Panoramica della stima dei costi
La stima dei costi è la pratica di prevedere il costo del completamento di un progetto con un ambito definito. È l'elemento principale della gestione dei costi del progetto, un'area di conoscenza che comporta la pianificazione, il monitoraggio e il controllo dei costi monetari di un progetto. La gestione dei costi del progetto è stata praticata dal 1950. Il costo totale approssimativo del progetto, chiamato stima dei costi, viene utilizzato per autorizzare il budget di un progetto e gestirne i costi.
Gli estimatori professionisti utilizzano tecniche definite per creare stime dei costi che vengono utilizzate per valutare la fattibilità finanziaria dei progetti, per preventivare i costi del progetto e per monitorare la spesa del progetto. Una stima accurata dei costi è fondamentale per decidere se intraprendere un progetto, per determinare l'eventuale ambito di un progetto e per garantire che i progetti rimangano finanziariamente fattibili ed evitino sforamenti dei costi.
Le stime dei costi vengono in genere riviste e aggiornate man mano che l'ambito del progetto diventa più preciso e quando i rischi del progetto vengono realizzati. Come osserva il Project Management Body of Knowledge (PMBOK), la stima dei costi è un processo iterativo. Una stima dei costi può anche essere utilizzata per preparare una baseline dei costi del progetto, ovvero il punto di confronto basato sulle pietre miliari per valutare le prestazioni effettive dei costi di un progetto.
Componenti chiave di una stima dei costi
Una stima dei costi è una somma di tutti i costi coinvolti nella realizzazione di un progetto, dall'inizio al completamento (durata del progetto). Questi costi di progetto possono essere classificati in diversi modi e livelli di dettaglio, ma la classificazione più semplice divide i costi in due categorie principali: costi diretti e costi indiretti.
- I costi diretti sono generalmente classificati come quelli direttamente associati a una singola area (come un dipartimento o un progetto). Nella gestione del progetto, i costi diretti sono spese fatturate esclusivamente a un progetto specifico. Possono includere i salari del team di progetto, i costi delle risorse per produrre prodotti fisici, il carburante per le attrezzature e il denaro speso per affrontare eventuali rischi specifici del progetto.
- I costi indiretti, d'altra parte, non possono essere associati a un centro di costo specifico e sono invece sostenuti da un numero di progetti contemporaneamente, a volte in quantità variabili. Nella gestione dei progetti, il controllo di qualità, i costi di sicurezza e le utenze sono solitamente classificati come costi indiretti poiché sono condivisi tra un certo numero di progetti e non sono direttamente fatturabili a un progetto specifico.
Tuttavia, una stima dei costi è più di un semplice elenco di costi: delinea anche le ipotesi alla base di ciascun costo. Queste ipotesi (insieme alle stime dell'accuratezza dei costi) sono compilate in un report chiamato base di stima, che dettaglia anche le esclusioni e le inclusioni dei costi. La base del report di stima consente alle parti interessate del progetto di interpretare i costi del progetto e di capire come e dove i costi effettivi potrebbero differire dai costi approssimativi.
Al di là delle ampie classificazioni dei costi diretti e indiretti, le spese di progetto rientrano in categorie più specifiche. I tipi più comuni di spese includono:
- Lavoro: il costo dello sforzo umano speso per gli obiettivi del progetto.
- Materiali: il costo delle risorse necessarie per creare prodotti.
- Attrezzatura: il costo di acquisto e manutenzione delle attrezzature utilizzate per il progetto.
- Servizi: il costo del lavoro esterno che un'azienda cerca per un determinato progetto (fornitori, appaltatori, ecc.).
- Software: risorse non fisiche dei computer.
- Hardware: risorse fisiche dei computer.
- Strutture: il costo del noleggio o dell'utilizzo di attrezzature, servizi o posizioni specializzati.
- Costi di emergenza: costi aggiunti al budget del progetto per affrontare rischi specifici.
Creare stime dei costi di progetto nei punti critici della sequenza temporale
Le stime dei costi sono fondamentali per una gestione del progetto di successo, quindi i team sono tenuti a produrre una stima ragionevolmente accurata e affidabile durante la fase di ideazione e definizione di un progetto. Le stime vengono corrette per l'accuratezza durante la fase di pianificazione, poiché le parti interessate e gli sponsor del progetto possono chiedere revisioni prima di essere disposti ad autorizzare un budget. Dopo questa fase iniziale, l'accuratezza delle stime viene sistematicamente aumentata.
La stima dei costi è un processo continuo e le revisioni delle stime sono normali al fine di garantire l'accuratezza durante l'esecuzione del progetto. In genere, il lavoro programmato nel prossimo futuro avrà le stime più accurate, mentre il lavoro programmato più lontano nel tempo avrà stime meno accurate. Questo approccio è noto come pianificazione a onde mobili.
Le stime dettagliate dei costi sono solitamente suddivise in maggiori livelli di dettaglio e informazioni supplementari. Questi output includono in genere:
- Stime dei costi delle attività che compongono un progetto.
