Che cos'è la pianificazione strategica?
La pianificazione strategica è un'attività organizzativa che mira a raggiungere gli obiettivi di un gruppo. Il processo aiuta a definire gli obiettivi di un'azienda e analizza gli eventi interni ed esterni che potrebbero influenzare il percorso organizzativo. La pianificazione strategica aiuta anche a identificare le modifiche che potrebbe essere necessario apportare per raggiungere l'obiettivo. La pianificazione strategica è diventata popolare negli anni '60 perché ha aiutato le aziende a stabilire priorità e obiettivi, a rafforzare le operazioni e a stabilire un accordo tra i manager sui risultati.
La pianificazione strategica può avvenire in più anni e il processo può variare in lunghezza, così come il piano finale stesso. Idealmente, la pianificazione strategica dovrebbe comportare un documento, una presentazione o un report che definisce un progetto per i progressi dell'azienda.
Impostando le priorità, le aziende aiutano a garantire che i dipendenti lavorino verso obiettivi comuni e definiti. Aiuta anche a definire la direzione di un'azienda grazie all'utilizzo efficiente delle risorse per raggiungere gli obiettivi. In base al piano, i manager possono prendere decisioni o allocare le risorse necessarie per perseguire la strategia e ridurre al minimo i rischi.
La pianificazione strategica rafforza le operazioni ottenendo contributi da persone con opinioni diverse e costruendo un consenso sulla direzione dell'azienda. Oltre a concentrare l'energia e le risorse, il processo di pianificazione strategica consente alle persone di sviluppare un senso di proprietà nel prodotto che creano.
“Strategic planning is not really one thing. It is really a set of concepts, procedures, tools, techniques, and practices that have to be adapted to specific contexts and purposes,” says Professor John M. Bryson, McKnight Presidential Professor of Planning and Public Affairs at the Hubert H. Humphrey School of Public Affairs, University of Minnesota and author of Strategic Planning for Public and Nonprofit Organizations: A Guide to Strengthening and Sustaining Organizational Achievement. “Strategic planning is a prompt to foster strategic thinking, acting, and learning, and they all matter and they are all connected.”
Cosa non è la pianificazione strategica?
La pianificazione strategica non è un elenco di cose da fare a breve o a lungo termine: è la base di un'azienda, la sua direzione e il modo in cui ci arriverà.
"Bisogna pensare in modo molto strategico alla pianificazione. Non si tratta solo di seguire le fasi", spiega Bryson. "Bisogna capire che la pianificazione strategica non è una sorta di soluzione magica per risolvere i problemi. Non bisogna avere aspettative irrealistiche."
La pianificazione strategica è diversa anche da un business plan che si concentra su un prodotto, un servizio o un programma specifici e su obiettivi a breve termine. Piuttosto, significa guardare al quadro generale.
Anche se sono correlati, è importante non confondere la pianificazione strategica con il pensiero strategico, che consiste più nell'immaginare e innovare in un modo che aiuti un'azienda. Al contrario, la pianificazione strategica supporta questi pensieri e ti aiuta a capire come realizzarli.
Un'altra parte della pianificazione strategica è la pianificazione tattica, che prevede di esaminare gli sforzi a breve termine per raggiungere obiettivi a lungo termine.
Infine, i piani di marketing non sono identici ai piani strategici. Un piano di marketing consiste più nell'introdurre e fornire un servizio o un prodotto al pubblico invece che nel far crescere un'azienda. Per ulteriori informazioni sui piani e i processi di marketing, leggi questo articolo.
I piani strategici includono informazioni sulle finanze, ma sono diversi dalla pianificazione finanziaria, che coinvolge processi e persone diverse. I modelli di pianificazione finanziaria possono aiutare in questo processo.
Perché la pianificazione strategica è importante?
Nell'era tecnologica odierna, le pianificazioni strategiche forniscono alle aziende un percorso da seguire. Aiutano le aziende a prosperare, non solo a sopravvivere: forniscono un focus chiaro, che rende un'organizzazione più efficiente ed efficace, aumentandone così la produttività.
“You are not going to go very far if you don’t have a strategic plan. You need to be able to show where you are going,” says Stefan Hofmeyer, an experienced strategist and co-founder of Global PMI Partners. He lives in the startup-rich environment of northern California and says he often sees startups fail to get seed money because they do not have a strong plan for what they want to do and how they want to do it.
