Quando è il momento di cambiare software per la gestione edilizia?
Il software di pianificazione e progettazione edilizia è un campo in rapida evoluzione con molte opzioni. Come fai a sapere se la tua azienda edile sta utilizzando il miglior software per le tue esigenze e se vale la pena investire e cambiare? Oppure, se non hai mai utilizzato il software di gestione dei progetti o di pianificazione, è arrivato il momento di fare il grande passo?
"Esploriamo sempre nuovi strumenti che ci permettono di rimanere un passo avanti e fornire un servizio migliore", ha affermato Chuck Taylor, direttore delle operazioni di Englewood Construction, specializzata nella costruzione di centri commerciali, edifici industriali e progetti alberghieri in tutti gli Stati Uniti.
"La costruzione commerciale è sempre sensibile ai tempi perché il cliente dispone di proiezioni di ricavi da realizzare dall'immobile quando sarà completato. Attenersi alla data di fine è fondamentale."
Domande qualificanti per decidere se è il momento di modificare il software di gestione dei progetti edili
In primo luogo, è necessario valutare se prendere in considerazione anche un cambiamento nel software. Ecco alcune domande utili da porsi:
- La tua azienda sta trascorrendo un tempo secondo te eccessivo nella gestione dei tuoi sistemi informativi e informatici?
- La redditività o l'efficienza sono potenzialmente compromesse da controlli inadeguati, da una cattiva gestione dei documenti o da dati insufficienti sulla tua azienda o sui tuoi progetti?
- I tuoi clienti richiedono frequentemente di collaborare o di inviare report tramite un programma che non utilizzi?Potresti offrire un servizio clienti migliore con diverse tecnologie?
- In caso di controversia con il cliente, è possibile documentare l'adesione al contratto, compresi il calendario e le specifiche del lavoro? Questa documentazione è abbastanza solida da essere presentata in tribunale?
- Il tuo subappalto scorre senza intoppi o passi molto tempo a far sì che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda?
- A volte vieni colto di sorpresa da errori di pianificazione o conflitti del flusso di lavoro?
- Il tuo software fa tutto quello che vuoi che faccia? Ad esempio, integra i costi del lavoro, la comunicazione, la pianificazione e qualsiasi altra cosa importante per te?
- Tutti i tuoi stakeholder e il personale sono in grado di accedere al tuo sistema da qualsiasi luogo?
- La tua tecnologia ti predispone per il futuro? Puoi portare la tua azienda a un livello superiore con la tua piattaforma attuale o hai bisogno di altre funzionalità come il BIM 4D (modellazione delle informazioni di costruzione che include la quarta dimensione di tempo/programmazione)?
Potresti renderti conto che la tua organizzazione non è abbastanza grande o con un personale sufficientemente specializzato da supportare software di pianificazione o gestione dei progetti specifici per la costruzione. Molte aziende, in particolare i piccoli costruttori residenziali, operano al meglio con i fogli di calcolo, le applicazioni generali di gestione dei progetti e i semplici diagrammi di Gantt. Alcuni dei migliori software di pianificazione e gestione dei progetti hanno prove gratuite in modo da poterli provare per scoprire se sono adatti a te.
Ma in base alle risposte alle domande di cui sopra, potresti capire di avere bisogno di un nuovo software di pianificazione e gestione dei progetti edilizi. Prima di intraprendere la fase successiva, assicurati di essere realistico su ciò che il cambiamento comporterà.
Entra nel processo di aggiornamento del software per l'edilizia con gli occhi aperti
Non ci saranno solo il costo della nuova tecnologia stessa (che probabilmente comporterà costi iniziali e costi continui per le soluzioni cloud e l'hardware potenzialmente nuovo), ma anche un investimento di tempo e l'onere legato alle interruzioni aziendali da considerare. L'intero processo di ricerca, selezione, negoziazione e implementazione di nuovi software di edilizia e richiede generalmente almeno un anno per i costruttori commerciali.
Charlotte, costruttore di case personalizzate per Evans Cohill Homes in Carolina del Nord, ha avuto diverse interruzioni durante l'anno in cui ha implementato un nuovo software, quindi assicurati di considerare il tempo e le spese del passaggio se decidi di procedere, segnala Alan Bank, il direttore marketing.