- Dettagli di supporto, che includono le ipotesi alla base delle stime, le origini dei dati sui costi e la sensibilità degli elementi di costo.
- Modifiche richieste, che una stima dei costi più recente e più accurata potrebbe richiedere.
- Aggiornamenti al piano di gestione dei costi, ad esempio quelli resi necessari dalle modifiche all'ambito del progetto.
- Input per i successivi processi di pianificazione che utilizzano stime dei costi.
Il continuum di accuratezza nelle stime dei costi di progetto
Le stime dei costi del progetto sono classificate in categorie in base a quanto bene l'ambito è definito al momento della stima, ai tipi di tecniche di stima utilizzate e all'accuratezza generale delle stime. Queste categorie non sono standardizzate, ma sono tutte basate sull'idea che una stima dei costi può essere accurata solo se l'ambito del progetto è dettagliato. Nel suo manuale di stima, l'American Society of Professional Estimators (ASPE) classifica le stime dei costi in ordine di precisione crescente su una scala a cinque livelli. Il livello 1 è una stima dell'ordine di grandezza e il livello 5 è la stima finale. Il Dipartimento dell'Energia degli Stati Uniti utilizza una scala simile a cinque classi, ma nell'ordine di precisione inverso (Classe 5 come stima dell'ordine di grandezza e Classe 1 come stima definitiva).
La AACE International (la ex Association for the Advancement of Cost Engineering) offre un utile grafico che riassume i punti chiave. Ecco una panoramica delle categorie di stima dei costi:
Stime dell'ordine di grandezza: una stima dell'ordine di grandezza, o ASPE Classe 5, è una stima dei costi estremamente approssimativa creata prima che un progetto sia stato definito. Si basa solo sul giudizio di esperti e sui costi di progetti passati simili. Una stima dell'ordine di grandezza viene in genere presentata come un intervallo di costi compreso tra -25% e +75% del costo effettivo del progetto. Viene utilizzato solo nel processo decisionale generale per esaminare i progetti e determinare quali sono finanziariamente fattibili.
Stime intermedie: una stima intermedia può essere creata utilizzando tecniche stocastiche o parametriche quando un progetto è definito in misura limitata. Come una stima dell'ordine di grandezza, il suo scopo principale è determinare la fattibilità del progetto in base al suo concetto generale.
Stime preliminari: create quando i risultati finali di un progetto sono definiti a metà, le stime preliminari utilizzano informazioni sull'ambito abbastanza dettagliate per incorporare i costi unitari. Le stime preliminari sono abbastanza accurate da essere utilizzate come base per il finanziamento del progetto. Alcuni budget di progetto sono autorizzati in base al preventivo preliminare.
Stime sostanziali: una stima sostanziale utilizza una progettazione ragionevolmente definitiva per creare una stima dei costi abbastanza accurata basata principalmente sui costi unitari. A questo punto, vengono stabiliti gli obiettivi e i risultati finali del progetto, quindi una stima sostanziale è abbastanza accurata da permettere di creare un'offerta o una gara d'appalto per completare un progetto. Le stime sostanziali possono anche essere utilizzate per controllare le spese del progetto.
Stime definitive: redatte quando l'ambito di un progetto e i compiti costitutivi sono quasi completamente definiti, le stime definitive fanno pieno uso di tecniche di stima deterministiche, come la stima dal basso verso l'alto. Le stime definitive sono le più accurate e affidabili e vengono utilizzate per creare offerte e linee di base dei costi.
Naturalmente, anche le stime definitive non rimangono statiche durante l'esecuzione del progetto. Poiché tutte le stime si basano su numerose ipotesi e sono subordinate a rischi di tutte le grandezze, vengono spesso aggiornate se queste ipotesi di base cambiano in modo significativo o si concretizzano rischi aggiuntivi. In questo caso, la baseline dei costi del progetto viene rivista di conseguenza in modo da poter continuare a valutare le prestazioni del progetto in modo accurato.
Le stime di tutti i tipi vengono create utilizzando una combinazione di tecniche di stima (con vari livelli di accuratezza). Come abbiamo visto, le stime più accurate si basano più su metodi deterministici che su metodi concettuali.
Principali tecniche di stima dei costi: i migliori usi per ciascuna
Per creare stime accurate, gli estimatori dei costi utilizzano una combinazione di tecniche di stima che consentono diversi livelli di accuratezza. Un estimatore dei costi mira sempre a creare la stima più accurata possibile, ma potrebbe dover iniziare con stime meno accurate e rivederle una volta che l'ambito del progetto e i risultati finali sono stati arricchiti. Le tecniche di stima dei costi più utilizzate sono:
Stima analoga: come il giudizio degli esperti, la stima analoga, chiamata anche stima dall'alto verso il basso o stima storica dei costi, si basa sui dati cronologici del progetto per formare stime per nuovi progetti. La stima analoga attinge a un archivio appositamente costruito di dati cronologici di progetto, spesso specifici di un'organizzazione. Se un'organizzazione esegue ripetutamente progetti simili, diventa più facile tracciare parallelismi tra i risultati finali del progetto e i costi associati e adattarli in base alla scala e alla complessità di un progetto.