Tenere i membri del team sulla stessa lunghezza d'onda (sia nella creazione di una pianificazione strategica che nella sua esecuzione) può essere utile per un'azienda. I pianificatori possono trovare soddisfazione nel processo e unirsi intorno a una visione comune. Inoltre, è possibile creare team forti e colmare le divergenze tra il personale e la direzione.
"Bisogna raggiungere un accordo sulle buone idee", afferma Bryson. "Una strategia davvero valida deve soddisfare molti criteri. Deve essere tecnicamente praticabile, amministrativamente fattibile, politicamente accettabile e difendibile dal punto di vista legale, morale ed etico. Capite come si tratti di un elenco piuttosto complesso."
Discutendo le questioni di un'azienda durante il processo di pianificazione, gli individui possono esprimere le proprie opinioni e fornire le informazioni necessarie per far progredire l'organizzazione, una forma di risoluzione dei problemi come gruppo.
I piani strategici forniscono anche un meccanismo per misurare il successo e i progressi verso gli obiettivi, che mantiene i dipendenti sulla stessa lunghezza d'onda e li aiuta a concentrarsi sulle attività da svolgere.
Quando è il momento di fare una pianificazione strategica?
Non c'è un momento perfetto per eseguire la pianificazione strategica. Dipende interamente dall'organizzazione e dall'ambiente esterno che la circonda. Tuttavia, ecco alcuni suggerimenti su quando pianificare:
Se il tuo settore sta cambiando rapidamente
Quando un'organizzazione sta iniziando le operazioni
All'inizio di un nuovo anno o di un periodo di finanziamento
In preparazione di una nuova importante iniziativa
Se i regolamenti e le leggi del tuo settore sono cambiati o stanno cambiando
"Non sei tu a dover pensare, pianificare e implementare tutto", afferma Bryson. "Un errore che le persone commettono è [credere] che il pensiero debba precedere l'agire e l'apprendimento."
Anche se non si ricrea spesso l'intero processo di pianificazione, è importante controllare periodicamente il piano e assicurarsi che funzioni ancora. In caso contrario, aggiornalo.
Che cos'è un processo di pianificazione strategica?
La pianificazione strategica è un processo, certo non facile. È fondamentale assicurarsi di lasciare abbastanza tempo per completare il processo senza affrettarsi, ma non impiegarne così tanto da perdere slancio e concentrazione. Il processo stesso può essere più importante del documento finale a causa delle informazioni che derivano dalle discussioni con la direzione e i lavoratori di livello inferiore.
“There is not one favorite or perfect planning process,” says Jim Stockmal, president of the Association for Strategic Planning (ASP). He explains that new techniques come out constantly, and consultants and experienced planners have their favorites. In an effort to standardize the practice and terms used in strategic planning, ASP has created two certification programs.
Il livello 1 è la certificazione Strategic Planning Professional (SPP). È progettato per i pianificatori all'inizio o alla metà della carriera che lavorano nella pianificazione strategica. Il Livello 2, la certificazione Strategic Management Professional (SMP), è rivolto a professionisti esperti o a coloro che formano altri. Stockmal spiega che l'ASP ha progettato i programmi di certificazione per aggiungere una struttura a una professione altrimenti amorfa.
Il processo di pianificazione strategica varia a seconda delle dimensioni dell'organizzazione e può essere formale o informale, ma ci sono dei vincoli. Ad esempio, i team di ogni dimensione e con qualsivoglia obiettivo dovrebbero creare molti punti lungo il percorso per raccogliere il feedback dei leader chiave: questo aiuterà il processo a rimanere in carreggiata.
Alcuni elementi del processo potrebbero avere punti di inizio e di fine specifici, mentre altri saranno continui. Ad esempio, potrebbe non esserci un momento che improvvisamente chiarirà il da farsi. Al contrario, una serie di piccole mosse potrebbe spostare lentamente l'organizzazione nella giusta direzione.
"Non rendere le cose troppo complesse. Riunisci tutti gli stakeholder per ottenere input e feedback", consiglia Stockmal. "Fai sempre una scansione ambientale continua e non aver paura di impegnarti con gli stakeholder."
