Cos'è un business case?
Un business case è un documento formale e strutturato; un documento informale e breve; o uno scambio verbale che definisce i vantaggi di un'iniziativa o di un progetto.
Inoltre, un business case prevede i costi, i benefici e i rischi di un'iniziativa, in modo che i responsabili delle decisioni, e anche gli iniziatori del progetto, possano decidere se un progetto è utile e perché scegliere un determinato approccio rispetto a strategie simili.
Jim Maholic ha oltre 20 anni di esperienza in strategia IT e sviluppo di business case, tra cui due incarichi come CIO, due posizioni dirigenziali presso le grandi quattro società di consulenza, nonché posizioni di leadership in diverse aziende tecnologiche.
Descrive un business case in questo modo: "Un business case è la storia completa che spiega il ROI per un progetto d'investimento. Inizia con una dichiarazione di un problema aziendale, quindi esplora come risolverlo o qual è il valore legato alla sua risoluzione. Ad esempio, "I nostri ricavi non aumentano così rapidamente come dovrebbero" o "L'inventario non gira velocemente come dovrebbe" o "I costi sono troppo alti". È qui che inizia il business case.
“Then, we find out how big this problem is. We talk to people in the company and find out what they think the value of solving the problem is. All this information is packaged into a story that says, ‘Here's the problem. Here's the value of solving the problem. Here's what it costs in hardware, software, or whatever. Here are the benefits. And here’s the whole story.’”
I business case spiegano perché dovresti investire
Un business case spiega perché le parti interessate dovrebbero investire in un progetto. Lo scopo di un business case è in contrasto con quello di proposta di progetto, che fornisce uno schema di alto livello di ciò che si desidera avviare e dei suoi vantaggi per l'azienda, o con quello di piano di progetto, che spiega come si esegue un progetto. Dovresti creare il tuo business case durante le prime fasi della pianificazione del progetto.
Un business case può anche diventare un documento chiave per un project manager durante la pianificazione, la creazione di milestone e la valutazione dei progressi.
Altri nomi e utilizzi per i business case sono la giustificazione finanziaria, l'analisi costi-benefici (CBA), l'analisi del costo totale di proprietà (TCO) e l'analisi del ritorno sugli investimenti (ROI). Le organizzazioni no profit e le entità governative a volte si riferiscono ai business case come case statement.
Cos'è l'analisi dei business case (BCA)?
Un'analisi di business case (BCA) esamina non solo i costi più bassi, ma anche il valore tecnico e altri fattori non quantitativi in quella che è nota come analisi del valore migliore. Il BCA affronta i tripli vincoli di tempo, denaro e ambito e può includere misure come le prestazioni, l'affidabilità, la redditività e la supportabilità.
Sebbene l'analisi dei business case sia utilizzata in modo intercambiabile con il business case, alcuni esperti considerano l'analisi come parte del business case nel suo complesso.
Per cosa viene usato un business case?
Un business case aiuta un'azienda o un'organizzazione a prepararsi a nuove iniziative o cambiamenti. Questo documento è un elemento fondamentale del successo del progetto e sostiene le basi del coinvolgimento di livello senior e di una forte pianificazione. I business case riassumono i vantaggi di un'attività, chiarendo il valore aziendale di un progetto per aiutare le parti interessate a prendere decisioni.
Un buon business case dovrebbe concentrarsi meno sulla tecnologia, sulla conoscenza del dominio o sui deliverable specifici e più sugli utenti di un prodotto e sugli obiettivi di un progetto. Allo stesso modo, un project manager dovrebbe concentrarsi non solo sulla creazione di output, ma anche sulla fornitura di valore. Un'iniziativa può offrire molti tipi di valore, tra cui contribuire agli obiettivi strategici, aumentare l'efficienza e sostenere la conformità. Un'attenzione insufficiente ai dettagli di un business case e alla ricerca che lo accompagna può portare a scarsi risultati del progetto.
