Le basi della scrittura di un piano strategico
Il processo di pianificazione strategica richiede tempo, ma il valore che ne deriva è enorme. Se eseguito correttamente, il tuo piano strategico coinvolgerà e allinea gli stakeholder in base alle priorità della tua azienda.
La pianificazione strategica, chiamata anche sviluppo della strategia o analisi e valutazione, richiede attenzione ai dettagli e deve essere eseguita da qualcuno che possa seguire le fasi successive e gli aggiornamenti regolari. I piani strategici non sono documenti statici, ma cambiano in seguito a nuove circostanze, sia internamente che esternamente.
Prima di iniziare il processo di pianificazione strategica, è importante assicurarsi di avere il consenso della direzione, di un consiglio di amministrazione o di altri leader. Senza di esso, il processo non può avere successo.
Quindi, riunisci il tuo team di pianificazione. Il gruppo dovrebbe includere persone provenienti da vari reparti a diversi livelli e il processo di pianificazione dovrebbe essere una discussione aperta e libera all'interno del gruppo. È importante per i leader ottenere input dal gruppo nel suo insieme, ma non avranno necessariamente bisogno dell'approvazione di tutti, cosa che potrebbe rallentare il processo.
L'autore del piano è responsabile della scrittura e della stesura del piano finale e dovrebbe lavorare con un gruppo più piccolo di scrittori per stabilire e standardizzare il tono e lo stile del documento o della presentazione finale.
A volte, è una buona idea assumere un soggetto esterno per facilitare il processo di pianificazione strategica.
“It often can be helpful to have a really good facilitator to organize and pursue strategic conversations,” says Professor John M. Bryson, McKnight Presidential Professor of Planning and Public Affairs at the Hubert H. Humphrey School of Public Affairs, University of Minnesota and author of Strategic Planning for Public and Nonprofit Organizations: A Guide to Strengthening and Sustaining Organizational Achievement.
Byson afferma che il facilitatore può essere interno o esterno, ma che ha bisogno di esperienza. "Devi assicurarti di scegliere un esperto, pertanto organizza un processo di selezione", afferma.
Un modo per valutare l'esperienza di un facilitatore è chiedere come conduca le conversazioni. "È importante che i facilitatori pongano domande", afferma Bryson.
Bryson afferma che un facilitatore efficace spesso pone le seguenti domande:
Qual è la situazione in cui ci troviamo?
Cosa stiamo facendo?
Come?
Come colleghiamo i nostri scopi alle nostre capacità?
I facilitatori devono anche essere in grado di gestire situazioni di conflitto, separando le idee dai giudizi. "Il conflitto fa parte della pianificazione strategica", ammette Bryson. "[I facilitatori] devono tenere le conversazioni aperte abbastanza a lungo per ottenere idee sufficienti da poter fare scelte sagge".
Questi aiutanti esterni sono a volte più efficaci dei facilitatori interni, poiché non sono emotivamente coinvolti nel risultato del processo. Pertanto, possono concentrarsi sul processo e porre domande difficili.
Un piano strategico è un documento o una presentazione dinamica che dettaglia la situazione attuale della tua azienda, delinea i tuoi piani futuri e ti mostra come l'azienda può arrivarci. È possibile adottare molti approcci al processo e considerare idee diverse su ciò che deve essere approfondito, ma alcuni concetti generali sono sempre validi.
"La pianificazione strategica è rappresentata da una richiesta o un facilitatore e ha il fine di promuovere il pensiero strategico, l'agire e l'apprendimento", afferma Bryson. Spiega che spesso inizia a pianificare progetti con tre domande:
Cosa volete fare?
Come lo faremo?
Cosa succederebbe se faceste quello che volete fare?
Le risposte a queste domande costituiscono la base del documento di pianificazione.
Un piano strategico è efficace solo quando la scrittura e il pensiero sono chiari, poiché l'intento è quello di aiutare un'organizzazione a rispettare la propria missione attraverso programmi e capacità, costruendo allo stesso tempo l'impegno degli stakeholder.
Domanda 1: dove siamo ora?
La risposta (o le risposte) alla prima domanda (dove siamo ora?) affrontano le fondamenta della tua organizzazione e possono servire come schema per le seguenti sezioni del tuo piano strategico:
Dichiarazione di missione
Valori fondamentali e principi guida
Identificazione delle organizzazioni concorrenti
Analisi del settore (può includere un'analisi SWOT o PEST)
Domanda 2: dove stiamo andando?
Le risposte a questa domanda ti aiutano a identificare i tuoi obiettivi per il futuro dell'azienda e a valutare se la tua traiettoria attuale è il futuro che desideri. Questi aspetti del piano delineano una strategia per il raggiungimento del successo e possono includere quanto segue:
Dichiarazione di visione su come sarà l'azienda in futuro
Ciò che sta accadendo (sia internamente che esternamente) e ciò che deve cambiare
I fattori necessari per il successo
Domanda 3: come possiamo arrivarci?
Le risposte a questa domanda ti aiutano a delineare i molti percorsi che puoi intraprendere per raggiungere la tua visione e abbinare i tuoi punti di forza alle opportunità sul mercato. Un diagramma di Gantt può aiutarti a tracciare e monitorare queste iniziative.