Inoltre, conoscere la cultura aziendale è importante. "Devi far funzionare le cose per la tua organizzazione", afferma.
Esistono molti modi diversi per affrontare il processo di pianificazione strategica. Di seguito sono riportati tre approcci popolari:
Pianificazione basata sugli obiettivi: questo approccio inizia esaminando la missione e gli obiettivi di un'organizzazione. Da lì, si lavora per questa missione, si implementano le strategie necessarie per raggiungere questi obiettivi e si assegnano ruoli e scadenze per il raggiungimento di determinate milestone.
Pianificazione basata sui problemi: in questo approccio, inizia esaminando i problemi che l'azienda sta affrontando, quindi decidi come affrontarli e quali azioni intraprendere.
Pianificazione organica: questo approccio è più fluido e inizia con la definizione di mission e valori, per poi delineare i piani per raggiungere quella vision, rispettando i valori.
"L'approccio alla pianificazione strategica deve essere subordinato all'organizzazione, alla sua storia, a ciò che è in grado di fare, ecc.", spiega Bryson. "È un errore pensare che ci sia un unico approccio."
Per ulteriori informazioni sulla pianificazione strategica, leggi come scrivere un piano strategico e i diversi tipi di modelli che puoi utilizzare.
Chi partecipa a un processo di pianificazione strategica?
Per un lavoro cruciale come la pianificazione strategica, è necessario riunire il team giusto e includerlo fin dall'inizio del processo. Cerca di includere il maggior numero possibile di stakeholder.
Di seguito sono riportati suggerimenti su chi includere:
Leadership senior
Pianificatori strategici
Strateghi
Persone che saranno responsabili dell'implementazione del piano
Persone per identificare le lacune nel piano
Membri del consiglio di amministrazione
"La pianificazione strategica può sembrare magica, ma questa magia non si trova in un framework specifico o in un processo a 10 fasi di qualcuno", afferma Bryson. "La magia è riunire le persone chiave, farle concentrare su ciò che è importante e [far] fare loro qualcosa al riguardo. È qui che sta la magia."
Hofmeyer raccomanda di trovare persone all'interno di un'organizzazione che non siano necessariamente leader attuali, ma che potrebbero esserlo in futuro. "A volte è ovvio capire chi sono. Di solito sono loro a rivelarsi, non devi cercarli tu. Sono motivati a partecipare", afferma. Questi futuri leader sono quelli che parlano alle riunioni o in altre occasioni, che si mettono in campo anche se non fa parte della loro descrizione del lavoro.
All'inizio del processo, stabilisci linee guida su chi sarà coinvolto e cosa ci si aspetterà da loro. Tutti i soggetti coinvolti devono essere disposti a collaborare e a cooperare. Se ci si chiede se includere o meno qualcuno, di solito è meglio portare persone in più piuttosto che lasciare fuori qualcuno, solo per scoprire in seguito che avrebbe dovuto far parte del processo da sempre. Non tutti saranno coinvolti per tutto il tempo; le persone vanno e vengono durante le diverse fasi.
Spesso, un facilitatore o consulente esterno può essere una risorsa per un comitato di pianificazione strategica. A volte è difficile per i manager e gli altri dipendenti sedersi e discutere di ciò che devono realizzare come azienda e di come debbano farlo, senza considerare altri fattori. Come osservazione oggettiva, l'aiuto esterno può spesso offrire informazioni che possono sfuggire agli addetti ai lavori.
Hofmeyer afferma che a volte i capi hanno come dei paraocchi che impediscono loro di vedere ciò che sta succedendo intorno a loro, il che li porta a ignorare potenziali conflitti. "Le persone hanno spesso i propri ordini del giorno su dove vogliono andare e, se questi non sono allineati, è difficile costruire un piano strategico. Una prospettiva esterna può davvero portarti fuori dalla tua bolla e dirti cose che non vorresti necessariamente sentire [ma dovresti]. Entriamo in un ritmo ed è molto difficile uscirne, quindi l'intervento di persone esterne può aiutare a creare nuove visioni e aspetti della tua attività."
Un consulente esterno può anche aiutare gli oppositori a prendere il processo più seriamente perché sanno che l'azienda sta investendo denaro nelle varie iniziative, aggiunge Hofmeyer.
