Cos'è l'ambito del progetto?
Secondo la Guida PMBOK® (Project Management Book of Knowledge ) pubblicata dal Project Management Institute (PMI), per ambito del progetto si intende il lavoro necessario per produrre i risultati finali di un progetto. In sostanza, l'ambito del progetto è la fase della pianificazione in cui si identificano gli obiettivi, i risultati finali, il budget e la programmazione del progetto. L'ambito del progetto non deve essere confuso con l'ambito del prodotto. Sebbene simile nell'intento, l'ambito del prodotto definisce i risultati finali e i vincoli di un prodotto, e non di un progetto.
Se i requisiti del progetto e del prodotto possano cambiare nel tempo, è molto importante evitare lo scope creep, ossia l'aumento non pianificato o non gestito delle aspettative. Se non controllato, lo scope creep può comportare sforamento dei costi, ritardi e riduzione della qualità. Può anche portare a una perdita di fiducia, danneggiare la reputazione o far fallire il progetto. Sebbene i modi per mitigare lo scope creep siano molti, prendersi il tempo necessario per definire l'ambito del progetto o del prodotto aiuterà ad avere le risorse, la programmazione e il budget adeguati per completare l'impresa come desiderato.
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Come definire l'ambito di un progetto?
Definire l'ambito di un progetto significa identificare lo scopo e i risultati finali e individuare le risorse di cui avrai bisogno per eseguire le singole attività. In questo processo di definizione viene stabilito anche ciò che rimane fuori dall'ambito, ossia ciò che non ricade nella responsabilità del progetto. La definizione dell'ambito prevede la collaborazione con i membri del team, i dirigenti o gli stakeholder esterni, ma in tutti i casi l'obiettivo è bilanciare le aspettative di tutte le parti coinvolte. Quindi, sii scrupoloso nelle tue stime e prenditi tutto il tempo necessario per accertarti che tutte le parti coinvolte condividano gli stessi obiettivi.
Nella definizione dell'ambito del progetto, vengono individuati, tra l'altro, gli obiettivi, i risultati finali, i vincoli, i presupposti, le eccezioni, la programmazione e il budget.
L'istituto PMI delinea sei fasi per la definizione dell'ambito, una formula che puoi usare per definire i tuoi criteri. Tali criteri verranno poi formalmente documentati nella descrizione dell'ambito del progetto, di cui parleremo nella sezione successiva.
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Pianificazione dell'ambito: in questa fase, puoi decidere come l'ambito sarà definito, monitorato e controllato. Inoltre, puoi definire i processi di gestione dell'ambito, ossia come gestire le aspettative degli stakeholder, come risolvere le controversie e a quali requisiti dare priorità. Questa prima fase è fondamentale perché definisce il campo d'azione e l'integrità dell'intera operazione del progetto.
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Controllo dell'ambito: in questa fase dovrai gestire le aspettative degli stakeholder. Se in linea generale il tuo obiettivo è soddisfare il cliente, devi anche essere realistico e responsabile nell'accettare le modifiche che il cliente ti propone. Dovrai valutare continuamente la richiesta di aggiungere nuovi requisiti e stabilire in che modo si sovrappongano all'ambito di base già definito per decidere se accettarli o meno. In definitiva, l'obiettivo di questa fase è evitare lo scope creep non necessario.
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Definizione dei requisiti: questo è il nodo cruciale dell'ambito del progetto. In questa fase, definisci i requisiti del progetto, ossia le condizioni o le funzionalità che devono essere soddisfatte dai risultati finali. In questa fase, definisci anche la strategia del progetto e cerca di comprendere gli obiettivi, i vincoli, le attività e le fasi principali e secondarie, i presupposti e le eccezioni, le milestone, i rischi noti, la motivazione aziendale, la stima dei costi, gli strumenti e la tecnologia necessari per realizzare il progetto. Inoltre, individua uno sponsor e gli stakeholder e definisci i criteri di accettazione.
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Definizione dell'ambito: ora che hai raccolto tutti i requisiti, puoi definire formalmente l'ambito del progetto proposto, e anche ciò che ne deve restare fuori. In questa fase, scrivi la descrizione dell'ambito, di cui parleremo nella sezione successiva, elenca i risultati finali da realizzare, i vincoli, i presupposti e le eccezioni, il budget, la programmazione, i requisiti di approvazione, ecc. Puoi anche includere alternative al budget e/o alla programmazione in caso non sia possibile rispettare gli standard proposti.
