Six Sigma per principianti

Se ben attuato, Six Sigma può essere uno strumento potente. Come dice la consulente Jennifer Williams, "non ho trovato un settore che non possa trarre beneficio da Six Sigma".  

Six Sigma è un insieme di metodi e strumenti per il miglioramento dei processi aziendali e la gestione della qualità. Six Sigma mira a migliorare la qualità individuando i difetti, determinandone la causa e migliorando i processi per aumentare la ripetibilità e l'accuratezza dei risultati. Migliorando l'efficienza e riducendo i difetti, la qualità e la tempestività della consegna dei prodotti migliorano e con esse, idealmente, l'entusiasmo e la fiducia dei dipendenti e i profitti dell'azienda. 

Con l'obiettivo di ottenere risultati quasi perfetti, Six Sigma impiega metodi statistici per individuare i problemi e migliorare i processi. I progetti di miglioramento basati sui dati vengono eseguiti con fasi specifiche in una sequenza definita e con obiettivi di miglioramento specifici, chiamati obiettivi di valore. Per sponsorizzare, gestire e portare a termine il progetto vengono creati team con una conoscenza approfondita della metodologia Six Sigma.  

"Six Sigma è una metodologia e un insieme di strumenti che ci aiutano a misurare e a migliorare ciò che facciamo. Può davvero funzionare in qualsiasi settore e in qualsiasi tipo di azienda, perché ovunque ci sia un processo, possiamo studiarlo, misurarlo e cercare di migliorarlo", afferma Kimberly McAdams, cintura nera master Six Sigma e direttrice di FireFly Consulting. 

Questa famosa metodologia, che ha preso piede nelle aziende americane negli anni '80, è oggi pratica diffusa in tutto il mondo. I sostenitori di Six Sigma ne decantano i vantaggi, tra cui la riduzione degli sprechi, una migliore comprensione delle esigenze dei clienti, la riduzione dei tempi di produzione e un risparmio sui costi fino al 50 per cento.   

Cos’è Lean Six Sigma?

Una variante del quadro Six Sigma sposa i principi del Lean Management con le metodologie Six Sigma. Il Lean Management cerca di ridurre gli sprechi e quindi il tempo del ciclo produttivo, mentre il Six Sigma si concentra sulla riduzione delle variazioni tra i deliverable. Secondo alcuni, il Six Sigma si concentra sulla ricerca e la correzione dei difetti a posteriori, mentre il Lean cerca di evitare che i difetti si verifichino. Nella sua migliore implementazione, il Lean viene introdotto prima per aumentare l'efficienza, quindi vengono applicati i metodi Six Sigma per la messa a punto. I settori manifatturiero, sanitario, finanziario, informatico e altri utilizzano Lean Six Sigma.  

Sermin Vanderbilt è fondatrice di Lean and Six Sigma World Conference e presidente dell'American Quality Institute. Secondo il suo punto di vista, “Six Sigma significa agire in modo corretto ogni volta o quasi sempre, il 99,9% delle volte. Quasi tutte le organizzazioni hanno bisogno di Six Sigma. Six Sigma si basa sulla precisione. Il Lean consiste nel ridurre i costi e i tempi, quindi vanno di pari passo”. 

In breve, cos'è Six Sigma? Per dirla con le parole di Jack Welch, forse il suo più famoso sostenitore, “Six Sigma è un programma di qualità che, a conti fatti, migliora l'esperienza dei clienti, riduce i costi e crea leader migliori”.

Sebbene il termine sigma (con la s minuscola) sia stato utilizzato già negli anni '20 nel controllo statistico dei processi, Motorola ha nominato per la prima volta Six Sigma come obiettivo di qualità nel 1984. I precedenti 60 anni di teoria del miglioramento della qualità, tra cui Total Quality Management e Zero Defects, hanno contribuito a sviluppare i metodi formali conosciuti oggi.  