È necessario includere le seguenti sezioni:
Punti specifici e misurabili
Obiettivi
Un piano di esecuzione che identifichi chi gestisce e monitora il piano
Un piano di valutazione che mostri come si intende misurare i successi e le battute d'arresto che derivano dall'implementazione
Cosa includere in un piano strategico
La terminologia della pianificazione strategica non è standardizzata in tutto il settore, e questo può portare a confusione. Al contrario, gli esperti di pianificazione strategica utilizzano molti nomi per le diverse sezioni di un piano strategico.
“The terms are all over the map. It’s really the concept of what the intention of the terms are [that is important],” says Denise McNerney, President and CEO of iBossWell, Inc., and incoming president of the Association for Strategic Planning (ASP). She recommends coming up with a kind of glossary that defines the terms for your team. “One of the most important elements when you’re starting the strategic planning process is to get some clarity on the nomenclature. It’s just what works for your organization. Every organization is slightly different.”
Indipendentemente dai termini utilizzati, l'idea generale di un piano strategico è la stessa. "È come disegnare una mappa per la tua azienda. Uno dei primi passi è impegnarsi in un processo, quindi determinare come lo si fa", spiega McNerney.
Utilizza un diagramma di base che chiama architettura del piano strategico. Le aree sopra la linea tratteggiata rossa sono le parti strategiche del piano. Sotto la linea tratteggiata rossa ci sono le fasi di implementazione.
Mentre la terminologia specifica varia, le sezioni di base di un piano strategico includono più o meno quanto segue in questo ordine:
Sintesi esecutiva
Descrizione dell'azienda o elevator pitch
Dichiarazione di missione
Dichiarazione di visione
Obiettivi
Analisi del settore
Piano di marketing
Capacità
Piano operativo
Proiezioni finanziarie
Metodi di valutazione
Pagina di firma
Alcuni piani conterranno tutte le sezioni di cui sopra, ma altri no: ciò che includi dipende dalla struttura e dalla cultura della tua organizzazione.
"Voglio mantenere la semplicità, in modo che le organizzazioni possano avere successo nel raggiungimento [del piano strategico]", spiega McNerney. "Il tuo piano deve essere allineato con la tua cultura e la tua cultura deve essere allineata al tuo piano, se vorrai avere successo nell'implementazione."
La seguente checklist ti aiuterà a tenere traccia di ciò che hai fatto e di ciò che devi ancora fare.
Come scrivere un piano strategico
Una volta che hai riunito il tuo team e definito i tuoi termini, è il momento di formalizzare le tue idee scrivendo il piano strategico. Il piano può essere sotto forma di documento, presentazione o un altro formato.
Puoi utilizzare molti modelli e formati per creare il tuo piano strategico (maggiori informazioni su di essi in questo articolo). Tuttavia, probabilmente dovrai includere alcune sezioni di base, indipendentemente dal particolare metodo scelto (anche se l'ordine e il modo in cui le presenti variano). In molti casi, le sezioni di un piano strategico si costruiscono l'una sull'altra, quindi potrebbe essere necessario scriverle in ordine.
Un consiglio: cerca di evitare i termini gergali e generici; ad esempio, parole come massimizzare e avere successo non hanno un grande effetto. Inoltre, ricorda che ci sono molti termini per lo stesso oggetto nella pianificazione strategica.
Le sezioni seguenti illustrano come scrivere sezioni comuni di un piano strategico.
Come scrivere una sintesi esecutiva
La chiave per scrivere una sintesi esecutiva forte è essere chiari e concisi. Non sentirti sotto pressione e non pensare di dover inserire tutto in questa sezione: le sintesi dovrebbero essere lunghe da una a due pagine e includere i punti principali del piano strategico.
L'idea è di suscitare l'interesse del lettore e fargli leggere il resto del piano. Poiché funziona come una revisione dell'intero documento, scrivi la sintesi esecutiva dopo aver completato il resto del tuo piano strategico.
“If you have a plan that’s really lengthy, you should have a summary,” says Jim Stockmal, President of the Association for Strategic Planning (ASP). He always writes summaries last, after he has all the data and information he needs for the plan. He says it is easier to cut than to create something.
Per ulteriori informazioni su come scrivere una sintesi esecutiva efficace, una checklist e modelli gratuiti, leggi questo articolo.
Se desideri una sintesi esecutiva di una pagina, questo modello può aiutarti a decidere quali informazioni includere.
Scarica il modello di sintesi esecutiva di una pagina
Come scrivere una descrizione dell'azienda
Chiamata anche elevator pitch, la descrizione dell'azienda è un breve schema della tua organizzazione e di ciò che fa. Dovrebbe essere abbastanza breve da poter essere letta o ascoltata mentre si usa un ascensore.
La descrizione dell'azienda dovrebbe includere la storia della tua azienda, i principali prodotti e servizi che fornisci ed eventuali punti salienti e risultati. In essa:
Definisci cosa sei come azienda.
Descrivi cosa fa l'azienda.
Identifica il cliente e il cliente ideale.
Evidenzia ciò che rende unica la tua azienda.
Potrebbero sembrare informazioni semplici, ma la descrizione cambia man mano che la tua azienda cresce e muta. Ad esempio, il tuo cliente ideale cinque anni fa potrebbe non essere lo stesso dello standard attuale, né quello che vorrai tra cinque anni.
