La guida reale alla gestione dei processi aziendali

Le suite di BPM integrate si sono evolute per sfruttare i concetti di BPM. Le aziende possono implementare il miglioramento continuo dei processi aziendali con strumenti BPM, motori delle regole aziendali, motori di flusso di lavoro, strumenti di simulazione e test, elaborazione di eventi complessi e monitoraggio delle attività aziendali.

Gli esperti concordano sul fatto che la combinazione di concetti di BPM e suite di BPM rende possibile il business moderno. Secondo Stuart Young, esperto di BPM e Digital Marketing Executive presso Dr. Felix, "Per la natura della nostra attività, i processi aziendali consolidati ed efficaci sono una parte fondamentale delle nostre operazioni quotidiane. Lavoriamo con personale dislocato in vari luoghi, quindi è importante disporre di attività e flussi di lavoro chiaramente definiti che ci consentano di agire come una squadra con successo. Le suite di BPM sono essenziali per il moderno business basato sul web. Essendo un'azienda basata sulla tecnologia, ciò ci consente di lavorare in modo efficiente ed efficace come una squadra.

"Possiamo collaborare su attività chiaramente definite, fissare scadenze per il lavoro e comunicare efficacemente senza dover essere in un unico luogo. L'integrazione di servizi come Google Apps e Dropbox rende le cose molto più facili per noi. La collaborazione è la chiave per ogni team e le suite di BPM come Smartsheet o Promapp possono semplificare questa parte della vita."

Il software disponibile ha successo solo grazie ai repository che memorizzano i metadati e consentono query sui dati. Questi repository utilizzano il Common Warehouse Metamodel (CWM) come architettura, con specifiche stabilite anche dal gruppo di gestione degli oggetti. Il CWM è basato su UML, MOF e XMI, che si rivolgono rispettivamente al modellamento, al metamodellamento e all'archiviazione dei metadati e allo scambio di dati.

Alcuni dei diversi campi software che si sono uniti per creare il BPMS includono i seguenti:

Motore di regole aziendali: un motore di regole aziendali (BRE) consente agli utenti del BPMS di modificare la propria logica aziendale, anche per gli aggiornamenti o nuove politiche o procedure.

Secondo Jeff Tindall di Tindall Media, LLC, "mentre molti processi aziendali possono essere automatizzati attraverso la raccolta dei requisiti, alcuni sono aperti e richiedono regole flessibili che possono essere personalizzate in fase di esecuzione in base alle esigenze del cliente e ai dati in tempo reale. È qui che i motori delle regole sono preziosi. La maggior parte dei motori di regole sono disponibili in uno dei due gusti: valutazione o esecuzione. Le regole di valutazione rispondono a una domanda a risposta diretta (sì o no). Sono ottimi per supportare condizioni complicate o mutevoli, come il completamento o meno di un'attività. Le regole di esecuzione, d'altra parte, consentono di eseguire una o più azioni all'interno della regola. Sono ottimi per determinare il flusso di lavoro, ad esempio quale attività eseguire successivamente."

Modello e notazione dei processi aziendali (BPMN): il BPMN diventa parte dell'applicazione BPMS e governa le prestazioni del processo aziendale quando viene eseguito.

Monitoraggio delle attività aziendali (BAM): utilizzando il BAM, le aziende possono monitorare i propri processi aziendali e vedere dove potrebbero verificarsi errori e problemi. I report BAM indicano esattamente come (e quanto bene) i processi e il flusso aziendale stanno funzionando. Il BAM si concentra su quattro attributi: volumi delle transazioni, velocità, errori e condizioni speciali.

Flusso di lavoro umano: questo software organizza le attività che devono essere eseguite dalle persone. Ciò richiede l'assegnazione dell'attività a una persona specifica, l'identificazione delle altre parti interessate e la data in cui l'attività deve essere completata, nonché il modo in cui l'attività deve essere portata a termine. L'ottimizzazione dei processi che coinvolgono le persone e i cambiamenti dinamici è stata storicamente difficile, ma questo software è cresciuto come parte del BPMS.