Nel corso del tempo, Motorola si è resa conto di poter applicare molti degli strumenti e dei metodi utilizzati per ottenere una riduzione dei difetti nella produzione di componenti e in altri aspetti dell'attività. Negli anni successivi, anche altre grandi società come Allied Signal hanno adottato questa metodologia. Ma Six Sigma ha raggiunto lo status di vera star alla fine degli anni '90, quando il presidente e amministratore delegato di GE, Jack Welch, ha annunciato risparmi fenomenali grazie a Six Sigma.  

L'ISO (International Organization for Standardization) ha pubblicato la prima certificazione per Six Sigma nel 2011, ma nessuna organizzazione governativa Six Sigma pubblica il bagaglio di conoscenze definitivo. Le aziende, gli istituti di istruzione superiore e le società di consulenza possono offrire standard e formazione leggermente diversi.  

Gli anni 2000 hanno visto Lean Manufacturing, con un'enfasi sulla riduzione degli sprechi e sul miglioramento del flusso dei processi, combinati con i principi del Six Sigma per formare il Lean Six Sigma. Questo quadro offre alle organizzazioni metodologie per snellire i processi e quindi individuare ed eliminare difetti e inefficienze.

Six Sigma deriva dalla modellazione statistica dei processi produttivi. Il sigma è una misura della deviazione standard, abbreviata in s minuscola o nella lettera greca σ. Ciò che si trova entro +/-6s, Six Sigma, dalla linea centrale di un grafico di controllo è stato creato da un processo considerato ben controllato. In altre parole, la deviazione dallo standard è minima e rientra nella tolleranza. Six Sigma è talvolta scritto come 6σ. Negli anni '90 Motorola ha registrato il nome con lettere maiuscole.  

Processi Six Sigma

In termini pratici, un processo Six Sigma produce il 99,99966% di tutti i deliverable, chiamati opportunità, privi di difetti. In sostanza, il processo produce 3,4 difetti per milione di opportunità (DPMO). Si possono anche interpretare i livelli Sigma in termini di quanto un processo o un prodotto si discosti dalla perfezione. Un concetto importante è quello di pensare ai difetti sigma come a una mancata soddisfazione delle aspettative del cliente. Puntando al livello Six Sigma, si ha un'alta probabilità di produrre articoli che rientrano nelle specifiche. Esistono diversi livelli Sigma, ognuno dei quali indica il numero di difetti consentiti per milione e quindi il livello di maturità di un processo, come indicato nella tabella seguente.

Six Sigma level processes may not always be necessary to a business or they may not be good enough. McAdams explains, “In many cases, Six Sigma is really good quality and in other cases, it’s not. I came from the semiconductor industry and in most cases we needed much higher than a Six Sigma level performance.” On the other hand, business and finance environments may be fine with 2 Sigma processes. “It’s an improvement if you can move a process from a 2 Sigma to a 4 Sigma,” McAdams says. “It’s just always about reducing errors and reducing waste in what you do.”  

Alcuni teorici ritengono inoltre che i processi si deteriorino nel tempo con uno scostamento di 1,5 Sigma. Statisticamente, ciò significa che il processo devierà di 1,5 Sigma dalla linea centrale di un grafico di controllo. 

Come nuova metodologia, Six Sigma si concentrava su obiettivi misurabili, soprattutto di tipo finanziario. È possibile raggiungere gli obiettivi attraverso decisioni guidate dai dati, basate su processi statistici e non su ipotesi.  

“I grafici di controllo esistono da quasi 100 anni, ma la capacità di adottare una metodologia, di definire un problema in anticipo, di trovare le esigenze dei clienti e di iniziare a usare questi strumenti statistici e di business per approfondire la questione, è ciò che ha permesso a Six Sigma di diventare così potente”, afferma McAdams. 

“Data is fun,” asserts Jennifer Williams a Six Sigma Master Black Belt with an MBA and President and CEO of Integrity Business Consulting. “With data, you say, whoa, I didn’t know that this was happening, and it just paints a whole other picture. There’s nothing like giving data-driven decisions or recommendations.” 