Inoltre, il nuovo software di pianificazione e gestione dei progetti edili cambierà il modo di lavorare dei team e potrebbe influire sulle operazioni complessive. Non intraprenderai il cambiamento se sai che non ci saranno risultati finali positivi per l'azienda. Tuttavia, tale cambiamento può essere difficile per le organizzazioni e alcuni individui all'interno di esse. Il software scelto influenzerà le routine quotidiane del tuo personale, quindi tieni conto anche della transizione nella tua pianificazione.
Se sembra tutto a posto, sei pronto a intraprendere la ricerca della tua prossima applicazione per la gestione e la pianificazione dei progetti edili. Questo processo può facilmente diventare disorganizzato e fuori controllo, quindi è importante seguire delle fasi definite.
I passaggi chiave di cui parleremo sono i seguenti:
- Imposta gli obiettivi
- Raccogli informazioni
- Valuta le caratteristiche chiave
- Determina i criteri di selezione
- Demo del software
- Crea un breve elenco
- Guarda il software nel campo
- Classifica le opzioni e discutine
- Fai la tua selezione
- Completa l'acquisto, inizia la pianificazione dell'implementazione
Comprendi le tue esigenze di software edilizio
Prima di iniziare, fai un elenco dei maggiori problemi legati alle informazioni che si verificano attualmente e identifica quali di questi sono più onerosi. Pensa anche alla crescita futura e agli obiettivi per la tua azienda.
Alcune funzionalità del software per l'edilizia potrebbero non essere importanti adesso ma lo saranno in futuro, come la possibilità di fare migliori previsioni finanziarie o uno strumento di richiesta di informazioni per aiutarti a indirizzare le aziende in un nuovo mercato o gruppo di clienti.
Classifica queste esigenze dalle più alle meno importanti.
Potrai così farti un'idea migliore sulla scelta del software ideale per la gestione e la pianificazione dei progetti edilizi, optando per uno semplice o uno più ricco. Scoprirai anche se un'applicazione generale potrà bastare o sarà meglio sceglierne una versione personalizzata. Oppure ti serve una soluzione end-to-end progettata specificamente per il settore edilizio?
A questo punto, puoi iniziare a raccogliere informazioni su programmi e fornitori specifici. Ci sono diverse directory online che elencano le opzioni, tra cui questa di Software Advice e questa di Capterra. Vale la pena esaminare le recensioni online, le riviste di settore e il feedback di colleghi del settore.
Valutazione delle esigenze generali di un software per l'edilizia
A questo punto, ti formerai un'idea generale dello stato attuale del software di pianificazione edilizio e di gestione dei progetti: chi sono i nomi migliori, cosa viene comunemente offerto, casi di studio rilevanti per la tua azienda e dove si sta dirigendo il settore.
Vorrai adesso valutare e conoscere la tua lista di candidati sulla base di alcune considerazioni generali.
- Vuoi una piattaforma basata sul cloud? Al giorno d'oggi la maggior parte delle aziende risponde di sì a questa domanda, ma potrebbero esserci ragioni per mantenere una soluzione interna. Le applicazioni cloud offrono generalmente una migliore scalabilità e un profilo dei costi migliore durante l'intero ciclo di vita. Alcune aziende hanno preoccupazioni sulla sicurezza dei dati e sull'affidabilità del sistema, che potrebbero favorire l'hosting interno. Se stai cercando il cloud, vorrai eseguire la due diligence sulle prestazioni di un fornitore in questi settori. Vorrai anche conoscere con chiarezza chi sarà il proprietario dei tuoi dati e cosa succederà se cambi azienda.
- Offre prestazioni mobili elevate? La costruzione avviene sul campo, quindi naturalmente si vuole che tutti, dalla sede centrale al cantiere, siano collegati. Esamina la velocità con cui l'applicazione risponde con condizioni di lavoro variabili, se la sua interfaccia mobile è completamente funzionante e nativa e se i dati vengono continuamente aggiornati. Avrai bisogno di una rete privata virtuale (VPN)? Il personale sul campo può contrassegnare i disegni e scattare foto all'interno dell'applicazione?
