Cos'è un flusso di lavoro dei contenuti?
Un flusso di lavoro dei contenuti è una serie di passaggi da intraprendere per pianificare, sviluppare e gestire il tuo team e tutti i contenuti che crea. Creando un modello e un processo per il tuo team, attraverso un forte flusso di lavoro dei contenuti, contribuisci a responsabilizzare i tuoi creativi e i responsabili del marketing. Ecco un semplice diagramma di flusso di content marketing che mostra il flusso di lavoro di base per un articolo.
La gestione dei contenuti è diversa dal content marketing, ma ne è comunque una parte essenziale. Il content marketing adotta un approccio strategico alla creazione e alla distribuzione di contenuti rilevanti, come pagine web, white paper e post di blog, al tuo pubblico. La gestione dei contenuti è il modo in cui organizzi, pubblichi, archivi e rivedi ogni risorsa. Pensalo così: la gestione dei contenuti è il modo per strutturare i tuoi contenuti; il content marketing valuta le prestazioni di quei contenuti.
Ottieni una guida completa ai sistemi di gestione dei contenuti e i passaggi chiave per la creazione di una strategia di gestione dei contenuti leggendo "Content Management 101: Discover the Best Approaches and Techniques." Sviluppa la tua strategia di content marketing, completa di modelli che ti guidano, leggendo "Modelli di strategia di contenuti gratuiti e come utilizzarli per creare un piano di successo."
Perché definire il flusso di lavoro dei contenuti?
Ogni team di content marketing utilizza flussi di lavoro, ma non tutti i team si sono presi il tempo necessario per identificare o aggiornare chiaramente l'elenco delle attività. Un flusso di lavoro dei contenuti definito indica a tutti i membri del progetto qual è il processo, quand'è il loro turno, cosa devono fare per soddisfare le esigenze del progetto e quando devono essere consegnati. Un flusso di lavoro dei contenuti può migliorare il tuo lavoro e la tua vita lavorativa nei seguenti modi:
- Organizza il tuo team
- Scompone i silos e semplifica la collaborazione
- Aumenta la produttività, l'efficienza e la quantità
- Migliora i risultati permettendo di ottenere la qualità migliore
- Riduce lo stress
- Permette di risparmiare tempo evitando duplicazioni e revisioni infinite
- Organizza e gestisce il tempo del team (e di ogni singolo membro)
- Mantiene i progetti in linea e nei tempi previsti, aiutandoti a rispettare le scadenze
- Aiuta i manager a identificare i colli di bottiglia
Ha inizio dal tuo processo. "È estremamente utile creare modelli o processi standard e duplicarli in modo da non dover reinventare ogni volta la ruota", afferma Kayla Pendleton, proprietaria e fondatrice di Make Her Mark, uno spazio di co-working e comunità per le imprenditrici.
I flussi di lavoro dei contenuti aiutano gli editor e tutti i responsabili della pianificazione e della gestione dei contenuti, come i social media manager. Aiutano anche le persone che producono e rivedono i contenuti, tra cui scrittori, designer e correttori di bozze. Ottieni una guida completa al ruolo dei flussi di lavoro nella gestione dei progetti leggendo "Risparmia tempo prendendo tempo: creazione di flussi di lavoro."
Come sviluppare un flusso di lavoro di content marketing
I flussi di lavoro di content marketing potrebbero non piacere al tuo team nello stesso modo in cui vengono proposte idee di contenuti creativi, ma il content marketing non può avere successo senza un flusso di lavoro solido. Per definire qualsiasi flusso di lavoro di marketing, identifica tutte le attività e la durata di ciascuna di esse. Quindi elenca tutti i ruoli e le responsabilità dei membri del team. Il passo finale è mettere le persone e i compiti in un ordine logico. L'obiettivo è sviluppare un processo sostenibile per creare, pubblicare e distribuire nuovi contenuti.
"Tutto inizia con la suddivisione dei vari elementi in progetti, checklist e attività correlate", afferma Pendleton. "L'importante è non utilizzare qualcosa che finisca per diventare un elenco gigantesco di cose da fare. Sarà un modo garantito per essere sopraffatti." Uno dei più grandi errori che puoi fare, avverte, è scrivere il da farsi senza pensare al quadro generale e al risultato che desideri raggiungere.
"A volte iniziavo proprio disegnando su carta o pensando ai progetti come se ce li avessi in un archivio. Se stai creando liste di cose da fare, è come se aprissi quel cassetto: se ci trovo un sacco di fogli disorganizzati, non riuscirò a raccapezzarmi", afferma. "Se, invece, hai tutto organizzato, per progetto, data, argomento o cliente, è come se avessi il tuo raccoglitore con schede, note, indici, ecc."
