Qual è la definizione di gestione dei contenuti?
Iniziamo dalle basi: cos'è esattamente il contenuto? La risposta a questa domanda non è così semplice come potrebbe sembrare: infatti, nel suo libro, The Content Management Bible, l'esperto Bob Boiko dedica diversi capitoli a discutere questo argomento. In poche parole, il contenuto è un'informazione creata da un editor umano allo scopo di essere pubblicata e consumata da altri. Ad esempio, un articolo come questo è un contenuto, ma un flusso di dati non elaborati come un elenco di acquisti effettuati tramite un sito di e-commerce non lo è. Ma i contenuti non sono limitati solo alla scrittura: video, immagini e file audio come i podcast sono tutti tipi comuni di contenuti, così come lo sono i post sui social media. Prova a immaginare la quantità di contenuti generata da un'azienda tipica.
La gestione dei contenuti rappresenta i processi che organizzano i contenuti durante il ciclo di vita di creazione, pubblicazione e archiviazione. È esistita in diverse forme per millenni, a partire dalle biblioteche antiche come la Biblioteca di Alessandria, dove i bibliotecari organizzavano e conservavano rotoli di papiro per gli studiosi. Oltre alle biblioteche destinate ad uso pubblico, le aziende spesso mantenevano i propri contenuti, come i "fascicoli degli obitori" che consistevano in vecchi articoli di giornali a cui i giornalisti potevano attingere quando scrivevano delle storie.
Componenti chiave della gestione dei contenuti: fortunatamente, la gestione dei contenuti è stata democratizzata per includere molti sistemi a basso costo/open source con funzionalità sorprendentemente potenti. Sia che si utilizzi un sistema all-in-one o una combinazione di strumenti e processi diversi, la gestione dei contenuti include sette componenti tipici:
- Organizzazione: la creazione di categorie e tassonomie per i tuoi contenuti. Ad esempio, puoi organizzare per argomento (come i contenuti sulle tendenze del mondo digitale) o per tipo (come i video) o per entrambi.
- Classificazione: una volta create queste categorie e tassonomie, decidi dove classificare un singolo contenuto.
- Archiviazione: i contenuti devono quindi essere archiviati in uno specifico formato e luogo, a seconda dell'uso previsto. Un server aziendale potrebbe funzionare per le immagini destinate a essere utilizzate da un team interno, ma per archiviare una presentazione rivolta a un team di vendita a livello nazionale potrebbe essere necessario uno speciale sistema online protetto da password.
- Flusso di lavoro: il processo di creazione dei contenuti deve rispettare le regole di governance stabilite dall'organizzazione. Ad esempio, un'azienda potrebbe avvalersi di un professionista del marketing, che scrive un post sul blog, lo invia a un designer per creare le immagini e poi lo sottopone a un manager che lo riveda prima di essere pubblicato sul sito Web aziendale.
- Controllo delle versioni: durante il processo di flusso di lavoro, il contenuto viene spesso modificato e, quindi, potrebbero esistere più versioni da mantenere e organizzare nel caso sia necessario ripristinare una bozza precedente o utilizzarla per uno scopo, come le versioni di una presentazione progettate per diversi tipi di clienti.
- Pubblicazione: in questa fase, i contenuti vengono consegnati agli utenti attraverso i canali desiderati, che spesso includono sbocchi quali un sito Web o un blog, una intranet, un'e-mail o una piattaforma di terze parti (ad esempio YouTube, strumenti di social media come Instagram, Facebook o Twitter). Naturalmente esistono ancora canali non digitali come le newsletter cartacee.
- Archiviazione: il processo di spostamento di vecchi contenuti non più utilizzati in un archivio a lungo termine o altrimenti eliminati.
Per avere successo nella gestione dei contenuti, è necessario sviluppare una strategia: una serie di principi guida e obiettivi per quello che si desidera ottenere con la gestione dei contenuti. Nella prossima sezione, discuteremo i passaggi di base da seguire durante la creazione di una strategia di gestione dei contenuti.
5 passaggi per creare una strategia di gestione dei contenuti
Per creare una strategia di gestione dei contenuti, devi concentrarti sulle tue esigenze e risorse. Ci sono cinque aree chiave da esplorare:
- Conosci te stesso: inizia determinando le motivazioni della tua organizzazione per quel che riguarda la gestione dei contenuti e ciò che speri di ottenere. Forse stai cercando dei modi per accelerare il processo di pubblicazione; forse hai avuto problemi con il controllo della qualità e vuoi aggiungere altre revisioni al processo di modifica. O forse hai molti contenuti che potresti utilizzare in modo ottimale se fossero più organizzati. Tutto è lecito!
- Definisci l'ambito: la creazione di una soluzione di gestione dei contenuti può essere un'iniziativa importante che richiede molto tempo e denaro, quindi assicurati di stabilire un ambito ragionevole in base alle priorità principali. Ad esempio, se il problema maggiore è il controllo della qualità, potresti volerti concentrare sul flusso di lavoro; se sei più preoccupato di riutilizzare i contenuti esistenti, la priorità potrebbe essere un sistema di archiviazione migliore. Potresti anche voler prendere in considerazione la creazione di una soluzione end-to-end per tipi specifici di contenuti come inizio. Ad esempio, considera la possibilità di concentrarti sui post di blog rispetto ad altri tipi di contenuti generati dall'organizzazione.
