Definizione e origini della PERT
La PERT (Program Evaluation and Review Technique, Tecnica di revisione e valutazione del programma) ha la forma di uno schema o di un diagramma, in cui sono mostrate in sequenza tutte le attività programmate. Utilizzando la PERT, i project manager analizzano quanto tempo richiede il completamento di ogni singola attività e dell'attività di ciascun dipendente, e quindi prevedere la durata dell'intero progetto.
Sebbene la maggior parte dei quadri generali del progetto dipenda dalla previsione della tempistica più probabile, la PERT integra tre scenari di durata: la minore possibile, quella più probabile e la massima possibile. Le formule della PERT mostrano una media ponderata di queste tre durate, con una stima risultante che spesso è più accurata di altri modelli.
La nascita della PERT
La PERT è nata durante la Guerra fredda, quando la Marina statunitense ha intrapreso il progetto missilistico Polaris per armare i sottomarini nucleari. Il progetto richiedeva il coordinamento di circa 9.000 subappaltatori e decine di attività simultanee e interdipendenti. Preoccupata per la minaccia sovietica, la Marina voleva consegnare il progetto il più rapidamente possibile.
Gli ufficiali della Marina hanno lavorato con l'impresa bellica Lockheed e i consulenti Booz, Allen e Hamilton per progettare uno strumento di programmazione che garantisse la disponibilità dei missili quando lo erano i sottomarini. Originariamente abbozzavano i concetti su una tovaglia durante il pranzo che, alla fine, si è evoluta dando vita alla PERT.
Grazie soprattutto alla PERT, Polaris ha terminato anni prima del previsto e senza sforare il budget, cosa che fu considerata un trionfo degli Stati Uniti nella corsa alle armi. Di conseguenza, la tecnica è diventata la base dei grandi progetti governativi di quell'epoca. Gli appaltatori che lavorarono a questi progetti (soprattutto nella difesa e nell'edilizia) hanno aiutato a estenderla al settore privato, secondo Helen Cooke, Project Management Consultant e co-autrice del libro The McGraw-Hill 36-Hour Course: Project Management.
"Il governo chiese agli appaltatori di applicarla a progetti complessi in ambito di difesa ed edilizia. La PERT ha quindi proliferato nel settore privato ed è stata adottata ampiamente dai project manager", ha affermato Cooke.
Mitchell L. Springer, Executive Director dell'Università Purdue, nel suo libro Program Management: A Comprehensive Overview of the Discipline afferma che la PERT ha visto un rapido aumento del suo uso e un declino improvviso negli anni '70. Ciò è attribuibile a due fattori: la PERT è stata applicata e integrata con dati non di pianificazione che ne hanno complicato l'uso. Tuttavia, Springer ha affermato che l'aumento dei programmi software per l'esecuzione della PERT ha innescato una ripresa negli anni 2000.
Motivi per utilizzare la PERT
La PERT aiuta i manager a modellare i propri progetti e a gestire il tempo a disposizione in modo più efficace. Ecco alcuni dei motivi per cui la PERT viene utilizzata:
- Stima della data di completamento - Consente di calcolare una data di completamento generale dalle stime di tutte le attività in base alla formula PERT, che vedremo in dettaglio di seguito.
- Misurazione del rischio quando c'è una data di scadenza definitiva - Se il cliente o l'azienda ha bisogno del progetto completato entro una data specifica, puoi valutare quanto è realistica con le stime PERT. Comprendendo la deviazione standard, è possibile calcolare la probabilità di rispettare la scadenza. Nella PERT, la formula per la deviazione standard è data dal tempo ottimistico meno il tempo pessimistico diviso 6. Questo articolo spiega esaustivamente come utilizzare la deviazione standard per calcolare gli intervalli di confidenza e le probabilità di rispettare le date di completamento specifiche. Il concetto di base è che se la data pessimistica (cioè lo scenario peggiore) rientra all'interno di una deviazione standard (una misura della variazione dalla media), la probabilità di rispettarla è maggiore rispetto a se fosse pari a due, tre, quattro, ecc. deviazioni standard. In questo contesto, la data ottimistica non va bene (per via della fretta e perché richiede di concludere più cose nel modo migliore possibile) mentre quella pessimistica è preferibile (perché più facile da rispettare).
