Modelli gratuiti di business case per IT, gestione dei progetti e altro ancora

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Se hai una proposta semplice ma costosa, utilizza questo breve modello di business case per redigere un elenco conciso di ciò che vuoi fare, perché vuoi farlo, come vuoi farlo, chi beneficia del progetto e tutto ciò che potrebbe ostacolare il successo del progetto.

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A volte non è facile quantificare vantaggi e svantaggi di un progetto. Questo modello di business case di progetto include uno schema di ponderazione in modo da creare un punteggio per ogni opzione proposta e consente di assegnare un punteggio ai rischi.

‌ Scarica il modello di business case per l’edilizia - Word

Questo modello di business case per l'edilizia comprende sezioni per i numerosi tipi di informazioni e analisi che un grande progetto edilizio può richiedere. Elenca i tipi di documenti necessari per prepararsi alla fase di costruzione e include informazioni dettagliate sugli stakeholder e i loro interessi. Include anche tabelle che aiutano a confrontare visivamente le analisi. I dettagli relativi alla consegna o all'implementazione del progetto possono costituire la base del tuo piano di progetto.

‌ Scarica il modello di business case semplice

Questo semplice modello di business case in Word affronta tutte le aree essenziali necessarie in un business case. Aggiungi a ciascuna sezione tutte le informazioni necessarie, oppure includi altre sezioni per riflettere i requisiti della tua organizzazione.

‌ Scarica il modello di presentazione dei business case - PowerPoint

Un semplice documento Word può rappresentare una buona soluzione per documentare le ragioni, i requisiti e i costi inclusi nel tuo business case. Ma le rappresentazioni visive possono comunicare rapidamente i fatti vitali e possono essere necessarie se si presenta il business case in una riunione. Utilizza questo modello per comunicare visivamente le informazioni.

Scarica il modello di business case IT

Word

Per le modifiche a livello imprenditoriale, può essere necessario un business case per giustificare costi, risorse e sforzi. Questo modello di business case IT offre spazio per discutere i motivi per i quali si richiede una modifica, le modalità di approvvigionamento della nuova soluzione e la gestione della migrazione e dell'implementazione.

‌ Scarica il modello di business case per scienze della vita - Word

Oltre alle consuete sezioni di contenuto di un business case, questo modello di business case per scienze della vita include blocchi per il controllo delle versioni e la tracciabilità delle revisioni.

Un business case (noto anche come business need) definisce un problema o un'opportunità, misura l'effetto di un progetto che risolve un problema o sfrutta un'opportunità e chiarisce costi e benefici di un piano proposto.

Un business case è necessario quando si deve giustificare una risorsa o una spesa per un progetto. Attraverso un business plan ben ponderato, gli stakeholder e gli investitori possono stabilire se l'impresa debba investire risorse nel progetto. Un piano aziendale fornisce anche una struttura per presentare i risultati e le raccomandazioni. Inoltre, offre un modo per determinare se il progetto è in linea con gli obiettivi strategici dell'organizzazione. 

Anche se la preparazione di un business case può sembrare l'ennesimo documento di una lunga serie di attività di gestione del progetto, questa preparazione anticipata è essenziale per il successo finale di qualsiasi iniziativa. Se realizzato prima dell'inizio di un progetto, un business case mostra agli stakeholder, e anche a te, se vale la pena avviare il progetto. Può rivelare problemi che potrebbero far perdere tempo e altre risorse che non producono benefici. Senza business case, non c’è modo di stabilire le priorità dei progetti. Se non si articolano chiaramente i risultati desiderati prima dell'inizio del progetto, è facile che gli investitori e gli stakeholder siano insoddisfatti o frustrati dal risultato. Inoltre, quando il progetto progredisce e infine si conclude, non si ha un punto di riferimento per misurare i risultati ottenuti.

Gli input per un business case includono elementi quali i requisiti normativi e legali, i cambiamenti del mercato e la domanda dei clienti.

Puoi utilizzare un modello di business case come guida per ricordarti di includere tutti i contenuti necessari. Un modello offre anche la formattazione, quindi non dovrai preoccuparti del layout e del design. 

La scarsa preparazione e la mancanza di coinvolgimento dell’alta dirigenza spesso contribuiscono al fallimento del progetto. Un buon caso di studio può aiutarti a evitare queste insidie.

Inizia consultando le persone più importanti, come il dipartimento finanziario, per ottenere stime e dettagli accurati sulla situazione attuale e un'idea di come potrebbero essere strutturati i miglioramenti. Inoltre, ricorda di seguire tutte le politiche e le procedure aziendali pertinenti durante la preparazione del business case e l'elaborazione del progetto proposto.

Quando redigi il business case, tieni conto di questi suggerimenti per il successo:

• Scrivi con il registro dei tuoi lettori e stakeholder ed evita il più possibile il gergo tecnico.
• Comunica in modo conciso i contenuti essenziali.
• Sii interessanti, persino divertente.
• Sii chiaro circa i tuoi obiettivi e su come questi possono essere utili all'organizzazione.
• Limita il numero di autori per mantenere il registro e lo stile coerenti.