- Recluta il team: per avere successo nella gestione dei contenuti, è necessario coinvolgere fin dall'inizio gli stakeholder principali. In primo luogo, possono aiutarti a pensare a eventuali insidie o sfide e a garantire che la tua soluzione definitiva ne tenga conto. In secondo luogo, saranno probabilmente loro a utilizzare il sistema di gestione dei contenuti o gli strumenti che sviluppi, e saranno molto più propensi ad accettarlo se ritengono di aver potuto fornire un contributo.
- Guarda al futuro: è facile cadere nella trappola di risolvere i problemi di oggi senza fare un piano anche per il futuro. Quindi assicurati che la tua strategia di gestione dei contenuti funzioni a lungo termine. I volumi di contenuti che stai producendo aumenteranno con il passare del tempo al crescere della tua attività? Aggiungerai nuovi membri al team? Forse dovrai supportare anche nuovi canali, ad esempio, se modifichi il tuo strumento di comunicazione principale da un sito Web a un'app mobile.
- Agisci: con una chiara comprensione delle tue esigenze, dell'ambito, delle risorse e della crescita futura, puoi creare una roadmap per la soluzione pianificata e iniziare a metterla in atto. Per molte persone, la selezione e l'implementazione di un sistema di gestione dei contenuti svolgerà un ruolo significativo in questo processo.
Che cos'è un sistema di gestione dei contenuti?
Un sistema di gestione dei contenuti (spesso abbreviato in CMS) è uno strumento software che consente agli utenti di eseguire funzioni chiave, come la creazione e la modifica dei contenuti. Esistono strumenti che supportano l'intero processo di gestione dei contenuti dall'inizio alla fine, concentrandosi in genere sulla pubblicazione di contenuti digitali attraverso lo strumento.
Tieni presente che un sistema di gestione dei contenuti è diverso da un framework di gestione dei contenuti, anche se permette di fare più o meno le stesse cose. Mentre un sistema di gestione dei contenuti è in genere una soluzione preconfezionata, con le funzioni chiave necessarie alla maggior parte degli utenti, un framework è più una tecnologia di base che garantisce che i diversi componenti dei tuoi contenuti siano reciprocamente compatibili e possano essere programmati per automatizzare vari processi. Anche se alla fine sia possibile creare un framework che funga in buona parte da sistema di gestione dei contenuti, la programmazione necessaria è molta, e si addice di più alle aziende che hanno accesso alle risorse di codifica e a quelle che hanno esigenze specifiche che non possono essere soddisfatte da soluzioni standard.
Poiché i sistemi di gestione dei contenuti sono una scelta più standard, ci concentreremo su una spiegazione di questi. Esistono diversi tipi di soluzioni di gestione dei contenuti, qui organizzati in base al tipo di contenuti che gestiscono:
Contenuti online: molti sistemi di gestione dei contenuti sono progettati per facilitare il processo di creazione di contenuti da pubblicare su un sito Web. I tipi specifici di sistemi di gestione dei contenuti online includono:
- Gestione dei contenuti Web: usa questi sistemi per creare, gestire e pubblicare pagine per un sito Web, il tutto senza richiedere agli autori e agli editor la codifica in HTML.
- Gestione delle risorse digitali: consente agli utenti di organizzare e archiviare risorse digitali come foto, video o file audio. Puoi utilizzarla in combinazione con un sistema di gestione dei contenuti Web o di altro tipo.
- Gestione dei contenuti dei componenti: chiamati anche gestione dei contenuti XML, questi sistemi consentono essenzialmente di archiviare centralmente singole risorse che possono essere utilizzate per creare una pagina Web, così da visualizzare lo stesso componente in più punti senza copiarlo. Ad esempio, puoi inserire un logo aziendale su pagine diverse, ma archiviarlo in un unico posto.
Formati di contenuti emergenti: sistemi di gestione dei contenuti specializzati che stanno iniziando a diffondersi per aiutare le aziende con i seguenti tipi di contenuti, nuovi e comuni:
- Gestione dei contenuti mobili: questi sistemi consentono agli utenti aziendali di accedere in sicurezza ai file di contenuti da dispositivi come telefoni e tablet, e in genere si concentrano sulle funzionalità di archiviazione piuttosto che sulla pubblicazione.
- Gestione dei contenuti video: il video presenta delle sfide speciali a causa dei file di grandi dimensioni, che possono causare problemi con alcuni sistemi di gestione dei contenuti e prestazioni lente. Un sistema di gestione dei contenuti video è ottimizzato per l'archiviazione, l'organizzazione e la consegna di questi file enormi e può includere funzionalità utili come la possibilità di visualizzare un software per storyboard o di riproduzione creato in automatico che funziona con diversi tipi di dispositivi.
