Cosa si intende per scope creep?
Lo scope creep, chiamato anche kitchen sink o crescita indesiderata delle funzioni, dei requisiti o delle funzionalità, fa riferimento a richieste di modifiche al progetto che causano un aumento continuo o non controllato degli obiettivi. Queste modifiche possono essere impreviste o temute per tutta la durata del processo. In genere, un progetto si espande oltre i limiti iniziali a causa di questi cambiamenti di rotta, che possono rivelarsi rischiosi o addirittura dannosi. Spesso, lo scope creep deriva dall'aggiunta di funzionalità a un progetto che non sono state inizialmente concordate o autorizzate.
Nella Guida PMBOK®, il Project Management Institute (PMI) descrive lo scope creep come la pratica di aggiungere funzioni e funzionalità (ovvero ampliare l'ambito del progetto) senza preoccuparsi degli effetti sui tempi, sui costi e sulle risorse o senza l'approvazione del cliente. Lo scope creep può essere comune, può accadere in qualsiasi momento durante il progetto ed è scalabile.
Nel mondo aziendale, è estremamente importante esaminare lo scope creep potenziale nella gestione dei progetti durante la fase di pianificazione, prendendo in considerazione come gestirlo e come controllarne le conseguenze.
Tim Brown, owner of the Hook Agency, has designed and developed numerous websites and has also implemented marketing campaigns. “Scope creep can mess up relationships with clients and customers if it’s not accounted for and addressed by the professional or service provider handling the project,” he says.
Nella gestione dei progetti, la definizione dell'ambito è una fase fondamentale. Descrivere l'ambito può aiutare a mitigare l'impatto dello scope creep. L'ambito delinea i confini del progetto, stabilisce gli obiettivi e i risultati finali desiderati dal project manager, dal team di progetto, dai vertici aziendali o dagli analisti. L'ambito deve includere il risultato voluto dal cliente e manifestarsi nei progetti di sviluppo del prodotto o del software tramite fattori esterni o interni. In definitiva, individuare tutti gli attori che possono influire sull'ambito e capire le cause dello scope creep è essenziale per una gestione dei progetti efficace.
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Cos'è lo scope creep nella metodologia Agile?
Una comprensione della metodologia Agile può aiutare a cambiare la prospettiva su come gestire al meglio lo scope creep. La metodologia Agile consente di apportare modifiche al progetto e di pianificare le emergenze che possono verificarsi durante il processo, gestendo eventuali fattori di scope creep imprevisti. Lo scope creep non deve necessariamente far fallire l'intero progetto. I metodi Agile offrono al team di progetto una maggiore flessibilità durante l'intero processo e gli permettono di rispondere alle mutevoli esigenze delle parti interessate.
Cause dello scope creep
Lo scope creep può essere causato da una varietà di elementi che si verificano durante il processo di sviluppo dei progetti. La causa principale dello scope creep è un ambito di progetto non definito correttamente, né documentato o controllato, ad esempio gli obiettivi originali definiti dal project manager o dal team di progetto non sono chiari né sufficientemente circostanziati.
Altre ragioni per cui si verifica lo scope creep possono includere:
- Complessità del progetto: quando si definisce inizialmente un progetto, stabilirne in modo chiaro l'ambito, il contratto o la dichiarazione di lavoro (SOW). Se gli obiettivi non sono definiti chiaramente, il lavoro e le aspettative saranno oggetto di interpretazioni sbagliate.
- Mancanza di controllo delle modifiche: quando un progetto non stabilisce procedure per la gestione delle modifiche o degli emendamenti, può essere problematico quando vari membri del team fanno scelte senza consultarsi con altri protagonisti o sottoporle a revisione. Pertanto, è utile stabilire una procedura per la gestione delle modifiche.
- Mancata analisi dei rischi: il team di progetto o il project manager potrebbe non aver rivisto le aree di rischio del progetto, incluse le possibili conseguenze sul budget e le tempistiche. Ciò spesso deriva dalla mancanza di un solido processo di pianificazione.
- Obiettivi non chiari: a volte la mancanza di un'identificazione iniziale corretta di ciò che è necessario per gestire e implementare gli obiettivi del progetto può creare incomprensioni nel team.
- Gestione scadente: i project manager o gli sponsor esecutivi negligenti o con una formazione inadeguata possono causare lo scope creep con una partecipazione limitata o quando le agende personali influenzano le modifiche.
- Promesse eccessive su un prodotto: senza discussioni solide sugli obiettivi finali di un prodotto o una corretta analisi dei rischi o riesame delle risorse, i project manager possono promettere risultati finali non realistici, contribuendo allo scope creep.