In effetti, molte aziende attribuiscono a Six Sigma il merito di aver permesso loro di ottenere notevoli risparmi. Ad esempio, Motorola dichiara un risparmio di 17 miliardi di dollari. Sebbene i risultati iniziali del lavoro con Six Sigma presso GE siano stati meno promettenti, tra il 1995 e il 2000 si dice che i processi Six Sigma abbiano fatto risparmiare all'azienda 12 miliardi di dollari. Oltre il 50% di aziende Fortune 500 utilizza Six Sigma e attribuisce a questa metodologia risparmi per oltre 400 miliardi di dollari negli ultimi due decenni.

Il Six Sigma è di solito una pratica utilizzata dalle grandi società e alcuni ritengono che la metodologia richieda un adattamento significativo per le piccole organizzazioni. Inoltre, la certificazione formale può essere proibitiva per le piccole imprese, soprattutto per le certificazioni più avanzate. 

Tuttavia, gli esperti notano i vantaggi di Six Sigma per tutte le organizzazioni. “Direi che le aziende più piccole hanno bisogno di Lean e Six Sigma più di quelle più grandi, perché devono essere molto più competitive per rimanere in attività”, afferma Vanderbilt.  

Sebbene Six Sigma sia nato nel settore manifatturiero, anche le imprese e le industrie di servizi ne hanno compreso i vantaggi. “Ciò che a volte rende il tutto un po' più impegnativo è che non possiamo visualizzare i processi virtuali ed elettronici e quindi, alla fine, gli strumenti diventano ancora più importanti in quell'ambiente”, dice McAdams. Nel settore manifatturiero, è possibile andare nel reparto produzione, vedere la catena di montaggio e cronometrare i processi. “Molti dei nostri processi aziendali avvengono tramite e-mail e altre comunicazioni elettroniche. Ma in alcuni casi, se abbiamo buoni dati provenienti da questi sistemi, è più facile stabilire il tempo”. 

Williams aggiunge che se si è iniziato a praticare Six Sigma nel settore manifatturiero, applicarlo al settore non manifatturiero, come quello finanziario, richiede alcuni aggiustamenti di mentalità. Invece di mettere un pezzo su un nastro trasportatore, si tratta di trasmettere informazioni da un reparto a un altro o all'interno dello stesso reparto. “Si tratta di seguire il flusso di valore e vedere dove sono i rallentamenti nella catena produttiva, i ritardi e chiedersi: “Stiamo aspettando? C'è una sovrapproduzione? Stiamo elaborando troppo?” Possiamo ancora collegare questi concetti di miglioramento della qualità alle informazioni o ai dati”. Aggiunge anche: “non ho trovato un settore che non possa trarre beneficio da Six Sigma”.

A seconda del luogo in cui si cerca, si troverà qualche leggera variazione dei principi Six Sigma. In generale, sono questi i pensieri che guidano l'approccio. 

• Gli sforzi continui per ottenere risultati stabili e prevedibili nei processi sono fondamentali per il successo aziendale.
• I processi produttivi e aziendali hanno caratteristiche che possono essere definite, misurate, analizzate, migliorate e controllate (vedi DMAIC).
• Per ottenere un miglioramento duraturo della qualità è necessario l'impegno di tutta l'organizzazione, compresi, e forse soprattutto, i dirigenti e i quadri.
• Tutti i processi possono essere definiti e analizzati in dettaglio e quindi migliorati: se si controllano gli ingressi, si possono controllare le uscite.
• La valutazione continua è fondamentale. Interrompi quello che stai facendo e valuta cosa è andato bene o male.
• L'eliminazione della variazione consente di risparmiare denaro e di ridurre i difetti

I principi di Six Sigma vengono eseguiti attraverso metodologie, o roadmap per il miglioramento, come un flusso di lavoro. Due metodologie principali sono DMAIC e DMADV. 

DMAIC si concentra sul miglioramento incrementale dei processi esistenti. È la metodologia più conosciuta e quella maggiormente associata a Six Sigma. Ecco una sintesi dell'acronimo: 

D: Definisci le esigenze del cliente, i requisiti e gli obiettivi del progetto.

M: Misura gli aspetti chiave del processo attuale. Secondo McAdams, “questo è il momento in cui si inizia a capire il proprio processo e a raccogliere dati su di esso”.