Per un'analisi passo dopo passo dei flussi di lavoro di marketing, leggi "La guida completa ai flussi di lavoro di marketing."
Scegli il tuo approccio al flusso di lavoro
Dopo aver raccolto tutte le attività, le tempistiche e i membri del team, è il momento di organizzare il flusso di lavoro nel modo più adatto per la tua organizzazione. Esistono tre approcci:
- Basato sullo stato: organizza il flusso di lavoro in base allo stato di un contenuto.
- Basato sull'attività: organizza il flusso di lavoro in base all'attività necessaria per un contenuto.
- Swimlane: organizza le attività tra ruoli e nel tempo.
Flusso di lavoro basato sullo stato
In questo approccio, a ogni parte del contenuto viene assegnato uno stato, che indica dove si trova il contenuto e dove proseguirà successivamente nel processo. I project manager e gli editor sono fortemente coinvolti nelle singole fasi del flusso di lavoro.
Se non progetti con attenzione il flusso, dovrai affrontare alcune sfide: potrebbe essere difficile ottenere un quadro completo dello stato complessivo del progetto. I membri del team che non utilizzano il sistema potrebbero confondersi perché non hanno familiarità con il sistema stesso. Puoi evitarlo ottenendo un consenso anticipato da parte del team. Ecco alcune best practice per l'utilizzo di un flusso di lavoro basato sullo stato:
- Definisci chiaramente ogni stato per tutti i membri del team.
- Fai in modo che i membri del team ricordino facilmente il significato di ciascun termine.
- Forma i membri del team insegnando loro ad aggiornare il flusso di lavoro in ogni fase con lo stato corretto per evitare un'eccessiva supervisione del manager.
- Crea un sistema flessibile in grado di gestire le eccezioni al flusso di lavoro.
Flusso di lavoro basato sulle attività
Potresti scoprire che ha più senso definire il flusso di lavoro per funzione piuttosto che per stato o in ordine cronologico. Un flusso di lavoro basato sulle attività funziona come un elenco di cose da fare. I membri del team assegnano le attività l'uno all'altro man mano che i contenuti si spostano nel flusso di lavoro e gli editor sono a conoscenza di chi sta lavorando a ciascuna attività, ma non devono dedicare così tanto a microgestire lo stato di ciascuna attività nel progetto.
Una delle sfide con questo approccio è che un membro del team può sapere di essere stato assegnato a un'attività, ma non può avere accesso a tutte le informazioni di cui ha bisogno per svolgere il lavoro. I flussi di lavoro basati sulle attività possono anche non fornire gli obiettivi strategici per i contenuti, lasciando a scrittori e designer a dover creare contenuti che rispettino la scadenza, ma che richiedono lunghe revisioni per poter raggiungere gli obiettivi della campagna. Ecco alcune best practice per l'utilizzo di un flusso di lavoro basato sulle attività:
- Scrivi l'attività in un linguaggio chiaro.
- Assicurati che i membri del team sappiano cosa ci si aspetta da loro e fornisci specifiche dell'attività e una scadenza prestabilita.
- Fornisci una visione chiara in modo che il team possa vedere l'avanzamento di varie attività, comprese quelle che rimangono.
- Crea trigger che avvisino i membri del team quando un'attività è stata assegnata a loro.
- Crea un sistema flessibile in grado di gestire le modifiche.
Approccio swimlane
Le swimlane organizzano progetti che includono diversi reparti o ruoli. I diagrammi in genere visualizzano i ruoli nelle colonne verticali e le attività nelle righe orizzontali. Ciò ti aiuta a vedere cosa stanno facendo i membri del team, in modo da evitare di duplicare le attività e di identificare rapidamente i colli di bottiglia. Puoi anche vedere la capacità di un team di gestire attività aggiuntive.
Best practice e suggerimenti degli esperti
I flussi di lavoro di content marketing più efficaci combinano flussi basati sullo stato con checklist basate sulle attività. Quando inizi a definire i tuoi flussi di lavoro, assicurati di includere ogni fase del processo di content marketing. Questa checklist può aiutarti ad avere la certezza di aver coperto tutte le basi.