Condividi la descrizione dell'azienda con tutti i membri della tua organizzazione. Se i dipendenti non sono in grado di articolare accuratamente ciò che fai con gli altri, potresti perdere opportunità.
Come scrivere una dichiarazione di missione
La dichiarazione della missione spiega ciò che la vostra azienda sta cercando di ottenere. Oltre a guidare l'intera azienda, aiuta anche i tuoi dipendenti a prendere decisioni verso la missione e gli obiettivi generali dell'azienda.
"Idealmente, [la dichiarazione della missione] è qualcosa che descrive ciò di cui si sta parlando al livello più generale", afferma McNerney. "È il motivo per cui esisti o per ciò che fai."
Forti dichiarazioni di missione possono aiutare a far spiccare la tua azienda dalla concorrenza e a tenerti in carreggiata verso i tuoi obiettivi. Può anche funzionare come una sorta di motto per la tua organizzazione.
In una dichiarazione della missione:
Definisci lo scopo della tua azienda. Dite cosa fate, per chi lo fate e perché ciò che fate ha un valore.
Usa un linguaggio specifico e facile da capire.
Dai ispirazione, rimanendo con i piedi per terra.
Sii breve e sintetico.
Questa è la tua occasione per definire il modo in cui la tua azienda prenderà decisioni in base agli obiettivi, alla cultura e all'etica. Le dichiarazioni di missione non devono essere vaghe o generiche e dovrebbero differenziare la tua attività dalle altre. Se la tua dichiarazione di missione è abbastanza generica da applicarsi a varie aziende nel tuo settore, è un segno che c'è qualcosa che non va.
Le dichiarazioni di missione non devono essere solo rivolte verso l'esterno per i clienti o i partner. Anzi, è anche possibile includere ciò che la tua azienda fa per i suoi dipendenti.
A differenza di altre parti del tuo piano strategico, che sono state progettate per essere riviste e modificate periodicamente, la dichiarazione della missione della tua azienda dovrebbe rimanere invariata almeno per un po' di tempo.
Detto questo, sforzati comunque di modificarla e migliorarla. Elimina il gergo come classe mondiale, migliore possibile, stato dell'arte, massimizzare, avere successo e così via, ed evita frasi vaghe o non specifiche. Quindi lascia che il comitato di pianificazione strategica riveda la dichiarazione.
Come scrivere una dichiarazione di visione
Ogni azione della tua azienda contribuisce alla sua visione. La dichiarazione di visione spiega ciò che la tua azienda vuole ottenere a lungo termine e può aiutare a ispirare e allineare il tuo team.
"La visione è la dichiarazione più alta del futuro o dello stato desiderato di ciò che si vuole ottenere dalla vostra azienda", spiega McNerney.
Una dichiarazione di visione chiara può aiutare tutti gli stakeholder a comprendere il significato e lo scopo della vostra azienda. Dovrebbe incoraggiare e ispirare i dipendenti e stabilire la direzione della tua azienda. Ti aiuta anche a escludere elementi che potrebbero non essere in linea con la tua visione.
Le dichiarazioni di visione devono essere brevi (alcune frasi). Dovrebbero anche essere memorabili, specifiche e ambiziose. Ma c'è una linea sottile tra l'essere ambiziosi e creare fantasie La visione dovrebbe essere chiaramente raggiungibile se si seguono gli obiettivi delineati in seguito nel piano di pianificazione strategica.
Poiché è necessario conoscere gli obiettivi della tua azienda per creare una dichiarazione di visione accurata, potresti dover aspettare di avere maggiori informazioni sulla sua direzione per scrivere la dichiarazione di visione.
Di seguito sono riportate le domande da porre al tuo team mentre realizzi la tua dichiarazione di visione:
Che impatto vogliamo avere sulla nostra comunità e sul nostro settore?
Come interagiremo con gli altri come azienda?
Qual è la cultura del business?
Evita dichiarazioni generali che potrebbero essere applicate a qualsiasi azienda o settore. Ad esempio, frasi come "offrire un'esperienza meravigliosa" potrebbero essere applicate a molti settori. Scrivi nel tempo presente, evita il gergo e sii chiaro e conciso.
In una dichiarazione di visione:
Sii stimolante.
Concentrati sul successo.
Pensa a 5-10 anni nel futuro.
Rimani in linea con gli obiettivi e i valori della tua organizzazione.
Una volta scritta la tua dichiarazione di visione, comunicala a tutti i membri della tua azienda. Il tuo team dovrebbe essere in grado di comprenderla e ripeterla facilmente. Ricorda che le dichiarazioni possono cambiare insieme all'ambiente all'interno e all'interno della tua azienda.
La differenza tra dichiarazioni di missione e visione
Le dichiarazioni di missione e di visione sono entrambe importanti, ma hanno scopi molto diversi.
Le dichiarazioni di missione mostrano perché esiste un'azienda, mentre le dichiarazioni di visione sono pensate per ispirare e fornire una direzione. Le dichiarazioni della missione riguardano il presente e le dichiarazioni di visione riguardano il futuro. La missione fornisce elementi su cui agire e la visione offre obiettivi a cui aspirare.
| Dichiarazione di missione | Dichiarazione di visione |
|---|---|
| Si concentra su ciò che la tua organizzazione fa oggi | Si concentra su ciò che vuoi che diventi la tua azienda |
| Porta avanti l'azienda | Dà la direzione dell'azienda |
| Potrebbe cambiare insieme all'azienda | Non dovrebbe cambiare spesso poiché è legata alle fondamenta dell'azienda |
Ad esempio, se una dichiarazione di visione è "Nessun bambino dovrà andare a letto affamato", la missione di accompagnamento sarebbe quella di fornire alimenti in tutta la città.