Le stime analoghe possono essere abbastanza accurate se utilizzate per formare stime per progetti simili e se gli esperti possono valutare con precisione i fattori che influenzano i costi. Ad esempio, un progetto simile condotto tre anni fa potrebbe essere utilizzato come base per una nuova stima dei costi del progetto. Sarà necessario adeguare la stima verso l'alto per l'inflazione, verso il basso per la quantità di risorse richieste e di nuovo verso l'alto per il livello di difficoltà del progetto. Questi aggiustamenti sono in genere indicati come variazioni percentuali: un nuovo progetto potrebbe richiedere il 10% in più di tempo di preparazione e il 15% in più per le risorse. Tuttavia, il professionista della gestione dei progetti Rupen Sharma sottolinea la necessità di assicurarsi che i progetti siano davvero comparabili poiché progetti che sembrano simili, come la costruzione di strade, possono effettivamente costare importi molto diversi a seconda di altri fattori, ad esempio paesaggi e climi locali.
Stima dal basso verso l'alto: chiamata anche stima analitica, questa è la tecnica di stima più accurata se è disponibile una struttura di ripartizione completa del lavoro. Una strutturadi suddivisione del lavoro divide i risultati finali del progetto in una serie di pacchetti di lavoro (ogni pacchetto di lavoro comprende una serie di attività). Il team di progetto stima il costo del completamento di ogni attività e alla fine crea una stima dei costi per l'intero progetto totalizzando i costi di tutte le attività costitutive e dei pacchetti di lavoro, da cui il nome dal basso verso l'alto. Le stime dal basso verso l'altro possono attingere alla conoscenza di team di progetto esperti, che sono meglio attrezzati per fornire stime dei costi delle attività.
Le tecniche di stima deterministica come la stima dal basso verso l'alto sono senza dubbio le più accurate, ma possono anche richiedere molto tempo, specialmente in progetti grandi e complessi con numerosi componenti della struttura di suddivisione del lavoro. Non è insolito che le stime definitive utilizzino anche tecniche come la stima stocastica, parametrica e basata sul giudizio degli esperti (se queste si sono dimostrate adeguatamente accurate nelle prime stime). Detto questo, la stima dal basso verso l'alto è anche la tecnica di stima più versatile e puoi usarla per molti tipi di progetti.
Stima parametrica: per i progetti che comportano attività simili con alti gradi di ripetibilità, utilizza una tecnica di stima parametrica per creare stime altamente accurate sfruttando i costi unitari. Per utilizzare la stima parametrica, dividi innanzitutto un progetto in unità di lavoro. Quindi, devi determinare il costo per unità e quindi moltiplicare il numero di unità per il costo per unità per stimare il costo totale. Queste unità potrebbero essere la lunghezza della tubazione da posare o l'area in metri quadrati di soffitto da dipingere. Finché il costo per unità è accurato, gli estimatori determinano stime abbastanza precise e accurate.
Tuttavia, come avverte il professionista della gestione dei progetti Dick Billows, Chief Executive Officer di 4PM.com, la stima parametrica non funziona bene con i progetti creativi o quelli con poca ripetibilità. È difficile, ad esempio, trovare un costo per capitolo accurato per la modifica di un libro scritto da 12 autori diversi, poiché è probabile che ogni capitolo richieda una diversa quantità di lavoro. Allo stesso modo, uno scrittore che scrive un romanzo fantasy su commissione potrebbe avere difficoltà a far avanzare la storia in alcuni punti ed essere invece completamente immerso nel suo flusso in altri. Pertanto, la stima parametrica è una buona scelta solo per progetti basati sulle competenze con attività uniformi e ripetibili.
Scarica il modello di stima parametrica dei costi di seguito
Confronta i punti di forza e di debolezza delle stime dei costi analoghe, dal basso verso l'alto e parametriche
Costo della qualità: il costo della qualità è un concetto utilizzato nella gestione dei progetti e più in generale nella produzione del prodotto per misurare il costo finanziario per garantire che i prodotti soddisfino le specifiche concordate. Di solito include i costi di prevenzione, identificazione e risoluzione dei difetti. Come aspetto della gestione della qualità, il costo della qualità è di solito un costo indiretto del progetto.
Stima dei costi Delphi: una tecnica di stima empirica basata sul consenso degli esperti, la stima Delphi può aiutare a risolvere le discrepanze tra le stime degli esperti. Un coordinatore fa preparare agli esperti stime anonime dei costi con motivazioni; una volta presentate queste stime anonime, il coordinatore prepara e distribuisce una sintesi delle risposte e gli esperti creano una nuova serie di stime anonime. Questo esercizio viene ripetuto per diversi round. Il coordinatore può consentire o meno agli esperti di discutere le stime dopo ogni tornata. Man mano che l'esercizio progredisce, le stime dovrebbero convergere (indicando un crescente consenso tra gli estimatori). Quando viene raggiunto un consenso preventivo, il coordinatore termina l'esercizio e prepara una stima finale basata sul consenso.
