Cos'è la gestione delle risorse digitali
La gestione delle risorse digitali (DAM) rappresenta uno sforzo per implementare in modo più efficiente i contenuti all'interno di un'organizzazione. Mentre per alcuni è un semplice foglio di calcolo o uno strumento di archiviazione cloud, per altri è una piattaforma più completa.
Per un numero crescente di aziende, un vero strumento DAM consente ai team di archiviare, condividere, manipolare e analizzare tutti i contenuti legati a un brand da un'unica fonte di informazioni. Ma quali sono gli impatti diretti? In un'azienda, dai creativi al marketing, e per i team interni ed esterni, sono disponibili moltissime soluzioni che derivano dall'implementazione di un sistema di gestione delle risorse digitali su vasta scala.
Tra i problemi più comuni risolti da un sistema DAM sono inclusi:
- Tempo perso alla ricerca di risorse.
- Smarrimento di beni.
- Creazione di risorse duplicate.
- Uso improprio o condivisione non intenzionale di risorse non approvate.
- Mantenimento del controllo delle versioni e della coerenza del brand.
- Riduzione delle richieste di file creativi.
- Mancanza di informazioni sull'uso e sulle prestazioni delle risorse.
- Beni sprecati e sottoutilizzati.
Jim Hanifen, Head of Product presso Brandfolder, afferma che "Aumentare la velocità di lancio delle campagne, mantenendo allo stesso tempo la coerenza del brand, richiede un sistema DAM che possa essere utilizzato da tutti gli stakeholder. Per questo motivo, l'usabilità della soluzione scelta è essenziale per garantire l'elevato livello di adozione che la maggior parte delle organizzazioni stenta a raggiungere".
Le basi della gestione delle risorse digitali
Una risorsa digitale è un file binario come riprese video, foto, file audio, grafica, animazioni o altri media. Archiviate in sistemi server e utilizzate per stampa, trasmissione e produzione digitale, queste risorse digitali passano attraverso un ciclo di vita consolidato, dalla creazione all'archiviazione:
La gestione delle risorse digitali ha molte categorie correlate. La gestione delle risorse multimediali (MAM) è una branca del DAM che si concentra sulla gestione di tipi di file multimediali come audio, video e immagini. La gestione delle risorse video (VAM) e la gestione delle risorse digitali video (VDAM) si occupano di gestire le risorse cinematografiche o video in formato sia analogico che digitale. Inoltre, molte organizzazioni devono archiviare rich media, ovvero qualsiasi tipo di media interattivo o in streaming, tra cui video in streaming, app scaricabili o annunci online dinamici.
Molte organizzazioni usano i sistemi di gestione dei contenuti (CMS) durante lo sviluppo di contenuti digitali; in effetti, un sistema DAM è un tipo di CMS. Un CMS viene spesso utilizzato in scenari in cui sono presenti più utenti con diversi livelli di autorizzazioni che gestiscono i contenuti per siti Web o intranet.
I metadati descrivono e definiscono le risorse digitali. I metadati possono descrivere il contenuto della risorsa, il tipo di file, i diritti di accesso, la proprietà, la data di creazione e altre caratteristiche chiave. Mentre i metadati riguardano i dettagli granulari associati a una particolare risorsa, i big data forniscono un'analisi generale delle tendenze dei dati. I big data sono costituiti da insiemi di dati estremamente grandi, complessi e difficili da analizzare con i mezzi tradizionali.
Altre funzioni di marketing correlate al DAM includono la gestione delle operazioni di marketing (MOM), che si occupa di ottimizzare le attività di marketing, dalla pianificazione strategica e la gestione dei contenuti all'esecuzione e l'analisi. Nella gestione del brand, un'organizzazione analizza, pianifica e gestisce il modo in cui i clienti e il mercato percepiscono il proprio brand: i team possono utilizzare la gestione delle risorse digitali per garantire la coerenza del brand.
Quando si parla dell'intersezione tra IT e marketing, potresti sentire i professionisti del settore parlare di tecnologia di marketing, o MarTech. Questa pratica riunisce l'IT e il marketing per semplificare e automatizzare i processi di marketing tradizionali con soluzioni per la collaborazione, la modifica, la revisione di bozze e le approvazioni, i flussi di lavoro, la gestione dei contenuti e l'editoria crossmediale.
I vantaggi della gestione delle risorse digitali
Molti di coloro che adottano il DAM spesso si chiedono come abbiano potuto cavarsela prima dell'implementazione del proprio sistema. Avere un modo automatizzato di gestire le risorse digitali può cambiare radicalmente il modo di operare di un team creativo. Ad esempio, un sistema DAM può:
- Semplificare la creazione e il riutilizzo di file: offre la possibilità di creare una risorsa una volta sola o di modificarne una esistente e di distribuirla rapidamente attraverso più canali.
- Fornire flussi di lavoro più efficienti: i flussi di lavoro automatizzati mandano avanti i progetti e avvisano gli stakeholder in modo che rimangano in linea con le scadenze per le revisioni e le approvazioni.