- Gestione dei social media: questi strumenti forniscono un modo pratico per rendere la creazione di contenuti per i social media più efficiente e organizzata. Mentre le piattaforme di social media includono ovviamente le proprie funzionalità di authoring e distribuzione, un sistema di gestione per i social media può aggiungere funzionalità come il flusso di lavoro e il supporto per più autori, la pianificazione e il riutilizzo di contenuti e altro ancora.
Fonte: Hootsuite
Contenuti preesistenti: con l'aumento dei contenuti digitali, ciò non significa che i tipi più vecchi di file e documenti siano scomparsi. Molte aziende devono inoltre supportare:
- La gestione dei contenuti aziendali: le grandi aziende possono beneficiare anche di sistemi di gestione dei contenuti aziendali che contengono tutto, dai documenti e le presentazioni alle e-mail. Le priorità chiave possono includere problemi come il mantenimento della sicurezza e l'archiviazione automatica dei file per garantire che non vengano persi se il laptop di un dipendente si rompe.
- Gestione di registri e documenti: anche i cari vecchi fascicoli cartacei rimangono una priorità per molte aziende. Invece di strumenti software, qui la soluzione giusta potrebbe essere un accordo con un fornitore che può archiviare i fascicoli storici e consegnarli su richiesta, oppure aiutare un'azienda a scansionarli e creare un archivio digitale.
Esistono anche strumenti specializzati come i sistemi di gestione delle risorse digitali che si concentrano su una parte del processo. La gestione dei contenuti del brand è molto più che la semplice archiviazione delle risorse. Quello che qui conta è l'efficienza nella creazione delle risorse digitali, che devono essere accessibili in tutta sicurezza, massimizzandone al contempo l'utilizzo all'interno dell'organizzazione. Un sistema di gestione delle risorse digitali (DAM) è progettato proprio a tale scopo. La collaborazione tra team interni ed esterni all'interno di un'unica fonte di informazioni è essenziale per il successo di una strategia di gestione dei contenuti moderna.
Sebbene sia importante, in termini di contenuti digitali, mantenere un'unica fonte di informazioni all'interno dell'organizzazione, è di grande importanza che tu sia anche in grado di collegare facilmente i contenuti ai molti luoghi esterni in cui gli stessi risiedono. Che si tratti del tuo sito Web, delle campagne pubblicitarie, delle comunicazioni con i partner o di qualsiasi punto intermedio, la possibilità di concedere autorizzazioni e condividere link CDN è essenziale per mantenere un'esperienza del brand coerente gestendo in modo efficiente i contenuti che lo animano.
Considerazioni sul sistema di gestione dei contenuti
Come abbiamo visto, esiste una moltitudine di sistemi di gestione dei contenuti da passare in rassegna. I seguenti suggerimenti dovrebbero aiutarti a capire di cosa hai bisogno.
- Che tipo di contenuti stai cercando di gestire? Ovviamente, se hai molti video, potresti voler cercare sistemi di gestione dei contenuti video, mentre un tipico sistema di gestione dei contenuti aziendali potrebbe funzionare per qualcuno che possiede soprattutto documenti e presentazioni.
- Quanti contenuti hai? Più contenuti hai, più avrai probabilmente bisogno di un sistema solido. Anche la sfida di organizzare e archiviare così tanti contenuti può essere un grattacapo, quindi è fondamentale avere funzioni di archiviazione affidabili.
- Quante persone sono coinvolte? La presenza di diversi stakeholder può rendere imperativo possedere funzionalità efficaci per i flussi di lavoro, e le cose possono complicarsi ulteriormente se i loro team sono dislocati in tutto il mondo. Uno strumento semplice e a misura di consumatore come Wordpress potrebbe funzionare bene per un sito Web gestito da un piccolo team che si trova in un'unica sede, ma non sarà una buona soluzione per un sito globale complesso.
- Quanto sono importanti coerenza e responsabilizzazione? Se desideri assicurarti che più utenti possano godere delle stesse caratteristiche visive e di interazione e della stessa esperienza utente, ti consigliamo di trovare uno strumento con funzionalità complete di templating e governance. La creazione del percorso di audit (che registra le modifiche apportate da ogni singolo utente) può essere utile per alcune organizzazioni.
- Qual è la disponibilità delle tue risorse IT? Un'azienda che si avvale di un programmatore in loco che conosce l'HTML potrebbe non aver bisogno di un sistema di gestione dei contenuti Web end-to-end. Questo approccio però non funzionerà per un gruppo di professionisti del marketing meno tecnici che devono creare un sito Web da soli e vogliono avere la certezza che il WYSIWYG (what you see is what you get, ovvero quello che vedi è quello che ottieni) funzioni.
- Che tipo di sistema di governance sto cercando? Considera la governance come la fine della dichiarazione "la responsabilità è solo mia". Deve essere parte integrante del tuo approccio alla gestione dei contenuti. Forse desideri un sistema di governance localizzato, in cui la possibilità di approvare e pubblicare contenuti sia il più vicino possibile ai singoli creatori, o forse stai cercando la disciplina di un sistema di governance centralizzato, ottimo per garantire la conformità del brand ed evitare un doppio lavoro. Molti sistemi di gestione dei contenuti sono impostati per ammettere un sistema di governance federata, che è un po' un compromesso tra i due: più manager locali possono approvare e pubblicare contenuti, ma politiche chiave come gli standard e le guide di stile sono impostate a livello centrale.
