Approfondimento delle definizioni: Cosa significa gestione delle operazioni?
La gestione delle operazioni si riferisce alle attività coinvolte nella supervisione del processo di creazione di prodotti e fornitura di servizi, comprese risorse, tecnologia, persone e prodotti. Questi elementi devono essere ben gestiti al fine di garantire all’azienda di rimanere competitiva.
Per definire più compiutamente la gestione delle operazioni, prendiamo in considerazione questi aspetti fondamentali dell’OM:
- Pianificazione: I responsabili delle operazioni devono costantemente prevedere, pianificare e adattare i processi per ottimizzarli in base alle condizioni.
- Processo: La produzione di prodotti o servizi richiede processi forti e ripetibili.
- Efficienza: I manager devono risolvere i problemi legati a intoppi, risorse inadeguate e tempi di inattività per creare un'efficienza ottimale.
- Controllo dei costi: La produzione è solitamente una parte importante della struttura di costo di un'azienda e bisogna gestirla sapientemente.
- Qualità: Un buon controllo della qualità è necessario per mantenere la soddisfazione dei clienti e la reputazione dell'azienda. Senza di esso, le aziende possono subire gravi danni.
- Miglioramento continuo: Per rimanere competitive, le aziende devono avere processi in atto per cercare costantemente modi migliori di fare le cose.
- Tecnologia: Alla base di tutto questo c’è la tecnologia. La tecnologia ben utilizzata mantiene un'azienda all’avanguardia.
- Redditività: Eseguiti correttamente, tutti gli aspetti fondamentali sopra indicati portano a un solido risultato economico.
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Storia della Gestione delle operazioni
La gestione delle operazioni risale al 5000 a.C. con i Sumeri, che monitoravano le scorte, le transazioni e le tasse e si è evoluta in servizi moderni come le consegne in giornata. Di seguito elenchiamo alcuni momenti storici salienti:
- La Rivoluzione Industriale (dagli anni ’60 del 1700 ai primi anni dell’800) ha gettato le basi della divisione del lavoro e delle parti intercambiabili, elementi fondamentali per una produzione efficiente. Eli Whitney, inventore della sgranatrice del cotone, ha anche fabbricato 10.000 moschetti utilizzando il concetto delle parti intercambiabili.
- Nel 1883, Frederick Winslow Taylor utilizzò il metodo del cronometro per tenere il tempo delle attività dei lavori complessi. Questo è diventato fondamentale per studiare efficienza e produttività.
- Intorno al 1912, Frank e Lillian Gilbreth hanno gettato le basi per i sistemi a tempo di movimento predeterminato (PMTS), che prevedono il tempo necessario per completare le attività.
- Nel 1913, è stata messa in funzione la prima catena di montaggio mobile di Henry Ford, che ha tagliato il tempo di produzione di un'auto da 12 ore a meno di tre.
- Dopo la Seconda Guerra Mondiale, Toyota ha sviluppato la produzione just-in-time (JIT), in seguito chiamata Sistema di Produzione Toyota. L'azienda l’ha ideata per eliminare gli sprechi e aumentare la produttività e la qualità.
- Nel 1971, FedEx ha iniziato le consegne notturne. Oggi, Amazon offre persino la consegna degli ordini nello stesso giorno.
L'importanza della Gestione delle operazioni
La gestione delle operazioni è la sala macchine dell'organizzazione e pianifica e guida la produzione e i servizi. I manager addetti alle operazioni massimizzano l'efficienza, la produttività e il profitto, che sono fondamentali per la crescita, la sopravvivenza e il vantaggio competitivo di un'azienda.
La maggior parte delle aziende dispone di un reparto operativo con molti dipendenti e un grande budget. La rivista Forbes nel 2011 ha riportato che tre quarti dei CEO provengono da un background operativo, il che dimostra l'importanza di comprendere il funzionamento di un'azienda.
Si può inoltre dedurre l'importanza della gestione delle operazioni da questi aspetti del successo di un'azienda:
- Assistenza clienti
- Qualità dei prodotti o servizi
- Processi correttamente funzionanti
- Competitività sul mercato
- Progressi tecnologici
- Redditività
Non è esagerato dire che tutto dipende dalle operazioni.
