Modello Matrice per la definizione delle priorità del prodotto
Formattata con criteri campione per non iniziare da zero, questa matrice delle priorità contiene formule ponderate che calcolano i punteggi delle priorità quantificabili. Modifica il modello per adattare il processo di sviluppo del prodotto e utilizza i risultati per valutare gli scenari ipotetici del progetto e confrontare i compromessi necessari per la pianificazione e l'assegnazione delle risorse del progetto.
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Modello Matrice per la definizione delle priorità per le attività
Le to-do list hanno un impatto minimo sulla produttività complessiva e diventano rapidamente un valido esercizio di list building che consente di potenziare le azioni. Usa questo modello per definire le priorità delle attività del progetto e determinare quali affrontare (e quali delegare o eliminare) per sfruttare in modo più efficace il tuo tempo. Modifica i quadranti in modo che riflettano i tuoi criteri di valutazione e la gestione delle tue risorse più preziose.
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Modello Matrice delle priorità per gli incidenti
Utilizza questo modello di matrice per definire le priorità degli incidenti per organizzare, classificare e rispondere alle richieste di ticket del servizio IT. Il modello è formattato come una matrice delle priorità delle azioni ed è caratterizzato da una matrice delle priorità codificata per determinare rapidamente l'impatto e l'urgenza di ogni incidente.
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Modello Matrice di prioritizzazione dei requisiti
Usa questo modello di matrice di prioritizzazione dei requisiti per valutare e dare priorità ai requisiti di sviluppo, funzionalità o casi d'uso dei software. La matrice è progettata per valutare diversi criteri ed evitare l'influenza del contesto, dei diversi punti di vista delle varie parti interessate e delle esigenze del cliente/utente durante la pianificazione dei requisiti del progetto.
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Che cos'è una matrice delle priorità nella gestione del progetto?
Una matrice delle priorità (o matrice di prioritizzazione) è uno strumento per i processi di analisi e decisionali utilizzato nella gestione dei progetti, nell'analisi aziendale e nei sistemi di miglioramento dei processi aziendali come Six Sigma. In Six Sigma, la selezione dei progetti è fondamentale per il processo complessivo di miglioramento della qualità. L'utilizzo di una matrice delle priorità per la prioritizzazione e la selezione del progetto è un'applicazione pratica delle tecniche di pianificazione e analisi dei progetti, resa accessibile dagli autori Michael Brassard (The Memory Jogger 2) e David Allen (Detto, fatto!).
Per le parti interessate del progetto, le matrici delle priorità costituiscono una risorsa per risolvere apertamente i disaccordi, restringere il campo delle proposte includendo le soluzioni migliori e aumentare le possibilità di successo di un progetto evitando secondi fini e promuovendo il consenso. Utilizza questi strumenti quando devi valutare diversi criteri ed evitare l'influenza del contesto, dei diversi punti di vista delle varie parti interessate e delle esigenze del cliente/utente nelle fasi di prioritizzazione e pianificazione dei progetti (o dei prodotti). Ad esempio, utilizzando un approccio semi-quantitativo e analitico, è possibile utilizzare matrici delle priorità per visualizzare le proposte del progetto e ottenere il consenso degli sponsor e della leadership esecutiva del progetto.
I diagrammi con matrici delle priorità sono una categoria di strumenti analitici quantitativi che si collocano all'onterno dei sette strumenti di gestione (o strumenti 7M) del metodo Six Sigma. Le matrici di prioritizzazione sono diagrammi visivi. Utilizzando formule con criteri ponderati, implementa queste matrici per visualizzare e confrontare due o più serie di dati, applicando colonne a forma di L che confrontano gli input e quantificano gli elementi. L'autore Lynne Hambleton parla in dettaglio dei tre tipi di metodi per la matrice delle priorità nel suo libro Treasure Chest of Six Sigma Growth Methods, Tools, and Best Practices:
- Criteri analitici completi: è il metodo più complesso e rigoroso, riservato alle questioni più critiche, secondo Hambleton. Questo metodo è ideale per team più piccoli, di tre-otto persone. (Matrici multiple con una prospettiva più ampia rendono difficile raggiungere un consenso completo sulle priorità.)
- Criteri di consenso: se hai bisogno di una matrice delle priorità per confrontare le opzioni dei requisiti del progetto che sembrano uguali, questo metodo crea una versione semplificata della matrice con criteri analitici completi. Il metodo con criteri di consenso utilizza voto ponderato e classifica: applica un valore numerico all'analisi dell'elemento per determinare l'opzione migliore. Utilizza un numero limitato di elementi e criteri (meno di 10) per ridurre al minimo la complessità.
