Definizioni: cos'è l'allocazione delle risorse e come funziona?
Praticamente ogni progetto, lancio di prodotto, restyling di siti Web e qualsiasi altra attività che un'organizzazione possa creare o aggiornare richiede che vengano assegnate risorse. Dopotutto, senza le giuste risorse, come si fa a fare qualcosa? Innanzitutto, diamo un'occhiata ai tipi di risorse di base di cui potresti aver bisogno o che potresti incontrare nella gestione di un progetto:
- Persone - Queste risorse sono scrittori, editor, sviluppatori dell'esperienza dell'utente (UX), direttori artistici, account people, gestori del traffico pubblicitario, risorse freelance o a contratto, sviluppatori, tester: tutte persone con le competenze necessarie per portare a termine il tuo progetto.
- Tempo - Si tratta della quantità totale di tempo (giorni, settimane, mesi, anni) necessario per portare a termine il tuo progetto. Anche se la data di fine del progetto può già essere decisa, è possibile dividere gli incrementi di tempo in quel periodo per garantire che il progetto rimanga in carreggiata.
- Strumenti e capitale – Se il tuo team di progetto ha bisogno di una "war room" dedicata o dell'accesso ad attrezzature specifiche per creare funzionalità o prodotti speciali, tutto ciò dovrà essere pianificato durante la fase di allocazione delle risorse della gestione del progetto e assegnato in modo appropriato.
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Chi è coinvolto nell'allocazione delle risorse?
A livello più granulare, il responsabile dell'allocazione delle risorse è un project manager o un program manager. Il project manager deve valutare quali tipi di persone, tempo e strumenti saranno necessari durante la pianificazione di un progetto. Tuttavia, nella maggior parte delle organizzazioni, i project manager non hanno personale che riferisce direttamente a loro. Devono lavorare con i capi dei reparti dedicati a sviluppo, IT, creatività, contenuti e altri, i cui subordinati saranno invitati a contribuire al progetto.
Alcune aziende e agenzie hanno un responsabile del traffico pubblicitario o delle risorse che può avere una visione di alto livello su chi, in quale reparto, sta facendo cosa durante il periodo di tempo in questione. Quella persona fungerebbe da intermediario con il capo reparto (la persona che è effettivamente il manager del lavoro) e il project manager, per aiutare a coordinare l'allocazione delle risorse.
Nelle organizzazioni più piccole, un project manager potrebbe parlare in modo informale con una potenziale risorsa – diciamo un copywriter – e dire: "Come sarà il tuo carico di lavoro la prossima settimana? Abbiamo ricevuto una richiesta di otto-dieci ore di copywriting e modifica di quattro pagine web." Lo scrittore potrebbe dire che, se avesse tempo a disposizione, allora il project manager dovrebbe ottenere l'approvazione formale dal proprio manager e contrassegnare le risorse nel tracker dell'azienda.
Occasionalmente, nel corso di un lungo progetto in cui le persone creative lavorano a stretto contatto con i clienti o le parti interessate interne, potrebbe essere necessario nominare una specifica risorsa creativa. Se un progetto ha bisogno di una mini campagna, ad esempio, di banner pubblicitari e il cliente sa che uno scrittore specifico ha abilità in quell'area, il cliente potrebbe richiedere che al progetto venga assegnato quello scrittore specifico. Poter soddisfare o meno tale richiesta dipende dagli altri impegni di quella risorsa e da altri fattori aziendali. Il project manager avrebbe in genere l'ultima parola su quali risorse vengono allocate a un progetto.
5 fattori critici che possono influenzare l'allocazione delle risorse
Sono diversi i fattori che possono influenzare l'allocazione delle risorse, sia che tu sia in una situazione agenzia-cliente o che lavori su un progetto interno. Ecco cinque fattori che possono rappresentare una sfida per l'allocazione delle risorse o che possono portare alla riallocazione delle risorse:
1: Modifiche alla sequenza temporale o all'ambito del progetto
Dirigenti e clienti di alto livello tendono a volere tutto il prima possibile, anche all'interno di una tempistica concordata. Inoltre, l'ambito di un progetto può cambiare man mano che cambiano le esigenze del cliente. Ad esempio, può sorgere un piccolo progetto mentre il tuo team sta lavorando su un progetto più grande per lo stesso cliente, che vorrebbe che il progetto più piccolo fosse completato in tre giorni. Il project manager deve scoprire chi nello staff può avere il tempo di lavorare sul nuovo progetto e, se nessuno può, trovare rapidamente un appaltatore che esegua il lavoro.