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Creazione di una struttura di ripartizione del lavoro, o WBS (Work Breakdown Structure): una struttura di ripartizione del lavoro suddivide l'ambito generale del progetto in una struttura gerarchica di azioni separate più piccole, chiamate pacchetti di lavoro. Si tratta sia di una fase cruciale sia di un risultato finale che aiuterà il team a comprendere il lavoro concreto da svolgere e ad assegnare i pacchetti di lavoro ai membri più competenti.
È possibile visualizzare i pacchetti di lavoro in formato testuale e grafico con questo modello di WBS per Microsoft Excel. La rappresentazione grafica permette agli stakeholder di vedere facilmente come i pacchetti di lavoro sono organizzati e in quale rapporto sono tra loro. I campi possono essere personalizzati in base alle proprie esigenze.
Scarica il modello WBS in formato testuale e grafico - Excel
Puoi trovare altri modelli di struttura di ripartizione del lavoro qui.
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Convalida dell'ambito: in questa fase, chiamata anche verifica dell'ambito, gli stakeholder esterni (clienti) approvano formalmente i risultati finali definiti. Ricorda che rimani sempre responsabile del risultato che fornirai, quindi non accettare ciecamente tutte le modifiche proposte dal cliente.
Nelle sezioni seguenti, descriveremo in dettaglio le fasi di definizione dell'ambito del progetto e ti mostreremo come documentare in modo formale queste informazioni in un documento programmatico, la descrizione dell'ambito del progetto.
Cos'è una descrizione dell'ambito del progetto?
Una descrizione dell'ambito del progetto è un documento in cui viene descritto l'ambito del progetto. Serve come registrazione formale dei risultati finali proposti, della programmazione, dei costi e delle risorse in modo da soddisfare le aspettative degli stakeholder.
Le descrizioni dell'ambito del progetto sono simili ma non uguali ai seguenti documenti di pianificazione del progetto. Di seguito viene fornita una breve descrizione per ogni tipo di documento con modelli gratuiti e scaricabili che ti aiuteranno a iniziare a pianificare il progetto.
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Piano di gestione dei progetti (PMP): anche se potrà avere qualche sovrapposizione con la descrizione dell'ambito, questo documento è più orientato agli obiettivi del progetto e all'esecuzione complessiva. Al contrario, una descrizione dell'ambito definisce i limiti e i requisiti specifici di un progetto.
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Project charter: in un project charter vengono descritti gli obiettivi e le intenzioni di un progetto, spesso in rapporto alle decisioni aziendali complessive. I team consultano il project charter durante la produzione per assicurare che le decisioni aziendali siano adeguate all'intento iniziale del progetto. Puoi usare questo modello di project charter in formato Excel per definire l'ambito del progetto, il business case, gli obiettivi, le metriche, i risultati finali previsti e la programmazione provvisoria.
Scarica il modello di project charter
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Descrizione del lavoro, o SOW (Statement of Work): il documento SOW descrive l'accordo stabilito tra le parti circa il lavoro da svolgere e viene usate per assicurare che tutto ciò che è stato concordato venga rispettato nei risultati finali attesi. Un documento SOW include di solito l'ambito del progetto, per definire più in dettaglio i risultati previsti e i termini e le condizioni aggiuntive. Questo modello di documento SOW include uno spazio per descrivere gli obiettivi e i presupposti del progetto, nonché gli aspetti aziendali, tecnici, della soluzione, dei servizi e della sicurezza. Puoi trovare altri modelli SOW specifici per settore qui.
Scarica il documento SOW per la descrizione del lavoro
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Processo JAD (Joint Application Design): la progettazione congiunta delle applicazioni, o JAD, è un processo in cui i knowledge worker e i professionisti dell'IT definiscono i requisiti aziendali di un progetto di sviluppo. Il processo JAD viene solitamente favorito da laboratori formali in cui si cerca di risolvere i problemi di comunicazione tra le parti e di mediare tra le esigenze aziendali e i vincoli tecnici. Partecipano ai laboratori lo sponsor esecutivo, gli esperti in materia (SME), un archivista, o esperto della documentazione, un facilitatore e altri membri del team che lo desiderano. Il risultato di un laboratorio JAD può assomigliare alla descrizione dell'ambito nella misura in cui si definiscono le aspettative formali.