Il rapporto della gestione delle operazioni con gli altri dipartimenti
I responsabili delle operazioni facilitano la cooperazione tra i reparti e assicurano l'allineamento degli obiettivi dei reparti e dell'azienda, nonché la standardizzazione degli approcci logistici ai vincoli di budget e di progetto. I team addetti alle operazioni devono collaborare con tutti gli altri reparti per essere efficaci.
Strategie di gestione delle operazioni
I responsabili delle operazioni sono profondamente coinvolti nella strategia, oltre ai loro ruoli di produzione quotidiani. Dalla progettazione e dal collaudo dei processi alla facilitazione della collaborazione interdipartimentale, abbiamo elencato qui di seguito alcuni punti chiave della strategia e della tattica:
- Utilizzo dati: Le analisi sono essenziali per la pianificazione, le rettifiche e i processi decisionali. Due tipologie comuni sono i parametri di efficienza e i parametri di efficacia.
- Analisi delle scorte: Per gestire le scorte nella catena di approvvigionamento, entra in gioco l'analisi ABC (detta anche analisi di Pareto). Questo metodo divide le scorte in tre categorie: A, Be C. La categoria A ha il valore più alto e i controlli più rigorosi e la categoria C ha il valore più basso e i controlli meno serrati.
- Sfide dei dati: I dati sono spesso in silo, il che li rende difficile da confrontare. Ma i sistemi e le configurazioni più recenti rendono questo processo più semplice e aiutano gli analisti e i manager ad esaminare i dati in modi nuovi e utili.
- Progettazione del processo: La ricerca, la previsione e lo sviluppo di un processo solido richiedono esperienza e energia, ma i risultati possono essere duraturi.
- Impostazione delle previsioni e degli obiettivi: Le migliori previsioni spesso combinano uno sguardo ai dati storici con un'analisi delle condizioni in evoluzione.
- Collaborazione tra i reparti: Con una buona comunicazione e collaborazione, la gestione delle operazioni può lavorare in modo efficace con il reparto finanziario, vendite, marketing, risorse umane e altri reparti.
- Essere Verde: La compatibilità ecologica è diventata una necessità strategica e legale per le aziende, soprattutto nel settore manifatturiero.
- Gestione delle persone: Nonostante tutti i progressi di macchine e tecnologia, le persone rimangono fondamentali per l'equazione, anche se spesso in diversi tipi di lavoro.
Livelli di gestione delle operazioni
La gestione delle operazioni include tre livelli: strategico, tattico e operativo. Il livello strategico definisce gli obiettivi aziendali, mentre il livello tattico definisce il piano per implementare tale strategia. Il livello operativo contiene le operazioni quotidiane necessarie per raggiungere il risultato desiderato.
Principi di Gestione delle operazioni
Ci sono molti principi ampiamente accettati di gestione delle operazioni. La maggior parte degli esperti consiglia di concentrarsi sull'organizzazione, la gestione dei rischi e l'adattamento. Di seguito riportiamo due importanti elenchi di principi elaborati dagli esperti:
Randall Schaefer, CPIM, ha descritto I 10 Principi della gestione delle operazioni durante la presentazione alla conferenza del 2007 della American Production and Inventory Control Society (APICS).
- Realtà: Non c'è una soluzione universale ai problemi dell'azienda.
- Organizzazione: È necessario organizzare tutti gli aspetti della produzione in un intero insieme coerente.
- Fondamenti: Rispetta i fondamentali, come l’accurata registrazione delle scorte.
- Responsabilità: Le persone si impegnano di più quando sono ritenute responsabili.
- Variazione: La variazione fa parte di ogni processo.
- Causalità: I problemi sono spesso sintomi. Vai alla causa principale.
- Passione gestita: Le persone con una passione per il loro lavoro guideranno la tua azienda.
- Umiltà: Non devi sapere tutto.
- Successo: Definisci il successo e cambia con il mercato.
- Cambiamento: Ogni soluzione di produzione è temporanea.
Un'altra serie di principi di gestione delle operazioni proviene dall'autore Dr. Richard Schonberger . I suoi 16 principi sono:
- Collabora con i clienti. Scopri cosa comprano e utilizzano.
- Impegnati in un miglioramento continuo e rapido.