- Mancanza di un piano di comunicazione: senza una corretta pianificazione, c'è rischio di comunicazioni insufficienti con il team e i clienti o di comunicazioni non efficaci sugli obiettivi e sui risultati finali. Le comunicazioni tra clienti e membri del team non gestite possono creare anche uno scope creep imprevisto.
- Gold Plating: questo termine si riferisce all'aggiunta di lavoro o risultati finali a un progetto, nella convinzione che possa aggiungere valore. In questo modo è possibile determinare fenomeni di scope creep senza una revisione accurata e spesso aumentare i costi e le tempistiche.
- Mancanza delle persone giuste: non coinvolgere sin dall'inizio i partecipanti giusti può cambiare il corso di un progetto.
- Fattori esterni: gli elementi esterni, tra cui requisiti del cliente, modifiche ambientali, cambiamenti della piattaforma, mutevoli condizioni del mercato o priorità della concorrenza, possono facilmente influenzare l'ambito. La pianificazione delle emergenze è fondamentale.
Effetti e risultati dello scope creep
Lo scope creep può avere gravi conseguenze, che non sono sempre misurabili. Tuttavia, se esamini i dati sui risultati del progetto, puoi verificare in quale punto lo scope creep è stato la causa della mancata efficacia. Secondo quanto riportato dal report CHAOS Summary di Standish Group del 2009 solo il 32% di tutti i progetti vengono completati con successo, ossia consegnati in tempo, senza sforamento del budget, con le funzionalità e le funzioni richieste. Il 24% di questo gruppo ha incontrato difficoltà, ha sforato le scadenze o il budget oppure è stato completato con funzionalità solo parziali; il 24% è invece fallito, ossia è stato annullato prima del completamento o consegnato e mai utilizzato. Complessivamente, questi dati mostrano che quando un ambito del progetto non è centrato può influenzare il risultato, aumentare le spese e persino danneggiare i rapporti con i clienti.
Risultati negativi dello scope creep
In generale, lo scope creep ha diversi risultati negativi. Può trattarsi di fattori esterni o interni che influiscono sui prodotti o sui clienti, tra cui:
- Aumento incontrollato dei costi
- Mancata realizzazione degli obiettivi del progetto
- Clienti o dirigenti non soddisfatti
- Energia e risorse deviate verso attività non necessarie
- Impatto sulla salute e la qualità dell'ambiente di lavoro dei dipendenti
- Progetti che non finiscono mai
- Ostacoli per i dipendenti e il completamento del progetto
- Cambiamento costante dell'ambito
- Ritardi nelle scadenze
Non è difficile trovare intorno a noi esempi di conseguenze negative dello scope creep. Ad esempio, una società di aerei privati intendeva espandere l'attività acquistando altri 737 nuovi jet da trasformare in aerei di lusso. Per realizzare questa nuova impresa, l'azienda aveva bisogno di costruire un nuovo hangar con infrastruttura IT che supportasse il processo. Era previsto anche un accordo con un appaltatore edile a cui sarebbe stata affidata la gestione dell'IT. L'offerta di assistenza da parte del personale IT dell'azienda è stata respinta. Durante il processo, sono stati omessi molti dettagli importanti perché erano state coinvolte le persone sbagliate e coloro che avevano le informazioni sulla tecnologia aziendale erano state lasciate fuori, con conseguenti costi aggiuntivi.
L'aeroporto internazionale di Denver ha sperimentato le conseguenze dello scope creep nel tentativo di aumentare l'efficienza del processo di movimentazione e trasferimento dei bagagli. L'organizzazione voleva passare a un sistema automatizzato che avrebbe ridotto i costi della manodopera e aumentato l'efficienza del servizio per il ritiro dei bagagli. Tuttavia, a causa dell'aumento dell'ambito, il progetto ha subito una proroga di oltre 16 mesi rispetto alla scadenza facendo salire alle stelle i costi. Inoltre, è stato possibile usare il prodotto in una sola area dell'aeroporto, continuando a gestire le altre due aree con i vecchi processi.
Risultati positivi dello scope creep
D'altra parte, lo scope creep può talvolta comportare effetti positivi. Ecco alcuni scenari in cui i risultati positivi, non previsti e comunque rischiosi, possono supportare la realizzazione degli obiettivi di un progetto:
- Aumento delle entrate sviluppando prodotti più efficienti con fattori positivi imprevisti
- Migliori risultati del progetto e prodotti da un punto di vista generale
- Aumento delle partnership e della collaborazione
- Sviluppi di nuovi progetti secondari
Ad esempio, lo scope creep talvolta influisce positivamente sullo sviluppo di videogiochi. All'inizio, il videogioco Elder Scrolls: Arena doveva essere un gioco in stile medioevale. Con l'influenza dello scope creep, tuttavia, il gioco si è trasformato rapidamente in un gioco di ruolo aperto ed epico, con molti sequel di successo. Allo stesso modo, il gioco Shogun: Total War era stato progettato per essere un semplice gioco di simulazione dei combattimenti, ma la modifica dell'ambito ha portato alla creazione di sequel e infine ha aumentato la visibilità del titolo.