- Quanto è facile da usare il software? La facilità d'uso è importante, ma la sua importanza è anche relativa ad altre considerazioni. Valuta la facilità d'uso nel contesto della complessità dei tuoi progetti di costruzione perché lo strumento deve adattarsi al lavoro. Se sei coinvolto nella costruzione di progetti con grandi capitali o progetti governativi, le tue esigenze saranno molto diverse da un costruttore residenziale su piccola scala. Considera anche se hai un personale abbastanza ampio in modo che la pianificazione e la gestione dei progetti siano gestite principalmente da un team dedicato o da un individuo designato, nel qual caso potrebbe non essere fondamentale che tutti gli utenti sappiano come fare tutto all'interno dell'applicazione. Valuta quali sono le tue capacità di formazione e supporto. Alcune opzioni software si basano su sistemi operativi che forniscono un ambiente familiare per gli utenti, come Microsoft Windows, che può ridurre un po' la curva di apprendimento.
- Quanto si integra bene? Il software per l'edilizia si integrerà con altri sistemi aziendali come contabilità, e-mail, buste paga e fatturazione? Il tuo obiettivo è semplificare, in modo da non inserire i dati in due punti o importarli manualmente. Quali tipi di file sono supportati dall'applicazione? È possibile allegare e integrare fotografie, piani, disegni, documenti di testo, fogli di calcolo, ecc.? Ci sono limiti sulla dimensione di questi file o su quanti file possono essere memorizzati?
- Come gestisce gli elementi essenziali del project management? Dovrai assicurarti di essere soddisfatto, ad esempio, del modo in cui il software definisce e assegna i ruoli utente, incorpora i modelli, ottiene firme elettroniche, ricorda agli utenti quando le attività sono in ritardo, invia notifiche, gestisce i flussi di lavoro, archivia e tiene traccia dei documenti, presenta i dati finanziari e dei costi e mantiene i contatti. Quali sono le opzioni di reporting, tra cui dashboard, report automatici, a livello di programma e in tempo reale?
- Qual è il modello di prezzo e quanto costa? Il costo è sempre una considerazione critica. Le opzioni di prezzo possono variare da un costo per un numero prestabilito di singoli utenti, il che significa che sarà necessario consentire il numero massimo di personale, subappaltatori e altri che potrebbero aver bisogno di accedere contemporaneamente. Un altro modello di prezzi si basa sugli account per singoli utenti nominativi, il che comporta un costo, anche se un utente raramente ha bisogno dell'accesso al sistema, nonché la gestione degli account utente quando il personale cambia. Infine, in un modello comune agli abbonamenti cloud, ci sono livelli di servizio per costi fissi mensili o annuali che prevedono la presenza di vari utenti in azienda fino ad arrivare a piani illimitati.
- Qual è la qualità del fornitore? Qual è la reputazione del produttore di software o del fornitore per il servizio clienti? In quali orari è aperto il loro help desk? Che tipo di pacchetto di formazione e di supporto all'implementazione ti offriranno? Offrono garanzie legate ai tempi di attività?
Elementi essenziali di pianificazione per un software di edilizia
Ci sono alcune funzionalità relative alla pianificazione che sono molto diffuse in questi tempi, ma poiché la pianificazione è l'obiettivo critico del software, non lasciare che queste considerazioni essenziali si perdano via.
Includono la possibilità di visualizzare il programma per giorno, settimana, mese o vista Gantt del progetto totale e di ordinare le attività in base a vari parametri come lo stato di completamento e la priorità.
A seconda della sofisticazione della tua pratica e delle tue preferenze, dovrai valutare se e come il software gestirà la pianificazione del metodo del percorso critico, la pianificazione del metodo del percorso grafico, la pianificazione lineare o Lean, i grafici PERT e la modellazione delle informazioni di costruzione sia 3D che 4D.
Rick Cherf, professore di gestione delle costruzioni alla Washington State University, afferma che le aziende edilizie statunitensi coinvolte in progetti sofisticati utilizzano quasi esclusivamente software basati sul metodo del percorso critico di modellazione dei progetti per effettuare la loro programmazione.
Il piano CPM "è l'unico strumento reale utilizzato in progetti sofisticati per valutarne la puntualità", ha affermato. "Anche gli appaltatori eccellenti si rendono conto che è un ottimo strumento per gestire il progetto."