A: Analizza i dati. “Si scava davvero alla ricerca dei tipi di errori che si verificano e dove si verificano, in modo da poter puntare a quelli più gravi. Si guarda sempre alla regola 80/20. Vediamo se riusciamo a trovare il 20% dei motivi che ci causano l'80% dei difetti e riduciamoli”, dice McAdams.

I: Incrementa la qualità i processi. Testa e verifica che i miglioramenti funzionino.

C: Controlla le future implementazioni dei processi per garantire che gli errori non si ripetano. 

Scarica il modello di roadmap DMAIC

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DMADV si concentra sull'ottimizzazione di nuovi prodotti o processi secondo gli standard Six Sigma. Ecco una sintesi dell'acronimo:

D: Definisci gli obiettivi del cliente o dell'azienda.

M: Misura le CTQ (caratteristiche critiche per la qualità), misura le capacità del prodotto, la capacità del processo produttivo e i rischi.

A: Analizza i dati delle misurazioni.

D: Concepisci il Design del nuovo processo sulla base dell'analisi effettuata nella fase precedente.

V: Verifica il progetto attraverso un'esecuzione pilota, implementa il nuovo processo e consegnalo al proprietario del processo. 

Scarica il modello di roadmap DMADV

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Una metodologia emergente, in particolare associata al Lean Six Sigma, è il DFSS (Design for Six Sigma), che pone l'accento sulla determinazione, fin dall'inizio, di ciò che il cliente desidera e sulla garanzia che i difetti e le inefficienze siano previsti ed eliminati nella fase di progettazione di un processo.  

Strumenti di analisi

Durante le fasi di queste metodologie, i professionisti Six Sigma utilizzano vari strumenti esistenti per misurare e analizzare i processi e i risultati. Un elenco parziale degli strumenti più citati è il seguente:  

• Grafici di controllo
• 5 perché
• Analisi delle cause principali
• Albero CTQ (critico per la qualità)
• Controllo statistico dei processi
• Mappatura dei processi
• Valutazione ANOVA R&R (analisi della ripetibilità e riproducibilità della valutazione di varianza)
• Grafici di Pareto
• Mappatura del flusso di valore
• Mappatura dei processi aziendali o foglio di controllo
• Diagramma delle cause e degli effetti o diagramma a lisca di pesce o diagramma di Ishikawa
• Metodo Taguchi

L'esecuzione dei metodi Six Sigma si basa su un team di professionisti formati e provenienti da tutta la gerarchia aziendale. La direzione allinea i progetti giusti con le persone giuste e si assicura che possano raggiungere gli obiettivi e sostenere il successo. Il team di produzione impiega i metodi per creare un buon risultato e tutti i partecipanti devono avere una formazione Six Sigma. Six Sigma prende in prestito dalle arti marziali il concetto di cintura per designare un livello di padronanza metodologica. 

• Leadership esecutiva: L'amministratore delegato e il personale esecutivo stabiliscono la visione per l'implementazione di Six Sigma a livello di organizzazione e offrono sostegno alla gestione.
• Campioni: La leadership esecutiva dell'alta direzione seleziona i campioni. Questi assicurano che tutti i reparti di un'organizzazione lavorino insieme per implementare Six Sigma e per fare da mentori alle cinture nere.
• Cinture nere master: i campioni selezionano le cinture nere master, che forniscono consulenza sulla pratica Six Sigma per i programmi. Le cinture nere master si occupano anche della formazione e del tutoraggio delle cinture nere e verdi, nonché dell'identificazione di potenziali progetti Six Sigma per l'azienda.
• Cinture nere: Le cinture nere master le cinture nere, che sono responsabili dell'esecuzione della metodologia Six Sigma per progetti specifici. Il loro unico obiettivo è l'analisi statistica e la corretta esecuzione della metodologia Six Sigma.
• Cinture verdi: guidate dalle cinture nere, le cinture verdi sono dipendenti che implementano le raccomandazioni Six Sigma come parte delle proprie normali mansioni. In parte possono anche dirigere i progetti.
• Cinture gialle: le cinture gialle hanno una conoscenza di base di Six Sigma, ma possono essere nuove a questa metodologia o necessitare solo di una comprensione di base come, ad esempio, un campione o un dirigente. Le cinture gialle possono partecipare ai progetti portando a termine compiti come la creazione di mappe dei processi e lavorando a piccoli sforzi di miglioramento nell'ambito di progetti più grandi.
• Cinture bianche: la certificazione cintura bianca, nuova ai concetti Six Sigma, richiede solo poche ore e in genere non prevede test. 