Sebbene molte organizzazioni abbiano dichiarazioni sia di missione che di visione, ciò non è indispensabile. "Non tutti hanno anche una dichiarazione di visione", afferma McNerney. "Alcune organizzazioni ne scelgono solo una."
Se scegli di avere solo una dichiarazione, McNerney offre un consiglio: "Qualsiasi dichiarazione tu scelga dovrà includere ciò che [fai], come [lo fai], perché [lo fai] e per chi lo fai."
Durante il processo di pianificazione, queste dichiarazioni chiave potrebbero cambiare. "All'inizio del processo, è necessario parlare di ciò che si sta facendo e del perché e del come lo si sta facendo. A volte pensi di sapere dove vuoi andare, ma non ne sei davvero sicuro", afferma McNerney. "È necessario avere flessibilità sia sul contenuto del piano che nel processo."
Come scrivere i valori fondamentali della tua azienda
I valori fondamentali dell'azienda, a volte chiamati valori organizzativi, aiutano a capire cosa spinge l'azienda a fare ciò che fa. In questa sezione imparerai molto sulla tua azienda e sulle persone che lavorano con te. Dovrebbe essere relativamente facile da scrivere.
"I valori sono il fulcro del modo in cui si opera e del modo in cui si trattano le persone, sia internamente che esternamente. I valori descrivono i comportamenti che si desidera veramente portare avanti", afferma McNerney.
Esistono valori interni ed esterni che guardano ai tuoi dipendenti e colleghi, nonché ai clienti e agli stakeholder esterni. Individuare i valori ti aiuterà a capire i tratti delle persone che desideri assumere e promuovere, nonché le qualità che stai cercando nei tuoi clienti.
I tuoi valori dovrebbero allinearsi alla tua dichiarazione di visione ed evidenziare i tuoi punti di forza mitigando al contempo i punti deboli. McNerney afferma che molte organizzazioni non considerano o non sono oneste sui valori della propria azienda quando lavorano su piani strategici, il che può portare al fallimento.
"Le tue strategie devono allinearsi ai tuoi valori e viceversa", spiega.
I valori di molte aziende sembrano un gergo senza senso, quindi prenditi il tempo per capire cosa conti davvero per la tua azienda ed evita quel tipo di linguaggio.
Come scrivere sul tuo settore
Quando si pianifica il futuro per la propria azienda, è importante guardarsi intorno. Come vanno le cose all'interno della tua azienda? Cosa stanno facendo i tuoi concorrenti? Chi sono i tuoi clienti target?
"[Se non si fa un'analisi approfondita del settore], non si otterrà una pianificazione ottimale. Se non guardi il mondo che ti circonda, ti mancherà un'intera dimensione su ciò che dovrebbe informare il tuo processo decisionale", consiglia McNerney.
Scrivere sul tuo settore ti aiuterà a identificare nuove opportunità di crescita e ti mostrerà come è necessario cambiare per sfruttarle. Identifica i tuoi concorrenti chiave e definisci quelli che vedi come i loro punti di forza e di debolezza. L'esecuzione di questa analisi ti aiuterà a capire cosa fai meglio e come ti confronti con la tua concorrenza. Una volta che conosci i tuoi punti di forza, puoi sfruttarli a tuo vantaggio.
In questa sezione, includi anche l'analisi SWOT (punti di forza, punti di debolezza, opportunità e minacce). Puoi scegliere tra molti modelli per aiutarti a scrivere questa sezione.
Successivamente, identifica i tuoi clienti target. Pensa a ciò che vogliono e di cui hanno bisogno, e a come puoi fornirlo. I tuoi concorrenti attraggono i tuoi clienti target o hai una nicchia che ti distingue?
L'analisi del settore ha un prezzo, ma fornisce anche molti vantaggi. "Ci vuole un po' di tempo e denaro per fare [un'analisi approfondita del settore], ma la mancanza di questa comprensione la dice lunga sul futuro della tua azienda. Se non sai cosa sta succedendo intorno a te, come puoi rimanere competitivo?" spiega McNerney.
Come scrivere scopi e obiettivi del piano strategico
Questa sezione occuperà la maggior parte del tuo piano strategico. Esistono vari tipi di scopi e obiettivi. Puoi pensarli in questo modo:
Scopi: sono dichiarazioni generali su ciò che si vuole raggiungere come azienda e di solito sono qualitativi. Funzionano come una descrizione di dove vuoi andare e possono affrontare sia il breve che il lungo termine.
Obiettivi: gli obiettivi supportano gli scopi e di solito sono quantitativi e misurabili. Descrivono come misurerai i progressi necessari per arrivare alla destinazione che hai delineato nello scopo. Più di un obiettivo può supportare un unico scopo.
| Obiettivi | Obiettivi |
|---|---|
| Ambito ampio | Ambito ristretto |
| Direzione generale, azione generica | Direzione specifica, azione specifica |
| Astratto | Concreto |
| Qualitativo (non necessariamente misurabili) | Quantitativo (facilmente misurabili) |
| A lungo termine | Termine più breve |
Ad esempio, se il tuo scopo è raggiungere il successo come pianificatore strategico, il tuo obiettivo è quello di scrivere tutte le sezioni del piano strategico in un mese.