2: Disponibilità delle risorse
Supponiamo che la tua agenzia abbia ricevuto una richiesta per un progetto di UX, ma il tuo miglior sviluppatore UX è in vacanza per tre settimane. L'unica altra risorsa UX a tempo pieno dell'agenzia sta già lavorando part-time su un altro importante progetto. Il project manager deve decidere se quella persona può gestire il progetto UX nel tempo assegnato o se è necessario rivolgersi a un appaltatore o trovare un'altra risorsa. Un'altra alternativa potrebbe essere che la risorsa UX del personale e un appaltatore potrebbero dividersi il lavoro. Il project manager lavora con il responsabile UX per capire come ottenere la risorsa UX appropriata per selezionarla e allocarla al progetto.
One challenge that often arises is being able to select specific resources. Lynn Kenning, a Chicago-based program and project management expert, says “Project managers don’t often get to pick who the resources are. Resource people don’t report to them. There’s typically a pool of the type of resources – developers, designers – and you will be assigned one.”
3: Dipendenze del progetto
Nella maggior parte dei progetti, ci sono fasi del lavoro il cui inizio dipende dal completamento di altri lavori. In un progetto digitale tipico, ad esempio, un gruppo di sviluppatori potrebbe aver bisogno di scrivere un codice o uno script per determinate funzionalità prima di poter svolgere qualsiasi lavoro creativo o di contenuto.
"Se lo sviluppo slitta", dice Kenning, "slitteranno anche i tempi di scrittori o risorse UX, e quel cambiamento nelle tempistiche potrebbe influenzare anche la disponibilità delle risorse". I project manager devono essere consapevoli di queste dipendenze e di come potrebbero influenzare i loro progetti in modo da poter allocare risorse per la parte giusta del progetto.
4: Tempi incerti dei risultati finali
“Resource allocation is part science and part art,” says Kimberley Kelly, an Atlanta-based marketing expert and principal at MasonKelly. “A lot of times, decisions need to be made to get a project off the ground, when the timing of certain deliverables isn’t yet known,” she notes.
Ad esempio, supponiamo che a un progetto di sei mesi siano assegnate 60 ore di copywriting. Il copywriter deve partecipare al kickoff e ad altre riunioni per iniziare a lavorare sulla strategia dei contenuti, ma i wireframe del sito Web devono essere costruiti e i modelli di contenuto creati prima che buona parte del copywriting possa iniziare.
In alcune situazioni, un project manager potrebbe assegnare cinque ore settimanali a uno scrittore per 12 settimane, ipotizzando al meglio quando la stesura potrebbe avvenire. Nelle prime settimane di un progetto, la probabilità che lo scrittore abbia bisogno di creare una copia effettiva è piuttosto bassa. "Può essere un atto di equilibrio", dice Kenning, perché quello scrittore potrebbe non riuscire a immergersi nel progetto se non più avanti e dover quindi dedicare due settimane lavorative di 30 ore per potersi concentrare e scrivere la copia.
5. Urgenza rispetto ad altri progetti
In molte agenzie, i clienti e i progetti più importanti spesso superano le richieste più piccole (o almeno le rimandano al programma). Una richiesta di progettazione più contenuta e rapida probabilmente non è qualcosa per cui toglieresti il tuo lead designer da un progetto di lancio del prodotto che dura mesi. Il project manager e i capi reparto devono valutare l'urgenza e l'importanza di ciascun progetto e allocare le risorse di conseguenza. Nel caso di progetti più piccoli con tempi di consegna rapidi, gli appaltatori possono essere una buona soluzione.
Come individuare i rischi e affrontarli nell'allocazione delle risorse
Il successo di qualsiasi progetto si basa su un'allocazione delle risorse di successo, che include la capacità di essere flessibili e riallocare le risorse secondo necessità. "L'unica cosa che puoi dire con certezza in qualsiasi conversazione sull'allocazione delle risorse è che un cambiamento ci sarà", afferma Kelly. "Ci sarà sempre competizione per le risorse, e le 'palle a affetto' sono la norma".