- Garantire la coerenza del brand: migliora la qualità delle risorse pubblicate impedendo l'uso accidentale di risorse fuori marca o obsolete.
- Ridurre il tempo di ricerca dei file: l'utilizzo dei meta tag consente agli utenti di trovare più rapidamente ciò di cui hanno bisogno ed elimina la necessità di ricreare risorse introvabili.
Chi utilizza la gestione delle risorse digitali e come?
La gestione delle risorse digitali offre casi d'uso in un'ampia gamma di settori, dal marketing e la pubblicità fino alla vendita al dettaglio e il governo.
- Marketing e pubblicità: automatizzando le attività di produzione con il DAM, le agenzie possono creare e condividere in modo sicuro le risorse creative con i loro clienti.
- Istruzione: le istituzioni possono servirsi della gestione delle risorse digitali per creare facilmente comunicazioni mirate e personalizzate da utilizzare nella sensibilizzazione di studenti ed ex-alunni/donatori.
- Pubblicazione: gli editori sfruttano le funzionalità DAM per accelerare la revisione delle bozze e l'approvazione e convertire rapidamente le risorse in più formati.
- Sport, intrattenimento e media: utilizzando la gestione delle risorse digitali, questi settori possono mantenere il controllo del brand e garantirne la coerenza globale.
- Governo: offrendo modi più semplici per riutilizzare le risorse, il DAM consente alle agenzie governative di distribuire rapidamente materiali creativi ai costituenti nella loro lingua madre.
- Vendita al dettaglio: i rivenditori sotto pressione per migliorare il coinvolgimento dei clienti usano la gestione delle risorse digitali per creare comunicazioni più mirate e personalizzate che promuovono relazioni e fidelizzazione.
Hai bisogno della gestione delle risorse digitali o dovresti evitarla?
Sebbene possa sembrare uno strumento inestimabile per qualsiasi organizzazione creativa, la gestione delle risorse digitali non è adatta a tutte le aziende, indipendentemente da quello che potrebbero dirti molti fornitori di software. Lanciare un'iniziativa di approvvigionamento del DAM senza capire davvero che impatto avrà sul tuo modello di business è un grosso rischio. Pertanto, il punto di partenza migliore è determinare se la tua organizzazione potrebbe trarre vantaggio da un sistema di gestione delle risorse digitali. Scarica questo modello per determinare se si tratta di una strategia adatta a te.
Scarica il modello di foglio di lavoro "Ho bisogno di un sistema DAM?"
Sistemi di gestione delle risorse digitali: quali sono le opzioni?
I sistemi di gestione delle risorse digitali si dividono in tre configurazioni principali: soluzioni cloud, on-premise e ibride che coniugano la tipologia cloud e on-premise. Ci sono anche alcune opzioni da considerare per quanto riguarda l'uso di soluzioni a pagamento rispetto a soluzioni open source. Quindi, nel considerare le soluzioni, assicurati di soppesare i tuoi requisiti aziendali rispetto ai pro e ai contro di ciascuna opzione.
DAM in cloud
I sistemi basati su cloud sono all'avanguardia nei progressi della tecnologia DAM. Molte organizzazioni scelgono i sistemi cloud perché sono convenienti, facilmente scalabili e non richiedono alcuna manutenzione IT dedicata:
- Il sistema è ospitato sul Web, quindi l'implementazione è facile e veloce
- Il fornitore del sistema gestisce tutti gli aggiornamenti, la manutenzione e i backup di sistema
- L'interfaccia basata sul Web facilita l'apprendimento e l'utilizzo del sistema da parte del personale
- Aggiungere (o rimuovere) utenti è semplice e non richiede l'intervento del personale IT interno, così come fornire l'accesso a partner e fornitori.