McNerney di iBossWell, Inc. ribadisce che non esistono definizioni rigide e rapide per i termini scopi e obiettivi, così come per molti altri concetti della pianificazione strategica. "Non cercherei di dare una definizione ai termini. Si sentono molto i termini obiettivi e obiettivi , ma significano cose diverse per persone diverse. Ciò che alcuni chiamano uno scopo è definito obiettivo da altri. Ciò che alcuni chiamano un obiettivo sarà per altri un KPI. La chiave, spiega, è decidere cosa significano i termini nella tua organizzazione, spiegare le definizioni ai principali stakeholder e attenersi a queste definizioni.
Come scrivere gli scopi
Gli scopi costituiscono la base del tuo piano strategico. Stabiliscono le priorità e le iniziative, quindi sono elementi critici e definiscono ciò che il piano realizzerà. Alcuni specialisti della pianificazione utilizzano il termine obiettivi strategici o priorità strategiche quando si riferiscono agli scopi ma, per chiarezza, questo articolo utilizzerà il termine scopi.
"[Gli scopi] sono il livello superiore che contiene diverse dichiarazioni su quali sono le tue priorità", spiega McNerney. Spesso si trovano in cima alla gerarchia del piano.
Ogni scopo deve riflettere qualcosa che hai scoperto durante la fase di analisi del processo di pianificazione strategica. Gli scopi devono essere dichiarazioni precise e concise, non lunghe narrazioni. Ad esempio, i tuoi scopi potrebbero essere i seguenti:
Eliminare il backlog dei casi.
Ridurre i costi di produzione.
Aumentare le entrate globali.
Ogni scopo dovrebbe avere un risultato dichiarato e una scadenza. Pensa alla scrittura degli scopi come a una formula: azione + dettaglio dell'azione + una metrica misurabile + una scadenza = scopo. Ad esempio, lo scopo potrebbe essere: aumentare il fatturato totale del 5% in tre aree di prodotto entro il terzo trimestre del 2020.
Un altro approccio: verbo (azione) + aggettivo (descrizione) = sostantivo (risultato). Un esempio di scopo: aumentare la raccolta fondi sul sito web.
I tuoi scopo dovrebbero trovare un equilibrio tra essere aspirazionali e tangibili. Devi provare a estendere i tuoi limiti, ma senza renderli troppo difficili da raggiungere. L'intera organizzazione e gli stakeholder dovrebbero essere in grado di ricordare e comprendere i tuoi scopi.
Pensa agli scopi di lunghezza variabile. Alcuni dovrebbero durare da cinque a 10 anni, altri saranno più brevi, anche di molto. Alcuni scopi potrebbero anche essere trimestrali, mensili o settimanali. Tuttavia, fai attenzione a non crearne troppi. Concentrati su quelli che ti consentono di individuare le informazioni critiche per il successo della tua azienda. Ricorda che da ciascuno scopo probabilmente nasceranno diversi obiettivi e fasi d'azione.
Come scrivere gli obiettivi
Gli obiettivi sono le direzioni passo per asso che permettono di come raggiungere i tuoi scopi. Sono impostati in dichiarazione e fine senza ambiguità sul fatto di poterli raggiungere o meno.
I tuoi scopi sono la tua destinazione. Successivamente, devi determinare come arrivarci, attraverso alcuni obiettivi diversi che supportano ogni scopo. Tieni presente che gli obiettivi possono riguardare diverse aree.
"Per avere successo sono necessari elementi di implementazione del piano", afferma McNerney, aggiungendo che alcune persone si riferiscono agli obiettivi come tattiche, azioni e molti altri termini.
Gli obiettivi spesso iniziano con le parole "aumentare" o "diminuire" perché sono quantificabili e misurabili. Quando raggiungerai un obiettivo, lo capirai senza dubbio. Sono elementi di azione, spesso con date di inizio e fine.
Usa lo scopo di esempio precedente: aumentare il fatturato totale del 5% in tre aree di prodotto entro il terzo trimestre del 2020. In questo esempio, gli obiettivi potrebbero essere:
Avvicinare tre nuovi possibili clienti ogni mese.
Promuovere le tre aree di prodotto chiave sul sito web e nelle newsletter via e-mail.
Pensa all'acronimo SMART quando scrivi gli obiettivi: rendili specifici, misurabili, raggiungibili, realistici/rilevanti e con limiti di tempo.
Suddividendo ulteriormente il processo, alcuni pianificatori strategici utilizzano i termini strategie e tattiche per etichettare i modi per raggiungere gli obiettivi. Utilizzando questi termini, le strategie descrivono un approccio o un metodo che utilizzerai per raggiungere un obiettivo. Una tattica è un'attività o un progetto specifico che concretizza la strategia, che, a sua volta, aiuta a raggiungere l'obiettivo.
Come scrivere su capacità, piani operativi, piani di marketing e piani finanziari
Dopo aver elaborato i tuoi scopi e obiettivi, devi capire chi farà cosa, come commercializzerai ciò che fa e come lo pagherai.