- Mantieni uno scopo unificato. Coinvolgi i dipendenti nella strategia.
- Conosci la concorrenza.
- Concentrati.
- Organizza le risorse.
- Investi nelle risorse umane.
- Mantieni le attrezzature.
- Usa le attrezzature più semplici e migliori.
- Minimizza l'errore umano.
- Taglia i tempi. Abbrevia il percorso del prodotto al cliente.
- Taglia le impostazioni.
- Estrai il sistema. Migliora il flusso di lavoro e riduci gli sprechi producendolo on-demand.
- Utilizza un controllo qualità totale.
- Risolvi i problemi alla radice
- Gestisci la visibilità. Fai sapere al mercato i tuoi risultati.
Tipi di produzione e sistemi di produzione
Puoi classificare la produzione e i sistemi di produzione in diversi modi, ad esempio in base agli elementi tecnici, ai processi o ai tempi di consegna. La maggior parte dei sistemi di produzione moderni è basata su software, il che significa che i sistemi e i processi di pianificazione, programmazione e controllo delle scorte sono gestiti da software.
- Elementi tecnici: Include macchine, strumenti e comportamento organizzativo, come persone, divisione del lavoro e flusso di informazioni.
- Produzione di processi rispetto alla produzione di parti: La produzione del processo significa che il prodotto viene sottoposto a una trasformazione fisico-chimica, ad esempio per la carta o il cemento. La produzione di parti significa che le parti sono realizzate e assemblate in un prodotto.
- Lead time: Le categorie includono acquisto su ordinazione, produzione su ordinazione, assemblaggio su ordinazione e produzione a magazzino.
Le principali sfide per la gestione delle operazioni
Alcune delle più grandi sfide per la gestione delle operazioni includono l'acquisizione e il mantenimento della giusta forza lavoro e della giusta tecnologia. Abbiamo chiesto ai nostri esperti di valutare alcune altre sfide comuni:
Iris Tsidon: The CEO of Okapi Vision notes that, “Today's biggest challenges in operations are all related to keeping up with the pace of innovation. Millennials are the largest population entering the workforce. They expect that the companies they work for are going to be as tech savvy as they are, yet existing employees resist change and implementing new technologies. So there is a clash between generations, and operations management needs to balance between the two.”
Daisy Jing: CEO and founder of Banish beauty product line says the biggest challenges are “making sure that we get the right people and maintain their good performance for years to come.”
Katharine Leonard: Lean Six Sigma Black Belt and Co-Founder of ShiftChange says, “It's when you don’t have the right resources and the time or leadership support to solve business problems and instead [put] a Band-Aid on problems. Because of this, teams end up overcomplicating their processes and relying on a few experts, who become the single point of failure for your business.”
Matt Wilhelmi: Associate Business Consultant for Individual Advantages Business Advisors advises, “Managing the operations of small and medium-sized businesses comes down to effective communication. There are so many distractions in today’s workplace that we sometimes lose sight of how we communicate. In our experience, effective communication means being consistent and fair. The challenge in effective communication is that sometimes an operations manager needs to encourage and other times needs to discipline/coach. This all happens while maintaining the vision he or she casts for the team.”
Chris Wiegand: CEO of the Jibestream “indoor navigation” platform, comments, The ‘Internet of Things’ — the interconnection of computerized devices via the Internet — has the potential to drive efficiency, but it also brings challenges in complexity and cost. To be efficient, companies need a location infrastructure using addressable maps and technologies, like Bluetooth beacons. An example is a hospital knowing the real-time location of its infusion pumps and other devices to organize their usage. A big challenge is that companies often store data in separate databases, leaving analysts to pull it into spreadsheets to compare. "There’s no single dashboard to bring it into.”
Richard Lowe, Jr.: The former Director of Computer Operations for Trader Joe’s and current Owner and Senior Writer of The Writing King says, “The technology is changing so quickly, it makes it hard on an operations manager to keep up...The whole model of the way things are working is changing." Using the example of trucking for product distribution, concepts such as robotic trucks and location-aware tracking bring challenges along with advancement. "It’s a lot more data to manage." Technology training presents challenges too. "How do you keep people up to speed with new technologies?”