Scarica la checklist del flusso di lavoro del content marketing
Ora che disponi di tutti i dettagli dei flussi di lavoro di content marketing, puoi seguire questi suggerimenti e best practice:
- Configurare un processo end-to-end: Shakun Bansal, responsabile del marketing di Mercer | Mettl, utilizza questi passaggi. In primo luogo, definisci l'obiettivo o lo scopo del contenuto, come la consapevolezza del prodotto o la leadership del pensiero. Ottieni dati interni sul tuo pubblico per supportare i tuoi contenuti. "Le informazioni con supporto numerico funzionano meglio rispetto a contenuti senza di esse", afferma. Quindi definisci la struttura, i sistemi e i processi per il flusso di lavoro e crea il calendario dei contenuti, completo di scadenze. La comunicazione tra i reparti è fondamentale. "Imposta riunioni di collaborazione tra marketing, product manager e designer e definisci metriche che determinano il successo o il fallimento", afferma. Questi dati sono fondamentali per guidare gli sforzi futuri.
- Sii visivo: i diagrammi di Gantt, le bacheche Kanban o i modelli e notazioni dei processi aziendali (BPMN) offrono al tuo team una gestione visiva del flusso di lavoro e dei tuoi progressi.
- Sii flessibile: nessun flusso di lavoro deve essere scolpito nella pietra. Con ogni progetto, sii disposto ad adattare il tuo flusso di lavoro alle nuove circostanze. Assicurati che gli strumenti utilizzati per monitorare il flusso di lavoro possano gestire le modifiche durante il processo di content marketing.
- Usa i giusti strumenti di flusso di lavoro: Allison Hott, marketer dei contenuti presso Nameboy, sottolinea l'importanza di questa fase. "Gli strumenti di flusso di lavoro di marketing ti aiuteranno a creare flussi dettagliati e a vedere tutte le attività e i progressi dei membri del tuo team in tempo reale. Esistono anche strumenti di flusso di lavoro di marketing per aree specifiche, come Hootsuite per i flussi di lavoro di marketing sui social media."
Come trovare il piano di lavoro migliore
Un flusso di lavoro non si limita a elencare l'ordine e il tempo per ogni attività, ma include anche il passaggio di consegne tra i membri del team e il carico di lavoro di ogni persona. La sequenza di passaggi dovrebbe tenere conto degli altri progetti che le persone stanno gestendo. Ecco alcune tattiche per aiutarti a costruire la sequenza temporale del flusso di lavoro:
- Sii realistico sulle tempistiche per ogni attività: ad esempio, uno scrittore potrebbe affermare che ci vogliano quattro ore per scrivere il contenuto. Sappi se si tratta di un singolo blocco di quattro ore o di quattro ore in più giorni o se altri progetti impediscono l'avvio di questo progetto. Disponi di una formula valida per stimare la quantità di tempo per ogni attività nel flusso di lavoro.
- Inizia con la scadenza e lavora a ritroso: se carichi in anticipo il programma con un ampio tempo di ricerca e scrittura, potresti non avere tempo per revisioni ed esami. In alternativa, mancherai le scadenze perché dovrai dedicare del tempo alle modifiche, oppure pubblicherai un lavoro scadente. Conosci la data di pubblicazione e saprai quanto tempo richiede ogni attività. Se inizi il piano con una data di scadenza finale, puoi modificare l'ora di ogni attività in ordine inverso e rispettare la scadenza. Questo ti aiuterà anche a lasciare spazio alla fine del progetto per eventuali revisioni finali, invece di pubblicare contenuti non del tutto pronti.
- Sai quando le attività sono completate: il flusso di lavoro dovrebbe chiarire che un'attività è stata completata ed è pronta per la fase successiva del processo. Considera come inviare questi avvisi in modo che tutti conoscano il proprio carico di lavoro e la scadenza.
- Mantieni tutti aggiornati: comunica con tutti i reparti coinvolti nel flusso di lavoro, poiché dovrai essere a conoscenza della loro larghezza di banda per gestire i progetti in arrivo. Inoltre, è necessario tracciare tutte le dipendenze tra i reparti in modo che l'intero team possa vedere le scadenze correlate.
Quali sono le fasi della gestione dei progetti di content marketing?
Il content marketing produce tutti i tipi di contenuti. Ma la sfida più grande non è generare i contenuti: si tratta di stabilire flussi di lavoro per gestire le persone e le scadenze legate ai deliverable. Puoi fare affidamento su un approccio tradizionale di gestione dei progetti su misura per il content marketing:
- Prima fase: ideare
- Fase due: pianificare e assegnare
- Fase tre: creare
- Fase quattro: rivedere e approvare
- Quinta fase: pubblicare e promuovere
- Fase sei: misurare e archiviare
Utilizza questo modello di flusso di lavoro di content marketing per gestire il tuo content marketing. Include le fasi del processo, con spazio per definire le attività specifiche del flusso di lavoro, la durata di ciascuna attività, chi è responsabile di ogni attività (per ruolo o nome) e chi rivedrà e approverà ogni attività.
