Perché hai bisogno di un buon processo di flusso di lavoro creativo
Qualsiasi organizzazione che svolge un lavoro creativo ha deliverable e scadenze. Questi deliverable, ossia il lavoro creativo stesso, e le sue scadenze possono essere continuamente interrotti in mancanza di un processo per avviare, sviluppare e approvare il lavoro. Tutti i soggetti coinvolti devono conoscere i dettagli del progetto, quello che serve per mandarlo avanti, chi ha e non ha contribuito e se il progetto è sulla buona strada per essere consegnato in tempo.
Avere un processo di flusso di lavoro creativo che tiene traccia e dirige tutte le attività può aiutare a evitare confusioni e a risparmiare tempo e denaro. Tra le organizzazioni che implementano regolarmente processi di flusso di lavoro creativo sono inclusi studi di progettazione grafica, agenzie pubblicitarie e agenzie creative digitali (a volte chiamate semplicemente agenzie digitali). Ma molte altre organizzazioni implementano il processo anche per diventare più efficienti. Alcune organizzazioni hanno implementato un processo di flusso di lavoro creativo di vecchio stampo, limitato a e-mail, fogli di calcolo, riunioni e comunicazione continua. Altre utilizzano soluzioni software o Software-as-a-Service (SaaS) per gestire più facilmente il flusso di lavoro.
Che cos'è la gestione del flusso di lavoro creativo?
Gestione del flusso di lavoro creativo è un altro termine per indicare il processo di monitoraggio del flusso di lavoro sui progetti creativi. Alcuni usano anche il termine operazioni creative.
Le fasi del flusso di lavoro creativo
Conoscere le fasi del processo di flusso di lavoro creativo può aiutarti a organizzare il tuo lavoro in pezzi gestibili. Le fasi di alto livello del processo di flusso di lavoro creativo sono la definizione e l'ideazione, la creazione, la revisione e l'approvazione e infine il lancio.
Ecco alcune informazioni in più su ogni fase:
- Definizione e ideazione: stabilisci la necessità del prodotto, quindi definiscine le idee generali.
- Creazione: definisci le specifiche del prodotto, quindi crealo o costruiscilo.
- Revisione e approvazione: raccogli feedback e approvazione da stakeholder interni ed esterni.
- Lancio: il prodotto diventa disponibile.
Continua a leggere per scoprire ulteriori dettagli per ogni fase.
Fase uno: definizione e ideazione
La prima fase prevede di definire la necessità del prodotto, descriverne un'idea generale e impostare una struttura per crearlo. Questa fase può includere le seguenti attività:
- Creare il brief creativo originale, che definisca lo scopo del prodotto, gli obiettivi e le finalità, il probabile pubblico, il budget e la tempistica generali e altre informazioni di base.
Scarica il modello di brief creativo per il cliente - Microsoft Excel
Usa questo modello gratuito e personalizzabile per creare un brief creativo completo per un cliente. Il modello include sezioni per il nome del cliente, le informazioni di contatto, gli obiettivi del progetto e il pubblico di riferimento, nonché i dettagli su tutti i materiali di marketing, come il testo dell'annuncio, gli articoli speciali e in promozione e i social media.
Per ulteriori risorse, visita la nostra raccolta di modelli gratuiti di brief creativi.
- Organizzare un kickoff meeting iniziale con tutti coloro che saranno coinvolti nel progetto.
- Stabilire gli obiettivi e definire i parametri per il progetto. Puoi utilizzare l'approccio degli obiettivi SMART che incoraggia a stabilire obiettivi specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e legati al tempo.
- Definire le milestone del progetto e stabilire i parametri per misurarne il successo.
- Delineare la struttura del team e le responsabilità dei membri.
- Identificare gli ostacoli e i rischi per completare efficacemente il progetto. Scopri di più sulla gestione dei rischi di progetto nella nostra guida completa che include suggerimenti e best practice degli esperti.
- Cercare i concorrenti del cliente per capire come differenziare il prodotto.
- Identificare e iniziare a usare strumenti di supporto, inclusi modelli di progetto creativo e sequenze temporali visive.
- Impostare una struttura per gestire il carico di lavoro del team di progetto.
- Iniziare a lavorare con il team e il cliente su una moodboard, ossia una raccolta di immagini e testo che definisce approssimativamente le caratteristiche visive e di interazione definitive del prodotto finito.