Come funzionano i sistemi di gestione dei contenuti?
Ora che hai capito i sistemi di gestione dei contenuti e i diversi tipi disponibili, approfondiremo il loro funzionamento. Molti di questi sistemi coniugano i componenti di base della gestione dei contenuti in un'unica piattaforma software, il che significa che consentono di gestire e archiviare i contenuti durante l'intero ciclo di vita, permettono ai vari collaboratori di svolgere i loro ruoli, mantenere gli standard editoriali, di design e di qualità attraverso modelli impostati e livelli di revisione, e di fornire la gestione del controllo delle versioni. Ecco cosa comporta tutto questo:
- Organizzazione: trova facilmente i contenuti classificandoli attraverso metodi come un sistema di cartelle e/o tag e metadati ricercabili. La maggior parte dei sistemi inoltre indicizzano e consentono di recuperare i contenuti in base a parametri comuni come la data di creazione o di pubblicazione o l'autore.
- Creazione: facilita la creazione di contenuti, potenzialmente all'interno di standard e linee guida dello stile preimpostati. Ad esempio, un sistema di gestione dei contenuti Web potrebbe permettere di scrivere direttamente un post di un blog, ma con un numero massimo di caratteri per i titoli e i font richiesti.
- Gestione degli stakeholder: consente di impostare diversi ruoli utente. Ad esempio, un amministratore può rivedere modelli e stili, un collaboratore può creare contenuti solo all'interno di aree specifiche e un editor può vedere i contenuti di più collaboratori e approvare la pubblicazione.
- Modifica: consente agli utenti di rivedere i contenuti, potenzialmente con funzionalità come la gestione delle versioni e i percorsi di audit. In altre parole, puoi vedere chi ha apportato le modifiche e tornare alle versioni precedenti, se lo desideri.
- Pubblicazione: rende i contenuti disponibili agli utenti. Al giorno d'oggi, spesso questo significa per mezzo di una piattaforma digitale come un sito Web, una piattaforma di social media o un'e-mail.
- Archiviazione a breve termine: mantiene i contenuti disponibili per la modifica e il riutilizzo, ad esempio fornendo un database di risorse immagine che puoi sfruttare per diverse pagine del sito.
- Archiviazione: fornisce uno spazio di archiviazione a lungo termine per i contenuti che non sono più usati, accessibili per scopi di ricerca o storici, ma evita di riempire lo spazio di archiviazione a breve termine a favore di una maggiore efficienza e facilità d'uso.
- Amministrazione e manutenzione: consente agli utenti amministratori di apportare tutte le modifiche necessarie al sistema, come l'aggiornamento dei modelli, il miglioramento delle prestazioni o la correzione di bug nel processo di pubblicazione.
Approfondimento: caratteristiche dei sistemi di gestione dei contenuti
Ora che ti sei fatto un'idea generale del funzionamento dei sistemi di gestione dei contenuti, diamo un'occhiata più da vicino alle funzionalità e caratteristiche essenziali per supportare questi componenti chiave.
Gestione file integrata: queste funzionalità ti aiutano a memorizzare e accedere ai contenuti.
- Database relazionali: quando disponi di diversi tipi di dati all'interno dell'organizzazione, potrebbe essere necessario un database relazionale per archiviarli e accedervi facilmente. Questi database utilizzano un sistema di tabelle interconnesse, accessibili e modificabili con query SQL.
- Gestione dei formati: la possibilità di convertire i contenuti in formati file standard è utile in molti sistemi; ad esempio, le aziende potrebbero voler salvare una vasta gamma di immagini in formati file specifici che funzionano bene online ed evitare di dover archiviare e utilizzare numerosi formati diversi. Per le aziende con molti documenti cartacei, la gestione dei formati può anche estendersi all'uso di un servizio che analizza e converte i file precedenti per uso elettronico.
- Indicizzazione, ricerca e recupero: le capacità di classificare i file in base a un indice, di ricercare in funzione di specifici criteri e di recuperare i file desiderati sono cruciali per qualsiasi sistema di archiviazione e memorizzazione efficace. Il funzionamento di queste capacità all'interno di sistemi diversi può variare. Ad esempio, alcuni sistemi potrebbero consentirti solo di cercare tag o metadati allegati ai tuoi contenuti, mentre altri potrebbero permetterti ricerche complete per parole chiave.
Funzionalità dei flussi di lavoro: fondamentali per la gestione degli stakeholder e per il processo di modifica e pubblicazione.
