Cos'è il triangolo a triplo vincolo nella gestione dei progetti?
Nel panorama aziendale moderno, un progetto è tipicamente "legato" o vincolato da tre elementi, che possono essere espressi in modi diversi. La teoria del triplo vincolo, chiamata anche "triangolo di ferro" nella gestione dei progetti, definisce i tre elementi (e le loro variazioni) come segue:
- Ambito, tempo, budget
- Ambito, pianificazione, costo
- Buono, veloce, economico
Mentre i nomi dei tre elementi del triangolo possono cambiare, tutti misurano essenzialmente la stessa cosa: un budget fisso, un programma o una sequenza temporale fissa e un insieme fisso di aspettative o risultati.
Il triangolo entra in gioco quando qualcosa colpisce uno dei suoi "lati". In tal caso, potrebbe essere necessario regolare uno o entrambi gli altri elementi per adattarsi alla modifica. Ad esempio, se un cliente accorcia improvvisamente un intervallo di tempo, è probabile che un progetto abbia bisogno di più risorse o forse di una riduzione dell'ambito.
Ad esempio, supponiamo che 10 persone stiano lavorando alla creazione e al lancio di un microsito composto da 25 pagine web di testo entro il 1° settembre. Il cliente potrebbe quindi rendersi conto che un evento importante avrà luogo il 15 agosto e decidere che quelle pagine dovrebbero essere lanciate due settimane prima, il 15. Le strutture del triangolo dei vincoli di gestione del progetto possono aiutare a soddisfare questa tempistica abbreviata: puoi aggiungere più risorse (sotto forma di più persone che lavorano al progetto o altre risorse) o limitare il contenuto per questo lancio, magari con meno pagine o un design più semplice.
In un altro caso, un'azienda può avere due progetti concorrenti, ma non abbastanza personale per supportarli pienamente entrambi. Un project manager potrebbe quindi dover spostare i dipendenti dal primo al secondo progetto, il che influirà sull'ambito del primo progetto, sulla tempistica o su entrambi. In altre parole, un project manager può apportare queste modifiche, ma le risorse non sono infinite.
Il concetto di "qualità" viene talvolta introdotto come un altro fattore nel triangolo di vincolo del progetto, o come un quarto "lato" in quello che diventerebbe un "rombo" di progetto. Tuttavia, ci sono opinioni diverse a riguardo, poiché la qualità è soggettiva. La qualità di una pagina web meno approfondita ne risente o può comunque trattarsi di una pagina di alta qualità con portata ridotta? Queste sono domande che un project manager deve sempre considerare e tenere a mente durante le conversazioni con le parti interessate e i clienti.
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Quali sono le 10 aree di conoscenza della gestione dei progetti?
Un'altra serie di linee guida che i project manager possono trovare utili quando considerano il triangolo per il loro progetto sono le "10 aree di conoscenza" della gestione dei progetti. Il Project Management Institute pubblica il testo A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), che delinea questi fattori che aiutano a informare e modellare il triangolo del progetto.
- Gestione dell'integrazione: il piano generale di gestione di un progetto, che tiene conto di tutte le pianificazioni e i processi e identifica i risultati finali effettivi e l'ambito di un progetto.
- Gestione dell'ambito: questo elemento consente di focalizzare l'ambito di un progetto, che a sua volta consente ai project manager e ai responsabili delle risorse di pianificare e assegnare risorse a quest'ultimo.
- Gestione del tempo: questo elemento consente la costruzione di processi e pianificazioni e garantisce che i tempi siano realistici e realizzabili.
- Gestione dei costi: l'esecuzione di questo esercizio consente di pianificare il budget complessivo di un progetto, dalla stima al finanziamento e al controllo dei costi.
- Gestione della qualità: questo elemento identifica tutto il necessario per pianificare e produrre un progetto che sia efficace e soddisfi o superi gli obiettivi degli stakeholder.
- Gestione delle risorse umane: questo è il modo in cui ai membri del team vengono assegnati i loro ruoli e responsabilità su un progetto, nonché la gerarchia di chi supervisiona chi e cosa.