- Gestire le aspettative con il cliente riguardo ciò che il prodotto finale può raggiungere.
Seconda fase: creazione
La seconda fase prevede il lavoro reale di creazione del prodotto. La fase può includere le seguenti attività:
- Generare idee con il team attraverso il brainstorming e altre tecniche.
- Hillary Kelbick, Presidente e CEO di MKP Communications, afferma che la sessione di brainstorming iniziale è cruciale. È anche importante che il tono della riunione venga rigorosamente mantenuto sul brainstorming: "A questo punto, non esistono cattive idee", suggerisce. "La regola è scrivere tutto, anche se sembra stupido. Lascia alle spalle i preconcetti. Non c'è nulla di stupido a questo punto perché non si sa da dove verrà l'energia creativa. Accogli tutto.
"Scopri di più sulle tecniche di brainstorming leggendo la nostra guida agli approcci di brainstorming motivazionale. - Prendi nota e condividi tutte queste idee con il team.
- Valuta e impara da prodotti simili sul mercato, compresi quelli della concorrenza.
- Sviluppa un ambiente di lavoro collaborativo, non solo assumendo persone che lavorano bene con gli altri, ma anche conducendo brevi riunioni regolari per discutere di obiettivi e progressi. Questo è anche un buon momento per istituire altre strutture che motivano il tuo team a lavorare in modo collaborativo.
- Utilizza software di collaborazione e altri strumenti che possono aiutare il tuo team a lavorare insieme in modo più efficace.
- Aggiorna regolarmente il cliente riguardo le idee del tuo team e raccogli le reazioni del cliente sulle idee presentate e sulle eventuali indicazioni per il progetto.
- Kat Yowell, Senior Designer con Lucid Agency, un'agenzia di marketing digitale con uffici a Phoenix e Chicago, afferma che il suo team può condividere alcuni contenuti scritti o un'idea di design con il cliente sin dalle prime fasi. Nella costruzione di un sito Web, ad esempio, il team probabilmente condividerà i wireframe di un potenziale sito o pagina Web, un design che mostra quali componenti ed elementi di interfaccia saranno presenti su pagine importanti. Il team può anche condividere una pagina Web interna ancora più sviluppata per dare al cliente "un'idea dell'interazione prima di passare al resto".
L'idea è semplicemente quella di fare un controllo con il cliente, per "avere la certezza di essere sulla strada giusta", aggiunge Yowell. - Prendi in considerazione una serie di versioni di contenuti dello stesso prodotto generale. Ad esempio, puoi utilizzare le informazioni per una brochure per un'infografica più piccola, una foto, un post su Instagram, ecc.
- Gestisci efficacemente i tuoi file di progettazione e assicurati di seguire una rigorosa convenzione di denominazione per tutti i file.
- Crea una struttura lavorativa che aiuti i dipendenti a dare priorità al lavoro.
- Assicurati che i membri del team rispettino tutte le scadenze durante lo sviluppo del progetto.
- Crea report dettagliati sullo stato di avanzamento del progetto.
- Continua a comunicare con il tuo cliente e a fornire aggiornamenti frequenti sullo stato di avanzamento.
- Tieni traccia del tempo che tutti i membri del team dedicano al progetto per capire meglio il carico di lavoro. Misura il tempo impiegato rispetto al budget complessivo e utilizzalo per fornire dettagli al tuo cliente nella sua fattura.
Terza fase: revisione e approvazione
Questa fase prevede lo sviluppo effettivo del prodotto e può includere le seguenti azioni:
- Ottenere l'approvazione interna finale del manager sul prodotto da inviare al tuo cliente. Scopri di più su come stabilire un processo di approvazione efficace presso la tua organizzazione nella nostra guida alla creazione di un flusso di lavoro di approvazione efficace.
- Condividere i contenuti con il cliente. Ciò potrebbe richiedere l'uso di strumenti che consentono di trasferire video o file di progettazione di grandi dimensioni.
- Valutare e creare una struttura per i cicli di revisione, in modo che tutti i soggetti coinvolti comprendano i limiti necessari al numero di cicli.
- Utilizzare un software per la revisione della progettazione e altri strumenti che possano centralizzare il feedback di varie persone e che mantengano la chiarezza sulla versione più aggiornata del prodotto.
- Riunire i feedback dei clienti su progettazione e altri aspetti e utilizzare una struttura per gestire, organizzare e rispondere a questi feedback.