- Individuazione dei punti di flessibilità - Se un project manager deve monitorare e far risparmiare tempo ai dipendenti, la PERT è di aiuto per identificare quali sono le attività che possono essere accelerate. Le attività con un ampio intervallo tra stime temporali ottimistiche e pessimistiche hanno la massima flessibilità.
- Miglioramento della pianificazione delle attività - La PERT consente ai project manager di essere più precisi. In progetti molto grandi, potrebbe non essere immediatamente ovvio quando determinate attività devono iniziare e finire. Il project manager che utilizza la PERT può pianificare ogni attività in base ai tempi di completamento stimati e derivare le date di inizio e fine del progetto in base alla data di inizio della prima attività e alla data di completamento dell'ultima attività.
"Secondo la mia esperienza, la maggior parte delle persone che valutano l'arco di tempo necessario per completare un'attività sono eccessivamente ottimistiche", afferma Michael Campbell, consulente e professore associato presso la St. Edward's University e autore del libro Idiot’s Guide to Project Management. "L'uso dei diagrammi PERT ha il pregio di costringerli a pensare alla stima in tre modi: migliore dei casi, peggiore dei casi e caso più probabile. È proprio esercitandosi a pensare usando queste tre stime che si elimina gran parte del bias ottimistico e si ottiene una stima molto più realistica."
Nella teoria della gestione dei progetti, esistono tre vincoli principali (sono spesso illustrati come un triangolo, talvolta detto Triangolo di ferro o Triplo vincolo). I vincoli sono il tempo, il costo e lo scopo (prodotti finali, specifiche tecniche o caratteristiche previste); l'interazione di questi tre fattori determina la qualità.
Willard Fazar, un ufficiale dell'ufficio Progetti speciali della Marina quando la PERT è stata sviluppata e persona determinante per l'ascesa della tecnica, in un articolo del 1959 pubblicato sulla rivista American Statistician indicò il tempo come vincolo centrale della PERT. La tecnica "impiega il tempo come variabile che riflette le applicazioni delle risorse e le specifiche delle prestazioni pianificate. Con unità di tempo come denominatore comune, la PERT quantifica le conoscenze sulle incertezze coinvolte nei programmi di sviluppo che richiedono sforzi al limite (o anche oltre) della conoscenza attuale dell'oggetto; sforzi per cui esiste poca o nessuna esperienza precedente", ha scritto.
Correlazione tra PERT e Metodo del percorso critico
Nel 1957 (all'incirca quando la Marina stava creando la PERT) DuPont sviluppò un'altra tecnica di gestione dei progetti, il Metodo del percorso critico (CPM, Critical Path Method). Il CPM è stato progettato per rispondere a sfide simili a quelle affrontate nella pianificazione della chiusura, e successivo riavvio, degli impianti chimici per la manutenzione. Per un'introduzione completa al CPM, leggi questa guida.
Il percorso critico è la sequenza delle attività nel progetto con la durata massima. Un ritardo in una qualsiasi di queste farà ritardare l'intero progetto. Il CPM e la PERT sono strumenti spesso utilizzati insieme per calcolare il tempo che richiederà un progetto grande. Ciascuno dei due strumenti ha propri punti di forza e i project manager utilizzano sempre di più entrambe le tecniche, singolarmente o unendole.
Tuttavia, ci sono alcune differenze cruciali tra PERT e CPM. La più importante è che, mentre la PERT si concentra sul controllo del tempo, il CPM si concentra sull'ottimizzazione dei costi. In altre parole, la PERT presuppone una variazione del costo direttamente proporzionale al tempo, a differenza del CPM.
Di seguito sono riportate altre differenze tra i due metodi.
Come creare un diagramma PERT
Come creare un diagramma PERT
Ecco i passaggi per mettere in pratica la PERT nel tuo progetto. Esistono programmi software che possono automatizzare i calcoli e generare diagrammi PERT.
1- Elenca tutte le attività necessarie per il tuo progetto e l'ordine di completamento. Alcune attività possono avvenire simultaneamente (e sono dette attività non dipendenti o concomitanti) mentre altre non possono iniziare fino a quando un'attività precedente non è terminata (e sono dette dipendenti o sequenziali).
2- Per ogni attività, indica tre stime di tempo in giorni: il tempo di completamento più ottimistico (O), il tempo normale/più probabile (M) e il tempo pessimistico (P).