Indipendentemente da chi è coinvolto nel processo di pianificazione, assicurati che almeno una persona serva come amministratore e documenti tutte le azioni del comitato di pianificazione.
Quali sono gli elementi di un piano strategico?
Un piano strategico comunica gli obiettivi e ciò che serve per raggiungerli. Il piano a volte inizia con una vista generale, per poi diventare più specifico. Poiché i piani strategici sono più libri guida che non libri di regole, non devono necessariamente essere burocratici e rigidi. Non esiste un piano perfetto; tuttavia, deve essere realistico.
Ci sono molte sezioni di un piano strategico e la lunghezza del documento finale o della presentazione può variare. I nomi utilizzati dalle persone per le sezioni sono diversi, ma le idee generali alla base sono simili: assicurati semplicemente che tu e il tuo team concordiate sui termini che utilizzerete e sul significato di ciascuna di questi.
Modello di pianificazione strategica a una pagina
"Sono un grande fan delle strategie scritte su un unico foglio di carta. Rappresentano un piano strategico in poche parole e sono facilmente consultabili", consiglia Stockmal.
Puoi utilizzare il modello seguente per consolidare tutte le tue idee strategiche in un piano succinto di una pagina. In questo modo, puoi avere una panoramica generale delle tue iniziative strategiche da inserire sul tuo sito web, distribuire agli stakeholder e consultare internamente. Ulteriori dettagli sull'implementazione, sulla capacità e su altre preoccupazioni possono essere inseriti in un documento ampliato.
Scarica il modello di pianificazione strategica a una pagina
Excel | Word
La parte più importante del piano strategico è la sintesi esecutiva, che contiene i punti salienti del piano. Anche se appare all'inizio, dovrebbe essere scritta per ultima, dopo aver fatto tutte le ricerche.
Nello scrivere la sintesi esecutiva, Stockmal afferma: "Trovo molto più facile estrarre e tagliare e modificare piuttosto che farlo come prima operazione."
Per assistenza nella creazione di riepiloghi esecutivi, consulta questi modelli.
Altre parti di un piano strategico possono includere quanto segue:
Descrizione: una descrizione dell'azienda o dell'organizzazione.
Dichiarazione di visione: una dichiarazione audace o ispiratrice su dove vuoi che la tua azienda si trovi in futuro.
Dichiarazione di missione: in questa sezione, descrivi ciò che fai oggi, il tuo pubblico e il tuo approccio mentre lavori per la tua visione.
Valori fondamentali: in questa sezione, elenca le credenze e i comportamenti che ti consentiranno di raggiungere la tua missione e, infine, la tua visione.
Scopi: fornisci alcune dichiarazioni su come raggiungere la tua visione a lungo termine.
Obiettivi: ogni obiettivo a lungo termine dovrebbe avere alcuni obiettivi di un anno che facciano avanzare il piano. Rendi SMART gli obiettivi (in inglese: specifici, misurabili, raggiungibili e basati sul tempo) per trarne il massimo vantaggio.
Budget e piani operativi: evidenzia le risorse di cui avrai bisogno e come le implementerai.
Monitoraggio e valutazione: in questa sezione, descrivi come controllare i tuoi progressi e determinare quando raggiungere i tuoi obiettivi.
Uno dei primi passi nella creazione di un piano strategico è quello di eseguire un'analisi interna ed esterna dell'ambiente aziendale. Internamente, esamina i punti di forza e di debolezza della tua azienda, nonché i valori personali di coloro che implementeranno il tuo piano (manager, dirigenti, membri del consiglio di amministrazione). Esternamente, esamina le minacce e le opportunità all'interno del settore e tutte le aspettative generali della società che potrebbero esistere.
Puoi eseguire un'analisi SWOT (punti di forza, debolezze, opportunità e minacce) per riassumere dove ti trovi attualmente e su cosa dovresti concentrarti per raggiungere i tuoi obiettivi futuri. I punti di forza mostrano cosa fai bene, i punti di debolezza indicano gli ostacoli che potrebbero impedirti di raggiungere i tuoi obiettivi, le opportunità evidenziano dove puoi crescere e le minacce individuano i fattori esterni che potrebbero rappresentare un ostacolo.
