Cos'è un flusso di lavoro?
In poche parole, un flusso di lavoro è un diagramma visivo di un insieme strutturato e predefinito di attività che producono il risultato desiderato. I flussi di lavoro possono essere un avanzamento di base e sequenziale di fasi o una serie complessa di eventi che devono verificarsi in parallelo con dipendenze, regole e requisiti specificati. In teoria, ogni volta che si esegue lo stesso flusso di lavoro, si ha lo stesso risultato. Un flusso di lavoro consiste nelle fasi, nelle risorse necessarie per portare a termine le fasi (come il personale o i macchinari) e il modo in cui queste interagiscono. I flussi di lavoro delineano i punti di inizio e di fine, la direzione del movimento, i punti decisionali, ciò che ci si aspetta come risultato e le potenziali fasi di sostituzione. Infine, la responsabilità viene assegnata per ogni fase.
Una volta che i flussi di lavoro sono in atto, è un processo semplice per ottimizzare i risultati. Diventa più facile visualizzare dove è possibile eliminare gli sprechi e creare efficienze. I flussi di lavoro di successo possono aiutare a migliorare la comunicazione all'interno del personale e a misurare la crescita. Tuttavia, è importante ricordare che quando si parla di flussi di lavoro, si parla di come i risultati vengono effettivamente raggiunti, non dei protocolli che dettano il lavoro da svolgere.
Nell'ambito della gestione dei progetti, i flussi di lavoro sono importanti perché apportano la capacità di prevedibilità e misurazione dei risultati. I project manager amano i flussi di lavoro perché tra i loro pezzi in movimento e le parti in cui devono avvenire una pianificazione e un coordinamento costanti, i flussi di lavoro forniscono i risultati attesi.
10 vantaggi inaspettati dell'utilizzo dei flussi di lavoro
I flussi di lavoro fanno risparmiare tempo e garantiscono certamente trasparenza e riproducibilità. Possono anche fare molto di più. Considera questi dieci vantaggi dell'incorporazione dei flussi di lavoro nella gestione dei progetti.
- I flussi di lavoro riducono il rischio del progetto. Quando un progetto è a rischio, aumenta la complessità del progetto così come il numero di membri del team coinvolti. I flussi di lavoro possono garantire una diminuzione dei ritardi nel programma. Può anche essere responsabile della riduzione di eventuali controversie e costi, limitando la necessità di rifare il lavoro.
- Supporto alle modifiche organizzative. Quando un team lavora in maniera coesa, limita la necessità di intervento sui processi aziendali da parte della direzione e può fornire una migliore comprensione del flusso di lavoro.
- L'implementazione dei flussi di lavoro può portare a cambiamenti nei processi. Nell'ambito dello sviluppo di un flusso di lavoro, le aziende devono esaminare i processi attuali. Ciò può portare a miglioramenti e ottimizzazioni.
- I flussi di lavoro offrono un accesso maggiore alle informazioni. I processi critici possono essere rivisti in ogni momento, assicurando che non ci siano rallentamenti o problemi. Questa supervisione consente ai project manager di determinare se il processo viene eseguito bene da un utente all'altro.
- I flussi di lavoro definiscono la responsabilità del lavoro di persone diverse. Invece di incertezza nel personale su di chi sia la responsabilità del completamento di un'attività o di quali siano i propri doveri, un flusso di lavoro definisce tutto questo per loro.
- Migliora stima delle tempistiche del progetto. Fornisce ai project manager una base per stimare quanto tempo richiederà un'attività o un progetto nel complesso.
- Offre visibilità. I flussi di lavoro rappresentano un modo visivo per comunicare il processo ai soggetti interessati.
- I manager possono concentrarsi sulla strategia. Quando un sistema funziona senza intoppi, i manager non hanno bisogno di dedicare tempo a concentrarsi sulle operazioni. Possono concentrarsi invece su altri aspetti del loro lavoro, promuovendo la crescita e lo sviluppo aziendale.