- Tenere traccia del numero e del livello di feedback e stabilire se rientra nelle linee guida del contratto originale o se richiede di fatturare il tempo extra.
- Utilizzare uno strumento di gestione dei progetti e di comunicazione, piuttosto che e-mail, per discussioni più efficienti, sia interne che con il cliente.
- Assicurarsi l'approvazione finale del prodotto da parte del cliente.
Fase quattro: lancio del prodotto
La fase finale, e più eccitante, è il lancio del prodotto, che in genere significa distribuire materiali stampati, rilasciare un video o pubblicare materiali digitali online. Fatto questo, potrebbe essere necessario procedere al seguente lavoro di riordino:
- Inviare le fatture al cliente in base al contratto.
- Fare in modo che il cliente rimanga soddisfatto rispondendo rapidamente a qualsiasi domanda e mantenendo una buona comunicazione di follow-up.
Modello di flusso di lavoro creativo
Scarica il modello di flusso di lavoro creativo
Microsoft Excel | Microsoft Word
Usa questo modello per monitorare l'avanzamento delle fasi e delle attività di alto livello durante il flusso di lavoro creativo. Il modello include sezioni per elencare velocemente il proprietario, la data di scadenza e lo stato e per annotare eventuali attività in ritardo. Aggiungi o modifica le attività per soddisfare le esigenze del tuo flusso di lavoro.
Best practice per impostare un processo di flusso di lavoro creativo efficace
Per impostare un flusso di lavoro creativo efficace, gli esperti consigliano di chiarire l'ambito, illustrare con un diagramma il flusso di lavoro, utilizzare un software per il flusso di lavoro, tenere riunioni di controllo regolari e misurare l'efficacia del flusso di lavoro. Assicurarsi anche che i membri del team possano effettivamente seguire il flusso di lavoro.
Di seguito sono riportate alcune importanti fasi generali del processo del flusso di lavoro da includere:
- Chiarire l'ambito, gli obiettivi e la strategia con il cliente: all'inizio di qualsiasi progetto, chiarire formalmente gli obiettivi del progetto e il piano di base per raggiungerli, preferibilmente attraverso un documento scritto e approvato da tutti.
"Quando riceviamo un incarico, il project manager deve chiarire con il cliente esattamente ciò che deve essere comunicato e gli scopi importanti di quella comunicazione", spiega Kelbick. L'agenzia con sede a New York è specializzata in marketing, strategia di prodotto e comunicazioni per istituzioni finanziarie.
Kelbick afferma che la sua azienda prepara una dichiarazione di strategia per il progetto, che "viene presentata ed esaminata dal cliente, in modo che tutti siano concordi su ciò che stiamo comunicando". - Chiarire le responsabilità: delinea la gerarchia del tuo team e poi chiarisci le assegnazioni dei ruoli nello sviluppo, nell'approvazione e nel completamento del lavoro. Qui è importante riconoscere la personalità della tua organizzazione, se è probabile che alcune persone saranno ampiamente coinvolte nel processo, o se altre desiderano partecipare solo in punti di riferimento importanti; il tuo piano dovrebbe tener conto di questo aspetto.
Probabilmente vorrai nominare un project manager. Identifica quindi i membri del team che dovranno approvare il progetto in ogni fase del suo sviluppo. - Illustrare con un diagramma il flusso di lavoro: per ogni progetto specifico, è utile creare un diagramma o un grafico che mostri le fasi del processo, nonché le approvazioni, i riscontri e altre azioni necessarie. Presta attenzione al principio di mutualmente esclusivo, collettivamente esaustivo (MECE) sviluppato dalla società di consulenza aziendale McKinsey & Company e utilizzato in una vasta gamma di pratiche aziendali. In sostanza, è necessario raggruppare le categorie di informazioni in modo che non si sovrappongano e che la valutazione includa tutte le possibili categorie. Nel contesto del flusso di lavoro creativo, MECE significa che non dovrebbe esserci confusione sui requisiti né su chi ne è responsabile in ogni fase, e che il flusso di lavoro copra ogni aspetto del progetto dall'inizio alla fine.
Ed Burgoyne, fondatore e consulente principale di Makr Consulting, aiuta le organizzazioni a eseguire una valutazione più ampia del funzionamento del loro processo di flusso di lavoro in generale, al di fuori di qualsiasi progetto specifico.