David Shelton: Il COO della società di servizi sanitari PatientMatters elenca queste sfide: “Personale: Sono convinto che il tuo personale determini il tuo successo. Un mix di nuovi dipendenti e di esperti di lunga data consente di mantenere la stabilità dell'azienda durante la formazione del personale, l'ampliamento delle opportunità di vendita e l'individuazione di nuove soluzioni ai problemi esistenti. Tecnologia: Che si tratti di un fornitore di servizi o di un produttore, le nuove tecnologie e la capacità di comprendere e reagire ai dati interni determineranno il successo operativo. Crescita: Hai a disposizione i materiali, le relazioni con i fornitori e la manodopera per stare al passo con il tuo team di vendita e le richieste sul mercato?"
Suggerimenti per una buona gestione delle operazioni
La gestione delle operazioni si occupa della qualità della tecnologia e delle persone di un'azienda. I nostri esperti forniscono i migliori suggerimenti su come mantenere risorse di qualità per garantire una gestione delle operazioni efficiente ed efficace:
- Tieniti aggiornato sulle tendenze dell'innovazione: “Prenditi il tempo per ascoltare i suggerimenti dei dipendenti esperti di tecnologia; utilizza solo la tecnologia che è semplice da usare e coinvolgente per i dipendenti a ogni livello di competenze", suggerisce Chendodon. “Investi per formare manager e dipendenti sugli obiettivi di implementazione dei nuovi sistemi e assicurati di prevedere ricompense in modo che tutti siano motivati a imparare e utilizzare nuove tecnologie.”
- Incoraggia la comunicazione efficace: “Assicurati di comunicare processi, regole e politiche a tutti. Predisponi un piano di marketing intelligente e resta aggiornato. Pianifica il tuo piano di marketing in base alle tendenze del momento. Fallo il prima possibile e usa quel piano specifico con una tempistica fino all’arrivo di una nuova tendenza. Ottieni rapporti settimanali su tutto ciò che riguarda l'azienda. Poi, da lì, gestisci tutto in base alle esigenze di ogni categoria", afferma Jing.
- Raccolta elettronica dei dati: Se si chiede ai membri del team di scrivere i numeri di elaborazione per la raccolta dei dati, questi possono risultare imprecisi e non forniscono i risultati necessari per gestire le operazioni in modo efficiente", spiega Leonard. “Usa i dashboard dei report e affidati a dati e analisi. Stabilisci di quali informazioni hai bisogno per gestire la tua azienda, misurarle e utilizza le analisi per ampliare il processo e migliorare continuamente le tue operazioni. Sii concentrato sul cliente: Progetta i tuoi processi tenendo a mente il cliente finale. Pensa a ciò che vedono come valore e a cosa sono disposti a pagare, nonché alla rapidità con cui si aspettano di ottenere risultati.”
- Ascolta i tuoi team: “I dipendenti sul campo, le vendite interne e i fornitori dispongono di informazioni inestimabili e sanno cosa sta succedendo con il tuo prodotto o servizi e con la concorrenza", nota Shelton. “Misura e analizza. Esaminiamo costantemente i tempi di elaborazione interni e le prestazioni dei dipendenti e misuriamo costantemente i tassi di successo. Migliorare la performance interna permette di superare la domanda dei clienti. Espandi la tua rete. I manager delle aziende concorrenti cambiano lavoro. Un rapporto amichevole può diventare un'alleanza chiave. Le partnership con i fornitori nello sviluppo di nuovi prodotti o servizi consentono di far crescere le tue operazioni controllando al contempo i costi. Le joint venture che portano benefici a entrambe le parti possono aumentare sostanzialmente la base di conoscenze, aumentando allo contempo la velocità di lancio sul mercato.”
- Rallenta: “È importante considerare gli effetti collaterali di ogni decisione e la modalità di comunicazione con il team", consiglia Wilhelmi. “Le persone tendono a lavorare volentieri (e a impegnarsi maggiormente) con leader che mantengono la calma e non sono troppo veloci nel giudicare. Sii proattivo e strategico. È importante che i leader non reagiscano in ogni momento. L'ambiente costantemente reazionario può trasformare i grandi leader in cacciatori di fuoco, il che tende a indebolire la loro comunicazione. Rimani concentrato sui numeri. Se qualcosa non funziona come dovrebbe, è meglio concentrarsi sui dati misurabili che sulle emozioni di frustrazione o sul risultato. Quando puoi modificare un processo e misurarlo lungo il percorso, elimini la soggettività e rimani obiettivo.”