Metodi di determinazione dei costi empirici: i metodi di determinazione dei costi empirici attingono a precedenti esperienze di progetto utilizzando sistemi basati su software o carta. Questi metodi funzionano bene per progetti simili e spesso condotti in determinati settori. Un project manager che desidera ottenere una stima empirica dei costi completa un modulo che dettaglia le caratteristiche e i parametri del progetto e il sistema stima un costo in base al tipo di progetto. Poiché i metodi di determinazione dei costi empirici attingono aai dati esistenti e sono sempre più automatizzati, sono scelte accurate ed efficaci in termini di tempo per progetti meno complicati. Il Royal Institution of Chartered Surveyors' Building Cost Information Service (BCIS), che calcola i costi di ricostruzione per le case, è un esempio di metodo empirico di determinazione dei costi.
Giudizio degli esperti: più comunemente usata nelle stime di ordine di grandezza e intermedie, la stima del giudizio degli esperti è condotta da specialisti che sanno quanto sono costati progetti simili in passato. Pertanto, si basa principalmente sul tracciare parallelismi tra progetti passati e futuri per creare e regolare le stime. Poiché è improbabile che due progetti siano identici e poiché il lavoro di un progetto è in genere complesso, le stime di giudizio degli esperti sono presentate come un intervallo. Mentre una vasta gamma in genere significa che queste stime hanno un uso limitato, il professionista della gestione del progetto Billows sottolinea che tali stime ampie hanno solo lo scopo di indicare la fattibilità del progetto e fornire una cifra generale per responsabilizzare project manager. A questo proposito, "sono migliori rispetto a impegni che non è possibile mantenere", dice Billows.
Analisi delle riserve: l'analisi delle riserve è un termine generico per una serie di metodi utilizzati per determinare l'entità delle riserve in caso di imprevisti, ovvero gli stanziamenti di bilancio per l'incidenza dei rischi noti. Un risultato dell'analisi delle riserve è una tecnica chiamata "padding", o imbottitura, che comporta l'aumento del costo preventivato per ogni attività pianificata oltre il costo effettivo previsto in base a una percentuale fissa. Le attività del percorso critico possono avere percentuali maggiori assegnate come padding. Il Project Management Institute (PMI) suggerisce anche altri metodi per la gestione delle riserve di emergenza, tra cui l'uso di attività di durata zero che si svolgono in tandem con le attività programmate e l'uso di attività tampone che contengono riserve di emergenza sia in termini di tempo che di costi.
Costo delle risorse: il costo delle risorse è un semplice metodo matematico per calcolare i costi di assunzione delle risorse per un progetto. È facile da stabilire moltiplicando il costo orario di assunzione di una risorsa per il numero di ore di lavoro previste.
Stima a tre punti: la stima a tre punti ha radici in un metodo statistico chiamato Program Analysis and Review Technique (PERT), che viene utilizzato per analizzare l'attività, i costi del progetto o le durate determinando stime ottimistiche, pessimistiche e molto probabili per ogni attività. La stima a tre punti utilizza una varietà di metodi di formula ponderati per calcolare i costi/durata attesi partendo da costi/durata ottimisti, pessimisti e molto probabili. Una formula comunemente usata per la creazione di stime è:
Valore atteso = [Stima ottimistica + Stima pessimistica + (4 x Stima più probabile)] ÷ 6
La deviazione standard viene calcolata anche per creare intervalli di confidenza per le stime:
Deviazione standard = (Stima pessimistica – Stima ottimistica) ÷ 6
La stima a tre punti può costruire distribuzioni di probabilità di stime in un certo numero di campi. Nella stima dei costi del progetto, gli estimatori possono creare una stima a tre punti dei costi utilizzando costi ottimistici, pessimistici e molto probabili. In alternativa, per i progetti che misurano i risultati finali in unità di tempo con costi fissi, gli estimatori possono utilizzare le durate previste come numero di unità e determinare i costi tramite stime parametriche. Tuttavia, ricorda che le stime a tre punti sono ottimali solo quanto le loro stime iniziali ottimistiche, pessimistiche e molto probabili: se queste non sono accurate, i valori attesi saranno inutili.
Scarica il modello di stima dei costi a tre punti - Excel
Processo in 12 fasi del Government Accountability Office (GAO) degli Stati Uniti: il GAO raccomanda un processo in 12 fasi per la creazione di stime dei costi di alta qualità. Essenzialmente una tecnica di stima deterministica, il processo in 12 fasi è un approccio sistematico in cui gli estimatori selezionano una tecnica di stima appropriata per ciascun componente di una struttura di ripartizione del lavoro, identificano completamente le ipotesi sottostanti le stime e conducono analisi di rischio e incertezza per le stime.