3- Calcola il tempo previsto (TE) utilizzando la formula (O + 4*M + P) ÷ 6 = TE. Usa il nostro calcolatore rapido
Calcolatore PERT della stima
Consulta gli esempi di seguito per capire come calcolare il TE.
4- Una volta calcolato il TE, è possibile creare un diagramma di Gantt, un modo per visualizzare la pianificazione di un progetto utilizzando barre orizzontali che rappresentano la durata del tempo in un calendario.
5. Ora puoi disegnare il diagramma PERT. Se lo fai a mano, probabilmente dovrai fare alcune bozze. I diagrammi PERT sono per lo più diagrammi reticolari, in cui le attività o le attività principali sono nodi (caselle) collegati da frecce.
6. Delinea le attività. Può essere utile creare una scheda o una casella per ogni attività, contenente il nome dell'attività, la durata, lo slittamento (leggi altri dettagli su questo), le date di inizio e di fine.
7. Esegui le attività in sequenza da sinistra a destra. Esistono due modalità diverse per collegare le attività con le frecce: AOA (Activity On Arrow) e AON (Activity On Node). Se utilizzi un software, sceglierà lui per te. In caso contrario, molte persone trovano la modalità AON più intuitiva.
Con la modalità AOA, il nome dell'attività e la durata sono indicati sulle frecce e le informazioni come la durata sono mostrate sui nodi. I nodi rappresentano le milestone e la lunghezza della freccia a volte riflette la durata. Nella modalità AON, i nodi rappresentano le attività e le frecce rappresentano l'ordine e le relazioni tra le attività.
Le attività non possono condividere gli stessi nodi di inizio e fine, quindi a volte viene inserita un' attività fittizia, che non ha costi o durata di tempo, per rendere chiara la precedenza delle attività. Le attività che avvengono simultaneamente sono mostrate come parallele sul diagramma.
Harold Schroeder, consulente con esperienza nella gestione di progetti complessi, ha affermato che un errore comune nei diagrammi PERT è dimenticare di collegare tutte le attività con un'altra. "Questo è spesso chiamato "pendente" e può essere facilmente evitato verificando che tutte le attività finali siano collegate ad altre attività nel reticolo. Detto questo, la PERT consente di vedere come i pezzi si adattano insieme, mostrando così elementi critici che potrebbero aver bisogno di correzione", ha sottolineato.
9. Calcola la durata del progetto. Aggiungi le probabili durate di tutte le attività per ottenere la durata prevista del progetto. Puoi quindi identificare le date di inizio e di fine. Lavorare con stime temporali ottimistiche e pessimistiche ti consente inoltre di prevedere le date di completamento a scadenza più breve e più lunga. Se è indispensabile terminare il progetto in una determinata data, scegli quella data come data di completamento e procedi a ritroso utilizzando le stime di tempo più pessimistiche.
10. Calcola percorso critico e slittamento. Il percorso critico è la sequenza che richiede il tempo di completamento più lungo. Lo slittamento è il ritardo permesso per un'attività senza che provochi ritardi nel progetto complessivo (viene calcolato come la differenza tra la data di inizio più vicina e quella più lontana o tra la data di fine più vicina e quella più lontana). Qualsiasi attività con un tempo di slittamento pari a zero si troverà nel percorso critico. Alcuni diagrammi PERT indicano il percorso critico in rosso.
Termini e glossario PERT
Per velocizzare i progetti con la PERT è necessario apprendere alcuni termini chiave. Li abbiamo elencati di seguito in modo da offrirti una terminologia completa sull'argomento. Saranno particolarmente utili se utilizzi un software per creare il diagramma PERT.
- Evento PERT - Una milestone o il punto di inizio o fine di un'attività.
- Evento predecessore - Un evento che si verifica prima di un altro.
- Evento successore - Un evento che segue un altro evento.
- Attività PERT - Esecuzione di un'attività nel progetto.
- Sottoattività PERT - Esecuzione di un'attività che è un sottoinsieme di un'attività più grande.
- Stime deterministiche e probabilistiche - Una stima con un singolo esito (deterministica) e con esiti multipli (probabilistica).
- Tempo ottimistico, pessimistico, più probabile - L'analisi temporale a tre punti della PERT esamina il tempo minimo, massimo e normale per il completamento di attività e progetti.