- Matrice combinata: è il metodo più semplice per la creazione di una matrice delle priorità, che aiuta a determinare le relazioni causa-effetto. La matrice combinata consente inoltre di definire le priorità per elementi o opzioni in analisi per capire cosa affrontare prima. Pertanto, è basata sulle cause e non sui criteri, a differenza degli altri metodi, e richiede un team esperto che conosca il processo. Il metodo combina un diagramma ad albero con una matrice a L e utilizza simboli come le frecce (invece di punteggi numerici) per identificare le priorità.
Che cos'è una matrice di screening del progetto?
Una matrice di screening dei progetti è uno strumento utilizzato per visualizzare i progetti elencandoli singolarmente rispetto a diverse categorie di criteri di screening ponderati. Il risultato è un punteggio qualitativo assegnato a ciascun progetto che può essere confrontato e classificato per determinare quali progetti approvare. I criteri variano e derivano da diverse fonti, tra cui le parti interessate interne, gli sponsor del progetto, gli investitori, i casi d'uso sia dell'azienda che dei clienti e la domanda.
Come assegnare le priorità ai progetti con una matrice delle priorità
Ponendo l'attenzione sulla collaborazione e sulla pianificazione del team, la prioritizzazione del progetto rappresenta un metodo per selezionare i progetti con massima priorità quando si confrontano diverse scelte. La creazione di una matrice della priorità basata sui criteri di consenso comporta la definizione di un obiettivo, la selezione dei criteri, la scelta del metodo per quantificare l'importanza di ciascun criterio e l'utilizzo di questo valore stabilito per confrontare il punteggio ponderato delle priorità di ogni elemento in analisi.
Adattata secondo le procedure di Hambleton per l'utilizzo dei criteri di consenso, la seguente guida ti aiuterà a creare una matrice per la prioritizzazione dei prodotti (o dei progetti) per il tuo team. Scarica il modello della matrice per la prioritizzazione dei prodotti di seguito e attieniti alle fasi indicate:
- Fase 1: incontra tutte le parti interessate, soprattutto quelle più vicine al cliente e concordate gli elementi che devono essere prioritari (ad esempio caratteristiche, prodotti o attività). Questo processo richiede tempo e impegno, perché il team deve discutere in gruppo, organizzare i dati e valutare le varie decisioni coinvolte (soddisfazione del cliente, costi, benefici e rischi). Determina lo scopo del processo di prioritizzazione per gli elementi in analisi. Ad esempio, potresti voler dare priorità alle caratteristiche in sviluppo per un nuovo prodotto software.
- Fase 2: determina l'elenco dei criteri di valutazione e scegli i valori appropriati per valutare i dati in analisi. Utilizzando la matrice a L del modello, usa la prima colonna per modificare l'elenco degli elementi che desideri rendere prioritari. Modifica o utilizza i criteri di valutazione campione nella prima riga (dieci colonne o meno) ed elenca gli elementi dal più importante al meno critico.
- Fase 3: determina il valore ponderato dei criteri di valutazione. La ponderazione totale deve pari al cento percento per ottenere un punteggio preciso delle priorità (punteggio totale). Registra la ponderazione dei criteri nell'area prevista per ciascun criterio.
- Fase 4: assegna un punteggio o classifica ogni elemento rispetto a ogni colonna dei criteri ponderati utilizzando una scala di valori interi, da 0 (impatto più basso) a 5 (impatto più alto), in base al valore (importanza relativa) determinato dal team per ciascun criterio. Procedi in questo modo per tutti gli elementi che hai elencato.
- Fase 5: completa il metodo con criteri di consenso per la matrice delle priorità dei prodotti valutando (dalla priorità massima a quella minima) la classifica prevista per la serie di elementi. Puoi ordinare la colonna del punteggio totale in modo da riflettere l'ordine di importanza, se desideri eliminare o delegare le attività a basso impatto.
Che cos'è un modello di prioritizzazione?
Un modello di prioritizzazione è uno strumento (di solito un foglio di calcolo) che aiuta a prendere una serie di dati diversi (un elenco di attività, elementi, requisiti, caratteristiche o prodotti) e rivela una gerarchia di importanza in base ai criteri di valutazione concordati e al valore (a livello sia quantitativo che qualitativo). Puoi anche utilizzare un modello di prioritizzazione per creare una matrice delle priorità.
Come creare una matrice di prioritizzazione dei requisiti
Autore e consulente, Karl Wiegers ha creato una matrice delle priorità e un modello di prioritizzazione dei progetti a otto fasi per aiutare i team a risolvere i conflitti e a scendere a compromesso se necessario, quando si assegnano le priorità a nuovi requisiti di caratteristiche per un prodotto (ad esempio il rilascio di un nuovo software), alla luce di determinate risorse e limitazioni del progetto. Wieger ha sviluppato il suo metodo di prioritizzazione per contrastare il rigore dei metodi esistenti nella classificazione dei requisiti comuni in progetti di sviluppo software, ovvero il Quality Function Deployment (QFD) e la Total Quality Management (TQM).