Come evitare lo scope creep?
Lo scope creep può insinuarsi in qualsiasi progetto e avere conseguenze positive e negative. Ma può essere anche gestito e monitorato costantemente durante la pianificazione e l'implementazione del progetto. La gestione delle aspettative interne ed esterne è fondamentale.
Il titolare di Ghost Blog Writers, Dayne Shuda, è stato testimone di come lo scope creep può influenzare il lavoro e l'attività quando costringe a gestire il lavoro che non rientra direttamente nell'ambito del progetto. Shuda ci spiega come è riuscito a tenere tutto sotto controllo e supportare l'assistenza clienti: "Oggi riconosciamo lo scope creep tenendo a mente un modello di cliente ideale, un profilo di cliente totalmente coinvolto nell'acquisto. Le sue aspettative sono in sintonia con le nostre. Non è un tipo pignolo che vuole controllare tutto. E tutto sembra una buona soluzione."
Una gestione dei progetti efficace aiuta spesso a evitare lo scope creep. Di seguito suggeriamo una serie di attività e strumenti che possono aiutare la tua azienda a contenere lo scope creep.
Pianificazione dei progetti
Project planning can come in many forms. Laura Desmarais, a public relations strategist at LTD Communications, comments on the importance of including clear deliverables in project planning activities. “As an independent consultant and during my agency work, the goal of managing client accounts is to establish a statement of work that clearly outlines the client’s goals and how the agency will meet — and usually exceed — those expectations. There are often times when clients have additional corporate opportunities arise and will look for PR to assist in meeting those objectives. It is important for a win-win situation to work with my clients and communicate that new projects require additional time and will most likely require additional budget.”
Abbiamo a disposizione molti strumenti, corsi di formazione ed esperti in grado di supportare la realizzazione dei progetti. Di seguito citiamo solo alcuni modi in cui la pianificazione del progetto può aiutare a evitare lo scope creep.
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Sviluppa un project charter per il tuo team.
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Crea un piano di lavoro assegnando in modo chiaro le attività che dovranno svolgere i singoli membri e distribuendo le risorse.
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Crea una descrizione dell'ambito di progetto particolareggiata.
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Usa un documento SOW (Statement Of Work) per descrivere in dettaglio il lavoro.
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Sviluppa un piano di comunicazione che supporti il team e i clienti.
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Definisci le milestone, i risultati finali, il budget e le scadenze.
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Usa i diagrammi di Gantt.
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Adotta una tecnica di valutazione e revisione del progetto, ad esempio un grafico PERT o una struttura di ripartizione del lavoro, che permetta di monitorare il lavoro sin dall'inizio.
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Definisci una struttura per riferire i progressi.
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Includi una tempistica dettagliata per il lavoro.
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Crea un processo di gestione delle modifiche chiaro e conciso che ti consenta di valutare e approvare le modifiche al piano di lavoro o all'ambito e di analizzarle.
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Suddividi i risultati finali da conseguire in pacchetti di lavoro in cui le varie attività possono essere completate tutte insieme o trasferite in un altro progetto qualora l'ambito cambiasse.
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Usa un software di gestione dei progetti
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Scrivi obiettivi SMART.
Gestisci l'ambito e i requisiti del progetto
Comprendere le esigenze dei clienti interni ed esterni è un fattore chiave per la pianificazione e la gestione dell'ambito. Spesso, approfondire gli obiettivi del prodotto o del progetto con il cliente è utile, proprio come si fa con il team di progetto. Questi suggerimenti possono essere utili:
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Includi un processo di gestione delle modifiche nel piano di gestione dell'ambito e attieniti a entrambi. Delinea un processo da seguire se si vogliono apportare modifiche. Inizia rivedendo questi modelli di moduli d'ordine per le modifiche e scarica quello più adatto alle tue esigenze.
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Crea un piano di gestione dei requisiti da includere nel piano generale di gestione dell'ambito per misurare il coinvolgimento di clienti e dirigenti.
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Comunica formalmente, riesamina e fai approvare tutti i requisiti. Rendi il tuo processo trasparente e monitorato in ogni fase.
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Prendi decisioni informate con l'analisi dei rischi basata sui dati.
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Monitora lo stato e l'ambito di base del progetto con il sistema di monitoraggio dei progressi.