- Gestione delle assegnazioni e delle autorizzazioni utente: la maggior parte dei sistemi di gestione dei contenuti consente di stabilire una serie di ruoli utente con l'autorizzazione a svolgere diverse attività, che sono fondamentali per supportare la tua struttura di governance. I sistemi ti permettono anche di assegnare un'attività a un utente (come l'invio di una parte di contenuto completata per l'approvazione) ed evitare modifiche contrastanti facendo in modo che un utente specifico "prenda in prestito" una parte di contenuto quando ci lavora.
- Registri dei percorsi di audit: particolarmente preziose per le organizzazioni più grandi, dove i contenuti vengono lavorati da molte persone, queste funzionalità consentono in genere di tenere traccia di quante volte un contenuto è stato cambiato, quando è stato cambiato, quali sono state le modifiche e chi lo ha modificato tra gli altri punti di dati. Per saperne di più su questo argomento, leggi Audit Trails: The Who, What, and When of Business Transactions (Percorsi di audit: il chi, il cosa e il quando delle transazioni aziendali).
- Gestione delle versioni dei file cronologici: come parte del processo del flusso di lavoro, molti sistemi salvano anche più versioni di un file specifico in modo da poterlo ripristinare, se necessario. Questa funzione è anche una componente necessaria del percorso di audit poiché consente di visualizzare le versioni create da specifici collaboratori.
Funzioni amministrative: queste funzionalità comuni sono integrate in molti diversi sistemi di gestione dei contenuti.
- Funzionalità della guida: come con la maggior parte degli strumenti software, i sistemi di gestione dei contenuti spesso dispongono di strumenti di ausilio, insieme a risorse quali forum online o procedure che possono guidarti attraverso attività comuni.
- Calendario: i calendari sono utilizzati di frequente e consentono di pianificare in anticipo la pubblicazione di contenuti. Assicurati di visualizzare i momenti in cui vengono pubblicati altri contenuti pianificati, per evitare problemi come l'invio di più newsletter ai clienti lo stesso giorno, o di più tweet durante la stessa ora e nient'altro per il resto del giorno.
- Pianificazione e gestione del ciclo di vita: queste funzionalità possono aiutare ad automatizzare le regole sui contenuti durante il loro ciclo di vita, ad esempio, spostando gli articoli sulle nuove promozioni più in basso dopo che sono stati attivi per un giorno, o rimuovendo e archiviando automaticamente una pagina che incoraggia le persone a registrarsi per un evento che è ormai passato.
Funzionalità per i visitatori:
- Gestione dei diritti digitali: per i siti che utilizzano molti contenuti di terze parti o incoraggiano altri ad acquistare o condividere i propri contenuti, le funzionalità di gestione dei diritti digitali aiutano a proteggere il copyright e a garantire che i contenuti vengano utilizzati solo in conformità alle politiche stabilite.
- Supporto SEO: i sistemi di gestione dei contenuti Web aiutano in genere le pagine Web a migliorare il loro posizionamento sui risultati dei motori di ricerca attraverso funzioni come i campi per i meta titoli e le meta descrizioni.
- Personalizzazione dell'esperienza Web: alcuni sistemi più avanzati possono fornire un'esperienza personalizzata adattata su misura al comportamento e alle preferenze del visitatore del sito; ad esempio, mostrando i prodotti cercati in precedenza su un sito di acquisti e articoli simili consigliati.
Vantaggi e svantaggi dei sistemi di gestione dei contenuti
Ora che abbiamo chiarito cosa sono i sistemi di gestione dei contenuti e cosa possono fare, quali sono alcuni dei pro e contro? I sistemi di gestione dei contenuti hanno molti grandi vantaggi, ma se non li implementi correttamente o scegli il sistema sbagliato incontrerai sicuramente anche degli aspetti negativi.
Il buono:
- Gestione efficiente del team: grazie ai processi di governance e al supporto degli stakeholder basato sui ruoli, i sistemi di gestione dei contenuti possono promuovere la collaborazione del team. Possono semplificare il lavoro svolto da più persone su un contenuto specifico senza doversi preoccupare del controllo delle versioni o se tutti sono a conoscenza degli aggiornamenti, e possono impedire ai singoli utenti di diventare "disonesti" e di cambiare cose che non dovrebbero.
- Design unificato: le guide di stile e i modelli integrati nella maggior parte dei sistemi di gestione dei contenuti consentono di mantenere uniformi le caratteristiche visive e di interazione. Sono dei mezzi eccellenti che permettono a un sito Web di mantenere una chiara identità del brand, anche con decine di persone in tutto il mondo che lavorano al contenuto.
- Controllo sistemico delle versioni: è capitato a tutti di sprecare tempo prezioso chiedendoci se la versione di un documento specifico sia quella più aggiornata, un problema particolare quando le persone inviano file via e-mail e li archiviano in locale. I sistemi di gestione dei contenuti eliminano questo problema fornendo un'unica versione, sempre la più aggiornata e, in alcuni casi, abilitano i percorsi di audit così da poter controllare chi ha apportato le modifiche.