- Gestione delle comunicazioni: questo elemento guida il modo in cui le parti interessate e i project manager comunicano, inclusa la cadenza di comunicazione.
- Gestione del rischio: identifica, analizza e risponde ai fattori di rischio durante un progetto.
- Gestione degli acquisti: questo elemento si applica agli appaltatori, ai fornitori e a tutte le altre terze parti che possono contribuire a un progetto nel tempo.
- Gestione degli stakeholder: questo elemento aiuta i project manager a progettare strategie e strumenti efficaci per la gestione degli stakeholder.
Il passato, il presente e il futuro del triangolo di vincolo dei progetti
Come affermato in precedenza, il concetto del triangolo di vincolo del progetto è stato in uso essenzialmente da quando la prima persona ha assunto qualcun altro per eseguire un compito. Tuttavia, il triangolo di vincolo del progetto come lo conosciamo oggi è stato codificato all'inizio della metà del 20° secolo, nell'industria manifatturiera. I progetti che hanno portato a prodotti finiti, dai ricambi auto ai giocattoli per bambini agli aeroplani, hanno utilizzato il triangolo durante la produzione. Una compagnia aerea come United potrebbe ordinare venti jet 707 da un produttore come Boeing e il progetto includerebbe un budget totale, una tempistica complessiva e l'aspettativa della consegna di 20 aerei completi e funzionanti. Se United richiedesse altri cinque aerei, il budget e la tempistica si sposterebbero di conseguenza.
Negli ultimi due decenni, con la crescita del software e dei prodotti globali, il triangolo di vincolo del progetto si è adattato a questi tipi di progetti. I vincoli sono ancora presenti e rilevanti, ma a volte il concetto di "ambito" può essere meno definito della consegna di un prodotto fisico, come quei venti jetliner 707. Mentre la portata e la qualità sono ancora spesso considerate insieme, c'è stato un crescente movimento nei progetti digitali per adattare il triangolo e trasformarlo in un rombo, con quattro punti invece di tre.
In questo modello, la qualità è inclusa come quarta variabile. Nei progetti digitali, qualità e funzionalità possono essere variabili e portare comunque al successo di un progetto. Mentre l'eliminazione del sistema idraulico su un aereo comporterebbe un prodotto non funzionante, la fornitura di un progetto software con meno funzionalità di quelle originariamente concordate potrebbe comunque essere considerata un successo.
Supponiamo che una società di software stia creando un aggiornamento del suo software di mappatura. L'ambito originale includeva geolocalizzazioni più dettagliate, indicazioni interattive e informazioni sul traffico in tempo reale, oltre ad altri miglioramenti. Mentre gli sviluppatori lavorano al progetto, si rendono conto che la funzionalità del traffico in tempo reale richiederà più tempo o risorse per essere realizzata rispetto a quanto delineato nel brief originale. Viene presa la decisione di mantenere tale funzionalità fuori da questo particolare risultato finale per rispettare le tempistiche degli altri aggiornamenti così come il budget; la funzione del traffico in tempo reale potrà essere implementata in un aggiornamento futuro.
I progetti digitali sono continuamente iterativi e, pertanto, poche cose considerate completamente "finite" in questo mondo. Ciò offre ai project manager e alle parti interessate una certa flessibilità per mantenere i progetti in rapido movimento, anche quando non forniscono tutte le funzionalità inizialmente richieste: probabilmente ci sarà un altro progetto che creerà e fornirà le funzionalità mancanti. Nel modello di rombo del progetto, le "aspettative" sono il centro e il risultato di questo progetto a quattro facce. Se gli altri aggiornamenti alla versione software comprendono un miglioramento sufficiente della funzionalità e della facilità d'uso, le parti interessate e gli utenti finali saranno soddisfatti. Se tutti invece stavano aspettando la funzione di traffico in tempo reale, le parti interessate e i project manager dovranno comunicare questo ritardo in modo rapido e trasparente, idealmente con una nuova data di consegna definitiva. Se le aspettative delineate vengono soddisfatte o superate, il progetto è considerato un successo.