- “A volte, il solo processo di incontrarsi e guardare come funzionano attualmente le cose è illuminante per le persone", afferma. Dice che il processo aiuta le organizzazioni a chiedersi: "Come facciamo ciò che facciamo? Perché lo facciamo in questo modo? Ha senso? Come descriviamo ciò che facciamo?"
- Ottenere il consenso del team sul processo di flusso di lavoro: è fondamentale che tutti comprendano e accettino la struttura e i dettagli del processo di flusso di lavoro sin dall'inizio. Quando Burgoyne lavora con le organizzazioni per aiutarle a capire e migliorare i loro processi lavorativi, sa che "si possono creare mappature dei processi tutto il giorno. Ma il comportamento è di estrema importanza. Come ci comportiamo? Dobbiamo gestire i processi di cambiamento tenendo conto del comportamento. Posso [raccomando di] cambiare i processi tutto il giorno e appenderli al muro. Ma a meno che le persone non li seguano", spiega, non otterranno i risultati desiderati.
Ecco perché Burgoyne suggerisce alle organizzazioni di lavorare con l'intero team per collaborare sul modo di strutturare i propri processi di lavoro, così da assicurarsi il consenso di tutti sin dall'inizio. - Usare il software per il flusso di lavoro creativo/la gestione dei progetti: sebbene alcune organizzazioni possano implementare e seguire un processo di flusso di lavoro creativo senza software, molti esperti ritengono che il software possa essere estremamente utile per monitorare i processi ed evitare confusione.
Un'organizzazione può utilizzare un software per incorporarvi tutte le comunicazioni scritte, integrare le voci di calendario e i promemoria e rendere molto più facile ed efficiente il monitoraggio e l'approvazione delle attività per il progetto e la revisione del lavoro. - Definire come e quando devono avvenire le revisioni e le approvazioni: sii chiaro su chi si occuperà di revisionare ogni fase del progetto, su chi contribuirà, e sulle tempistiche per i suddetti contributi e le approvazioni. Probabilmente vorrai limitare il numero di valutatori e di cicli di revisione. Assicurati di stabilire una convenzione di denominazione per ogni revisione, in modo che tutti sappiano qual è la bozza più attuale.
- Organizzare riunioni di controllo: anche quando si utilizzano software e altri mezzi di comunicazione digitali, è utile tenere riunioni di controllo periodiche con il team per garantire che il progetto stia andando avanti nei tempi previsti.
- Misurare la produttività e altri parametri: può essere utile tenere traccia di vari parametri dei progetti creativi, tra cui il numero di richieste di progetti creativi ricevute, le versioni per ogni progetto, il tempo per ottenere le approvazioni e la durata completa del ciclo di un progetto.
Flusso di lavoro creativo durante le fasi di un progetto
Durante le varie fasi del progetto, il tuo team deve tenere conto anche dei seguenti punti importanti.
- Inizio del progetto: utilizza un processo formale di richiesta di progetto e assicurati che il tuo team interno lo segua.
- "Uno dei pilastri più importanti è il processo di richiesta iniziale", afferma Brian Bosche, Senior Product Manager di Smartsheet e fondatore ed ex CEO di Slope, un'azienda che ha sviluppato software di supporto per flussi di lavoro creativi e che ora fa parte di Smartsheet. "È molto importante [che] le persone sappiano dove devono andare per presentare una richiesta. È molto importante avere il processo di ammissione".
Il processo di ammissione assicura che tutti conoscano tutti i progetti pronti per l'avvio e fornisce le informazioni che servono sin dall'inizio, aggiunge Bosche. - Sviluppo del progetto: tieni traccia della quantità di lavoro necessaria per le varie attività all'interno del progetto, bilancia il carico di lavoro quando possibile e assicurati che il piano tenga conto di determinati membri del team con grandi carichi di lavoro.
Yowell di Lucid Agency afferma che la sua organizzazione tiene riunioni settimanali per valutare il lavoro di ogni designer o di altri membri del team. L'agenzia utilizza un software per assegnare da uno a tre punti a ogni attività, in base alla probabile durata della stessa. "[In questo modo] abbiamo una panoramica completa dei compiti stabiliti; con questo sistema numerico, possiamo capire come ridistribuirli se necessario", spiega. - Revisione e approvazione del cliente: comunica ai clienti la prassi ottimale del processo di revisione (comprese le scadenze) e tieni conto di eventuali ritardi causati dal cliente.