- Riduzione dei costi e delle esigenze di programmazione/IT: i sistemi di gestione dei contenuti digitali sono progettati per consentire agli utenti aziendali di creare, modificare e pubblicare contenuti senza conoscere una riga di codice. Anche se avrai sicuramente bisogno del supporto IT per configurare questo sistema e apportare modifiche importanti, un CMS può semplificare la vita delle organizzazioni senza un cospicuo organico addetto all'IT o alla programmazione.
Il meno buono:
- Meno flessibilità di progettazione: il rovescio della medaglia degli standard di progettazione unificati è che non è possibile pensare fuori dagli schemi. Se i tuoi contenuti sono davvero variegati ed esclusivi, un sistema di gestione dei contenuti potrebbe essere troppo limitante e potresti voler cercare di implementare un framework di gestione dei contenuti più flessibile.
- Rigonfiamento del software: la natura onnicomprensiva della gestione dei contenuti può diventare rapidamente complicata e portare a un sistema voluminoso che può essere troppo difficile per gli utenti o influire sulle prestazioni. In alcuni casi, le organizzazioni potrebbero cercare di mettere insieme più strumenti per ottenere l'esatta funzionalità di cui hanno bisogno, ma il risultato potrebbe rivelarsi un disastro.
- Processi di formazione difficili: sebbene gli utenti aziendali potrebbero non aver bisogno di essere istruiti in termini di programmazione, dovranno sicuramente imparare a utilizzare il sistema di gestione dei contenuti e questo processo non è sempre facile. L'uso di un sistema popolare può accelerare il processo, ma più si va avanti con la personalizzazione, più ci sarà bisogno di formazione.
- Minore efficienza IT rispetto a quanto pianificato: se il tuo sistema di gestione dei contenuti è pieno di bug o troppo limitante, potresti avere ancora bisogno di molti programmatori per apportare correzioni o creare nuovi modelli. Forse, nella peggiore delle ipotesi, potresti essere costretto a chiamare costantemente un'agenzia o un fornitore terzo per un controllo di eventuali danni imprevisti non contemplati nel budget.
Troppa attenzione alla tecnologia: la tecnologia può trovare un modo per prendere il sopravvento, e alcune persone potrebbero scoprire di avere un sito Web di bell'aspetto e perfettamente conforme agli standard del brand, ma con contenuti totalmente noiosi poiché gli autori non si sentono più motivati a essere veramente creativi. Oppure, i team di marketing potrebbero smettere di fare brainstorming su nuovi approcci e concentrarsi invece sul spingere più cose attraverso i canali consolidati abilitati dal sistema di gestione dei contenuti. È importante selezionare una soluzione che funzioni per te, e non una che ti lasci la sensazione che sia lei a comandare.
Informazioni sugli strumenti dei sistemi di gestione dei contenuti
Per aiutarti a iniziare il processo di valutazione dei sistemi di gestione dei contenuti e identificare la soluzione giusta, ecco una rapida panoramica di alcune delle opzioni più popolari, organizzate per scenario d'uso ideale.
Ottimi per i piccoli siti Web: questi sistemi gratuiti e a basso costo dovrebbero avere tutti i fronzoli necessari a organizzazioni e siti Web di piccole dimensioni.
- WordPress: la scelta preferita di tutti i blogger, WordPress si è guadagnato un largo seguito perché permette di configurare un sito dall'aspetto accattivante in modo relativamente facile e veloce. È basato su PHP e MySQL e gli utenti possono installarlo localmente su un server o usarlo con un servizio basato su cloud di terze parti. L'ampia gamma di moduli e risorse della guida pre-programmati, insieme al costo (è open source e gratuito) contribuiscono ulteriormente alla sua popolarità.
- Joomla: anch'esso gratuito e open source, Joomla è costruito su un framework MC ed è scritto in PHP. Non è così popolare come WordPress, in parte perché è leggermente più difficile da usare, e ciò significa anche che ci sono meno componenti e accessori pronti all'uso. Tuttavia, lo strumento è anche più flessibile di WordPress e può essere una buona scelta per le aziende con esigenze più complesse come il supporto per più lingue e regioni.
- BackDrop: BackDrop si basa sul Drupal, la terza maggiore tecnologia nell'ambito dei sistemi di gestione dei contenuti aperti. Probabilmente consente il più alto livello di personalizzazione e controllo, ma al costo di una configurazione più difficile. È una buona scelta per le aziende con esigenze più sofisticate che desiderano un sistema più flessibile e più performante e che non temono il codice personalizzato.
Ottimi per la gestione dei documenti: per le organizzazioni più incentrate sulla collaborazione interna piuttosto che sulla pubblicazione di contenuti online, può valere la pena considerare queste opzioni.
- SharePoint: proprio come ti aspetteresti da un prodotto Microsoft, la natura di SharePoint è totalmente aziendale e semplifica l'archiviazione, la condivisione e la gestione dei file in ambienti di ufficio. Ecco un articolo che fornisce maggiori dettagli su come utilizzare Sharepoint per la gestione dei documenti.