Alcuni esperti di gestione dei progetti vedono il triangolo o il rombo del progetto come non abbastanza sfumato o dettagliato da catturare tutte le variabili di un progetto. Questi esperti raccomandano di utilizzare una stella a sei punte che include componenti importanti, ma forse troppo soggettivi per essere misurati come un pilastro di vincolo. Questi includono fattori come rischio, opinione e valore. Il pensiero attuale del Project Management Institute e di altri esperti è apprezzare queste stelle a sei punte per aver cercato di catturare queste importanti influenze, ma la conclusione è che queste stelle rendono la gestione di un progetto tipico troppo complessa e, in definitiva, troppo ingombrante. Un project manager dovrebbe invece continuamente soppesare questi altri fattori man mano che un progetto progredisce nel tempo.
Perché il triplo vincolo è importante per il successo del progetto
Ogni progetto ha bisogno di guardrail. Anche a livello di base, questi guardrail sono tutti concetti su cui tutti dovrebbero essere in grado di concordare prima del primo giorno di qualsiasi progetto. Il triangolo fornisce un modo chiaro per segnalare alle parti interessate lo sconfinamento dell'ambito. Dimostra anche quali compromessi possono e devono essere soppesati e fatti. Il modello a triangolo consente inoltre ai project manager di misurare fattori e forze esterni e il loro effetto su uno o più "lati".
Questa dashboard può aiutare i project manager a tenere traccia della pianificazione, del budget e dell'ambito dei loro progetti e può essere adattata per soddisfare le esigenze di quasi tutti i progetti. Tieni a mente il triangolo del progetto può aiutare i project manager e i supervisori a inviare un avviso prima che un progetto subisca un impatto negativo. Per essere utile, una dashboard deve misurare i tre fattori che possono essere regolati per offrire la migliore qualità in un progetto.
La visione opposta: perché alcuni pensano che il modello a triplo vincolo non funzioni
Alcuni esperti di business ritengono che il modello a triplo vincolo possa essere stato utile per un panorama aziendale incentrato sulla creazione di prodotti fisici, ma che oggi sia meno rilevante nel mondo digitale. Nel suo documento di ricerca, l'esperto di gestione dei progetti Wei Lee afferma che il triangolo è troppo semplicistico nel panorama più complesso di oggi. Sottolinea infatti che sempre più spesso le questioni che possono influenzare un progetto sono in realtà al di fuori del controllo di un project manager, rendendo quasi impossibile gestire effettivamente le richieste e le influenze di un progetto.
John Ferguson Smart, autore ed esperto di gestione di progetti digitali, concorda con questa opinione. Smart ritiene che il triangolo fosse e possa essere valido in un ambiente di produzione, ma che sia irrilevante nello sviluppo di software, nella medicina e in altri campi più complessi. L'aggiunta di altri 12 cardiochirurghi in una sala operatoria, scrive, non accelererà un'operazione di trapianto cardiaco né assicurerà che il risultato sia migliore per il paziente. Invece, Smart consiglia concetti più generali come investimento, ritorno sull'investimento (ROI) e costo dei ritardi.
Alla fine, naturalmente, tutti i progetti e i project manager cercano la stessa cosa: un cliente felice e un risultato positivo per il progetto. In molti casi, il triangolo di vincolo dei progetti è ancora abbastanza rilevante e utile.
5 passaggi per creare un'analisi dei vincoli utile e su misura per il tuo progetto
Quando si inizia un progetto, potrebbe essere utile abbozzare un triangolo con ciò che si conosce per ogni "lato". Tuttavia, questi passaggi, menzionati in vari modi da diversi esperti di gestione dei progetti, possono essere più utili per identificare ciò che è necessario stabilire per il successo:
Passaggio 1: identifica i vincoli, che includono (a titolo di esempio) i criteri o le risorse che potrebbero impedire la corretta esecuzione del progetto.
Passaggio 2: decidi come adattare e utilizzare nel modo più efficace il vincolo e i suoi elementi.
Passaggio 3: assicurati che tutti gli altri processi di progetto e organizzativi siano conformi e supportino i passaggi uno e due.