I business case di solito descrivono questi elementi:
- Un problema o un'opportunità aziendale
- Soluzioni possibili e loro vantaggi e svantaggi (a volte conosciuti come disbenefit)
- Rischi associati alla soluzione principale
- Costi
- Calendario di implementazione
- Conseguenze per l'implementazione di una soluzione e per il mantenimento dello status quo
- Risorse necessarie per l'iniziativa o il progetto
Vantaggi di un business case
Un business case può sembrare solo un altro documento destinato allo scaffale o al trituratore, ma può offrire vantaggi reali:
- Tutte le parti interessate hanno aspettative simili sul valore e sui vantaggi di un'iniziativa per un'organizzazione.
- È possibile convertire un business case in un piano di progetto con pietre miliari. Aumentano le possibilità di successo di un progetto con la pianificazione.
- Un business case diventa un indicatore per determinare se un'attività continua ad offrire valore durante l'esecuzione e dopo che un team produce un deliverable.
- I pianificatori di progetto possono stabilire più facilmente obiettivi e scopi.
- È più facile discernere il successo.
- I team applicano le risorse giuste in modo più efficiente.
Chi prepara un business case?
Si potrebbe pensare che i business case siano di competenza dei funzionari finanziari e dei contabili. Infatti, le persone che hanno una conoscenza diretta dei processi e dei team dovrebbero essere responsabili della creazione di questi documenti.
Alcuni esperti dicono che l'individuo che promuove il cambiamento deve attuare il cambiamento, in modo che chiunque in qualsiasi ruolo possa assumersi le responsabilità della produzione di un business case. Ciò include consulenti, line manager o responsabili IT. In alcune organizzazioni, lo sponsor o il project manager può guidare la preparazione del business case e includere i contributi dei reparti e delle PMI pertinenti.
Quando hai bisogno di un business case?
Non è più sufficiente completare un progetto e presentare un deliverable. In un'economia che spesso sembra instabile come lo era nel 2008, le parti interessate vogliono vedere che un deliverable crea valore e benefici per un'organizzazione. Ciò è particolarmente vero per i progetti complessi o per quelli che richiedono una giustificazione per l'inserimento di risorse esterne. I progetti del settore pubblico hanno spesso bisogno di business case.
Cosa contiene un business case?
Un business case delinea per un decisore i vantaggi e il valore aziendale di un'iniziativa proposta. Il termine business case spesso si riferisce a un documento scritto che viene presentato per revisione o in una riunione, ma può anche applicarsi a una proposta informale e parlata.
Cosa dovrebbe contenere un business case?
Un business case ben scritto passa logicamente dalla presentazione di un problema o di un'opportunità attraverso i vantaggi e gli svantaggi di soluzioni alla descrizione della soluzione consigliata. Quando hai bisogno di dettagli precisi, puoi suddividere il testo in sottosezioni in modo che il contenuto sia più facile da scansionare, nonché più veloce e meno prolisso da leggere. Di seguito sono riportate le sezioni comuni di un business case in ordine sequenziale:
- Executive Summary
- Dichiarazione del problema
- Analisi e dettagli finanziari
- Suggerimento
Molte organizzazioni hanno modelli precostituiti per la scrittura di business case. Se la tua organizzazione non lo fa, cerca online modelli di business case gratuiti e facili da usare per business case edilizi, business case de una pagina e altro ancora. A seconda delle esigenze narrative del business case, può contenere molte sezioni possibili:
- Prefazione: una prefazione può indicare il pubblico previsto e qualsiasi documento correlato.
- Indice: se il tuo documento viene consegnato come file PDF, prendi in considerazione la possibilità di collegare il tuo indice alle sezioni appropriate.
- Executive summary o executive briefing: questa è l'ultima parte del business case che scrivi, ma anche la prima e a volte l'unica parte che le persone leggono. Pertanto, è fondamentale fare questo passo bene. Maholic consiglia un executive summary di una pagina che includa le risposte a quattro domande che compili dopo aver scritto il resto del documento. Presenta queste domande in una diapositiva, utilizzando quattro punti elenco:
- Qual è il problema?