- Smartsheet: essendo una piattaforma di gestione del lavoro aziendale basata su cloud, Smartsheet consente ai team di allegare quasi tutti i tipi di file a un'interfaccia a foglio di calcolo intuitiva; si tratta di un modo facile e veloce per condividere e archiviare contenuti. Tramite Smartsheet, puoi anche avvisare facilmente gli utenti riguardo le attività assegnate. Fai clic qui per saperne di più sulla gestione dei documenti con Smartsheet.
Ottimi per siti e aziende di grandi dimensioni: le grandi aziende multinazionali e i principali siti Web hanno esigenze che un CMS open source non potrà soddisfare. Ecco alcune opzioni.
- OpenText ECM: nel corso degli anni questa azienda ha inglobato una serie di sistemi di gestione dei contenuti e dei documenti della concorrenza, tra cui Documentum e Interwoven. Sia che tu disponga di moltissimi contenuti, che desideri gestire i contenuti da dispositivi mobili o che tu debba rispettare requisiti normativi complessi, OpenText è la soluzione con cui puoi fare tutto. È disponibile sia su cloud che on-premise.
- Oracle WebCenter: anche questa suite di soluzioni del gigante tecnologico Oracle permette di fare qualsiasi cosa. Può gestire i contenuti in un unico punto centrale e condividerli tra più applicazioni, il che lo rende un'ottima scelta per le aziende con una forte politica di governance centralizzata. Oracle si concentra anche sull'offerta di esperienze Web personalizzate. In effetti, l'azienda ama chiamare questi strumenti "applicazioni di coinvolgimento degli utenti" anziché sistemi di gestione dei contenuti Web.
Ottimi per i social: sebbene alcuni strumenti di gestione dei contenuti Web possano affermare di offrire funzionalità social, la verità è che la maggior parte dei responsabili dei social media vorrà utilizzare una piattaforma progettata appositamente a tale scopo.
- Hootsuite: oltre al suo avatar gufo, Hootsuite è noto per la sua visualizzazione a dashboard che consente di vedere una serie di diversi feed di informazioni simultaneamente, tramite varie colonne sistemate sul tuo display. L'app Web ti consente di assegnare diversi ruoli utente, pianificare i contenuti e creare pagine di destinazione in modo da poter costruire campagne social complete all'interno dello strumento. Hootsuite è particolarmente forte nelle funzioni di reporting e nelle interazioni con terze parti come LinkedIn.
- Sprout Social: questa piattaforma offre molte delle stesse funzionalità di Hootsuite, con alcune differenze: combina tutti i tuoi vari account in un unico feed piuttosto che in colonne separate, oltre ad acquisire tutte le informazioni disponibili sulle persone che interagiscono con te, archiviandole in un utile registro al fine di poterle ricontattare. Sia Sprout che Hootsuite sono basati solo su cloud.
Scelta di un fornitore di software per la gestione dei contenuti
Dopo questa gita alla scoperta di alcuni degli strumenti comuni dei sistemi di gestione dei contenuti disponibili, come sceglieresti? Nella fase di sviluppo dei criteri di selezione e di valutazione delle diverse alternative, bisogna considerare alcuni fattori chiave:
- Quanto è grande e quanto è diffusa la mia organizzazione? Pensa al numero di utenti che devi supportare e alle loro sedi. Avrai bisogno di funzionalità di globalizzazione e di supporto multilingue? Più le cose diventano grandi e complicate, più ti servirà una soluzione efficiente.
- Che livello di supporto IT posso fornire? Se hai poco personale IT a disposizione, o non ne hai affatto, potresti optare per un sistema open source popolare, caratterizzato da molte risorse di assistenza online e supportato da appaltatori o agenzie a basso costo.
- Qual è il mio budget? Questo è un fattore ovvio, ma fortunatamente ci sono molte scelte per tutte le tasche. Le soluzioni open source potrebbero essere una buona scelta per le persone che non possono spendere molto, ma potrebbero non essere abbastanza robuste e affidabili per coloro che hanno maggiori esigenze aziendali e un budget adeguato.
- Quanti contenuti ho? Per le persone con grandi quantità di contenuti, sarà fondamentale una soluzione con ampie capacità di archiviazione e memorizzazione. Nel frattempo, queste stesse soluzioni potrebbero essere scomode e troppo costose per le aziende senza molti contenuti e che non hanno davvero bisogno di accedere a contenuti meno recenti.
- Desidero una soluzione basata su cloud? La scelta tra una soluzione basata su cloud e una on-premise può essere un'altra importante decisione. In questo caso, costi e risorse possono essere fattori determinanti: se già possiedi dei server in grado di ospitare il tuo sistema insieme a risorse IT per configurarlo e manutenerlo, l'opzione on-premise può sembrare la scelta migliore invece di dover pagare servizi di abbonamento annuale per il cloud. Tuttavia, con una soluzione cloud puoi anche diventare operativo sin da subito e gestire la crescita più facilmente.
- Il mio settore ha requisiti speciali? Le aziende del settore sanitario o finanziario potrebbero dover fare molto di più per mantenere le informazioni confidenziali e sicure, e potrebbero anche dover generare tipi specifici di report per le agenzie governative e gli altri stakeholder. È sicuramente importante considerare questi requisiti quando si valuta un sistema di gestione dei contenuti.