Molte organizzazioni di formazione offrono la certificazione Six Sigma, anche se non esiste un organismo ufficiale di conoscenza o certificazione della formazione. Le diverse scuole e le singole compagnie possono offrire le proprie varianti. Alcuni istituti di formazione e consulenti si uniscono per fornire una versione che accettano. Il Council for Six Sigma Certification, ad esempio, accredita i formatori Six Sigma per garantire che il loro curriculum soddisfi uno standard di base. L'Associazione Internazionale per la Certificazione Six Sigma (IASSC) fornisce certificazioni per Lean Six Sigma.

La formazione può avvenire in aula, in sede, in autoapprendimento, online o in una combinazione di tutte queste modalità. I certificati vengono rilasciati al superamento di un esame scritto, che può essere sostenuto online o in forma cartacea.  

Oltre a essere un requisito per il posto di lavoro, una certificazione Six Sigma si presenta bene nel curriculum e può far guadagnare quanto un MBA. Per saperne di più sulle certificazioni Six Sigma, consulta il nostro articolo Cosa c’è da sapere sulle certificazioni e le cinture Six Sigma.

La formazione formale potrebbe non essere necessaria. “Non c'è bisogno delle cinture per implementarlo”, dice Sermin. “È sufficiente avere la filosofia e la convinzione di aver bisogno di Lean e Six Sigma per essere competitivi”. La formazione può essere semplice come leggere un libro di base su Six Sigma e decidere di concentrarsi sull'efficienza e ridurre gli sprechi.

Ecco alcuni termini comuni, oltre a quelli già citati in questo articolo, che tutti gli operatori Six Sigma utilizzano.

5 perché - Una tecnica di raccolta delle informazioni per esplorare cause ed effetti.  

7 sprechi - Un concetto giapponese che descrive come un'azienda possa sprecare risorse. È descritto dall'acronimo TIMWOOD, che sta per Transportation (trasporti), Inventory (inventario), Motion (movimento), Waiting (attesa), Overprocessing (sovraelaborazione), Overproduction (sovrapproduzione) e Defects (difetti). 

Acceptance, and Acceptable Quality Level (ACL) - Questo termine si riferisce all'accettazione del prodotto in quanto conforme agli standard di qualità, oppure all'accettazione o all'accordo con un'azione proposta. 

Activity Report - Un report che tiene traccia di attività, responsabilità, orari e durata.  

Affinity Diagram - Un diagramma che cattura il risultato delle attività di brainstorming, spesso utilizzato durante la fase di miglioramento di Six Sigma. 

Analysis - Revisione e studio dei dati acquisiti durante la fase di misurazione. 

ANOVA, ANCOVA, MANOVA, MANCOVA - I metodi statistici avanzati per il confronto dei dati.  

Balanced Scorecard- Uno strumento per allineare gli elementi strategici e comunicare la strategia all'azienda. 

Black Noise/White Noise - Elementi che sono sempre imprevedibili ed elementi che sono imprevedibili ma che saranno eliminati con ulteriori informazioni. 

Business Improvement Campaign - Un tentativo di migliorare i processi in tutta l'azienda, non solo nei reparti produttivi. 

Business Process Management - Un tentativo di migliorare il flusso di lavoro e la flessibilità all'interno dell'azienda. 

Cause-Effect Diagram - Diagramma di Ishikawa o diagramma a lisca di pesce. 