- Tempo previsto - La stima migliore utilizzando la formula PERT del tempo al completamento.
- Slittamento - Ritardo consentito per un'attività senza causare ritardi alle attività successive o all'intero progetto.
- Attività critica - Un'attività con slittamento pari a zero.
- Tempo di realizzazione - Tempo in cui due attività si accavallano.
- Tempo di ritardo - La quantità di tempo di attesa o ritardo tra due attività.
- Tempo di accelerazione - Esecuzione simultanea delle attività critiche.
Analisi PERT: quanto probabilmente il progetto sarà terminato in tempo?
Ricorda che nella PERT stimerai tre scenari di tempo: ottimistico, probabile e pessimistico. Utilizzando la formula della media ponderata, otterrai una data prevista di completamento. Ma per essere un project manager attento, dovrai valutare la probabilità di rispettare tale data e aggiornare le tue proiezioni durante lo svolgimento delle attività perché spesso ci si imbatte complicazioni inaspettate.
È qui che entra in gioco l'analisi PERT. È possibile calcolare la probabilità dello scenario di tempo più probabile utilizzando la deviazione standard, un termine per la quantità di variazione nei dati. Una deviazione standard bassa significa che i punti di dati si raggruppano intorno alla media. Nella PERT, la media è rappresentata dal calcolo del tempo previsto indicato in precedenza. La formula per calcolare la deviazione standard è (P-O) ÷ 6.
Maggiore è la deviazione standard, meno sarà affidabile la stima. Se si utilizza uno strumento software, sarà lui ad eseguire questi calcoli al posto tuo. Se li fai a mano, qui puoi trovare una valida spiegazione su come calcolare la probabilità esatta di rispettare la stima in base alla deviazione standard.
Pro e contro della PERT
La tecnica PERT è molto apprezzata, ma anche gli utenti più affezionati ne rilevano i limiti. Diamo un'occhiata ai pro e ai contro dell'utilizzo della PERT.
Vantaggi:
- Coinvolgimento attivo - Gli esperti nella PERT dicono che uno dei maggiori vantaggi offerti dalla tecnica è che i project manager devono valutare e quantificare il tempo probabilmente richiesto per le attività dei loro progetti e anche ponderare le incertezze che si trovano ad affrontare. La PERT fornisce inoltre maggiori informazioni per agevolare l'analisi degli scenari del progetto.
- Forte potenziale di previsione - Sebbene nessun sistema sia perfetto, la PERT è uno dei migliori per stimare quanto tempo richiederà un progetto. Ciò consente alle organizzazioni di fare altre previsioni su vendite, fatturato, requisiti di manodopera e altro ancora.
- Migliore coordinamento - Il diagramma PERT riunisce input provenienti da vari reparti e partecipanti sulle risorse e i processi del progetto. Il diagramma rende chiare le dipendenze tra le diverse attività, che aiutano i principali attori a lavorare insieme. Serve anche come hub di comunicazione perché si aggiorna in tempo reale durante l'avanzamento del progetto. Il diagramma offre all'alta dirigenza un'istantanea dello stato del progetto.
- Modellamento più realistico - Rendendo disponibili scenari temporali differenziati e visibili, la PERT facilita l'analisi e consente ai manager di modellare i risultati utilizzando diverse combinazioni di dati. Il risultato spesso è un processo decisionale migliore e meno sorprese.
Svantaggi:
- Potenziale non realizzabilità - I project manager sperano di basare le loro stime temporali PERT sull'esperienza reale ma, vista la rapidità dei cambiamenti nella realtà, le informazioni possono diventare rapidamente obsolete. In modo più ampio, questi dati possono essere soggettivi e potenzialmente inaffidabili.
- Debolezza sui fattori finanziari - La PERT, data la sua attenzione al tempo, difetta talvolta nel dare un peso sufficiente ai costi, alle risorse, alla manodopera e alle esigenze di capitale.
- Mantenimento impegnativo - Considerata la mole della raccolta e del calcolo dei dati richiesta, la PERT può essere impegnativa e quindi costosa da supportare. Questo aspetto viene mitigato dallo sviluppo di strumenti software e alcune organizzazioni scelgono di elaborare modelli PERT solo per le attività a più alto rischio nei loro progetti.
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