In questo articolo puoi trovare ulteriori informazioni sull'esecuzione di un'analisi SWOT e modelli gratuiti. Un'altra tecnica di analisi, STEEPLE (in inglese: sociale, tecnologica, economica, ambientale, politica, legale ed etica), spesso accompagna un'analisi SWOT.
Le basi della pianificazione strategica
Il modo in cui si naviga nel processo di pianificazione strategica varia. Sono disponibili diversi strumenti e tecniche e la tua scelta dipende dalla leadership, dalla cultura, dall'ambiente e dalle dimensioni della tua azienda, nonché dall'esperienza dei pianificatori.
Tutti includono sezioni simili nel piano finale, ma i modi per arrivare a questi risultati sono diversi. Alcuni strumenti sono basati sugli obiettivi, mentre altri sono basati su problemi o scenari. Alcuni si affidano a un processo più organico o rigido.
Hofmeyer riassume ciò che riguarda la pianificazione strategica:
Comprendi gli stakeholder e coinvolgili fin dall'inizio.
Concorda una visione.
Organizza riunioni e sessioni di successo.
Riepiloga e presenta il piano agli stakeholder.
Identifica e controlla le metriche.
Apporta modifiche periodiche.
Elementi che rientrano nella pianificazione strategica
La pianificazione strategica contiene input, attività, output e risultati. Gli input e le attività sono elementi interni all'azienda, mentre gli output e i risultati sono esterni.
Ricorda, ci sono molti nomi diversi per le sezioni dei piani strategici. La chiave è concordare i termini che utilizzerai e definirli per tutti i soggetti coinvolti.
Input
Gli input sono importanti perché è impossibile sapere dove stai andando finché non sai cosa c'è intorno a te dove ti trovi in un dato momento.
Le aziende devono raccogliere dati da una varietà di fonti per avere una visione chiara dell'ambiente competitivo, delle opportunità e dei rischi all'interno di quell'ambiente. Puoi pensare alla cosa come a un programma di intelligenza competitiva.
I dati dovrebbero provenire dalle seguenti fonti:
Colloqui con i dirigenti
Revisione dei documenti sulla concorrenza o sul mercato disponibili al pubblico
Ricerca principale visitando o osservando i concorrenti
Studi del tuo settore
I valori dei principali stakeholder
Queste informazioni spesso vanno a scrivere la visione e le dichiarazioni di missione di un'organizzazione.
Attività
Le attività sono le riunioni e altre comunicazioni che devono essere svolte durante il processo di pianificazione strategica per aiutare tutti a comprendere la concorrenza che circonda l'organizzazione.
È importante comprendere l'ambiente competitivo e la risposta della tua azienda a riguardo. È qui che tutti guardano e rispondono ai dati raccolti dagli input.
Gli output
Il processo di pianificazione strategica produce risultati. Gli output possono essere fondamentali quanto il documento di pianificazione strategica stesso. Anche la documentazione e le comunicazioni che descrivono la strategia della tua organizzazione, nonché i bilanci, possono essere output.
Risultati
L'implementazione del piano strategico produce risultati (distinti dagli output). I risultati determinano il successo o il fallimento del piano strategico misurando la loro vicinanza agli obiettivi e alla visione delineati nel piano.
È importante capire che ci saranno anche risultati non pianificati e non intenzionali. Il modo in cui impari e ti adatti a questi cambiamenti influenza il successo del piano strategico.
Durante il processo di pianificazione, decidi come misurare i successi e i fallimenti delle diverse parti del piano strategico.
Condivisione, valutazione e monitoraggio dell'avanzamento di un piano strategico
Dopo che le aziende hanno affrontato un lungo processo di pianificazione strategica, è importante che il piano non rimanga a prender polvere. Condividi, valuta e monitora il piano per giudicare i risultati e apportare tutti gli aggiornamenti necessari.
"[Alcuni] leader pensano che una volta approntata una strategia, spetti a qualcun altro eseguirla. È un errore che vedo spesso", afferma Stockmal.
Il processo inizia con la distribuzione e la comunicazione del piano. Decidi chi otterrà una copia del piano e come queste persone ne parleranno agli altri. Terrai una riunione per avviare l'implementazione? Come specificherai chi farà cosa e quando? Comunica chiaramente i ruoli che le persone avranno.