Utilizzo di software di stima dei costi: il software di gestione dei progetti può semplificare, accelerare e migliorare la stima dei costi. È possibile utilizzare una varietà di software di gestione dei progetti per creare stime dei costi o per determinare i livelli di incertezza coinvolti nelle stime dei costi tramite la modellazione probabilistica.
Il metodo Monte Carlo è un esempio di questo approccio di modellazione. Si riferisce alle simulazioni di analisi del rischio eseguite dai ricercatori che lavorano sulla bomba atomica e prende il nome dal resort casinò a Monaco. Il metodo Monte Carlo produce una gamma di potenziali risultati e indica le loro probabilità di verifica in base a diverse variabili.
Analisi delle offerte dei fornitori: questa tecnica di stima viene utilizzata per integrare le stime costruite internamente. Consente agli estimatori di confrontare le proprie stime con quelle dichiarate nelle offerte presentate dai fornitori e può offrire un utile punto di confronto e prospettive esterne su quanto dovrebbe costare un progetto.
Cosa rende ottimale una stima dei costi?
L'utilità di una stima dei costi dipende dalle sue prestazioni in aree come l'affidabilità e la precisione. Ci sono diverse caratteristiche per giudicare la qualità della stima dei costi. Questi includono:
Accuratezza: una stima dei costi è utile solo tanto quanto è accurata. Oltre a selezionare le tecniche di stima più accurate disponibili, l'accuratezza può essere migliorata rivedendo le stime man mano che il progetto è dettagliato e integrando le tolleranze nella stima per i tempi di inattività delle risorse, la valutazione del progetto e la correzione del corso e le contingenze.
Livello di confidenza: poiché anche le migliori stime contengono un certo grado di incertezza, è importante comunicare agli stakeholder la quantità di potenziale variabilità in qualsiasi stima. I livelli di confidenza possono comunicare stime come intervalli, come quelli prodotti da tecniche di stima a tre punti o simulazioni Monte Carlo.
Credibilità: le parti interessate o gli sponsor che si preparano ad autorizzare i budget vogliono sapere che le stime sono fondate su fatti stabiliti o su esperienze pratiche. Aumenta la credibilità di una stima incorporando il giudizio degli esperti e utilizzando valori impostati per variabili, come i costi unitari e i tassi di lavoro.
Documentazione: poiché, alla fine, i project manager sono ritenuti responsabili delle stime dei costi, è importante che le ipotesi sottostanti le stime siano identificate e registrate per iscritto e che vengano fornite dichiarazioni di bilancio regolari. Una documentazione approfondita evita malintesi e aiuta le parti interessate a comprendere le ragioni alla base delle revisioni delle stime.
Precisione: per ridurre la variazione delle stime dei costi dovuta alle tecniche utilizzate, gli estimatori devono confrontare e corroborare le stime. Il software di stima dei costi rende abbastanza semplice questa operazione.
Affidabilità: l'affidabilità è un concetto basato sulla misura in cui le stime dei costi storici per un determinato tipo di progetto si sono rilevate accurate. Per i nuovi progetti simili ai progetti passati completati con successo, tecniche di stima analoghe consentiranno stime affidabili.
Dettaglio del rischio: tutti i progetti possono essere influenzati da rischi negativi, quindi è importante integrare le quote nelle stime dei costi. L'identificazione accurata del rischio e l'allocazione delle riserve per imprevisti è l'approccio più comune. Le stime dovrebbero essere sopravvalutate piuttosto che sottovalutate e gli estimatori dovrebbero stabilire livelli di tolleranza per la deviazione dei costi.
Uniformità: per le organizzazioni che conducono molti progetti dello stesso tipo, ci si aspetta che i costi unitari siano ragionevolmente coerenti tra i progetti e corretti solo per l'inflazione. Questo tipo di uniformità dei costi unitari è possibile per le organizzazioni che hanno intrapreso diversi progetti simili, il che consente loro di creare elenchi di riferimento per i costi unitari consigliati.
Validità: la conferma della validità di una stima dei costi comporta il controllo dell'accuratezza dei dati sottostanti. Migliora la validità facendo affidamento sulla letteratura stabilita dei costi e sugli indici di costo quando la letteratura aggiornata non è disponibile.
Verifica: la verifica dei costi è l'atto di verificare che le operazioni matematiche utilizzate in una stima siano state eseguite correttamente. La verifica dei costi è molto più semplice se le stime sono adeguatamente documentate.
Nel loro libro Project Management for Business, Engineering, and Technology, gli esperti di project management John M. Nicholas della Loyola University e Herman Steyn dell'University of Pretoria, in Sud Africa, affermano che le migliori stime sono fatte da team che includono progettisti, costruttori, fornitori (in contrapposizione alle stime di team più omogenei). Descrivono questi diversi team di stima come team di ingegneria concorrente.
