Modelli gratuiti Microsoft Word di minute per le riunioni

Un verbale conciso e organizzato è importante, sia per prendere decisioni che influiranno sull’intera azienda, sia per assegnare semplici attività a vari membri del personale. Le minute infatti costituiscono un resoconto scritto delle mozioni approvate e delle responsabilità assegnate. Prendere appunti in tempo reale può essere molto facile se si seguono delle linee guida per tenere tutto organizzato.

• Pianifica l’ordine del giorno: crea un elenco degli argomenti all’ordine del giorno e assegna un determinato periodo di tempo ad ogni intervento.
• Attieniti alle regole dettate dalle circostanze: se la riunione è di natura formale, seleziona un modello adeguato.
• Tieni nota delle presenze: risparmia tempo prendendo nota delle presenze man mano che i partecipanti arrivano. È anche utile prendere nota di chi non ha potuto partecipare.
• Chiarifica le decisioni prese: prima di passare all’argomento successivo, assicurati che ci sia un accordo sulle decisioni prese e che siano riportate per iscritto. 
• Trascrivi solo le informazioni essenziali: ovviamente lo scopo di una minuta non è di catturare ogni singolo dettaglio, ma di riportare le deliberazioni principali e le responsabilità assegnate agli individui. Un modello ti aiuterà a tenere traccia degli obiettivi preposti e ad assicurarti che tutte le voci siano discusse adeguatamente.
• Controlla e modifica i tuoi appunti: appena finita la riunione, usa i tuoi appunti per creare un riassunto chiaro ed esauriente. Le note dovrebbero essere brevi e arrivare subito al punto ma, allo stesso tempo, devono includere tutte le informazioni essenziali, con le relative azioni e mozioni.  Gli appunti devono essere obiettivi e pertinenti perché lo scopo è quello di creare un documento professionale da usare come punto di riferimento in futuro.  Evitare quindi qualsiasi tipo di commento personale o provocatorio.

Questo modello ha un’impostazione classica, è facile da usare, segue le procedure ufficiali ed è simile al modello formale riportato di seguito.

‌ Scarica il modello classico di minute delle riunioni

Questo modello include tutte le voci principali delle riunioni formali: la convocazione della riunione, i partecipanti, i rapporti presentati, gli annunci fatti, le mozioni presentate e su cui si è votato. Dopo l’approvazione del resoconto per la riunione successiva, il segretario appone firma e data in fondo alla pagina per ufficializzare il documento. Questo modello copre tutte le basi e, allo stesso tempo, lascia ampio spazio per varie ed eventuali.

‌ Scarica il modello di minute per riunioni formali

Questo modello aiuterà a mantenere le riunioni organizzate ed entro i tempi previsti: prevede campi per note dettagliate e per il periodo di tempo assegnato ad ogni intervento. Eventuali problematiche discusse in precedenza possono essere affrontate nuovamente, insieme a quelle all’ordine del giorno. Puoi anche elencare i nomi dei partecipanti presenti, del moderatore e della persona incaricata di prendere appunti. 

‌ Scarica il modello di minute per le riunioni del personale

Come dice il nome stesso, il modello di base elenca chiaramente le azioni da intraprendere e le relative scadenze. Può essere usato in ambito professionale, scolastico, personale o in qualsiasi situazione che preveda una riunione di un comitato. L’impostazione è semplice ed è intesa a mostrare gli interventi e gli argomenti discussi. C’è anche spazio per indicare chi ha preso gli appunti, in caso non ci sia un incaricato ufficiale.

‌ Scarica il modello di base di minute delle riunioni

Il formato di questo modello aiuta a semplificare e organizzare molteplici informazioni di varia natura. Cattura tutti i dettagli importanti della riunione, incluse le note e le informazioni aggiuntive, che non possono essere incluse nei campi per azioni e ordine del giorno. Le decisioni prese possono essere riportare chiaramente e, nella parte superiore del foglio, c’è anche spazio per indicare gli obiettivi della riunione, in modo che non si perda di vista l’obiettivo originale.

‌ Scarica il modello di minute dettagliate

Se lo scopo della riunione è di discutere un progetto attualmente in corso, questo modello è  ideale per mantenere tutto organizzato. Indica il nome del progetto in cima al foglio, insieme agli obiettivi della riunione. Questo formato è facile da leggere ed è un buon punto di riferimento per chi non ha potuto partecipare alla riunione; le azioni assegnate e i piani per le riunioni successive possono essere riportati nella parte inferiore del foglio.

‌ Scarica il modello di minute per riunioni di progetto

Questo modello è ideale per le riunioni del personale o per qualsiasi riunione che non richieda informazioni dettagliate o un resoconto formale delle decisioni prese. Puoi elencare le voci all’ordine del giorno e assegnare le azioni da intraprendere in base alle decisioni prese. 

‌ Scarica il modello di minute per ordine del giorno e azioni

Questo modello ti consente di tenere traccia delle presenze durante le riunioni del consiglio di amministrazione, così da assicurarti di avere sempre il quorum necessario per le votazioni. L’impostazione semplifica la registrazione di discussioni, rapporti, voci all’ordine del giorno, voti e firme necessarie per l’approvazione delle decisioni prese dal consiglio.

‌ Scarica il modello di riunioni per il consiglio di amministrazione

Questo modello per riunioni aziendali può essere personalizzato con il nome o il logo della tua azienda. L’impostazione di questo modello è semplice ma solida, e costituisce quindi uno strumento di riferimento utile dopo le riunioni. Le azioni da intraprendere, i responsabili e le scadenze sono tutti chiaramente indicati e organizzati secondo l’argomento. Condividere una copia delle minute col tuo team contribuisce a portare avanti gli obiettivi stabiliti nei tempi previsti.

‌ Scarica il modello di minute delle riunioni aziendali

Se le tue riunioni non sono di natura formale, questo modello fornisce le basi per tenere traccia delle informazioni necessarie.  L’impostazione semplice rende tutto più organizzato rispetto ad una lunga pagina di note e si possono aggiungere ulteriori campi per gli argomenti, in base alle esigenze. 

‌ Scarica il modello di minute per riunioni informali

Per avere un’idea delle informazioni da includere in ciascuna sezione usa questo formato, che è particolarmente utile per chi non ha familiarità con i verbali delle riunioni. Include i dettagli necessari per coprire tutti gli aspetti importanti, quali voci all’ordine del giorno e istruzioni su come distribuire le minute ai partecipanti dopo la riunione.

‌ Scarica il modello di formato delle minute

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