Il business case deve fornire a sponsor, stakeholder e investitori un quadro chiaro dei risultati e dei benefici del progetto. In generale, un business case contiene le seguenti informazioni su un progetto:

• Una sintesi di alto livello
• Informazioni finanziarie su costi e benefici
• Dettagli dell'ambito
• Vantaggi e rischi
• Informazioni sulle modalità di gestione del progetto
• Misurazioni per il successo

Qui è disponibile un modello di business case per le linee guida sulla certificazione di gestione utilizzate in Regno Unito, Australia e altri paesi. Il numero di sezioni e i dettagli del business case variano a seconda della complessità e della portata del progetto che si intende realizzare. Gli elementi tipici includono la maggior parte o tutti i seguenti:

• Un executive summary: soprattutto in situazioni governative o aziendali formali, l’executive summary può essere l'unica parte del documento che gli stakeholder, gli investitori, i media e altre parti interessate leggono. Un executive summary deve comunicare cosa si farà, chi lo farà, quanto costerà e come e chi ne beneficerà, in una pagina o meno. Un altro parametro per la lunghezza è che la lettura non deve durare più di cinque minuti.
• Scopo: lo scopo del progetto descrive il contesto del problema o dell'opportunità aziendale. Illustra come il cambiamento previsto (con il completamento del progetto) migliorerà la situazione.
• Alternative: la ricerca e la descrizione di opzioni alternative al progetto raccomandato contribuirà a fornire un contesto più vivido per la soluzione raccomandata. La presentazione delle alternative dimostrerà agli stakeholder che il progetto è stato preso in seria considerazione e che non è stato scelto arbitrariamente.
• Allineamento strategico: è fondamentale spiegare come il tuo piano si inserisca e faccia progredire la direzione strategica generale dell'organizzazione. L'indicazione di obiettivi e finalità del progetto in questo contesto può rafforzare il tuo caso.
• Impatto organizzativo: discuti in che modo il progetto proposto cambierà l'organizzazione. Considera tutti i reparti, le attrezzature, i processi o i ruoli pertinenti. Analisi degli stakeholder (ad es., comprendere la situazione attuale e le esigenze di ogni stakeholder) può contribuire a questo quadro.
• Ipotesi e vincoli: sii chiaro rispetto a eventuali risorse o limitazioni previste. Ad esempio, se il finanziamento da parte di un'agenzia è certo, è bene tenerlo presente. Se il successo dipende dall'implementazione di una nuova piattaforma, lo si faccia presente. L'elenco delle ipotesi può crescere e cambiare con il progredire del progetto. Si possono anche considerare eventuali interdipendenze che potrebbero influenzare il piano.
• Vantaggi: articola i risultati previsti per mostrare come l'intera organizzazione tragga vantaggio e migliori dal tuo progetto. Esempi di vantaggi sono un maggior numero di clienti serviti, un minor affaticamento degli occhi per i rappresentanti del servizio di assistenza alle postazioni di lavoro o una copertura del tetto in previsione della stagione inclemente.
• Programmazione e costi: delinea il piano con una breve sequenza temporale per lo sviluppo e il completamento del progetto, comprese le tappe principali. Per i progetti tecnologici, fornisci una panoramica del piano di migrazione, se necessario. Nella sequenza temporale, aggiungi un'analisi di costi e benefici e un budget, anche con costi di manutenzione in corso.
• Rischi e opportunità: i rischi descrivono ciò che potrebbe accadere con conseguenti ritardi o impossibilità di portare a termine il progetto, oppure l’aumento dei costi. A seconda dell'ambito del progetto, completa l'analisi di mercato studiando i fattori PESTLE (politici, economici, sociali, tecnologici, legali ed ecologici). Per ogni rischio identificato, includi un piano di mitigazione.
• Raccomandazione e motivazione: indica l'opzione migliore e riassumine i rischi e i costi, nonché i fattori giustificativi che la fanno preferire ad altre.
• Governance e monitoraggio dei progressi: descrivi chi è responsabile della gestione del progetto e a chi è affidato il suo supporto. Indica come verranno misurati e comunicati i progressi compiuti.

Si possono anche includere blocchi di firma per gli approvatori, una tabella con il nome dello sponsor, i nomi di chi fornisce sostengo o competenza al documento, un indice con collegamenti ipertestuali ai titoli di primo e secondo livello, un'appendice per i fogli di lavoro allegati e altri documenti di supporto e un glossario dei termini. Per intitolare il documento, segui le convenzioni di denominazione della tua organizzazione e fornisci un numero di versione, soprattutto se il progetto è complesso ed è probabile che il business case venga rivisto.

Lo sponsor del progetto prepara il business case in collaborazione con i membri del team e gli esperti delle aree pertinenti, come IT o finanza.

Alcune aziende possono avere uffici dedicati alla gestione dei progetti. In questo caso, l'ufficio di gestione del progetto prepara il business case. Se un'organizzazione esterna richiede supporto, tale entità prepara il business case. Lo sponsor del progetto e le parti interessate esaminano il business case. In base al business case, il progetto può essere approvato, respinto, modificato o rinviato.

Un business case può dare l’impressione di richiedere molte informazioni, ma è possibile mantenerlo semplice se si considerano alcuni elementi:

• Definisci il ruolo strategico e gli obiettivi del progetto fin dalle prime fasi del caso di studio.
• Crea un contesto per il progetto discutendo la sua storia e il suo background.
• Mostra le analogie tra il progetto proposto e i precedenti progetti di successo. Inoltre, discuti le differenze importanti.
• Non limitarti a mostrare le soluzioni ai problemi. Individua le opportunità, ove possibile, e mettile in evidenza nel vostro caso di studio.
• Indica i benefici che si otterranno una volta completato il progetto.

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