Scarica il modello del flusso di lavoro del content marketing
Perché documentare il flusso di lavoro di content marketing
Non puoi sapere se il flusso di lavoro ti aiuta a produrre contenuti se questi non sono documentati. Inizia creando flussi di lavoro per ogni formato di contenuto e condividendoli con tutti i membri del team. Quindi, tieni traccia di ogni fase in modo che tutti possano vedere il lavoro che fai: otterrai trasparenza e responsabilità con il tuo team, la tua organizzazione e i tuoi clienti. Potrai inoltre ottenere questi vantaggi dalla documentazione del flusso di lavoro:
- Standardizzare il tuo flusso di lavoro: tutti lavoreranno sempre nello stesso ordine, con le stesse linee guida.
- Migliorare il tuo processo: guarda le scadenze rispettate e non e identifica eventuali ostacoli. Sarai in grado di capire dove apportare revisioni per semplificare il processo.
- Crea una Knowledge Base: nessun membro del team è l'unico custode della conoscenza, la persona da cui dipendi per dirti come funzionano le cose. Ora hai un processo standard che non è più vulnerabile se un membro del team se ne va.
- Semplificare l'onboarding: se il tuo onboarding si basa su una persona che dice a un'altra persona come funzionano le cose, puoi creare delle variazioni in ciò che fai. I flussi di lavoro standard assicurano ai nuovi membri del team di ottenere tutte le informazioni di cui hanno bisogno per rispettare le scadenze e gli standard.
Automatizza il processo di creazione di content marketing
Mentre definisci e documenti il processo di creazione di content marketing, scoprirai attività banali e ripetitive che occupano il tempo prezioso del tuo team. L'automatizzazione di queste attività eliminerà il caos della creazione di contenuti, semplificherà il processo e le consegne e ridurrà gli errori.
Brian Koenig, specialista senior di marketing digitale presso Smile Marketing, mette in guardia dall'utilizzo di software che non siano facili da usare. "Questo potrebbe portare i membri del team a tornare alle e-mail e ad altre forme di comunicazione tradizionali. A loro volta, i componenti chiave di un progetto potrebbero perdersi nel rimescolamento di altri progetti e attività."
I flussi di lavoro automatizzati per la creazione di content marketing ti offrono flessibilità senza caos. Ad esempio, prendi in considerazione l'utilizzo di un modello per le tue richieste di content marketing. Il modulo consente alla persona che effettua la richiesta di scegliere tra temi, argomenti e tipi di contenuti standard. La persona che esamina il modulo può aggiungere ricerche per parole chiave rilevanti in modo che lo scrittore abbia un punto di partenza. Il manager può aggiungere date chiave per il calendario dei contenuti e il team digitale che pubblica i contenuti conosce le attività in corso.
Esplora altri modi per utilizzare l'automazione leggendo "Come l'automazione del flusso di lavoro può rendere la tua organizzazione più efficiente."
Strumenti di gestione del content marketing per semplificare il flusso di lavoro
Una gamma di strumenti e software può aiutarti a produrre contenuti di alta qualità che si adattino al tuo flusso di lavoro e rispettino le scadenze.
- Gestione dei contenuti: un sistema di gestione dei contenuti (CMS) semplifica la scrittura, la modifica e la pubblicazione dei contenuti. Puoi anche prendere in considerazione strumenti specializzati come i sistemi di gestione delle risorse digitali (DAM). Le opzioni includono WordPress, Squarespace e Wix.
- Dashboard: i dashboard di content marketing ti offrono un riepilogo a colpo d'occhio dello stato delle campagne. Raccolgono gli indicatori chiave di prestazione (KPI) e altri dati da una serie di fonti e li visualizzano in una posizione centrale, utilizzando immagini e testo. Ecco alcuni strumenti di dashboard da considerare: Cyfe, GoodData, Qlik, Sisense, ClearStory Data, Databox e Segment. Per saperne di più sulla definizione dei KPI e sulla creazione di dashboard, consulta questa guida.
- Calendari editoriali: i calendari mantengono tutti in linea con il tuo programma di pubblicazione. Molti sistemi di gestione dei contenuti e dei progetti, come WordPress, DivvyHQ e Kapost, includono una funzione di calendario. Smartsheet ha una raccolta di calendari editoriali, tra cui un calendario di content marketing.