- Qual è secondo te il valore della risoluzione del problema?
- Quanto chiedi?
- Quando inizieremo a vedere i benefici?
"Ho avuto alcune presentazioni che non vanno oltre la prima pagina", spiega Maholic.
- Descrizione del prodotto o del servizio: quando si propone un nuovo oggetto o concetto, specificare qual è il deliverable e come funziona.
- Una dichiarazione del problema o una dichiarazione di missione: descrivendo il problema o la missione dell'organizzazione, è possibile contestualizzare l'iniziativa proposta.
- Business Driver per l'iniziativa: indica quali vantaggi contribuiranno agli obiettivi strategici dell'organizzazione.
- Sezione Finanza: spiega quanto costerà il progetto e se è accessibile. Dettaglia il flusso di cassa. Descrivi le spese per eseguire (o non eseguire) il progetto in un confronto dei costi con i benefici previsti. Condurre un'analisi della sensibilità, una tecnica per determinare come i diversi valori di una variabile indipendente influenzano una variabile dipendente.
- Definizione del progetto: perché questo progetto? Qual è l'obiettivo? Quale problema stai cercando di risolvere? Presentare informazioni di base, come programmi paragonabili. Spiega come questo sforzo aggiungerà valore aziendale. In dettaglio i seguenti vantaggi e limitazioni:
- Vantaggi finanziari e non finanziari
- Miglioramenti della qualità
- Risparmio sui costi grazie alle efficienze
- Entrate aggiuntive
- Competitività
- Migliore servizio clienti
- Opzioni: quali sono le possibili soluzioni al problema? Di solito, si restringe questo elenco a 3 - 5 scelte praticabili. Spesso si include un'opzione "non fare nulla" e un'opzione di riferimento. Alcune organizzazioni richiedono l'opzione "non fare nulla"; altri la richiedono solo se tale opzione è una possibilità legittima. Quantificare i vantaggi di ogni potenziale soluzione. Inoltre, delinea i rischi, i problemi e le interdipendenze per ogni soluzione.
- Schema del piano: dettaglia il chi, il cosa, il quando e il dove dell'iniziativa. Riepiloga le attività principali e fornisci un calendario. Dividi il progetto in fasi e rispondi a queste domande per ogni fase:
- Cosa è necessario?
- Come si fa?
- Chi fa cosa?
- Quando succederanno le cose?
- Valutazioni o analisi: l'analisi deve elencare le ipotesi e considerare il flusso di cassa e i costi. Descrivi i rischi del progetto e i piani per affrontarli. Inoltre, discuti come sfruttare le opportunità. Descrivi il contesto della tua impresa utilizzando l'analisi PESTLE (politica, economica, sociologica, tecnologica, legale e ambientale).
- Approccio al progetto: dettaglia l'organizzazione del progetto, comprese la governance e la responsabilità, i ruoli e le responsabilità e il calendario del reporting dei progressi. Descrivi la strategia di acquisto per completare l'impresa. Noleggerai l'attrezzatura? Affitti uno spazio per ufficio? Assumi appaltatori o dipendenti?
- Raccomandazione e passaggi successivi: annota la soluzione consigliata e l'azione immediata richiesta.
- Appendice: aggiungi qui la documentazione di supporto, come fogli di calcolo, grafici o disegni.
Considerazioni per le presentazioni dei dirigenti
Le sezioni che comprendono un business case possono variare a seconda del tuo stile casa e del tipo di iniziativa. Jim Maholic dice: "Io confeziono i miei business case in questo modo: ho stabilito una riunione di un'ora, quindi ho forse 20 slide, ma 10-15 slide sono molte. In realtà, potrei avere 100 slide, ma le aggiungo in appendice." Potresti avere informazioni di supporto credibili, ma non vuoi annoiare il tuo pubblico di responsabili decisionali scorrendo ogni slide.
"Potrebbero assegnare un'ora, ma onestamente, attirerai la loro attenzione per 10-15 minuti, e poi inizieranno a controllare le e-mail e altre cose", aggiunge Maholic. "Devi essere chiaro nel modo di procedere e sapere dove stai andando.