Cosa cercare in una suite di BPM

Quando si cerca una suite di BPM, la caratteristica principale da cercare è la leadership del settore. La tua suite di BPM dovrebbe essere un programma consolidato e continuamente aggiornato per eccellere nel settore, non solo per competere. Di seguito è riportato un elenco di caratteristiche e funzioni che possono essere trovate in una suite di BPM:

• Consentire la collaborazione aziendale- messaggistica

• Consentire visibilità per gli eventi

• Automatizzare le regole

• Costruire servizi

• Acquisire indicatori chiave delle prestazioni (KPI)

• Far convergere le informazioni all'interno dell'azienda

• Creare analisi

• Creare moduli

• Progettazione delle dashboard

• Sviluppare app per dispositivi mobili

• Ambiente dell'utente finale

• Integrazione dei contenuti

• Soluzione locale

• Opzione per Software as a Service (SaaS)

• Individuazione dei processi e determinazione dell'ambito del progetto

• Modellamento dei processi

• Capacità di distribuzione rapida

Intelligent Business Process Management Suites (iBPMS)

Attualmente esperto di BPM, VP e Research Fellow, nonché leader di pensiero presso Aragon Research, Jim Sinur ha coniato il termine iBPMS nel report Magic Quadrant for Intelligent Business Process Management Suites di Gartner del 2012 durante il periodo di permanenza presso l'azienda. Il termine iBPMS indica l'evoluzione del BPM, combinando big data, analytics, social media e mobile design con i processi e il framework BPM tradizionali. Gartner ha presentato questo termine per distinguere tra il software BPM e questo modello intelligente più recente, poiché non sono direttamente comparabili. L'iBPMS si sta evolvendo anche per sfruttare l'intelligenza artificiale, l'Internet of Things, il middleware orientato ai messaggi e le funzionalità cloud. Il più grande sviluppo ottenuto con l'iBPMS è che una combinazione di esseri umani e applicazioni sta prendendo decisioni di processo basate sull'analisi dei big data.

Best practice nella selezione di suite di BPM

C'è un numero sproporzionato di opzioni BPMS disponibili e la scelta di un sistema dovrebbe essere basata sulle best practice. Le aziende dovrebbero ottenere il consenso dell'utente prima dell'acquisto; per ottenere il consenso dei dipendenti, coinvolgi i rappresentanti del reparto di tutta l'azienda nella revisione del prodotto. Altre best practice includono garantire che l'intera azienda partecipi durante l'implementazione e fornire una formazione adeguata.

Fornitori formati e certificati infondono fiducia nel loro prodotto. Inoltre, il consenso dei dipendenti riduce lo shadow IT, processi aziendali che non fanno esplicitamente parte del processo aziendale e non sono semplificati in un pacchetto software completo. Gartner ha previsto che "il 20% dei processi aziendali shadow sarebbe supportato da piattaforme cloud BPM". I processi shadow esistono in un limbo, spesso nascosti all'IT e supportati da qualsiasi plugin o foglio di calcolo a cui il personale regolare può accedere. La BPM può liberare la tua azienda da porzioni significative di processi shadow.

Tutti gli esperti consigliano di provare il sistema prima di acquistarlo. Il successo del BPMS si basa sull'analisi e sul test delle funzionalità di cui la tua azienda ha bisogno. Alcuni esperti consigliano anche di assumere un consulente per valutare le esigenze aziendali e di parlare con i fornitori per determinare la soluzione migliore. Quando consideri il tuo caso d'uso aziendale, noto anche come il problema che stai cercando di risolvere, dovresti tenere a mente come funzionerà con il tuo bus di servizio aziendale (ESB). Secondo gli esperti, è necessario esaminare quanto segue:

• Solo BPMS: la tua attività è composta principalmente dall'interazione umana e solo da una piccola quantità di transazioni e requisiti di prestazione.

• Solo ESB: la tua attività comprende principalmente transazioni con necessità di scalabilità e flessibilità man mano che cresci e ti evolvi.

• BPMS ed ESB insieme: la tua azienda richiede elevate quantità di interazioni umane e transazioni che potrebbero richiedere scalabilità e flessibilità per la crescita.

Secondo Jim Sinur, "come tutti sappiamo, la BPM in tutte le sue varianti è finalizzata a migliorare le operazioni, l'interazione e l'ottimizzazione delle risorse. A tal fine, la BPM deve avere una grande visibilità sull'avanzamento del lavoro, quindi deve avere molte dashboard, intelligenza di processo (BI per processo) e capacità predittive per la prossima migliore azione. Inoltre deve avere un ambiente di sviluppo e composizione agile, visivo e rapido. Inoltre, dovrà ottenere big data e altri sistemi per gestire il comportamento ibrido e composito.

Sinur continua: "Idealmente, la BPM dovrebbe avere capacità di ottimizzazione delle risorse in grado di percepire segnali, eventi e modelli, aiutare a prendere decisioni in volo e intraprendere nuove azioni attraverso persone, sistemi o macchine. Ci sono una moltitudine di funzionalità tecnologiche che consentono quanto sopra, ma il modellamento, la simulazione, le funzionalità cognitive, lo sviluppo, l'analisi, l'integrazione, i big data, l'IoT, i bot, gli agenti e le tecnologie di visualizzazione giocano sotto la copertura in varie combinazioni."