- Gestione di progetti e flussi di lavoro: ci vuole molta organizzazione per coordinare le attività e le scadenze. Il software ti aiuta a semplificare e digitalizzare i processi, oltre che a collaborare e coordinare.
- Social media: strumenti di social media robusti aiutano a pianificare, ottimizzare e condividere più contenuti attraverso questi canali. Puoi concentrarti sulla creazione di contenuti e lasciare che gli strumenti gestiscano gli aspetti tecnici.
Stuart Leung, vice presidente del marketing di Breazy, afferma: "Hootsuite è un ottimo strumento per coloro che vogliono aumentare il proprio coinvolgimento sui social media. Può essere gestito da diversi membri del tuo team e ti consente di delegare le attività a ciascuno. Puoi anche gestire più piattaforme di social media contemporaneamente e pianificare i post in anticipo. Quando elabori nuove strategie, sei in grado di visualizzare le tue analisi e utilizzare le funzioni di reporting se desideri un documento professionale sui progressi dei social media." Prendi in considerazione Yoast e Ahrefs per scrivere contenuti e ricerche di parole chiave incentrati sulla SEO. Buffer ti aiuta a pianificare i post su diverse piattaforme. Oltre che con una piattaforma software online, Mailchimp si integra con store e plug-in di e-commerce.
- Modifica e revisione: Rahul Khosla, direttore di Point & Quack Web Design, afferma che tutto inizia con la scrittura. "Una parte fondamentale del nostro successo è avere copywriter a disposizione per settori separati. Negli ultimi anni abbiamo formato con cura una vasta gamma di scrittori con competenze credibili all'interno dei rispettivi settori. Abbiamo notato che ciò è molto importante, non solo per i nostri clienti, ma anche per la loro posizione su Google, poiché le informazioni sono rilevanti."
Un altro consiglio per trovare scrittori: "Se vedi un articolo online e ti piace il modo in cui è scritto, contatta l'autore su Twitter o LinkedIn. Inoltre, quello scrittore è già noto e pubblicato, il che può voler dire molto." Sebbene nulla possa sostituire un altro paio di occhi sui tuoi contenuti, alcuni strumenti possono aiutare con alcune parti del lavoro. Khosla consiglia Grammarly, uno strumento automatico per controllare e risolvere la maggior parte dei problemi di grammatica, e Copyscape per evitare plagi. È Hemingway a dare un voto ai tuoi testi, quindi sai il livello che il tuo articolo raggiungerà. Gli scrittori possono caricare i loro contenuti su Boom Essays, dove possono essere modificati da un altro autore. - Immagini: i tuoi contenuti competono con milioni di immagini e video ogni giorno. Hai bisogno di una strategia intelligente e flessibile per raggiungere il tuo pubblico e di strumenti che ti aiutino a eseguirla rapidamente. Utilizza Visio di Microsoft, parte della suite Office, per i diagrammi e la grafica vettoriale. Canva e Skitch sono strumenti facili da usare per creare design per contenuti web e immagini sui social media. Animoto utilizza uno strumento di trascinamento della selezione per aiutarti a creare video dall'aspetto professionale in modo rapido e semplice.
- Sistemi e software di influencer: l'influencer marketing, a volte chiamato advocate marketing, utilizza persone con un ampio pubblico di follower per promuovere prodotti e contenuti. Celebrità, guru dei social media, YouTuber e altri hanno preso il posto del tradizionale marketing passaparola nell'era digitale. Alcune piattaforme e software che forniscono contenuti a una varietà di fonti includono GaggleAMP, dlvr.it e Triberr.
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I migliori team di marketing sono consapevoli dell'importanza della gestione efficace delle campagne, di operazioni creative coerenti e di una potente logistica degli eventi. Smartsheet ti aiuta a raggiungere tutti e tre gli obiettivi in modo da poter essere più efficace e ottenere di più. La piattaforma Smartsheet semplifica la pianificazione, l'acquisizione, la gestione e la creazione di report sul lavoro da qualsiasi luogo, aiutando il tuo team a essere più efficace e ottenere di più. Crea report sulle metriche chiave e ottieni visibilità in tempo reale sul lavoro mentre accade con rapporti di riepilogo, pannelli di controllo e flussi di lavoro automatizzati creati per mantenere il tuo team connesso e informato. Quando i team hanno chiarezza sul lavoro da svolgere, possono ottenere maggiori risultati in meno tempo. Prova Smartsheet gratuitamente, oggi.