- Mi piace l'interfaccia utente del sistema? Come per la bellezza, la facilità d'uso è nell'occhio di chi guarda. Un sistema che sembra intuitivo per un utente potrebbe sembrare troppo complicato per un altro, o troppo limitante e semplicistico. Fai valutare il sistema da alcune delle persone che lo utilizzeranno per davvero prima di prendere qualsiasi decisione finale.
Suggerimenti e best practice per l'implementazione di un sistema di gestione dei contenuti
A questo punto dovresti avere tutte le informazioni necessarie per creare una strategia di gestione dei contenuti e iniziare a scegliere e implementare un tal sistema. Ma come puoi essere sicuro che la tua iniziativa avrà successo? Ecco alcuni suggerimenti e best practice che dovrebbero aiutarti.
È solo questione di persone. Sebbene sia facile concentrarsi solo su tutti i dettagli tecnici, nessun sistema di gestione dei contenuti funzionerà senza il supporto delle persone giuste. Molti stakeholder non sarebbero tanto felici di adottare un nuovo sistema: persone che non sono esperte di tecnologia e hanno paura di imparare un nuovo sistema, "gatekeeper" che hanno paura di perdere il controllo e pensatori creativi che non vogliono rispettare standard o guide di stile.
Coinvolgere questi personaggi in anticipo sarà determinante per il tuo successo, così come garantire che gli stessi si trovino a proprio agio con i loro ruoli all'interno del nuovo sistema. Ad esempio, qualcuno che è stato sistematicamente informato dei nuovi contenuti su base "preferenziale" potrebbe non essere troppo entusiasta di scoprire che sarà un responsabile dell'approvazione e che dovrà rivedere i contenuti il prima possibile per evitare di ritardare il processo. Una volta configurato il sistema, la formazione è fondamentale per agevolare una fluida adozione. Anche le persone che forse non utilizzeranno mai il sistema direttamente potrebbero trarre vantaggio da una formazione, così da capire i nuovi processi che verranno seguiti dal loro team.
Fai un passo alla volta. Quando crei una strategia di gestione dei contenuti, devi pensare in grande e considerare ogni esigenza attuale e futura che prevedi possa avere la tua azienda. Ma lo stesso approccio potrebbe non funzionare altrettanto bene quando si tratta di implementazione, soprattutto se, come la maggior parte delle aziende, le risorse sono limitate e i tempi stretti. Un approccio graduale con miglioramenti incrementali può essere molto più efficace di un "big bang", in quanto consentirà alla tua azienda di prolungare gli investimenti nel tempo e darà al team la possibilità di adattarsi gradualmente ad alcuni cambiamenti importanti.
Provalo e riprovalo: quando si è in ritardo, la tentazione di saltare i test può essere forte. Tuttavia, un lancio puntuale con un sistema pieno di bug e inaffidabile non è un buon risultato. Assicurati di contemplare nel budget il tempo e le risorse sufficienti per i test fin dall'inizio e verifica di avere la flessibilità di richiedere ancora più tempo, se necessario.
Insidie da evitare: è importante conoscere le best practice e a volte è ancora meglio scoprire gli errori comuni che le persone spesso commettono. Eccone alcune importanti da ricordare:
- "Fare l'impossibile." Come indicato in precedenza, un processo graduale offrirà probabilmente un risultato migliore rispetto al voler fare troppo in una sola volta. Definisci un ambito chiaro e realistico e non cadere vittima dello scope creep.
- Tagliare troppo. L'implementazione di un sistema di gestione dei contenuti può essere un investimento importante e molti inciteranno al risparmio. Tuttavia, è preferibile ascoltare il fornitore della soluzione e qualsiasi altro professionista che stia partecipando alla tua iniziativa e ridimensionare l'ambito piuttosto che lesinare sugli articoli consigliati, o sovraccaricare i team interni o costringerli a occuparsi di attività per cui potrebbero non essere qualificati. Un elemento spesso trascurato è il tempo necessario per trasferire i contenuti preesistenti nel nuovo sistema. Quando si ha a che fare con grandi volumi di contenuti, è possibile usare strumenti automatizzati per ridurre al minimo l'attività, che altrimenti si trasformerebbe in un processo manuale estremamente lungo. Assicurati di aver pensato a tutti gli aspetti del tuo piano e di aver preventivato il budget di conseguenza.
- Pensa di poterlo "configurare e dimenticare". Ora che hai messo in funzione il tuo sistema, ti senti autorizzato a passare a un altro progetto dopo una lunga vacanza? Ripensaci! Anche con il miglior piano possibile, nei primi mesi imparerai inevitabilmente molto su come funziona il tuo sistema nel mondo reale, e poi dovrai apportare modifiche e correzioni. Ci vorrà del tempo prima di farlo funzionare come uno strumento ben accordato, e anche in questo caso ci sarà ancora del lavoro da fare al mutare della tua azienda e all'evolvere dei contenuti. Assicurati di preventivare tempo e risorse per le valutazioni e gli aggiornamenti del sistema permanenti.
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