"Se scegli di ingannare il processo [e di non parlare di capacità e finanze], dovrai conoscerne le conseguenze", spiega McNerney. "Se non consideri i costi o i ricavi aggiuntivi che il tuo piano otterrà, potresti non riuscire a implementarlo."
Per raggiungere tutti gli scopi delineati nel tuo piano strategico, hai bisogno delle persone giuste. Includi una sezione nel tuo piano strategico in cui parli della capacità della tua organizzazione. Hai i membri del team giusti per raggiungere gli obiettivi che hai delineato per raggiungere i tuoi scopi? In caso contrario, potrebbe essere necessario assumere personale.
Il piano delle operazioni traccia le tue iniziative e ti mostra chi farà cosa, quando e come. Potrai così trasformare in realtà i tuoi scopi e obiettivi. Un suo riepilogo dovrebbe essere inserito nel tuo piano strategico. Se hai bisogno di assistenza per scrivere un piano di implementazione completo per la tua organizzazione, questo articolo può guidarti nel processo.
Un piano di marketing descrive come attirare i clienti potenziali per farli diventare clienti effettivi. Non è necessario includere l'intero piano di marketing nel piano strategico, ma potrebbe essere necessario includerne un riepilogo. Per ulteriori informazioni sulla scrittura di piani di marketing, questo articolo può aiutarti.
Passiamo ora all'aspetto finanziario. Vorremmo tutti raggiungere ogni scopo, ma a volte non abbiamo abbastanza fondi per farlo. Un piano finanziario può aiutarti a impostare le tue priorità. Dai un'occhiata a questi modelli per iniziare a scriverne uno.
Come scrivere indicatori di prestazioni
Per sapere se stai raggiungendo gli scopi delineati nel piano strategico, sono necessari indicatori di prestazioni. Questi indicatori ti mostreranno come si presenta il successo e garantiranno la responsabilità. Purtroppo, i piani strategici tendono a fallire quando nessuno valuta periodicamente i progressi fatti.
Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) possono mostrare come sta procedendo l'azienda. I KPI possono essere misure sia finanziarie che non e aiutano a tracciare i progressi e a intraprendere azioni correttive se le cose non stanno andando come previsto. Altri termini simili ai KPI includono misure di prestazione e indicatori di prestazione.
Gli indicatori di prestazione non sono sempre finanziari, ma devono essere quantificabili. Ad esempio, il monitoraggio dei visitatori di un sito web, dei clienti che completano un modulo di contatto o del numero di proposte che si chiudono raggiungendo un'opportunità sono tutti indicatori di prestazione che ti permettono di stare al passo con i tuoi scopi.
Quando scrivi gli indicatori di prestazione, presta attenzione a quanto segue:
Definisci la frequenza di report dei risultati.
Ogni KPI deve avere una sorta di misura.
Elenca una misura e un periodo di tempo.
Annota l'origine dei dati dove otterrai le tue informazioni da misurare e monitorare.
Stockmal di ASP ha alcune domande da porsi sulla scelta degli indicatori di prestazione.
Hai il controllo della misura delle prestazioni?
La misura delle prestazioni supporta i risultati strategici?
La misura è fattibile?
I dati sono disponibili?
Chi raccoglie questi dati e come lo farà?
I dati sono tempestivi?
Raccogliere questi dati è economicamente vantaggioso?
L'obiettivo quantificabile e puoi misurarlo nel tempo?
I tuoi obiettivi sono realistici e vincolati a una tempistica?
Stockmal dice anche che gli indicatori di prestazione non possono concentrarsi solo su una cosa a scapito di un'altra. "Non perdere gli elementi positivi", afferma. Aggiunge inoltre che concentrarsi su un KPI può danneggiare altre aree delle prestazioni di un'azienda, quindi il raggiungimento di uno scopo può rivelarsi una situazione molto breve.
Alcuni indicatori di prestazione possono rientrare nel tuo piano strategico, ma potresti voler impostare altri scopi per la tua organizzazione. Una dashboard dei KPI può aiutarti a configurare e monitorare le prestazioni. Per ulteriori informazioni sulla creazione di una dashboard dei KPI, questo articolo può aiutarti.
Comunicare il tuo piano strategico
Mentre scrivi il tuo piano strategico, dovresti pensare a come condividerlo. Ogni piano sarà inutile se nessuno lo legge.
“After the meetings are over, you have to turn your strategy into action,” says Stefan Hofmeyer, an experienced strategist and co-founder of Global PMI Partners. “Get in front of employees and present the plan [to get everyone involved].” Hofmeyer explains his research has shown that people stay with companies not always because of money, but often because they buy into the organization’s vision and want to play a part in helping it get where it wants to go. “These are the people you want to keep because they are invested,” he says.
Decidi chi deve ottenere una copia fisica dell'intero piano. Ad esempio la dirigenza, il consiglio di amministrazione, i proprietari e altro ancora. Fai del tuo meglio per tenerlo lontano dalla concorrenza. Se lo distribuisci al di fuori della tua azienda, ti consigliamo di allegare una dichiarazione di rinuncia alla riservatezza.
Puoi comunicare il tuo piano agli stakeholder nei seguenti modi:
Organizza una riunione per presentare il piano di persona.
Evidenzia il piano in una newsletter aziendale.
Includi il piano nell'onboarding di nuovi dipendenti.