I più grandi errori nella gestione del flusso di lavoro creativo
Gli esperti interni ed esterni alle agenzie affermano che le organizzazioni spesso commettono degli errori comuni nel strutturare o gestire il flusso di lavoro creativo. Ecco alcuni degli errori più comuni:
- Ignorare il potenziale contributo del cliente al lavoro di progettazione. "All'inizio della mia carriera, il mio più grande errore è stato pensare che il cliente non sapesse nulla", afferma Yowell. E aggiunge di aver pensato: "Come osi proporre delle modifiche, non sai di cosa stai parlando". È sbagliato". Il cliente capisce la personalità della sua azienda e il tenore del suo settore, afferma. Capisce, ad esempio, che un progetto audace per un sito Web potrebbe non essere indicato per un'azienda di ingegneria.
- Non impegnarsi in punti di contatto periodici sull'originale né sviluppare l'orientamento generale della progettazione. "Arrivare con un sacco di pagine (Web) progettate prima che il cliente ne abbia vista anche solo una può essere enormemente controproducente", afferma Yowell.
- Creare un processo di flusso di lavoro creativo solo dal punto di vista di alcuni attori, senza includere le opinioni di tutti. Burgoyne spiega che i project manager o altri leader dell'agenzia potrebbero strutturare un processo di flusso di lavoro che abbia senso per loro, ma potrebbero ignorare considerazioni importanti da parte di coloro che svolgono il lavoro ogni giorno. "Quando si esamina e si sviluppa un processo, abbiamo davvero bisogno di collaborare con le persone che svolgono a tutti gli effetti il lavoro per poterne creare uno che funzioni davvero", afferma. "È molto importante esaminare il processo da una prospettiva di sistema e vedere come tutti i pezzi si combinano insieme."
Questa inclusione è fondamentale anche quando la nuova struttura del processo comporta cambiamenti significativi nel modo di lavorare dell'organizzazione. "Le persone possono essere particolarmente riluttanti a cambiare ciò in cui non sono coinvolte", consiglia Burgoyne.
Consigli per il flusso di lavoro creativo e la creazione di team interfunzionali
Burgoyne, di Makr Consulting, afferma che le agenzie e le organizzazioni creative devono rendersi conto che il loro processo e la loro gestione del flusso di lavoro sono vitali per l'identità dell'organizzazione.
"Riguarda il tuo modo di risolvere realmente i problemi e di guardare il mondo. Cos'è una priorità e cosa non lo è?" spiega. "Il tuo processo è una parte importante di te. [E] il processo determina la qualità del nostro prodotto e dei nostri risultati".
Nel sul suo blog professionale, Adsubculture, Burgoyne scrive sui processi di flusso di lavoro creativo. Cita diverse aree utili da capire per migliorare il flusso di lavoro creativo, tra cui:
- Capire i quadri di gestione dei progetti tradizionali
- Capire il supporto offerto da metodologie di gestione dei progetti come Waterfall e Agile al flusso di lavoro creativo. Scopri di più sulla metodologia Waterfall e sulla gestione dei progetti Agile.
- Capire come creare team interfunzionali con membri di diversi reparti che lavorano insieme
- Capire la struttura e l'organizzazione delle agenzie pubblicitarie
- Capire le varie strutture del flusso di lavoro per la produzione e i servizi creativi
Come trattare con i clienti che desiderano modificare il tuo processo di flusso di lavoro creativo
Un cliente a volte desidera modificare alcuni aspetti di un progetto che possono alterare significativamente il tuo processo di flusso di lavoro. Ovviamente, essendo un tuo cliente, a volte dovrai soddisfare le sue richieste. Tuttavia, a volte accogliere le modifiche suggerite può compromettere il processo e sminuire il prodotto finale. In questi scenari, potrebbe essere necessario respingere la richiesta del cliente, naturalmente con cortesia e con una buona spiegazione.
- Sii educato: cerca sempre di capire il punto di vista del cliente prima di rispondere troppo rapidamente. Cerca di essere calmo, comprensivo ed educato nello spiegare l'importanza del processo stabilito.
- Non equivocare: non arrenderti troppo facilmente se il cliente insiste su modifiche che sai danneggeranno il progetto. Spiega la struttura del processo e come, in fin dei conti, può aiutare il prodotto.
- Offri alternative: cerca di capire le sue preoccupazioni alla base della richiesta di modifica. Quindi, offri alternative che potrebbero risolvere queste preoccupazioni, senza modificare il processo di flusso di lavoro.
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