Valutazione delle caratteristiche dettagliate del software edilizio
Una volta ristretto l'elenco delle opzioni in base a queste considerazioni generali, è il momento di pensare ad alcune altre caratteristiche e funzionalità che vorrai valutare. Verifica quali di questi strumenti sono importanti per te e valuta quali programmi li offrono.
- Strumento per le richieste di informazioni
- Gestione degli invii
- Accessibilità, distribuzione, collegamento, markup dei disegni ed elementi "predefiniti" in tempo reale
- Gestione e collaborazione di Building Information Modeling (BIM)
- Gestione dei contatti
- Dashboard di progetto e reporting
- Contabilità
- Gestione del budget con la possibilità di monitorare i contratti, modificare gli ordini e le spese, importare i dati sui costi e i fogli di calcolo, aggiornare le previsioni in base ai costi impegnati, gestire i subappalti e i materiali
- Gestione dei documenti e delle foto
- Amministrazione del sistema, compresi diversi livelli di autorizzazione per i singoli utenti su progetti diversi, più ruoli per utente e possibilità di riassegnare il lavoro
- Trasmissioni
- Liste di cose da fare
- Log giornalieri, inclusa la personalizzazione e l'archiviazione
- Tracciamento dei tempi
- Verbali e ordini del giorno delle riunioni, monitoraggio degli elementi di azione
- Offerte che includono invii, stato e monitoraggio
- Le notifiche e i trigger che consente (attività in ritardo, nuove attività, ecc.)
- Storie e audit, particolarmente importanti se si sta lavorando a costruzioni finanziate da governi
Determinazione dei criteri di selezione per le esigenze di gestione dei progetti edili
In base a questa revisione, discuti con il tuo team e gli stakeholder su cosa vuoi che il tuo software di pianificazione edilizia sia in grado di fare. Decidi quali caratteristiche sono cruciali e quali sarebbero gradite ma non essenziali. Presenta un elenco di potenziali programmi software che si adattano ai tuoi criteri.
Crea un diagramma che elenchi tutti gli attributi identificati e assegna a ogni soluzione una colonna. Riepiloga il meglio possibile a questo punto come l'applicazione si comporterà in base a ciascun criterio. Poni eventuali domande all'azienda o al fornitore.
Non preoccuparti se a questo punto non riesci a valutare in modo definitivo ogni software della tua lista su tutti i criteri. Questa parte del processo ti preparerà per la fase successiva. Non è necessario avere abbastanza dati per prendere una decisione in questo momento.
Il tuo obiettivo principale è capire dove si trovano le tue lacune nella comprensione o nelle informazioni e vedere quali programmi si distinguono come particolarmente efficaci in determinate aree. Potresti notare che uno sviluppatore promuove fortemente determinate funzionalità, ma stranamente tace sulle prestazioni del prodotto in un'altra area. Annotati tutti gli elementi simili per il passaggio successivo.
Giornata dimostrativa per la pianificazione edilizia, software di gestione dei progetti
Ora è il momento di una dimostrazione del software di gestione e pianificazione dei progetti di edilizia. Tutti i produttori di software offrono una dimostrazione di qualche tipo. Questa può essere disponibile in diversi modi, da un webinar a una fiera. Alcuni offrono prove gratuite o versioni gratuite con funzionalità ridotte del loro software di pianificazione edilizia che puoi scaricare.
Cerca di far partecipare le stesse persone del tuo team a tutte le demo in modo che abbiano una buona base per il confronto.
In seguito, riepiloga le tue impressioni. L'obiettivo è cercare di restringere la tua selezione a un breve elenco di non più di tre soluzioni concorrenti. Probabilmente noterai anche che è abbastanza facile eliminare i candidati dopo le dimostrazioni.
Dopo aver redatto un elenco breve, vorrai provare i candidati finali in azione con utenti veri. Attraverso i gruppi commerciali, le associazioni di settore, i contatti commerciali nell'edilizia o le referenze degli sviluppatori, trova un'azienda simile alla tua che stia utilizzando ogni software e chiedi di visitarla. Potrebbe essere necessario viaggiare per farlo, ma qualsiasi costo sostenuto è un investimento utile per assicurarsi di fare la scelta giusta.
