Guida al monitoraggio di progetto fase di controllo della gestione di progetto

Il monitoraggio e il controllo del progetto aiutano a misurarne le prestazioni. Utilizza il processo per esaminare il piano di progetto, rivedere lo stato di avanzamento del progetto, identificare i potenziali problemi e implementare le modifiche quando necessario. Questa fase coincide con la fase di esecuzione del ciclo di vita del progetto.

Questa fase può essere utilizzata per mantenere un progetto nei tempi e nel budget previsti, gestendo nel contempo i rischi ed evitando deviazioni dalla linea tracciata. Al termine della fase di monitoraggio e controllo, il cliente accetta i deliverable di progetto completati.

Il monitoraggio e il controllo del progetto sono essenziali per portare a termine un progetto nei tempi, nel budget e nel rispetto dell’ambito. I processi di monitoraggio e controllo identificano le deviazioni dal piano di progetto. Il monitoraggio e il controllo del progetto garantiscono che le prestazioni siano continue, efficienti e in linea con i tempi. 

Alan Zucker descrive l'importanza del monitoraggio e del controllo del progetto per la realizzazione di un progetto di successo: "I project manager sanno che nessun progetto procede perfettamente secondo i piani. Dobbiamo essere diligenti nel monitorare le prestazioni per vedere se soddisfano le nostre aspettative di successo. In caso contrario, dobbiamo determinare ciò che è necessario per mantenere il progetto nei binari."

Il processo di monitoraggio e controllo tiene traccia delle metriche di prestazione per mantenere un progetto nei tempi, nel budget e nell’ambito prefissati. Il processo aiuta i team di progetto a individuare i problemi prima che si verifichino.

• Monitora gli indicatori chiave di prestazione (KPI): il monitoraggio dei KPI mantiene i deliverable del progetto in linea con le aspettative e le prestazioni aggiornate. I project manager utilizzano i dati su sequenze temporali, budget e qualità per prendere decisioni migliori, apportare modifiche per evitare problemi e sfruttare le opportunità. 
• Monitora le richieste di modifiche: la misurazione dei dati di prestazione aiuta a capire se il progetto è in linea con le previsioni o se sono necessarie modifiche. Se il progetto è fuori rotta, verrà presentata e attuata una richiesta di modifica per correggere la rotta. 
• Monitora l'ambito del progetto: questa fase aiuta a garantire che eventuali modifiche all'ambito del progetto siano verificate e documentate. Dovrai aggiornare tutti i documenti pertinenti, come la dichiarazione dell'ambito del progetto e la struttura di ripartizione del lavoro. Dovrai inoltre determinare eventuali adeguamenti della sequenza temporale e dei costi relativi a un aumento dell’ambito che possono determinare un cambiamento di strategia.
• Identifica i rischi: idealmente, l'identificazione dei rischi dovrebbe avvenire durante tutto il progetto; quando si presentano dei rischi, si hanno a disposizione le informazioni pertinenti per prendere la decisione giusta. 
• Comunica con i membri del team, gli stakeholder e i clienti: Una comunicazione regolare consente di mantenere i progetti in carreggiata e aiuta a evitare malintesi che costano tempo e denaro. È fondamentale che gli stakeholder e i membri del team ricevano tutte le informazioni pertinenti in modo tempestivo.

Un piano di monitoraggio e controllo del progetto integra fattori quali il successo, l’ambito, la tempistica, le risorse, il rischio e i costi. Il piano viene sviluppato durante la fase di pianificazione del ciclo di vita del progetto.

1. Delinea il progetto.
   Stabilisci l’ambito, le tempistiche e il budget di riferimento per il benchmarking in base al piano di progetto. Il piano definisce gli obiettivi, le risorse e le tappe del progetto. 
2. Suddividi il progetto in sottoattività o unità di lavoro.
   Una struttura di ripartizione del lavoro è uno strumento utile che i project manager possono utilizzare per creare sottoattività e gestire il lavoro. Questa visualizzazione aiuta i project manager a tracciare e semplificare le prestazioni e i deliverable. 
3. Esegui il piano del progetto, redigi report e analizza per identificare le variazioni.
   Determina se le variazioni sono accettabili e continua a monitorarle. Trova la causa di variazioni inaccettabili e apporta le dovute modifiche.

I project manager utilizzano da tre a cinque indicatori chiave di prestazione per riferire i dati di monitoraggio e definire gli obiettivi per mantenere il progetto in carreggiata. I KPI devono essere specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e tempestivi.