- Assegna un proprietario interno: Assicurati che ogni progetto abbia un proprietario interno o può uscire dai binari", afferma Wiegand. “Comprendi gli indicatori chiave delle prestazioni che guideranno l'azienda. Solo perché è possibile misurarlo, non significa che sia importante. Proteggi i dati. I responsabili delle operazioni devono salvaguardare le informazioni. Prendi in considerazione l'utilizzo dell'infrastruttura come servizio, con hosting, sicurezza e ridondanza integrata.”
- Tieniti aggiornato nel tuo campo: “Leggi molto. Impara molto. Se sei un responsabile logistico, resta in contatto con il tuo personale tecnico", suggerisce Lowe, Jr.
Tendenze attuali nella gestione delle operazioni
Il campo della gestione delle operazioni si è evoluto nel tempo per stare al passo con la tecnologia e il comportamento umano. Dalla lean manufacturing alla sostenibilità, abbiamo illustrato alcuni trend attuali ed esistenti per i responsabili delle operazioni:
- Reingegnerizzazione dei processi aziendali (BPR): La BPR aiuta le aziende a rinnovare la propria organizzazione dalle fondamenta, riorganizzando e riassegnando i processi per allinearli meglio agli obiettivi aziendali.
- Lean Manufacturing: Lean, Six Sigma e Agile sono discipline incentrate su una produzione efficiente e adattabile. Continuano ad essere gli approcci principali.
- Sistemi produttivi riconfigurabili: Questi sistemi sono progettati per essere flessibili e adattabili ai cambiamenti improvvisi del mercato.
- Gestione delle operazioni comportamentali: Questo approccio si concentra sul comportamento umano in relazione alla gestione delle operazioni.
- Sostenibilità: Questo approccio evidenzia il mantenimento delle pratiche ecologiche n un contesto normativo in evoluzione.
Opinioni degli esperti sulle tendenze di gestione delle operazioni
La maggior parte degli esperti concorda sul fatto che i computer e la tecnologia sono al centro della gestione delle operazioni. Di seguito abbiamo raccolto le osservazioni degli esperti sulle tendenze attuali della gestione delle operazioni, dalla visualizzazione e previsione dei dati a ulteriori tendenze:
- Visualizzazione dati: “La tendenza principale che vedo è quella delle aziende che combinano la visualizzazione dei dati con gli indicatori chiave di prestazione per creare sistemi di monitoraggio e gestione in tempo reale", afferma Tsidon.
- Automazione: “Vedo aziende che si orientano verso la tecnologia per risolvere attività banali, che richiedono tempo e sono soggette a errori, che impediscono ai team operativi di fornire il miglior servizio ai clienti", nota Leonard.
- Previsioni di tendenza: “Come puoi incorporare dati interni ed esterni per prendere decisioni in anticipo sui tempi?" chiede Shelton. “La migliore analogia sportiva che conosco è "Pattina dove il disco sta andando". Abbiamo bisogno di pianificare in anticipo per anticipare le esigenze dei clienti e battere i nostri concorrenti; gestire le risorse e ridurre al minimo gli sprechi. Sia le organizzazioni di prodotti che quelle di servizi si sforzano di massimizzare le risorse (materiali o personale) per produrre il miglior prodotto per il consumatore.”
- Collaborazione: “Vedo che la gestione delle operazioni è più allineata alle risorse umane, le aziende sono sempre più consapevoli dell'importanza della loro cultura e del loro capitale umano in relazione alle operazioni e all'impegno", osserva Wilhelmi.
- Tecnologia di localizzazione: “Con servizi di localizzazione iper-accurati, una tendenza è l’utilizzo di questa tecnologia per avvisi in tempo reale, ad esempio per un paziente affetto da demenza che si allontana", afferma Wiegand.
- Utilizzo di Internet: “Lo shopping su Internet continua ad essere una grande tendenza, che coinvolge praticamente ogni tipo di prodotto, compresi i generi alimentari. Amazon invia alcuni prodotti entro poche ore dall'ordine. Dovresti essere in grado di fare altrettanto. Bisogna essere in grado di far fronte a inventari più ristretti, come ad esempio le scorte just-in-time (JIT) con alcuni prodotti alimentari di base, come il pane e le uova, che arrivano due o tre volte al giorno", nota Lowe, Jr.
