabili della struttura di ripartizione del lavoro in qualità di proprietario dell'azienda, il gruppo di lavoro è necessario per stabilire quali attività sono critiche, come sono collegate e quanto tempo richiederà ciascuna di esse. L'ultima cosa che vuoi è pianificare un'azione fondamentale, che prevede due giorni, solo per sentirti dire al tuo team in un secondo momento che non può essere eseguita", avverte Andrew Dale, direttore tecnico di CloudTech24.
Dale continua: "In alternativa, potresti renderti conto che quello che pensavi essere un compito di una settimana può essere completato in metà tempo con una strategia innovativa che non avresti mai scoperto da soli. Coinvolgi gli stakeholder esterni al team di lavoro per ottenere il loro sostegno e ottieni anche l'approvazione del cliente".
Rischi previsti
Descrivi eventuali rischi potenziali che il progetto potrebbe incontrare. La valutazione del rischio è fondamentale per anticipare le sfide e affrontarle prima che diventino insormontabili e, in ultima analisi, facciano subire ritardi al progetto.
Per saperne di più su come identificare ed evitare i rischi, leggi la nostra guida alla gestione dei rischi dei progetti.
Budget stimato del progetto
Prepara un budget stimato per il tuo progetto dall'inizio alla fine. Assicurati di includere le stime per gli elementi fisici del progetto, i tempi e i costi di manodopera e tutte le risorse aggiuntive di cui potresti aver bisogno. Il budget dovrebbe sempre includere spazio per eventi imprevisti ed emergenze, che possono aumentare notevolmente i costi del progetto se si verificano.
"Un project manager che sottovaluta la necessità di risorse umane, ad esempio, può portare direttamente a sforamenti dei costi", spiega Dale. "In questo esempio, se un progetto richiede più manodopera di quanto originariamente previsto, o se una specializzazione o un talento non trovati nell'organizzazione devono essere esternalizzati, l'intero costo del progetto può aumentare. Inoltre, se un project manager assegna compiti a dipendenti non adatti a fasi specifiche del progetto, il lavoro potrebbe richiedere più tempo per essere completato, oppure la qualità potrebbe essere compromessa e le procedure ripetute da qualcun altro, con conseguenti sforamenti dei costi per la manodopera."
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