Le cause più probabili di stime imprecise dei costi di progetto
In alternativa, i fattori che minano le stime dei costi includono dati grezzi scadenti o presupposti che le risorse siano utilizzate al 100%. Alcune delle insidie più comuni per gli estimatori di costi sono:
Mancanza di esperienza con progetti simili: l'accuratezza nella stima dei costi tende ad aumentare man mano che estimatori, team di progetto e organizzazioni acquisiscono esperienza lavorando con progetti simili. Gli estimatori e i team di progetto inesperti potrebbero non avere familiarità con l'ambito di un progetto, il che può portare a imprecisioni persino con le tecniche di stima deterministiche. A livello organizzativo, l'uso di tecniche di stima analoghe non è in genere affidabile se l'organizzazione non ha mai condotto progetti simili in precedenza.
Lunghezza dell'orizzonte di pianificazione e del progetto: gli estimatori professionisti sottolineano l'importanza di non fare stime premature. Come abbiamo discusso, una stima accurata dipende dal grado di definizione di un progetto. Per i progetti grandi e complessi, approcci come la pianificazione a onde mobili significano che il lavoro futuro è meno ben definito. È importante che le pratiche di stima dei costi riflettano questo aspetto e che le stime dei costi siano riviste man mano che diventano disponibili informazioni più aggiornate. Per i progetti molto grandi che richiedono diversi anni per essere completati, è importante tenere conto delle fluttuazioni del valore della valuta e dei climi politici.
Risorse umane: la creazione di stime accurate diventa più difficile con l'aumentare del numero di risorse umane coinvolte in un progetto. Mentre è prassi standard presumere che qualsiasi risorsa sarà produttiva solo l'80% delle volte e creare stime di conseguenza, diventa più difficile tenere conto dei costi nella gestione e nell'organizzazione delle persone. Ciò è particolarmente evidente nelle attività del progetto che comportano la costruzione del consenso o il coordinamento delle attività tra molte persone.
La difficoltà sorge anche quando si stimano i costi delle risorse umane attraverso il costo delle risorse o la stima parametrica. Entrambe le tecniche di stima ruotano attorno al concetto di costi basati su unità, ma le complessità della gestione delle persone rendono difficile sia ottenere costi unitari accurati sia prevedere con precisione i tempi di completamento delle attività. Inoltre, è improbabile che i livelli di abilità dei lavoratori siano identici (anche se sono classificati come tali), quindi una certa deviazione temporale è inevitabile. Ciò dimostra il valore di sovrastimare sistematicamente invece di sottovalutare, specialmente quando si ha a che fare con lavoratori umani.
Diversi altri errori comuni possono influire sull'accuratezza delle stime:
Non comprendere appieno il lavoro necessario per completare i pacchetti di lavoro: questo a volte è un problema per i team di progetto inesperti che non hanno mai lavorato su progetti simili prima.
Aspettarsi che le risorse funzionino alla massima produttività: una regola empirica più appropriata è quella di presupporre una produttività dell'80%.
Dividere le attività tra più risorse: avere più di una risorsa che lavora su un'attività richiede in genere tempo aggiuntivo di pianificazione e gestione, ma questo tempo extra a volte non viene preso in considerazione.
Mancata identificazione dei rischi e mancata preparazione di adeguati piani di emergenza e riserve: i rischi negativi possono sia aumentare i costi che prolungare le durate.
Nessun aggiornamento delle stime dei costi dopo le modifiche dell'ambito del progetto: le stime dei costi aggiornate sono parte integrante delle procedure di gestione delle modifiche all'ambito, poiché le modifiche all'ambito del progetto rendono inutili le stime precedenti.
Creare stime affrettate e imprecise a causa della pressione degli stakeholder: poiché i project manager sono ritenuti responsabili delle stime, le stime in ordine di grandezza sono una scelta molto migliore rispetto a numeri tirati fuori dal nulla.
Indicare le stime come somme fisse, piuttosto che intervalli: le stime puntuali sono fuorvianti. Tutte le stime hanno gradi intrinseci di incertezza ed è importante comunicare adeguatamente valori come il flusso di cassa tramite intervalli di stima.
Rendere un progetto adatto a un importo di budget fisso: l'ambito di un progetto dovrebbe determinarne il budget, non il contrario. Come spiega Trevor L. Young nel suo libro How to be a Better Project Manager, la stima è una "decisione su quanto tempo e risorse sono necessari per svolgere un lavoro secondo standard accettabili di prestazioni". È probabile che l'approccio inverso, ovvero la pianificazione dei progetti per adattarli ai budget, si traduca in progetti che non soddisfano i requisiti e non producono risultati.
Altri campi di gestione del progetto legati alla stima dei costi
Il lavoro di stima dei costi del progetto e il controllo continuo del budget non vengono svolti in modo ermetico. Diverse altre specialità di gestione del progetto li influenzano e la stima dei costi, a sua volta, ha un impatto su quegli altri aspetti del progetto. Alcuni di questi sono:
Gestione delle comunicazioni: aggiorna regolarmente i membri del team di progetto e le parti interessate con le attività del progetto. I membri del team di progetto che non comprendono i loro ruoli costano tempo e denaro. Allo stesso modo, le parti interessate che non ricevono aggiornamenti regolari sullo stato di avanzamento del progetto possono richiedere costose modifiche alla gestione in momenti non ottimali.