Definisci un processo per raccogliere i requisiti del prodotto
Il monitoraggio efficiente dell'avanzamento del progetto e l'opportuna documentazione dettagliata sono utili per comunicare i progressi fatti ai dirigenti, ai clienti o ad altri membri del team. Avere uno strumento per capire in che modo sta andando il progetto e le prospettive future può aiutare i project manager a mitigare gli ostacoli e lo scope creep. Usa queste strategie per definire chiaramente i requisiti del tuo progetto:
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Definisci come gestire e raccogliere i requisiti delineati nell'ambito e includi le fasi di analisi, l'assegnazione delle priorità, la tracciabilità e le nuove richieste.
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Includi i modi per valutare il processo.
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Gestisci tutte le richieste di modifica e le azioni consigliate, correttive o preventive. Assicurati di documentare le modifiche.
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Metti a confronto i risultati rispetto agli obiettivi originali del progetto per valutare se li stai realizzando.
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Considera le conseguenze positive delle modifiche dello scope creep.
Come coinvolgere clienti o stakeholder durante il progetto
È fondamentale che tutti siano sempre informati. Spiegare il processo e i progressi è utile e dovresti allo stesso tempo fornire uno strumento di interazione che assicuri un servizio di assistenza eccellente. Anche la comunicazione è importante per fornire controlli della realtà e aiutare a prevenire quei fattori che possono cambiare il progetto nel suo complesso. Ecco come fare in modo che i clienti e gli stakeholder si sentano sempre coinvolti:
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Definisci le modalità con cui coinvolgere i clienti e gli stakeholder esterni nel progetto, garantire una comunicazione bidirezionale e un processo di revisione.
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Fornisci aggiornamenti sullo stato del progetto che coinvolgano gli sponsor, con un'attenzione particolare a come verranno realizzati i risultati finali.
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Usa strumenti come la matrice RACI per ottenere l'approvazione e fornire input, revisioni, collaudi, ecc.
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Continua a ottenere l'approvazione del cliente e del team di progetto.
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Assicurati con i clienti che le scadenze e i costi siano flessibili.
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Evita di gestire i progetti in modo passivo. Sii dinamico e fornisci una collaborazione per una revisione proattiva dell'ambito e dello scope creep.
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Continua a gestire il tuo budget.
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I clienti non hanno sempre ragione, ma rimangono clienti. Incorpora i modi per tenere conto dei cambiamenti o degli input necessari. Trova soluzioni uniche e creative quando si verifica lo scope creep.
Durante la gestione di relazioni e progetti esterni, Desmarais sostiene che la comunicazione e la pianificazione aperte possono supportare il lavoro. "Ho lavorato con i principali clienti tecnologici che comprendono il valore delle nuove opportunità che un'azienda di pubbliche relazioni può offrire durante il lancio di un prodotto pianificato, nei rapporti con i media o gli analisti o mentre promuove il proprio team esecutivo come fonte autorevole nel settore."
Continua: "All'avvicinarsi di un nuovo evento di settore al livello internazionale, il cliente ha accolto il mio suggerimento di partecipare e abbiamo sfruttato l'evento, rivolto ai principali clienti e stakeholder dell'azienda, per presentare le novità aziendali e organizzare interviste con i media. In questi tipo di situazioni, la maggior parte dei clienti accoglie i consigli strategici e riconosce come un nuovo progetto e il budget aggiuntivo che richiede possono supportare gli obiettivi aziendali. Ci sono stati momenti difficili in cui un'azienda ha scelto di non esporsi al di fuori di quanto previsto dal documento SOW e questo è abbastanza normale. I team con le migliori prestazioni riconoscono la necessità di riunioni di check-in e discussioni per identificare quali elementi possono causare lo scope creep e quali alternative possono essere individuate affinché entrambe le parti siano soddisfatte."
L'esperienza di Desmarais sottolinea come i servizi di assistenza al cliente e la pianificazione del progetto vanno di pari passo nella gestione dello scope creep. Il successo si ottiene offrendo modalità di interazione tra i clienti e il team interno per realizzare gli obiettivi comuni in modo efficace e inclusivo.
Gestione della programmazione del progetto e rischi di scope creep
Conoscere la durata del progetto serve a mantenere il team motivato. Gestire i progressi e l'entusiasmo e affrontare gli ostacoli lungo il percorso, può ridurre i rischi di scope creep. Ecco come portare avanti i progetti:
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Fai in modo che i progetti siano il più possibile circoscritti e brevi.
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Suddividi i progetti in progetti secondari più piccoli se necessario.
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Chiudi i progetti secondari per mantenere alto l'entusiasmo e dimostrare i risultati raggiunti.
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Tieni presente le penalità che comporta lo scope creep in termini di impatto finanziario e tempistiche.
Come riconoscere e gestire lo scope creep con Smartsheet per la gestione dei progetti
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