- I flussi di lavoro forniscono una traccia di audit. Questo vale soprattutto quando si utilizza un sistema software di gestione dei flussi di lavoro. Vengono mantenuti registri dell'avanzamento e del completamento delle attività, insieme a dettagli pertinenti come chi ha completato l'azione, quando è stata eseguita ed eventuali modifiche apportate.
- Le aziende possono inserire regole. Invece di decidere nel momento in cui si verificano i problemi, i flussi di lavoro si riferiscono a regole predefinite. Ciò elimina le ipotesi, risparmiando tempo e aumentando la fiducia nella capacità di lavoro dell'organizzazione.
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Componenti chiave dei flussi di lavoro
Sebbene i modelli di flussi di lavoro possano differire leggermente per terminologia, i componenti descritti di seguito sono coerenti in ogni metodo. I professionisti possono descrivere i loro diagrammi come informali o formali. I flussi di lavoro informali sono semplici, non richiedono software speciale e possono essere solo un diagramma o un diagramma di flusso che delinea una sequenza di fasi. I flussi di lavoro formali possono essere composti da diversi sistemi software e denominati pipeline analitiche. Ogni componente o fase del flusso di lavoro può essere descritta da tre parametri: input, trasformazione e output.
- Input: i materiali e le risorse necessari per completare una fase.
- Trasformazione: una serie specifica di regole che stabiliscono come viene ricevuto l'input e cosa viene fatto.
- Output: i materiali e le risorse prodotti dalla fase e che fungono da input alla fase successiva.
Quattro componenti principali costituiscono la maggior parte dei flussi di lavoro. Quando si modellano i flussi di lavoro, ciascuno dovrebbe essere composto almeno da attori, attività, risultati e stati.
- Gli attori sono persone o una macchina che è responsabile di almeno una parte del lavoro.
- Le attività sono le attività o i processi aziendali che vengono eseguiti e rappresentano un'unica fase logica del processo. Quando le attività sono svolte in modo specifico, si parla di azione. Le attività sono strutturate in modo appropriato per la persona o la macchina da portare a termine prima di passare a quella successiva. Quando gli attori sono abbinati ad attività in coppia, si chiama compito. Quando le condizioni di dipendenza sono soddisfatte, le attività vengono attivate.
- I risultati sono i risultati desiderabili di ogni fase.
- Lo stato si verifica quando un progetto si trova tra i processi. Il controllo del flusso assicura che il flusso dei processi sia diretto nella direzione prescritta da ogni stato, in base a come sono definiti.
La documentazione del processo di flusso di lavoro è fondamentale per i project manager, i professionisti e i ricercatori, perché offre una roadmap per il futuro, aumenta la trasparenza e la riproducibilità e consente l'analisi dei dati all'interno del ciclo di vita dei dati. Gli esperti del settore raccomandano di catturare chiaramente il modo in cui i dati vengono analizzati e trasformati.
La cronologia dei flussi di lavoro
I flussi di lavoro possono essere riconducibili alla produzione negli anni '20 e allo studio dell'organizzazione razionale. Pionieri come Frederick Taylor e Henry Gantt, sia ingegneri meccanici che i primi "project manager" ad aver studiato come organizzare il lavoro in modo efficiente e grafico, soprattutto nel settore manifatturiero. Henry in seguito adottò l'armonogramma Polish e lo trasformò in un diagramma di Gantt per tenere traccia del lavoro. I diagrammi di Gantt sono uno strumento utile per visualizzare i flussi di lavoro o per creare una sequenza temporale per il layout delle milestone, delle pianificazioni e delle dipendenze.
Dalla produzione, i "flussi di lavoro" e questa organizzazione razionale del lavoro si sono spostati in uffici. Un libro del 1950, Office Methods, Systems, & Procedures, di I.A. Herrman, discute l'uso dei "diagrammi di flusso di lavoro" per risolvere vari tipi di problemi. Nel 1962 fu introdotta la tesi di Carl Petri su un modello matematico di distribuzione. Il modello a rete di Petri alla fine è diventato la logica dei processi aziendali per la progettazione di sistemi di flusso di lavoro e software. Gli anni '90 hanno visto i flussi di lavoro evolversi da diagrammi di base fissia sistemi software specifici del settore, che consentono un migliore controllo dei processi.