Guarda il software edilizio in azione, sul campo
Guarda il personale del tuo ospita mentre utilizza il software di gestione o pianificazione dei progetti in diversi modi e impostazioni. Chiedi loro come sia, quali sono i bug o i difetti e qualsiasi suggerimento o consiglio che avrebbero voluto sapere all'inizio. Chiedi a persone con ruoli diversi per assicurarti che tutti, dai supervisori di campo al reparto contabilità, abbiano un feedback simile.
Dopo i tuoi viaggi sul campo, rivaluta le tue opzioni. Probabilmente salterà fuori un chiaro vincitore. In caso contrario, identifica le aree in cui nessuna opzione sembra superiore. Fai ulteriori ricerche incentrate su quale prodotto rappresenta la migliore corrispondenza per il tuo caso d'uso specifico in base a questi criteri.
Una volta chiariti i dubbi, dovresti avere un'idea precisa di quale sia il giusto software di pianificazione e gestione dei progetti edilizi per il tuo team. Fatto! Una volta identificato il software, sei pronto a passare alle trattative, ai contratti e all'implementazione.
È un processo complicato, probabilmente non avrai fretta di rifarlo tanto presto. Ma non puoi semplicemente impostarlo e dimenticarlo. Dovrai tenere d'occhio come si evolvono i sistemi di gestione e pianificazione dei progetti edilizi perché la concorrenza e i tuoi clienti richiederanno di rimanere al passo con la tecnologia.
Cosa riserva il futuro del software per l'edilizia?
Per avere un'idea di come sarà la prossima generazione di software per l'edilizia, abbiamo chiesto a un gruppo di esperti.
Fred Redd, già direttore dell'ufficio di gestione dei progetti dell'Autorità portuale di New York e del programma di capitale da 29 miliardi di dollari del New Jersey e attualmente direttore generale della filiale di Long Island della società di costruzione e ingegneria REDCOM:
Redd prevede che i software per la gestione edilizia riconcilieranno sempre più la disparità tra le esigenze del cliente e le esigenze dell'azienda edile. Gli specialisti delle costruzioni hanno bisogno di tutti i dettagli tecnici, ma questo rende il software difficile da imparare e utilizzare.
Redd vede la necessità che il software dia maggiore enfasi all'offerta di un'interfaccia compatibile con il cliente, oltre che a una per gli specialisti. "I responsabili delle decisioni devono vedere il progetto in modo olistico. Il proprietario o il cliente non vuole leggere un programma di attività di 10.000 righe. Vuole invece livello a migliaia di metri di altezza."
Redd vede anche la richiesta per i clienti e i project manager di essere in grado di eseguire più scenari ipotetici all'interno del software, avendo la possibilità di vedere come una modifica influenzerebbe altri aspetti del progetto con tutte le dipendenze e i calcoli aggiornati istantaneamente sul lato back-end. La necessità di farlo principalmente in modo manuale, attualmente, esclude l'esecuzione di questi scenari, afferma.
David Gunderson, direttore dell'International Journal of Construction Education and Research:
Gunderson non prevede alcuna semplificazione nel software di pianificazione edilizia. Anzi, prevede l'opposto.
Il BIM si è evoluto dai disegni bidimensionali alla modellazione tridimensionale e, oggi, è la modellazione in 4D che, tenendo conto del programma, sta prendendo piede. Questa tendenza continuerà perché queste animazioni facilitano il rilevamento degli scontri e il pre-lavoro e aiutano a evitare rielaborazioni. Aggiungendo la dimensione del calendario, la sequenza e il coordinamento sono migliorate, afferma.
All'orizzonte si aggiunge una quinta dimensione: il costo. Quando i database del settore diventano più robusti, la modellazione di scenari ipotetici sarà in grado di proiettare l'impatto del budget, ha affermato Gunderson. "Ciò migliorerà il servizio che possiamo fornire ai clienti", ha affermato.
Chuck Taylor, direttore delle operazioni, Englewood Construction:
Taylor è d'accordo sul fatto che più proprietari vogliano vedere la modellazione.
"Il BIM sta lentamente diventando un'aspettativa per i clienti, che si aspettano che tu lo conosca, soprattutto per i progetti più sofisticati e la gestione dei conflitti su larga scala. Nelle strutture mediche, negli istituti di riposo, si è alla ricerca di questo tipo di servizi."
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