Come creare una descrizione dell'ambito del progetto
La descrizione dell'ambito del progetto, o scope statement, è un documento relativamente semplice, ma a cui è necessario dedicare il tempo adeguato, in quanto servirà come riferimento principale per le aspettative del progetto o del prodotto.
Una descrizione dell'ambito del progetto deve includere almeno i seguenti elementi:
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Obiettivi e finalità del progetto
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Risultati finali principali
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Vincoli del progetto
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Presupposti ed eccezioni
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Programmazione e scadenze di massima
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Budget
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Rapporto rispetto agli obiettivi aziendali generali (allineamento del progetto alle attività dell'organizzazione)
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Approvazione degli stakeholder
Puoi usare il seguente modello di Microsoft Word per scrivere la descrizione dell'ambito. Oltre agli elementi sopra elencati, include uno spazio per elencare le attività che devono essere escluse dall'ambito, per allegare una WBS e per definire i vincoli di budget e di tempo.
Scarica il modello della descrizione dell'ambito del progetto - Word
Cosa si intende per gestione dell'ambito?
L'istituto PMI descrive il processo di gestione dell'ambito durante il ciclo di vita di un progetto come il processo in grado di gestire gli inevitabili cambiamenti dell'ambito assicurando l'esecuzione del progetto nei tempi stabiliti e con il budget assegnato. Nel mondo aziendale, ciò significa che dovrai monitorare attivamente l'ambito nel corso del progetto o nel corso dello sviluppo del prodotto, anche se l'ambito è stato definito in modo dettagliato nell'apposita descrizione. La gestione dell'ambito definisce come controllare continuamente l'ambito per evitare lo sforamento del budget e i ritardi.
La gestione efficace dell'ambito offre diversi vantaggi, ma il più grande è evitare lo scope creep. A tal fine, è necessaria una stima accurata di tempi e costi. Se riesci a gestire questi due fattori, avrai una possibilità maggiore di portare a termine un progetto o realizzare un prodotto che fornisca il valore pianificato e soddisfi gli obiettivi. Gestire efficacemente l'ambito aiuta anche a garantire l'approvazione continua da parte degli stakeholder e può aiutarti a instaurare un rapporto di fiducia con i clienti. La gestione dell'ambito può migliorare la qualità del progetto o del prodotto e far acquisire ai membri e ai responsabili del team una reputazione di responsabilità e affidabilità.
D'altro canto, la cattiva gestione dell'ambito spesso comporta lo scope creep, con conseguente ritardi nei progetti, sforamento dei costi o bassa qualità. In definitiva, la mancata gestione dell'ambito del progetto, o una gestione inadeguata, possono portare a stress e al fallimento del progetto.
La gestione dell'ambito del progetto viene spesso discussa insieme ai seguenti temi:
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Gestione delle modifiche: la gestione delle modifiche è l'identificazione e l'implementazione proattiva dei cambiamenti e dello sviluppo all'interno di un'azienda. Esistono diversi modelli di gestione del cambiamento, ma il termine in sé comprende tutte le azioni collettive che mirano a facilitare le modifiche organizzative. La gestione efficace dell'ambito include la gestione delle modifiche, in quanto i requisiti, il budget e il calendario possono inevitabilmente cambiare nel corso di un progetto. Tuttavia, occorre anche saper individuare le modifiche e comunicarle agli stakeholder in modo intelligente. Eventuali azioni non devono essere approvate o rifiutate senza l'approvazione di tutte le parti coinvolte. Inoltre, il termine gestione integrata delle modifiche si riferisce all'obiettivo di integrare insieme i cambiamenti dell'azienda nel suo complesso e i cambiamenti dei singoli individui e di integrare la gestione delle modifiche con la gestione dei progetti.
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Gestione del portfolio dei progetti (PPM): la gestione del portfolio dei progetti è una strategia che aiuta a valutare e ordinare i progetti di un portfolio in base alla loro priorità. Se l'ambito di ciascun progetto è stato definito in modo dettagliato e appropriato, l'assegnazione delle priorità diventa un'attività molto semplice.
Cos'è un piano di gestione dell'ambito di progetto?