"Inizia con: 'Abbiamo questo problema', seguito da: 'Ecco le persone con cui abbiamo parlato che hanno convalidato che questo è un problema. Hanno offerto idee su come risolvere questo problema, quindi abbiamo potuto vedere questo vantaggio sostanziale", osserva.
"Ciò che conta in una riunione esecutiva è rispondere alle domande principali: Qual è il problema? Quanto costa non risolverlo? Quali sono i vantaggi del risolverlo? E quando vedremo i vantaggi? È possibile affrontare ulteriori domande più avanti nella riunione o dopo la riunione, su base individuale e offline", afferma Maholic.
Modelli di business case
Utilizzando i modelli, puoi creare più facilmente business case perché puoi concentrarti sulle tue ricerche e compilare gli spazi vuoti. I seguenti modelli gratuiti e scaricabili sono personalizzabili in base alle esigenze della tua organizzazione.
Modello di presentazione del business case
È possibile allungare questo breve modello di presentazione di PowerPoint per adattarsi a maggiori dettagli. Il modello di presentazione del business case include spazi per la descrizione dei seguenti elementi: il nome del progetto, l'executive summary, la descrizione del progetto, i dati finanziari, la soluzione consigliata, le ipotesi e le dipendenze, le opzioni e i vantaggi.
Scarica il modello di presentazione del business case - PowerPoint
Modello di business case base
Un semplice modello di business case serve a un piccolo progetto o a una piccola organizzazione. Se necessario, può coprire dettagli completi. Include spazi per descrivere i seguenti elementi del caso: il titolo, l'executive summary, l'obiettivo aziendale, gli utenti target, i dati finanziari e i costi, le ipotesi e le dipendenze, la strategia di implementazione, le risorse necessarie e la governance e il reporting del progetto.
Scarica il modello di business case base
Modello di business case sanitario
Un modello di business case nel settore sanitario aiuta a spiegare l'impostazione attuale e come la soluzione proposta può creare miglioramenti. Fornisce spazio per un executive summary di una pagina, il contesto del problema o dell'opportunità, una descrizione della situazione attuale, una spiegazione delle modifiche proposte e dettagli su come le modifiche possono influenzare la tua organizzazione e qualsiasi altra entità.
Scarica il modello di business case sanitario
Modello di business case per un prodotto nuovo
Un nuovo modello di business case di prodotto esplora il panorama aziendale di un nuovo prodotto o servizio. Oltre alle meta informazioni, come il titolo, l'autore e l'executive summary, il modello include uno spazio per descrivere l'attuale dichiarazione della missione, il prodotto o il servizio proposto, la strategia di marketing, l'analisi dei concorrenti, l'analisi SWOT, una panoramica del piano di implementazione e i dettagli finanziari.
Scarica il modello di business case per un prodotto nuovo
Preparazione per scrivere il business case
È possibile accelerare il processo aziendale comprendendo la struttura del business case e utilizzando un modello. Inoltre, avere una prospettiva corretta e seguire le best practice può contribuire al successo.
Perché stai facendo il progetto?
Prima di iniziare a ricercare e scrivere, devi capire perché si desidera avviare un progetto. L'obiettivo di un progetto è risolvere i problemi. Che cos'è un problema? Un problema impedisce alla tua organizzazione di raggiungere il suo pieno potenziale. Per iniziare, determina quale problema il progetto sta cercando di risolvere.
I progetti hanno deliverable, tangibili o intangibili. Pensa a un risultato come al risultato creato dai deliverable. I benefici rappresentano miglioramenti quantificabili derivati da un risultato. Quando un cliente o un membro del team può sfruttare questi benefit, diventano vantaggi.