Teorie del miglioramento del flusso di lavoro
Ci sono molte teorie che le aziende possono utilizzare per migliorare i loro processi. Le filosofie di base di queste teorie di miglioramento tengono conto dell'esperienza, delle esigenze e degli input dell'azienda per creare i flussi di lavoro più mirati.
- Six Sigma. In poche parole, questa teoria suddivide un processo in dettagli. Six Sigma aiuterà a ridurre al minimo le variazioni aiutando a standardizzare il processo di flusso di lavoro.
- Sistemi Lean. Lean lavora per migliorare il flusso di lavoro dei processi, cercando costantemente miglioramenti e modi per fare di più con meno.
- Total Quality Management. Questo sistema affina la qualità in ogni fase per mettere a punto i processi.
- Business Process Reengineering (BPR). Una metodologia che utilizza un software di gestione del flusso di lavoro per supportare la Business Process Reengineering (BPR).
- Teoria dei vincoli. Questa teoria si concentra sulla gestione dei colli di bottiglia e sulla valutazione delle correzioni del collo di bottiglia, soprattutto nella produzione, dei flussi di lavoro.
Esempi di flussi di lavoro in diversi settori
I flussi di lavoro sono diversi tanto quanto i settori e le persone che li utilizzano. Di seguito sono riportati semplici esempi di come i flussi di lavoro possono essere utilizzati in vari settori.
- Risorse umane: i flussi di lavoro possono imporre i processi di assunzione, le modalità di congedo, i requisiti di formazione annuale e i processi di pagamento.
- Produzione farmaceutica: usare i flussi di lavoro nel controllo qualità in aree quali test delle materie, produzione di medicinali, nel confezionamento, test post-produzione e preparazione della spedizione.
- Servizio clienti: un flusso di lavoro che assegna indagini per i reclami dei clienti.
- Forze armate: distribuire i flussi di lavoro per gestire una situazione ostile e seguire le regole d'ingaggio.
- Viaggi: impiega un flusso di lavoro per gestire le prenotazioni di voli, hotel, tour e noleggio auto di un cliente per un'agenzia di viaggi.
- Sanità: un flusso di lavoro che gestisce la ricezione di una ricetta medica attraverso la sua compilazione e il ritiro finale da parte del paziente.
- IT: usa i flussi di lavoro per indicare come affrontare ogni tipo di problema software/hardware segnalato da un membro del personale.
Gestione del flusso di lavoro e software BPM
Il software di gestione dei processi aziendali (BPM) integra vari flussi di lavoro con altre applicazioni, sistemi, tecnologie ed elementi umani. BPM rappresenta più flussi di lavoro e processi e supporta il ciclo totale di miglioramento dei processi aziendali.
Differenze tra gestione dei flussi di lavoro e gestione dei progetti
La gestione del flusso di lavoro e la gestione dei progetti sono concetti simili; sono correlati, ma non sono identici. La gestione del flusso di lavoro è l'automazione dei processi aziendali. Questi processi aziendali sono definiti, generalmente rimangono uguali (o simili) e si verificano spesso. La gestione del flusso di lavoro può applicare processi ripetitivi con piccole modifiche regolarmente. Al contrario, la gestione dei progetti è un processo più ampio di coordinamento, pianificazione e in stato di flusso costante e che richiede una risposta ai cambiamenti per progetti specifici e unici. Molti strumenti, risorse e processi possono essere utilizzati per raggiungere l'obiettivo dell'organizzazione e completare il progetto.
Comprendere i sistemi di gestione dei flussi di lavoro
I sistemi di gestione dei flussi di lavoro (WfMS) sono sistemi che forniscono l'infrastruttura per disporre, tenere traccia, controllare e coordinare il processo aziendale, cioè i flussi di lavoro. Un WfMS dovrebbe consentire all'utente di definire i flussi di lavoro necessari in base a diverse circostanze: lavori, processi e impostazioni. Inoltre, molti WfMS consentono l'analisi e la misurazione dei processi in modo che possano essere identificate e apportate opportunità di miglioramento e snellimento.