Pubblica il piano nell'intranet dei dipendenti, insieme ai punti salienti e a un modo per tenere traccia dei progressi.
Se si tiene una riunione, assicurati che tu e gli altri pianificatori chiave siate pronti a gestire il feedback e la discussione che avranno luogo. Dovresti essere in grado di difendere il tuo piano e rafforzarne le aree chiave. L'obiettivo della distribuzione del piano è assicurarsi che tutti comprendano il proprio ruolo per il suo successo.
Ricorda alle persone la missione, la visione e i valori della tua azienda per rafforzarne l'importanza. Puoi utilizzare manifesti o altri metodi visivi da pubblicare in ufficio. Più le persone sentono di svolgere un ruolo importante nel successo dell'organizzazione, più riusciranno a raggiungere gli scopi del tuo piano strategico.
Sfide nella stesura di un piano strategico
Come già detto, la pianificazione strategica è un processo e coinvolge un team. Come per qualsiasi attività di team, ci saranno sfide.
A volte il consenso può essere più importante rispetto al chiarire i vari aspetti. La pressione tra colleghi può essere una forza non da poco, soprattutto se è un capo o un altro manager a dare suggerimenti e le persone si sentono sotto pressione nel seguirli. Alcune persone potrebbero non voler dare un input perché pensano che non sia importante per la persona che alla fine deciderà cosa inserire nel piano.
I problemi nel team possono verificarsi anche quando uno o più membri non pensano che il piano sia importante o non accettano il processo. I team leader devono occuparsi di questi problemi prima che sfuggano di mano.
Presta attenzione alla cultura aziendale e alla predisposizione del gruppo e adatta il processo di pianificazione di conseguenza. È necessario trovare l'equilibrio tra il processo e il prodotto finale.
Il processo di pianificazione richiede tempo. Molte organizzazioni non si danno abbastanza tempo per pianificare correttamente e, una volta terminata la pianificazione, anche la scrittura del documento o della presentazione richiede tempo, così come l'implementazione. Non pianificare così tanto da ignorare come mettere poi in atto il piano. Te ne puoi accorgere se il piano non si adatta alla capacità o alle finanze dell'azienda.
Stockmal spiega che molte organizzazioni spesso si concentrano troppo sul futuro e sul raggiungimento dei loro scopi, fino a dimenticare ciò che le ha rese un'azienda forte. L'architettura aziendale è importante ed è quella che Stockmal definisce "costruire le capacità di cui l'organizzazione ha bisogno per soddisfare la propria strategia". Aggiunge inoltre che non succederà nulla se non ci sono lavoratori a bilancio che guideranno il cambiamento.
Fai attenzione alle informazioni che raccogli. Non prendere scorciatoie nella fase di ricerca, perché potresti rischiare di ottenere informazioni negative più avanti nel processo. Inoltre, non ignorare le informazioni negative che potresti imparare. Superare le avversità permette alle aziende di crescere.
Diffida dal tagliare e incollare i piani degli anni passati o di altre organizzazioni simili. Ogni azienda è unica.
E anche se questo può sembrare ovvio, non ignorare ciò che ti indica il processo di pianificazione. La tua ricerca potrebbe mostrare che non vale la pena andare in quella direzione che ritenevi corretta.
Scrittura di diversi tipi di piani strategici
Il processo di pianificazione strategica varia in base alla tua organizzazione, ma i concetti di base resteranno gli stessi. Che tu sia un'organizzazione non profit, una scuola o un ente a scopo di lucro, i piani strategici esamineranno dove ti trovi e come arrivare a destinazione.
Come scrivere un piano strategico per un'organizzazione non profit
Per un'organizzazione non profit, lo scopo del piano strategico è principalmente il modo migliore per portare avanti la propria missione. È indispensabile assicurarsi che la dichiarazione della missione si adatti accuratamente all'organizzazione.
Oltre a un'analisi SWOT e ad altre sezioni che fanno parte di qualsiasi piano strategico, un'organizzazione non profit deve tenere d'occhio i fattori mutevoli, come i finanziamenti. Alcune fonti di finanziamento hanno inizi e fine netti. La pianificazione strategica è spesso continua per le organizzazioni non profit.
Un'organizzazione non profit deve far sì che la comunità si preoccupi e interessi della sua causa. In un'organizzazione a scopo di lucro, il reparto marketing lavora per promuovere il prodotto o i servizi dell'azienda per ottenere nuovi ricavi. Per un'organizzazione non profit, tuttavia, trasmettere questo messaggio deve far parte del piano strategico.
Elaborare un metodo di valutazione e i KPI a volte può essere difficile per un'organizzazione non profit, poiché sono spesso concentrati su obiettivi diversi dal profitto finanziario. Ad esempio, una coalizione per la prevenzione dell'abuso di sostanze cerca di impedire agli adolescenti di iniziare a bere o fare uso droghe: dimostrare che i metodi di tale coalizione siano efficaci è spesso un'impresa difficile da quantificare.
Questo modello può aiutarti a delineare visivamente il tuo piano strategico per la tua organizzazione non profit.
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Come scrivere un piano strategico per una scuola
La stesura di un piano strategico per una scuola può essere difficile a causa della varietà di parti coinvolte, tra cui studenti, insegnanti, altro personale e genitori.