"Prima di comunicare il piano [a tutti], è necessario avere l'impegno degli stakeholder", raccomanda Hofmeyer. Chiedi agli stakeholder di annunciare il piano a tutti, in questo modo li renderai responsabili perché i lavoratori li assoceranno alla strategia. "Questo comporterà pressioni per agire in concreto da parte loro."
Una volta che il team inizia l'implementazione, è necessario disporre di benchmark per misurare i successi rispetto agli obiettivi del piano. A volte, avere piani d'azione più piccoli all'interno di un piano più ampio può aiutare a mantenere il lavoro in carreggiata.
Durante il processo di pianificazione, dovresti aver deciso come misurare il successo. Ora, cerca di comprendere come e quando documenterai i progressi. Tieni d'occhio l'eventuale presenza di lacune tra la visione e la sua implementazione: una grande potrebbe essere un segno di forte deviazione dal piano.
Sono disponibili strumenti per monitorare le prestazioni dei piani strategici, compresi diversi tipi di software. "Per alcune organizzazioni, un foglio di calcolo è sufficiente, ma dovrai inserire manualmente i dati, quindi qualcuno deve esserne responsabile", consiglia Stockmal.
Ricorda: i piani strategici non sono scritti nella pietra. Una deviazione sarà necessaria e, quando succede, è importante capire perché si è verificata e come il cambiamento potrebbe avere un impatto sulla visione e gli obiettivi dell'azienda.
La deviazione dal piano non significa necessariamente un fallimento, ricorda Hofmeyer. Invece, è fondamentale capire ciò che è accaduto. "Le cose accadono [e] dovresti sempre essere stare attento. Credo fermamente nel miglioramento continuo", afferma. Spiega agli stakeholder perché è in atto un cambiamento. "C'è sempre un senso di rivalutazione, purché sia fatto con metodo."
Crea un calendario per rivedere e modificare il piano secondo le necessità; potrai così aiutare le aziende a rimanere in carreggiate.
Che cos'è la gestione strategica?
La pianificazione strategica fa parte della gestione strategica e coinvolge le attività che concretizzano il piano stesso. In sostanza, la gestione strategica consiste nell'arrivare dal punto di partenza all'obiettivo in modo efficace ed efficiente utilizzando le attività e i processi in corso che un'azienda intraprende al fine di rimanere in linea con la propria missione, visione e piano strategico.
"La [gestione strategica] colma il divario tra il piano e l'esecuzione della strategia", afferma Stockmal di ASP. La gestione strategica fa parte di un processo di pianificazione più ampio che include il budget, le previsioni, l'assegnazione del capitale e altro ancora.
Non esiste un modo giusto o sbagliato di fare una gestione strategica, ma solo linee guida. Le fasi di base sono la preparazione per la pianificazione strategica, la creazione del piano strategico e l'implementazione del piano.
Indipendentemente dal modo in cui si gestisce il piano, è fondamentale consentirgli di evolversi e crescere secondo le necessità, a causa di fattori interni ed esterni.
"Siamo tutti coinvolti in problemi quotidiani", spiega Stockmal, aggiungendo che spesso le persone non lasciano abbastanza tempo per implementare il piano e fare progressi. Questo è ciò che la gestione strategica cerca di ottenere: fare le cose che sono nel piano e non lasciare che il piano stesso prenda polvere.
Migliora la pianificazione strategica con la gestione del lavoro in tempo reale in Smartsheet
Potenzia il rendimento dei tuoi dipendenti con una piattaforma flessibile progettata per soddisfare le esigenze del tuo team e capace di adattarsi alle condizioni mutevoli del lavoro. La piattaforma Smartsheet semplifica la pianificazione, l'acquisizione, la gestione e la creazione di report sul lavoro da qualsiasi luogo, aiutando il tuo team a essere più efficace e ottenere di più. Crea report sulle metriche chiave e ottieni visibilità in tempo reale sul lavoro mentre accade con report di riepilogo, pannelli di controllo e flussi di lavoro automatizzati creati per mantenere il tuo team connesso e informato. Quando i team hanno chiarezza sul lavoro da svolgere, possono ottenere maggiori risultati in meno tempo. Prova Smartsheet gratuitamente, oggi.