Esegui ricerche sul tuo business case
Per iniziare, rivedi le dichiarazioni della missione per l'organizzazione o il progetto. Identifica le fonti di dati per il tuo business case. Un modo per incoraggiare l'accettazione della tua proposta è discutere le tue stime approssimative dei costi e delle risorse con uno sponsor o un cliente di progetto prima di intraprendere il business case. Questo aiuta te e lo sponsor a comprendere le aspettative dell'altro e riduce la possibilità di scoprirsi impreparati durante la presentazione all'esecutivo. Quindi intervista le persone che conducono il lavoro quotidiano e ottieni la loro prospettiva su problemi e possibili soluzioni.
Fai i conti con il business case
È necessario considerare se i resi giustificano la richiesta. "Se chiediamo 3 milioni di dollari, dobbiamo dimostrare che i benefici del progetto superano di gran lunga l'importo", afferma Maholic. "Con rendimenti di 10, 15 o 20 milioni di dollari, otterrai la loro attenzione. Se dici che i benefici sono di 300 milioni di dollari, penseranno che sei caduto dal camion da qualche parte, perché non è realistico. D'altra parte, se mostri vantaggi di 3,5 milioni di dollari per un costo di 3 milioni, probabilmente non supererà il ritorno previsto di qualsiasi altro progetto che si presenterà sulla loro scrivania."
Considera a chi è destinato il business case
Sia che il business case si presenti in forma di documento o come presentazione, lo sponsor del progetto e le principali parti interessate lo studieranno. Prendi in considerazione il pubblico chiave per ogni sezione del tuo documento e scrivi pensando a quel pubblico.
Gli argomenti più convincenti per i progetti sono quelli che il tuo team può avviare e concludere entro sei mesi, oltre a produrre risultati considerevoli quantificabili. Soprattutto quando in gioco ci sono molti soldi, la tua proposta sarà in concorrenza con altre provenienti da diversi reparti. "Nessuna azienda ha tutti i soldi che vuole investire in tutto, deve dare priorità. Il business case aiuta a valutare il ritorno per ciascuno dei progetti che si presenta sulla scrivania del consiglio per l'approvazione", spiega Maholic.
Inoltre, un business case presenta stime. Un business case dovrebbe essere costruito su una solida ricerca, ma nessuno ha una certezza. "Penso che gli scrittori di business case per la prima volta, in particolare, siano coinvolti nella costruzione di una grande storia. Ma i dirigenti di grande livello ottengono richieste sempre, e non si lasciano confondere da parole intelligenti o fogli di calcolo fantasiosi", avverte Maholic.
"Le tue idee devono essere radicate in qualcosa di ragionevole, non limitarsi a uno 'Scommetto che possiamo aumentare i ricavi del 15%'," spiega. I grandi piani possono essere possibili, ma la chiave, secondo Maholic, è aiutare i decisori a capire in che modo.
Come si scrive un business case?
Quando hai in mente le domande principali e il senso delle sezioni e del formato richiesti, puoi iniziare a scrivere. Prendi in considerazione la possibilità di limitare il numero di autori per garantire uno sforzo di scrittura efficace, coerente nello stile e nella voce. Quindi segui questi suggerimenti:
- Coprire in modo conciso il contenuto principale con sufficienti dettagli, in modo che le parti interessate possano prendere una decisione informata.
- Confronta le opzioni, in modo che i responsabili delle decisioni comprendano il panorama.
- Sii chiaro, conciso e accattivante.
- Evita espressioni gergali il più possibile.
- Dimostra il valore del progetto per l'azienda creando un argomento credibile e accurato.
- Descrivi chiaramente il panorama dell'iniziativa, comprese le sue dipendenze. L'enumerazione di queste dipendenze è fondamentale perché le modifiche contestuali possono modificare i parametri del progetto o eliminare del tutto la necessità del progetto.
- Concentrati sul business e sul valore aziendale piuttosto che sul dominio delle conoscenze coperto dal deliverable del progetto previsto.
Come sai di avere abbastanza dettagli?
Stabilisci la lunghezza dei tuoi business case in base all'ambito e alla complessità dell'impegno proposto. Un progetto complesso significa un business case lungo; un progetto piccolo e breve significa un business case breve.