Molti WfMS offrono elaborazione e routing automatici, combinano sistemi e processi indipendenti multipli in una struttura coesa, integrandosi con l'infrastruttura esistente e organizzano prodotti di diverse fonti. Gli WfMS possono anche fornire notifiche e offrire alla persona successiva i dati di cui ha bisogno per completare la propria fase e fornire un follow-up per le attività non completate. Queste funzionalità aumentano il valore aggiunto del sistema di flusso di lavoro.
Tre tipi di flussi di lavoro possono essere costruiti dai sistemi di gestione del flusso di lavoro, il cui utilizzo dipende dalle esigenze del progetto. Questi includono flussi di lavoro sequenziali, flussi di lavoro per macchina a stati e flussi di lavoro basati su regole.
- Un flusso di lavoro sequenziale è lineare e progressivo, come un diagramma di flusso. Questo flusso di lavoro passa da un'attività o processo all'altro e non fa un passo indietro nella sequenza.
- Un flusso di lavoro per macchina a stati è più complesso di un flusso di lavoro sequenziale e può tornare indietro nella sequenza se una dipendenza lo richiede. Questi flussi di lavoro vanno da uno "stato" a un altro.
- Un flusso di lavoro basato su regole è essenzialmente un flusso di lavoro sequenziale di livello superiore. Le "regole" determinano l'avanzamento del flusso di lavoro. Usano le condizioni per decidere se le espressioni sono "vere" o "false" e le regole sono modellate con le espressioni "se", "allora" o "altrimenti".
Vantaggi e caratteristiche del software di gestione dei flussi di lavoro
I software per il flusso di lavoro o i motori del flusso di lavoro consentono alle aziende di automatizzare i processi aziendali ripetitivi, garantendo ogni volta gli stessi risultati (o molto simili). Le aziende e i project manager hanno bisogno di soluzioni software complete e integrate che forniscano loro la flessibilità e la responsabilità per portare a termine il loro lavoro.
Il miglior sistema di gestione dei flussi di lavoro è quello che soddisfa le tue esigenze aziendali. Alcune aziende offrono sistemi "leggeri", il che significa che il programma è più semplice o più veloce e ha meno componenti rispetto ad altre offerte sul mercato. Alcuni esperti di tecnologia affermano che questi sistemi leggeri sono più facili da usare e a volte adoperano meno memoria. Alcuni sistemi di gestione del flusso di lavoro fanno parte di un sistema complessivamente più ampio e sono solo una piccola parte. La maggior parte degli esperti di tecnologia afferma che, indipendentemente dalla scelta, gli utenti devono avere una piattaforma che possa gestire tutti i loro flussi di lavoro.
L'elenco seguente fornisce una panoramica delle funzionalità che si possono trovare nel software attualmente disponibile. Gli esperti di tecnologia consigliano di determinare quali caratteristiche sono critiche per i processi aziendali e di basare la scelta su quali funzioni sono disponibili in ciascuno di essi.
- Offre processi automatici
- Adattivo e flessibile (puoi modificare il caso del flusso di lavoro in caso?)
- Offre dipendenze illimitate
- Consente l'esecuzione parallela di fasi e rami
- Basato sul cloud
- Basato su griglia (solo locale)
- Bacheche Kanban
- Offre diversi modi per visualizzare i flussi di lavoro
- Sfrutta l'infrastruttura attuale
- Integrazione con i prodotti Microsoft Office
- Si integra con SAP e altri servizi
- Si integra con Java/Unix/Oracle
- Intuitivo da imparare/utilizzare
- Modellazione
- Misurazione - Parametri del dashboard
- Basato su KPI - fornisce report analitici
- Notifiche e avvisi al personale
- Accesso e controlli basati sui ruoli
- Percorso di audit
- Piano dei costi e dei costi
- Opzioni Open Source
- CRM
- Monitoraggio delle tempistiche e fogli di attività
- Gestione delle risorse
- Monitoraggio della redditività
- Portale clienti
- Crea fatture e moduli
- Basato su SaaS
- Monitoraggio e moduli budget
- Software di gestione dei documenti compatibile
- Diagrammi di Gantt
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