Checksheet - Chiamato anche distribuzione di frequenza o analisi della distribuzione di frequenza. Uno strumento ripreso dal Total Quality Management. Un semplice grafico utilizzato per raccogliere dati nel tempo, in molti casi per capire dove si verificano i problemi. Questo grafico aiuta a mostrare il modello di comportamento più ampio, piuttosto che fare ipotesi sulle circostanze in cui si sono verificati i problemi. 

Critical To Quality (CTQ) - Un elemento essenziale che contribuisce al successo o alla qualità di un processo.  

Defect - La mancata conformità alle specifiche o alle aspettative del cliente, un difetto all'interno di un processo o un difetto fisico.  

Design For Six Sigma (DFSS) - Insieme al DMADV, il DFSS si concentra sull'ascolto del cliente per ottenere processi corretti prima che si verifichino difetti. 

Define, Measure, Analyse, Control, Improve (DMAIC) - La metodologia Six Sigma per trovare e risolvere i difetti in un processo. 

Define, Measure, Analyze, Design, Verify (DMADV) - Simile al DFSS. 

DPMO - Un acronimo che sta per Defects Per Million Opportunities (difetti per milione di opportunità). 

Just-In-Time (JIT) - Il Just-In-Time è un metodo di produzione che mira a minimizzare i livelli di scorte producendo i prodotti appena in tempo per l'acquisto da parte del cliente.  

Kaizen - Una filosofia giapponese incentrata sul miglioramento continuo dei processi e delle persone. Il concetto influenza anche il Lean Thinking.  

Materials Requirements Planning (MRP) - Una metodologia per ottimizzare i livelli di materiale con i programmi di produzione e consegna. 

Pareto - Un'analisi che cerca il 20% delle attività che generano l'80% dei vantaggi o il 20% dei problemi che causano l'80% degli sprechi. 

Plan, Do, Check, Act (PDCA) - Il metodo di gestione della qualità totale e il precursore del DMAIC. Riconosciuto come metodo fondamentale nella norma ISO 9000. 

Process - Descrive un flusso di lavoro o descrive come viene implementato Six Sigma. 

Process mapping - Comprendente il diagramma di flusso e la mappatura del flusso di valore, è il processo di creazione di una rappresentazione grafica del funzionamento delle cose. 

QxA=E - La qualità moltiplicata per l'accettazione equivale all'efficacia. Questa equazione è nata nel programma Six Sigma di GE.  

Soft Skills - Competenze umane, piuttosto che competenze statistiche o di processo. La capacità di influenzare le persone, di creare team, di comunicare, di entrare in empatia e così via.  

Stakeholder - Clienti interni ed esterni, membri del team che implementano un processo e una soluzione Six Sigma.

Tollgates - I periodi di revisione tra le fasi di Six Sigma. 

Total Quality Management (TQM) - Uno dei sistemi di gestione originali, il TQM insegna che ogni dipendente, dalla direzione all'inserviente, è responsabile della qualità dei risultati e dell'esperienza lavorativa.  

X/Big X - Le possibili cause del problema o la grande Y.  

Y/Big Y - I piccoli aspetti di una soluzione che servono alla grande Y, o al requisito principale del cliente. 

Value Target - L'obiettivo finanziario di un progetto Six Sigma

Nulla è perfetto e Six Sigma è stato oggetto di diverse critiche. Alcuni criticano quello che considerano il settore delle cinture nere, in cui è fin troppo facile per chiunque appendere un’insegna e iniziare a vendere formazione e certificazioni. Altri, come il guru della qualità Joseph Juran, ritenevano che il Six Sigma fosse, in effetti, vino vecchio in bottiglie nuove, che i principi fossero vecchi e che fossero stati semplicemente riconfezionati con cinture eleganti per le certificazioni.

McAdams afferma che nulla è una panacea e il successo deriva da una buona implementazione. “Come ogni metodologia aziendale, a volte viene praticata bene a volte no. Ciò che non fa è correggere la strategia aziendale. È comunque necessario mettere in atto una buona strategia. Ma i dati che si possono ottenere da un buon programma Six Sigma e da buoni progetti possono aiutare a focalizzarsi su una strategia aziendale. Ma, no, non è la soluzione definitiva per salvare un'azienda”.

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