Qual è il futuro per la gestione delle operazioni?
Il futuro della gestione delle operazioni può essere dedotto dal suo passato. Anche se nessuno può saperlo con certezza, i nostri esperti prevedono un futuro di dati e tecnologia in costante aumento, compresi i veicoli a guida autonoma e l'automazione dei lavori poco qualificati.
- Automazione: “L’aumento dell'automazione comporterà un cambiamento organizzativo radicale", afferma Tsidon. “Le operazioni limiteranno la gerarchia e renderanno la gestione più semplice, quindi, mentre molti sono preoccupati per la perdita di posti di lavoro di basso livello, io vedo che ci sarà un cambiamento radicale a tutti i livelli, compreso quello superiore. Le posizioni precedenti che avevano bisogno di lavoratori altamente qualificati non esisteranno più perché l'intelligenza artificiale fornirà risultati migliori senza errori umani. In futuro, la competenza di gestione più preziosa sarà la capacità di combinare l'analisi dei dati con l'intelligenza emotiva. Questo è qualcosa che nessun algoritmo può sostituire e sarà più cruciale che mai.”
- Gestione remota: “Il futuro porterà la gestione delle operazioni da remoto. Oggi non c'è nulla che un lavoratore da remoto non possa fare. È possibile, e sarà la prossima tendenza", prevede Jing.
- Può richiedere un background tecnico: “Prevedo che la gestione delle operazioni diventerà una posizione altamente tecnologica, che richiede un set di competenze altamente analitiche e una mentalità incentrata sul prodotto", afferma Leonard. “Con Amazon che consegna i pacchi nello stesso giorno, i clienti si aspettano risultati istantanei e, per mantenere la competitività, le operazioni devono essere orientate verso questo tipo di successo.”
- Maggiore attenzione sul lavoro di qualità: “La tecnologia offre opportunità per costruire o fornire servizi più rapidi, migliori e più economici. È fondamentale utilizzare la tecnologia, interpretare i dati, rifornirsi di nuovi materiali e identificare manodopera di talento. Devi affrontare le sfide del lavoro e costruire una forza lavoro migliore. Come si utilizza meglio la forza lavoro? Il miglioramento delle tecniche di reclutamento permette di attirare nuova manodopera, ma come potete anche formare meglio il personale esistente per farlo progredire all'interno dell'organizzazione? Questa è un'area chiave su cui ci concentriamo. Crediamo fermamente di avere l’obbligo di formare il nostro team esistente e farlo crescere e avanzare internamente", spiega Shelton.
- Risorse umane: “Il futuro della gestione delle operazioni sta andando verso la creazione di dati (in modo da poterli misurare e studiare da una posizione obiettiva) intorno alla cultura delle operazioni umane dell'azienda. Negli ultimi anni sono state pubblicate decine di relazioni che confermano che la mancanza di impegno da parte dei dipendenti porta a una sostanziale perdita di produttività o, peggio, a un elevato turnover. Nel vero senso della parola, è responsabilità del direttore delle operazioni massimizzare le proprie operazioni. Migliore è la cultura, migliori sono le operazioni ", osserva Wilhelmi.
- Servizi locali: “Il futuro comprenderà dispositivi che conoscono la posizione ed edifici intelligenti che si manterranno da soli. ", prevede Wiegand. “Ad esempio, un ascensore potrebbe sapere che necessita di assistenza sulla base degli input di dati e potrebbe avviare la riparazione come parte di un flusso di lavoro strutturato. Si farà maggiore uso dell'intelligenza artificiale per riconoscere un problema e avviare un flusso di lavoro. Si farà anche un maggiore uso dell'analisi predittiva. Si osserverà inoltre una maggiore protezione dei dati proprietari, soprattutto se i problemi derivano dall'eccessiva disponibilità di dati. Infine, si avrà una maggiore uguaglianza di genere nella gestione delle operazioni. Sicuramente oggi abbiamo grandi donne leader nelle operazioni. Questa diversità ha un grande valore.”
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