Tuttavia, Maholic si mette in guardia dall'aggiungere troppi dettagli: la concisione può essere una sfida. "Potresti impiegare da 4 a 6 settimane per creare un'azienda. Potresti parlare con 50 o 100 persone. C'è questo desiderio logorante in alcune persone di mostrare tutto ciò che hanno raccolto nella presentazione all'esecutivo. Guarda quanto abbiamo lavorato duramente. Guarda quanto sono intelligente. È semplicemente impressionante.
"Hai abbastanza dati e slide quando puoi rispondere a queste 4 o 5 domande di base. Potrebbero esserci altre 100 slide, ma queste sono a supporto dei dettagli", afferma.
Il business case nello sviluppo di progetti
Contrariamente a quanto si potrebbe immaginare, il business case può essere un documento vivo. A partire dal processo di revisione, le parti interessate possono rifiutare, annullare, rinviare, accettare o modificare il business case. In una certa misura, il business case diventa la guida dell'iniziativa. Le parti interessate e il project manager devono fare riferimento al business case durante tutto il ciclo di vita del progetto per garantire che gli sforzi (e le intenzioni) rimangano in linea.
Quali sono le caratteristiche di un business case di progetto?
Un business case ben considerato offre le seguenti caratteristiche: una descrizione facile da comprendere del valore aziendale dell'iniziativa e dei vantaggi immediati del progetto, compresi i dettagli dell'impatto positivo sulla strategia organizzativa.
Come si analizza un business case?
Nelle scuole di business di livello universitario, gli studi di casi aziendali (o studi di casi) funzionano come strumenti di insegnamento per aiutare gli studenti a utilizzare le loro capacità analitiche. I casi di studio descrivono un'azienda e come impiega una soluzione. Di seguito è riportato l'approccio suggerito agli studenti che analizzano un caso:
- Esaminare il caso in dettaglio. Identificare i problemi chiave.
- Determinare da 2 a 5 problemi essenziali.
- Cercare soluzioni a questi problemi.
- Descrivere la soluzione consigliata.
Cos'è un business case completo?
Un business case è un documento strutturato e dettagliato che presenta la giustificazione dell'impegno di risorse finanziarie e di altro tipo per un'impresa. I business case aiutano a ottenere il supporto del management e di altre parti interessate, nonché l'approvazione di progetti e programmi.
Cos'è un business case nella gestione dei progetti?
Un business case approvato può avere una lunga vita. Anche se il proprietario del business case è lo sponsor del progetto alla fine, è il project manager che lo utilizza come guida per le aspettative e le dipendenze. Inoltre, il business case diventa un documento importante nel processo di gestione del portafoglio di progetti di un'organizzazione. Durante questo processo, un'azienda bilancia le proprie risorse con i propri obiettivi strategici per determinare il sostentamento di tutti i progetti che intraprende.
Storia e origini dei business case
Il business case formale affonda le sue radici nell'Europa del 19° secolo, in particolare con il lavoro dell'ingegnere-economista franco-italiano Jules Dupuit. Il suo contributo includeva strumenti statistici per identificare, misurare e valutare i vantaggi, oltre alla semplice determinazione dell'offerente più basso. In particolare, a Dupuit viene attribuita l'invenzione dell'analisi dei costi-benefici. Oggi i professionisti riconoscono il valore dei business case al di fuori dei lavori pubblici e del governo. Sia le organizzazioni no profit che le organizzazioni a scopo di lucro utilizzano regolarmente business case.
Risorse ed esempi per la creazione del business case
Se sei alle prime armi con i business case, non devi iniziare a mani vuote. Offriamo risorse per aiutarti a iniziare a scrivere. Osserva i seguenti esempi e modelli:
- Ecco un esempio di business case in formato documento classico. Questo particolare business case si oppone a un investimento di capitale.
- Questo esempio presenta tre business case per un dipartimento di istruzione superiore. La presentazione è disponibile in formato slide.
- In questo articolo, Jim Maholic offre un modello per la creazione del business case.
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