Crea un foglio di calcolo con matrice a L utilizzando la prima colonna per elencare ogni requisito della caratteristica (che deve essere resa prioritaria) e la riga superiore per elencare i seguenti criteri di prioritizzazione ponderati:
- Benefit relativo: questo criterio rappresenta il benefit offerto dal prodotto per il cliente e l'azienda, come indicato dal modo in cui i requisiti aziendali del prodotto si allineano alle esigenze di entrambe le parti. Wieger consiglia di raccogliere i dati dai membri dello staff vicini al cliente (ad esempio i team di vendita e i rappresentanti dei clienti) e di far rivedere agli stessi la matrice per valutare il benefit relativo e altri criteri.
- Penalità relativa: si tratta di una stima della penalità che il cliente e l'azienda subiscono quando i requisiti aziendali del prodotto non si allineano alle loro esigenze.
- Valore totale: rappresenta la somma del benefit relativo e della penalità. L'esempio di Wieger utilizza anche una colonna della percentuale totale per misurare il valore di ogni requisito della caratteristica come percentuale del valore totale.
- Costo relativo: è una stima del costo relativo dell'implementazione di ciascuna caratteristica, inclusa una colonna separata per calcolare la percentuale del costo totale per ogni requisito della caratteristica. L'esempio di Wieger utilizza criteri di sviluppo software, con i costi relativi in base a fattori quali complessità, portata del lavoro di progettazione richiesta, capacità di riutilizzare il codice esistente e tipo di test necessario per il software.
- Rischio relativo: è una stima del grado relativo di rischio tecnico e aziendale associato a ciascun requisito della caratteristica, inclusa una colonna per calcolare la percentuale di rischio totale per ciascuna caratteristica. I costi e i rischi sono ponderati in base alle tue preferenze o impostati su zero se non desideri considerare come fattore i criteri di rischio.
Dopo aver creato l'elenco dei requisiti o delle caratteristiche, segui i passaggi per assegnare le priorità ai progetti come descritto nella sezione precedente per calcolare e classificare i requisiti di massima priorità. Non esiste una formula standard per la creazione di un punteggio totale delle priorità per classificare i requisiti. Adatta i criteri della formula e di ponderazione e l'intervallo dei valori di valutazione al team e allo scopo della valutazione. Wieger utilizza la formula seguente: priorità del requisito = valore% diviso per (costo% x ponderazione del costo + rischio% x ponderazione del rischio).
Nel caso in cui priorità concomitanti e risorse limitate iniziano a determinare quali requisiti di progetto richiedono attenzione, utilizza una matrice di priorità per rimanere in carreggiata. Modificando l'elemento in analisi, i criteri del progetto, la scala dei valori ponderati e la formula per determinare la priorità, è possibile creare una matrice delle priorità dei prodotti per agevolare il processo di pianificazione del team.
Come si fa ad assegnare le priorità al lavoro?
Valutare il modo in cui dedicare tempo e sforzi ai progetti è un controllo della qualità imprescindibile. L'energia è una risorsa limitata, quindi creare di un sistema per determinare cosa richiede attenzione e quando (o deve essere delegato o eliminato) è una strategia intelligente. Questa strategia comporta la creazione di un piano giornaliero per bilanciare tempi e sforzi. Inizia creando un piano fisso di produttività, basato sulle attività da te classificate come massimamente prioritarie.
Alcune matrici delle priorità utilizzano l'analisi quantitativa per determinare cosa ha la precedenza; tuttavia, utilizzando una matrice delle priorità per le azioni, è possibile adottare anche un approccio qualitativo per misurare più agevolmente cosa è urgente e importante sul lavoro.
Che cos'è una matrice delle priorità delle azioni?
Una matrice per la definizione delle priorità delle azioni è uno strumento semplice, rispetto a fogli di calcolo elaborati che richiedono tempo, competenze e sforzi di creazione e gestione, che viene utilizzata per ottimizzare tempo e punti di attenzione. Il termine si riferisce a un modello di matrice a quattro quadranti (o 2x2) basato sui principi di gestione del tempo ascrivibili al Presidente Dwight D. Eisenhower (la matrice decisionale di Eisenhower o semplicemente matrice di Eisenhower). Questa matrice delle priorità (o attività) è ispirata alla matrice decisionale contenuta nel libro Le 7 regole per avere successo di Stephen Covey. I modelli di matrice delle priorità delle azioni vengono utilizzati per gestire il tempo, che è la risorsa più limitata per qualsiasi project manager. Sono anche strumenti di pianificazione efficaci per qualsiasi strategia di miglioramento dei processi aziendali. Il loro uso è un ausilio per poter dedicare il tempo a dati quantificabili, oggettivi, piuttosto che a congetture.
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