Gestione delle risorse umane: il personale di progetto inadeguatamente formato o impreparato può essere un problema in termini di tempo e denaro.
Gestione degli acquisti: una gestione inefficace degli acquisti può aumentare i costi del progetto, in particolare per i progetti eseguiti per lunghi periodi di tempo. Ad esempio, le fluttuazioni dei prezzi delle risorse e le mutevoli condizioni economiche e politiche possono rendere più costoso l'approvvigionamento di beni o servizi necessari.
Gestione della qualità: stabilisci i requisiti di qualità per i risultati finali del progetto prima dell'inizio dell'esecuzione e comunica questi requisiti a tutti i membri del team di progetto. Una mancanza di chiarezza sui requisiti di qualità può rivelarsi costosa durante il processo di controllo della qualità, quando è necessario affrontare difetti o non conformità (spesso a costi considerevoli).
Gestione del rischio: tutti i progetti presentano dei rischi. Un'adeguata identificazione dei rischi e la preparazione di piani di emergenza e riserve sono fondamentali per evitare che i rischi causino sforamenti dei costi.
Gestione del tempo: i costi del progetto sono direttamente correlati al tempo necessario per completare un progetto e quindi la mancata costruzione di un programma di progetto accurato e fattibile causerà probabilmente superamenti dei costi.
Come viene applicata la stima dei costi nei settori chiave
Indipendentemente dalle dimensioni e dall'ambito del progetto, la stima standardizzata dei costi contribuirà a produrre stime accurate. Detto questo, l'industria, il settore e il tipo di progetto possono avere un impatto su come sviluppi le tue stime. Pertanto, vale la pena esaminare come viene eseguita la stima dei costi in alcuni settori chiave e casi d'uso più complessi.
Edilizia
I costi edilizi coprono due principali categorie: quelli sostenuti per la costruzione e lo sviluppo effettivi di un impianto e quelli sostenuti per le operazioni e la manutenzione dell'impianto durante tutto il suo ciclo di vita.
La prima categoria include fattori come il costo del terreno, della manodopera, delle attrezzature e dei materiali necessari per costruire una struttura, il costo della progettazione architettonica e dell'ingegneria e il costo dell'ispezione della struttura. La seconda categoria comprende i costi di manutenzione e riparazione, i costi di affitto del terreno e delle utenze e il costo delle operazioni e l'impiego di personale operativo.
Un fattore che incombe sulla stima dei costi per i progetti edilizi è la necessità di contingenze. Poiché i progetti di costruzione sono in genere su larga scala ed eseguiti per lunghi periodi di tempo, è vitale un'adeguata pianificazione di emergenza. Le contingenze nei progetti di costruzione includono:
- Aggiustamenti del programma, che non sono insoliti per progetti su larga scala. Dati i grandi costi di attrezzature e manodopera nei progetti di costruzione, i ritardi e le estensioni dei programmi possono aumentare considerevolmente i costi.
- Cambiamenti nei costi delle attrezzature e della manodopera, che non sono rari anche in progetti lunghi.
- Cambiamenti ambientali, come i cambiamenti climatici, anch'essi non rari in progetti lunghi.
- Cambiamenti nello sviluppo del design, che, sebbene rari, possono accadere. Questi dipendono dalla qualità della pianificazione del progetto in pre-esecuzione e da circostanze incontrollabili come gli eventi naturali.
Le stime dei costi per i progetti edilizi si dividono in tre classi:
- Stime di progettazione: create durante la pianificazione e la progettazione del progetto, includono una serie di stime con accuratezza varia, dallo screening alla concettualizzazione e ai valori definitivi.
- Stime delle offerte: stime definitive finalizzate e utilizzate per proporre offerte competitive.
- Stime di controllo: utilizzale per misurare le prestazioni dei costi durante l'esecuzione del progetto; sono suscettibili di revisioni durante un progetto.
Un aspetto importante della stima dei costi nei progetti di costruzione è determinare la relazione tra la scala del progetto e il costo medio per unità. In genere, gli estimatori che utilizzano dati empirici per stabilire queste relazioni scopriranno che ci sono economie o diseconomie di scala. In altre parole, il costo medio per unità cambia all'aumentare della scala del progetto. Gli estimatori cercano di trarre vantaggio dalle economie di scala per ridurre al minimo i costi unitari.
Informatica
Nella produzione di stime dei costi per i progetti informatici, molte delle pratiche convenzionali non si adattano bene allo sviluppo del progetto Agile, data l'enfasi di questo approccio sul cambiamento degli ambiti del progetto.
Tuttavia, poiché l'input principale nei processi Agile è il lavoro - non le risorse - e lo sviluppo Agile supporta iterazioni a tempo fisso, utilizza tecniche di stima parametrica per creare stime accurate dei costi. I team di sviluppo Agile dividono il lavoro in parti gestibili per ogni iterazione e possono quindi addebitare costi fissi a seconda del numero di sviluppatori necessari per completare il lavoro pianificato per ogni iterazione.