Passaggio 4: aumenta il vincolo se necessario, ma fallo di concerto con gli altri due vincoli. Il punto di partenza potrebbe essere diverso dal punto di arrivo, ma ogni fattore dovrebbe comunque essere rilevante e gestito.
Passaggio 5: quando identifichi i vincoli e ti rendi conto che qualcosa si è spostato o non è più rilevante, torna al primo passaggio.
Oltre a questi passaggi, i principi PERT possono essere critici per l'azienda nella creazione di budget e tempi accurati e si integrano perfettamente con la creazione di un triangolo di gestione del progetto a triplo vincolo.
Triplo vincolo: il punto di vista degli esperti
Alma Miller, PMP, è CEO di AC Miller Consulting nel Maryland e fa parte della facoltà di economia della Johns Hopkins University. Ritiene che il triangolo a triplo vincolo sia ancora rilevante nell'ambiente aziendale di oggi. "Le persone oggi sono più flessibili e più inclini a scendere a compromessi per portare a termine un progetto", afferma Miller. "Sfortunatamente, l'area più facile dove scendere a compromessi è la qualità."
Questo potrebbe non avere molta importanza, ad esempio, "Se devi fornire un aggiornamento al gioco Candy Crush Saga", afferma Miller. "Ma se stai fornendo un sistema di sicurezza al governo federale, questa è un'area che non dovrebbe assolutamente scendere a compromessi."
“Some clients may have tons of money, but that won’t necessarily make the timeline shorter. This is where a project manager should come in with realistic proposals and alternatives.” - Alma Miller PMP, CEO of AC Miller Consulting
Aggiunge: "È importante essere realistici. Alcuni clienti possono avere tonnellate di denaro, ma ciò non renderà necessariamente più breve la tempistica. È qui che un project manager dovrebbe entrare in gioco con proposte e alternative realistiche. Ecco cosa abbiamo concordato nel nostro ambito di lavoro e, se modifichiamo il budget in questo modo, ciò influenzerà l'ambito e la tempistica in questi altri modi".
Roman Rittmann è Director of Demand Generation presso Hackerbay a Berlino, in Germania. Egli afferma che, in generale, il triangolo del progetto può essere utile come un'istantanea molto vaga dell'investimento rispetto alla produzione. "Nel software, non sono solo i clienti che investono nell'ambito o nella qualità". Gli sviluppatori e gli appaltatori che lavorano su progetti software per la sua azienda, spiega Rittmann, sono concentrati sulla qualità, la funzionalità e l'ambito proprio come i clienti. "Sono spinti a lavorare fino a quando la qualità raggiunge il punto che vogliono loro. Molti di loro impiegheranno meno denaro per raggiungere una qualità superiore. Questo obiettivo è davvero ciò che guida molti di loro".
“In the tech culture, we define the scope of what a client is asking for. If it takes two days more, it’s worth it to us to pay for that time, to get the product and results where we want them - not just where the client wants them.” - Roman Rittmann, Director, Demand Generation, Hackerbay
A volte i clienti non sanno nemmeno come misurare la qualità, l'ambito o il risultato in un progetto, pertanto ingaggiano Hackerbay per lavorare e creare, dice Rittmann. L'esperienza e l'impegno dell'azienda per i risultati significano che anche una tempistica spinta o uno sconfinamento di ambito potrebbero rappresentare un rischio d'azienda, in modo da fornire solo il meglio.
Sia Miller che Rittmann affermano che è fondamentale integrare la capacità di adattarsi al cambiamento, il che significa che un project manager può rivedere i vincoli spesso (a volte ogni giorno) per modificare le aspettative secondo necessità. Entrambi gli esperti riconoscono che il concetto di qualità sarà sempre soggettivo. Nel caso di aggiornamenti al software di un gioco, non sarà indispensabile puntare al meglio. Nel caso di aggiornamenti ai sistemi di sicurezza nazionale, non ci si può accontentare e quel progetto sarà all'altezza solo quando soddisfa o supera ogni aspetto del piano di progetto.
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