• Monitora i parametri del progetto: il piano di progetto includerà l'ambito del progetto e le misure per il suo successo. I project manager usano i KPI per tenere traccia di tempistiche, sforzi e costi e per assicurarsi che siano in linea con il piano di progetto. 
• Monitora il coinvolgimento degli stakeholder: Creando le giuste condizioni e comunicando con il team di progetto, la direzione e i clienti, mantieni tutti impegnati e in linea con i compiti. 
• Monitora il rischio: quando completi le valutazioni di rischio durante tutta la l’intera vita del progetto, eviti i problemi e consenti di mitigare gli impatti negativi sulla sequenza temporale e il budget di progetto.
• Monitora le prestazioni del progetto: i project manager utilizzano dashboard KPI per individuare i problemi e misurare l'avanzamento del lavoro.
• Adotta azioni correttive per controllare i progressi: i project manager utilizzano il piano di progetto come base per controllare i progressi e tenere traccia delle modifiche fino alla risoluzione o alla fase di chiusura del progetto.
• Monitora e gestisci la documentazione dei dati: documentare le prestazioni e le modifiche del progetto consente di coinvolgere gli stakeholder, ridurre i problemi e definire i progetti futuri.

Le migliori prassi di monitoraggio e controllo dei progetti richiedono una costante attenzione ai dettagli. Queste migliori prassi possono aiutare i project manager e i team a bilanciare tempi, costi e budget.

• Definisci i ruoli del team di gestione del progetto: assicurati che i membri del team conoscano le aspettative e le tempistiche da rispettare.
• Identifica un punto di contatto: quando si verificano problemi, deve esserci una persona dedicata che sia responsabile di tracciare, documentare e monitorare eventuali problemi. 
• Determina la frequenza di reporting KPI: durante lo sviluppo del piano di progetto, decidi la frequenza con cui eseguire il reporting dei KPI e attieniti a tale programma. Questi dati sono essenziali per il monitoraggio e il controllo delle prestazioni.
• Definisci le soglie di scostamento per la pianificazione, il budget e i costi: decidi la percentuale di variazione accettabile e la soglia di scostamento che richiede una modifica. 
  • Per la varianza della pianificazione (SV), sottrai il valore pianificato (PV) dal valore guadagnato (EV). 
  • Per la varianza del budget (BV), sottrai il denaro speso dal budget previsto per ogni voce e dividilo per il budget iniziale per calcolare la percentuale.
  • Per la varianza di costo (CV), sottrai il costo effettivo (AC) dal valore guadagnato (EV).
• Stabilisci se la causa della varianza è comune o unica: il lavoro prosegue senza modifiche nell’ambito della varianza prevista e accettabile. Se la varianza è causata da un imprevisto, identifica e implementa la modifica adeguata. 
• Esamina gli ordini di modifica: esamina le richieste di modifica documentate con il team di progetto per approvare o rifiutarle.
• Monitora e controlla della deviazione dalla linea tracciata: riduci la deviazione dalla linea tracciata per mantenere i parametri del progetto e riconoscere che le modifiche al progetto possono avere un impatto sui risultati.
• Esegui un processo di approvazione rigoroso al completamento: assicurati di documentare e archiviare tutte le approvazioni in modo appropriato.

Zucker aggiunge: “Le soft skills spesso non vengono considerate, quindi concentratevi sulla comunicazione e sul mantenimento dell’interesse degli stakeholder. I progetti possono beneficiare di una nuova prospettiva e un comitato consultivo di specialisti fornisce una supervisione e una guida per i project manager."

I project manager dipendono dal monitoraggio e dal controllo per tracciare, esaminare e riferire sulle prestazioni del progetto. Si basano su questa fase per prendere decisioni ponderate, evitare crisi e massimizzare prestazioni e opportunità. 

Le tecniche di monitoraggio e controllo dei progetti riguardano tre aree della gestione dei progetti:

• Monitoraggio del piano di progetto: utilizza il metodo del percorso critico (CPM) per identificare le attività cardine essenziali del progetto e mantenere i deliverable nei tempi previsti.
• Monitoraggio del budget di progetto: usa la gestione del valore guadagnato per assegnare attività di progetto in base al loro costo.
• Monitoraggio dello stato del progetto: usa i report sullo stato del progetto per standardizzare il processo di reporting e identificare le attività completate, i punti chiave, i rischi e i progressi in tempo reale.

I progetti di successo richiedono diligenza e precisione nel monitoraggio e nel controllo, per cui la giusta strategia può fare la differenza. Un buon approccio di monitoraggio e controllo esamina i livelli di qualità, rischio e coinvolgimento degli stakeholder e comunica tutti i risultati del progetto.

Questi suggerimenti possono aiutarti a rispettare una strategia di monitoraggio e controllo del progetto:

• Stabilisci una cadenza e un processo ben definito per la gestione delle richieste di modifica. 
• Adatta il reporting sulle prestazioni alle esigenze del progetto.
• Non sovraccaricare il team di progetto con richieste di informazioni. 
• Posiziona gli stakeholder dove sono più necessari in base alle loro competenze. 
• Dai priorità ai dati sulle prestazioni che sono perseguibili e richiedono una decisione. 
• Tieni conto delle decisioni sulla pianificazione, sul budget e sull'ambito. 
• Stabilisci un processo decisionale trasparente e comunica e documenta i risultati.

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