La pianificazione strategica in una scuola è diversa dalle altre perché non ci sono mercati da esplorare, prodotti da produrre, clienti da corteggiare o tempistiche regolabili. Le scuole spesso hanno stabilito confini, missioni e budget.
Anche tenendo conto di queste differenze, per le scuole dovrebbero essere in atto lo stesso processo e la stessa struttura di pianificazione come per altri tipi di organizzazioni.
Questo modello può aiutare la tua università o scuola a delineare il tuo piano strategico.
Scarica lo schema di piano strategico per università – Word
Come scrivere un piano strategico di cinque anni
Non c'è un periodo di tempo prestabilito per un piano strategico, ma cinque anni sono consigliabili. In alcuni casi, la pianificazione annuale potrebbe tenerti costantemente bloccato nel processo di pianificazione, mentre 10 anni potrebbero essere un tempo troppo lungo.
Oltre alle sezioni di base che rientrano in qualsiasi piano strategico, se punti a cinque anni, inserisci dei punti di controllo di un anno e tre anni nel piano in modo da poter monitorare i progressi periodicamente.
Come scrivere un piano strategico di tre anni
Sebbene i cinque anni siano spesso il valore ideale per una pianificazione strategica, alcune organizzazioni scelgono di creare piani triennali Guardare troppo lontano può essere scoraggiante, soprattutto per un'azienda nuova o in cambiamento.
In un piano triennale, gli scopi e gli obiettivi hanno un periodo di tempo più breve e è necessario monitorarli più frequentemente. Inserisci questi punti di controllo nel piano.
"La maggior parte delle organizzazioni, oggi, sceglie un piano da tre a cinque anni perché riconosce che la tecnologia e i cambiamenti nel business oggi sono molto dinamici", afferma Stockmal.
Come scrivere un piano strategico per un reparto
Il primo passo per scrivere un piano strategico per il tuo reparto è prestare attenzione a quello generale della tua azienda. Vorrai infatti assicurarti che i piani siano allineati.
Le fasi della creazione di un piano per un reparto sono le stesse di un piano strategico complessivo, ma la dichiarazione della missione, la visione, l'analisi SWOT, gli scopi, gli obiettivi e così via sono specifici solo per le persone del tuo reparto. Esamina ogni persona separatamente e considera le sue competenze principali, i punti di forza, le capacità e i punti di debolezza. Assegna persone che saranno responsabili di determinati compiti e tattiche necessarie per raggiungere i tuoi scopi.
Se hai accesso a un piano di un anno precedente, guarda come ha fatto il tuo reparto a raggiungere i suoi scopi. Adatta il nuovo piano di conseguenza.
Al termine del piano di reparto, assicurati di inviarlo ai responsabili del piano complessivo della tua azienda. Tieniti pronto ad apportare modifiche.
Come scrivere un piano strategico per un progetto
Un piano strategico si applica al quadro generale, non a un particolare progetto per un'organizzazione. Invece di un piano strategico, quest'area rientrerebbe nella gestione del progetto.
Se hai un progetto fallimentare e hai bisogno di trasformarlo, questo articolo potrebbe essere utile.
Come scrivere un piano strategico personale
La creazione di un piano strategico non si applica solo alle aziende. Puoi anche creare un piano strategico per guidare la tua vita professionale e personale. La chiave è includere ciò che è importante per te. Questo processo richiede tempo e riflessione.
Sii pronto a ciò che scoprirai su te stesso. Poiché analizzerai i tuoi punti di forza e di debolezza, potresti vedere anche cose che non ti piacciono. È importante essere onesti con se stessi. Un'analisi SWOT personale ti darà un feedback onesto, se sei disposto ad accettarlo.
Inizia a guardare la tua vita così com'è in questo momento. Sei soddisfatto? Cosa vorresti fare in più o in meno? Cosa apprezzi di più nella tua vita? Vai più a fondo e non limitarti a pensare a famiglia, salute o felicità. Questo esercizio ti aiuterà a chiarire i tuoi valori.
Una volta che sai cosa è importante per te, crea una dichiarazione personale della missione che rispecchi i tuoi valori. Come avviene all'interno di un'azienda, questa dichiarazione ti aiuterà a prendere decisioni future. Se qualcosa non rientra nella tua missione personale, non dovresti farlo.
Utilizzando le informazioni scoperte durante il processo SWOT e di dichiarazione della missione, si possono trovare obiettivi in linea con i valori. Gli scopi possono essere ampi, ma non dimenticare di includere le azioni e i tempi per raggiungerli.
Per quanto riguarda la parte di valutazione, identifica come ti manterrà responsabile e in carreggiata. Potresti chiedere a una persona di ricordarti il tuo piano, i promemoria del calendario, piccoli premi quando raggiungi un obiettivo o un altro metodo che funziona per te.
Di seguito sono riportati ulteriori consigli per i piani strategici personali:
Ci sono cose che puoi controllare e cose che non puoi. Mantieni l'attenzione su ciò su cui puoi agire.
Guarda ai lati positivi anziché arrenderti. Ad esempio, invece di concentrarti sul perdere peso, focalizzati sull'essere più sano.
Non esagerare e non ignorare i piccoli dettagli che ti aiuteranno a raggiungere i tuoi scopi.
A prescindere da tutto, non soffermarti sui problemi e ricordarti di festeggiare i successi.
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