Un piano di gestione dell'ambito di progetto è un documento che descrive l'approccio gestionale a un determinato processo. Anche se la descrizione dell'ambito già definisce in dettaglio i risultati finali, i costi, le scadenze e i vincoli del progetto, un piano di gestione dell'ambito del progetto spiega come verrà disciplinato l'ambito e include le modalità con cui verranno monitorate eventuali modifiche. Il piano di gestione dell'ambito include solitamente ruoli e responsabilità, metodi di controllo delle modifiche, verifica e struttura di ripartizione del lavoro.
Best practice per la gestione dell'ambito del progetto
Per sua natura, la gestione dell'ambito non è una scienza esatta. Non puoi infatti prevedere in anticipo ogni possibile cambiamento o sviluppo che può minare la tempistica o il budget del tuo progetto. Tuttavia, puoi adottare alcune best practice per ottimizzare le probabilità di riuscita:
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Definisci l'ambito in modo circostanziato e accurato. Più le tue previsioni sono precise, minori sono le probabilità di scope creep. Evita ambiguità, affronta le incertezza e, se hai dubbi, chiariscili subito.
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Crea obiettivi di altro livello. Mantieni gli obiettivi su un livello alto per assicurare flessibilità al tuo piano di progetto. Usa un linguaggio che descriva l'intento complessivo del progetto o del prodotto (l'istituto PMI consiglia di usare verbi come sostituire, progettare, implementare, installare e automatizzare) e fornisci specifiche concrete per ciascun elemento dell'ambito.
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Collabora. Lavora con tutti coloro da cui dipende la riuscita del tuo progetto, sia all'interno sia all'esterno della tua organizzazione. Ciò ti aiuterà a chiarire le aspettative sin dall'inizio.
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Individua gli stakeholder giusti da coinvolgere. Non è importante solo comunicare, ma comunicare con le persone giuste. Coinvolgi solo le persone veramente necessarie. Ciò ti aiuterà a negoziare nel modo più rapido ed efficace.
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Prendi in considerazione i potenziali cambiamenti. Come già accennato, le modifiche sono inevitabili nel corso di un progetto. Tienilo presente per tutta la durata e resta disponibile al cambiamento, ma solo dopo aver valutato e calcolato attentamente le diverse variabili.
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Richiedi l'approvazione degli stakeholder. Ricorda che i tuoi stakeholder contano sulla riuscita del progetto nei tempi definiti e con il budget a disposizione. Anche se devi rimanere aperto al cambiamento, come leader del team è tua responsabilità comunicare le modifiche e richiederne l'approvazione dagli stakeholder prima di implementarle.
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Evita il "gold plating". Il fenomeno del "gold plating" si verifica quando i membri del team aggiungono ulteriori funzionalità al progetto o al prodotto al fine di stupire i clienti. Se ciò potrebbe da un lato potenzialmente rafforzare il rapporto con il cliente, dall'altro può essere controproducente e costare a entrambe le parti tempo e denaro. (Il gold plating viene spesso considerato una variante dello scope creep.)
Qui di seguito troverai altre tecniche concrete per verificare di non aver trascurato alcun fattore sia nella descrizione dell'ambito sia nel piano di gestione. Se scegli di includere documentazione extra, assicurati che sia chiara, diretta e concreta in modo da non confondere gli stakeholder o creare lavoro superfluo.
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Crea obiettivi SMART. Scopri di più qui su come scrivere obiettivi specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e con una durata prefissata, ovvero obiettivi SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time bound).
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Usa una mappa concettuale per descrivere l'ambito: una mappa concettuale è una mappa visiva delle informazioni. Viene spesso usata nelle sessioni di brainstorming per tenere traccia delle idee e vedere come sono correlate. Puoi usare la mappa concettuale per generare nuove idee mentre definisci l'ambito oppure per individuare le relazioni gerarchiche tra i requisiti di progetto. Sono disponibili anche software per la creazione di mappe concettuali che permettono di limitare o estendere le ramificazioni del brainstorming, a seconda dei destinatari.
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Includi un'analisi SWOT: analizza il progetto alla luce del principio SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats), ossia in funzione di punti forti e punti deboli, opportunità e minacce, per individuare i margini di miglioramento, gli aspetti che possono presentare delle difficoltà o che possono richiedere delle modifiche al progetto.
Per diventare autorevoli nel campo della gestione dei progetti, è buona prassi conseguire una certificazione Project Management Professional (PMP)® presso l'istituto PMI. Per ulteriori informazioni su come studiare e conseguire la certificazione PMP, leggi “Come crescere professionalmente con la certificazione PMP".
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