I piani impostati meglio all'inizio di un progetto dovranno probabilmente essere modificati e questo, ovviamente, influenzerà l'allocazione delle risorse. Alcuni dei fattori che possono comportare lo spostamento delle risorse allocate includono:
- Revisioni dei clienti: i clienti potrebbero richiedere più tempo nelle loro revisioni rispetto a quanto previsto nel piano del progetto, il che potrebbe significare che i progetti richiedono più tempo per essere completati. A volte ciò può significare che una risorsa pianificata non sarà più disponibile. Un project manager dovrebbe "avere sempre piani di emergenza pronti", dice Kelly, "comprese le persone di backup da coinvolgere se necessario".
- Ritardo nella creazione di elementi di un progetto: con determinati risultati finali, in particolare quelli che richiedono funzionalità tecniche, non esiste un modo per dire che lo sviluppo di una determinata app richiederà esattamente un tot di ore per lo sviluppo. Solo quando gli sviluppatori inizieranno a costruire l'app e a testarla, loro e il project manager si renderanno conto di quanto tempo ci vorrà.
A volte una parte del carico di lavoro richiede meno ore, con conseguente allocazione in eccesso di tempo. Più spesso le cose richiedono più tempo, con conseguente allocazione di ore insufficienti. In entrambi i casi, un project manager deve correggere il corso e regolare in modo appropriato le ore necessarie per persone e team per il progetto. - Emergenze personali: se una risorsa che è stata assegnata ha un'emergenza medica e sarà fuori inaspettatamente, sarà necessario allocare una risorsa di backup.
- Progetti concorrenti: come visto in precedenza, i progetti più grandi e più importanti spesso hanno la precedenza. "Ai project manager non viene sempre detto su cosa stanno lavorando le persone", afferma Henning, "quindi possono pianificare una risorsa che improvvisamente deve essere riassegnata al progetto di lancio di un prodotto più grande."
In tutti questi casi, Kelly e Henning concordano, i clienti e la dirigenza devono essere tenuti al corrente. I cambiamenti avvengono e i piani C e D potrebbero dover diventare piani A. È compito del project manager mantenere aggiornati dirigenti, clienti e persone che lavorano ai progetti.
Considerazioni sull'allocazione delle risorse
Quando Kelly ha bisogno di un appaltatore per un grande progetto di contenuti, ha già un suo piano pronto. "Se ho bisogno di una copia complicata scritta da zero, o di una pila di copie disorganizzata di un cliente da rifare completamente, tengo presenti una o due risorse in primo piano", dice. "Se la prima persona non può farlo, contatto immediatamente la seconda."
Se Kelly ha bisogno di una strategia di collegamento prevede una terza persona, e una quarta per una correzione accurata di un documento che è già abbastanza buono. "Devi avere tutte le risorse allineate e disposte a ruotare, se necessario", consiglia Kelly.
Per Henning, un project manager forte è fondamentale, specialmente nelle aziende più grandi. "Se il tuo lavoro prevede di fare qualcosa in due settimane, devi capire come farlo. Ciò significa negoziare con i capi reparto. A volte significa anche derubare Pietro per pagare Paolo, ma devi sapere che sia Pietro che Paolo saranno alla stessa festa." In altre parole, allocare risorse da un pool limitato significa due cose: distribuzione creativa e flessibilità.
"Un'altra cosa da considerare è il livello delle risorse di cui potresti aver bisogno. Ad esempio, se assegni due persone senior a un progetto, ti costerà di più", suggerisce Henning. "Devi chiederti: posso farlo con una persona senior e una junior?'"
Opportunità formative per la gestione delle risorse
La gestione delle risorse viene in genere insegnata in qualsiasi buona disciplina di gestione di progetti o programmi presso scuole specialistiche e università. Chiunque desideri diventare un manager in un'azienda deve avere almeno una conoscenza operativa dell'allocazione delle risorse: un direttore dei contenuti di un'agenzia di marketing, ad esempio, deve assolutamente capire come i suoi subordinati devono essere e saranno utilizzati.
Puoi anche dare un'occhiata al Project Management Institute (PMI). L'istituto PMI, fondato nel 1969, è leader riconosciuto nei programmi di certificazione aziendale specializzati, tra cui Project Management Professional (PMP®) e Program Management Professional (PgMP®). L'istituto richiede diverse migliaia di ore di lavoro dedicate alla gestione di progetti o programmi prima di poter sostenere l'esame di accreditamento. All'interno del programma, l'allocazione delle risorse è trattata in modo approfondito.
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