Anche qui, però, ci possono essere difficoltà. La stima dei costi a prezzo fisso funziona bene per il lavoro di adattamento, che si concentra principalmente sulla modifica di prodotti IT già progettati. Il lavoro di sviluppo, d'altra parte, è più difficile da stimare, dato che coinvolge la progettazione del prodotto. Poiché i metodi Agile incoraggiano le modifiche all'ambito, è difficile pianificare in anticipo la quantità di tempo da dedicare alla progettazione. Pertanto, gli sforamenti dei costi per il lavoro di sviluppo sono abbastanza comuni.
Nel complesso, quindi, la stima dei costi per i progetti di sviluppo IT (che coinvolgono sia il lavoro di sviluppo che quello di adattamento) è condotta al meglio come una combinazione di stima dall'alto verso l'alto e dal basso verso l'alto. L'adattamento, che è generalmente ben definito, può essere stimato utilizzando tecniche di stima dal basso verso l'alto poiché il suo ambito è fisso. Il lavoro di sviluppo, che non ha un ambito fisso, è meglio stimato utilizzando tecniche dall'alto verso il basso come il giudizio degli esperti e la stima analoga.
Engineering
I progetti di ingegneria civile (come per autostrade e ponti) a volte presentano una maggiore pressione dovuta all'interesse pubblico per i loro progressi e soprattutto per le loro prestazioni in termini di costi. Ciò può essere problematico quando i critici non riescono ad apprezzare la natura iterativa della stima dei costi e tracciano confronti fuorvianti tra stime preliminari imprecise e stime di controllo. Questo problema è aggravato dal fatto che i progetti di ingegneria civile presentano in genere grandi gradi di incertezza nelle stime, di solito a causa di una combinazione di durata del progetto, condizioni naturali e, in alcuni casi, condizioni politiche nella regione. Pertanto, organizzazioni come l'Institution of Engineers of Ireland suggeriscono che le stime preliminari per i progetti di ingegneria civile non siano rese pubbliche e che stime più definitive indichino chiaramente gli ambiti del progetto e le ipotesi sottostanti.
I progetti di ingegneria civile che si svolgono per lunghi periodi di tempo possono anche dover fare i conti con i cambiamenti di ambito richiesti dalle amministrazioni politiche che cambiano. In alcuni paesi in via di sviluppo, questi progetti potrebbero avere difficoltà a mantenere il sostegno politico man mano che i governi cambiano, e non è raro che ci siano problemi di corruzione amministrativa. Pertanto, i progetti di ingegneria civile attribuiscono particolare importanza a un'adeguata identificazione dei rischi e le riserve di emergenza per questi progetti tendono ad essere generose. È anche importante intraprendere la pianificazione del progetto in modo da ridurre al minimo la probabilità di future modifiche dell'ambito, poiché queste possono facilmente causare superamenti dei costi.
Settori di servizi
La determinazione dei costi dei progetti nei settori dei servizi può presentare una serie unica di sfide. Poiché ci si concentra su un lavoro basato sulla conoscenza (per il quale le durate e i tassi di lavoro previsti possono essere difficili da prevedere), le tecniche di stima semplici e basate su unità non sono adatte. I progetti del settore dei servizi, invece, in genere calcolano separatamente i costi di manodopera e risorse e aggiungono costi generali a questi durante la creazione di stime.
I costi per i progetti del settore dei servizi sono generalmente suddivisi in tre categorie: costi del lavoro, risorse e spese generali. Nella maggior parte dei casi, i costi di manodopera e risorse sono semplicemente fatturati in quanto sono sostenuti per ogni lavoro. La fatturazione delle spese generali, tuttavia, è più complicata, soprattutto perché l'aumento dell'automazione negli ultimi anni ha aumentato l'entità dei costi generali per molti settori di servizi. I settori dei servizi adottano una varietà di tecniche di determinazione dei costi per gestire la fatturazione dei costi generali, tra cui:
- Costo dell'ordine di lavoro: applica una tariffa generale fissa a ciascun lavoro.
- Determinazione dei costi basata sulle attività: assegna le spese generali in proporzione alle attività di servizio tramite driver di costo.
- Costi effettivi extra: assegna una percentuale dei costi effettivi di un'azienda come spese generali a ciascun lavoro.
- Costi fissi: applica a ciascun lavoro una tariffa fissa predeterminata.
I lavori con costi fissi sono, ovviamente, i più facili da stimare. Per le altre tecniche di determinazione dei costi, la separazione dei costi delle risorse dai costi del lavoro può migliorare l'accuratezza delle stime purché i fornitori di servizi possano valutare con precisione l'entità della manodopera coinvolta in ciascun progetto, il che può rivelarsi un'operazione imprecisa.
Strumenti comunemente utilizzati per la stima dei costi
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