- Poiché non esiste un requisito hardware, i sistemi cloud sono generalmente l'opzione più economica per la gestione delle risorse digitali e operano secondo un modello di abbonamento
DAM on-premise
Per le organizzazioni che necessitano di funzionalità estese da un sistema DAM, un'opzione on-premise è spesso la scelta migliore. Tuttavia, ci sono alcuni compromessi:
- I sistemi on-premise non dipendono completamente dall'accesso a Internet, il che elimina il rischio di tempi di inattività in caso di interruzione
- È necessaria la gestione e la manutenzione da parte del personale IT interno, inclusi il backup del sistema e gli aggiornamenti di sicurezza
- I sistemi on-premise supportano le funzionalità personalizzate, ma a un prezzo
DAM ibrido
Per le aziende che cercano l'economicità del cloud, combinata con l'operatività di una soluzione on-premise, esistono i sistemi ibridi:
- Il fornitore del sistema gestisce tutti gli aggiornamenti, la manutenzione e i backup di sistema
- Con un piede nel cloud, i sistemi ibridi hanno requisiti di budget ridotti
- Abilitare l'accesso a partner e fornitori è semplice
- Poiché non dipendono completamente dall'accesso a Internet, non sussiste il rischio di tempi di inattività a causa di un'interruzione
Soluzioni open source e soluzioni a pagamento: pro e contro
Quando si prende in considerazione il DAM, molte organizzazioni si chiedono se una soluzione gratuita o open source possa essere un buon inizio. Sebbene questi sistemi siano senza dubbio abbordabili dal punto di vista del budget, ci sono tuttavia delle condizioni da considerare quando si valuta se una piattaforma gratuita potrà soddisfare le tue esigenze aziendali o causerà inutili problemi:
- Una soluzione gratuita raramente può coprire tutte le basi in termini di funzionalità, il che richiede quindi una soluzione composta da sistemi diversi
- Servizi come Dropbox, Google Drive o Box non possono offrire il tipo di ricerca efficiente di cui molte organizzazioni hanno bisogno e si finisce per duplicare gli sforzi ricreando risorse che non possono essere individuate
- Quando si utilizza un servizio gratuito, il controllo della versione è valido quanto gli utenti che nominano e salvano i file, lasciando un ampio margine di errore umano
Caratteristiche e funzionalità del DAM
Esiste una soluzione di gestione delle risorse digitali disponibile per soddisfare qualsiasi esigenza all'interno di un'organizzazione creativa. Ognuna è dotata di un'ampia gamma di caratteristiche e funzionalità: i sistemi più efficienti offrono ampie opzioni di personalizzazione per gli utenti aziendali. Spesso, il costo del sistema può essere indice del livello di funzionalità e personalizzazione offerto. In questa sezione, esamineremo alcuni degli aspetti più comuni dei sistemi DAM.
La gestione dei file consente agli utenti di archiviare, condividere, distribuire e modificare risorse digitali da un'unica posizione centralizzata. Uno dei componenti più preziosi della gestione dei file DAM è la funzione di ricerca. Permettendo agli utenti di ricercare e individuare rapidamente le risorse, le organizzazioni realizzano risparmi significativi non dovendo ricreare le risorse mancanti.
L'automazione dei flussi di lavoro sostituisce i processi manuali e semplifica la creazione e la produzione delle risorse, fornendo al contempo il monitoraggio del progetto per garantire che tutte le fasi di produzione siano completate e che non manchino cicli di revisione o approvazione.
La revisione e le approvazioni da remoto aiutano i collaboratori a ottenere facilmente le risorse e gli elementi creativi modificati, revisionati e approvati, indipendentemente da dove si trovino. In questo modo si elimina la necessità di condividere e approvare manualmente le bozze, risparmiando così tempo prezioso.
La sicurezza, l'accesso degli utenti e l'autenticazione forniscono un livello di protezione contro eventuali violazioni all'interno del sistema DAM. Gli amministratori possono impostare le autorizzazioni di accesso per gli utenti in base al ruolo, alla posizione (sistemi basati su cloud), al reparto o ad altri criteri.
La collaborazione consente a gruppi di utenti o team organizzativi di lavorare insieme sullo sviluppo di asset o su progetti creativi, spesso in tempo reale.
La gestione del brand è un sottoprodotto del DAM che aiuta le organizzazioni a mantenere il controllo sull'integrità del brand. Mantenendo coerenti la voce, il messaggio e il tono delle risorse del brand in tutte i linguaggi e le piattaforme di distribuzione, le aziende ottengono il massimo valore per i loro investimenti di marketing e comunicazione.
La pubblicazione digitale risulta semplificata dal DAM, perché consente ai team creativi di utilizzare le risorse per creare e produrre contenuti in più formati e distribuirli su una varietà di piattaforme e dispositivi.
La modifica dei metadati in DAM rende le ricerche più efficienti e semplifica il lavoro grazie agli schemi di metadati precedenti. La possibilità di modificare e personalizzare i metadati delle risorse consente alle organizzazioni di "perfezionare" le ricerche e garantire che gli utenti possano ottenere i risultati più mirati.
Storie degli utenti sulla gestione delle risorse digitali
I sistemi di gestione delle risorse digitali sono attualmente utilizzati per introdurre efficienze per le organizzazioni creative in contesti diversi in tutto il mondo. Ecco alcuni esempi di sistema DAM in azione:
Il Cleveland Museum of Art: la strategia digitale offre atmosfere mozzafiato
Jane Alexander, Chief Information Officer del Cleveland Museum of Art (CMA), voleva sviluppare una strategia digitale che mettesse l'arte, non la tecnologia, al centro della scena per i frequentatori dei musei. Ancora più importante, doveva garantire che i contenuti venissero aggiornati senza problemi su tutte le piattaforme di distribuzione man mano che venivano modificati da curatori e docenti.
Affiancata da un sistema DAM, la Gallery One del CMA è stata aperta al pubblico nel gennaio 2013 con pareti video touch-screen interattive che visualizzano, tra l'altro, immagini digitali della collezione del museo. "Un sistema di gestione delle risorse digitali ha estratto i metadati dal nostro sistema di gestione della collezione, rendendo così i dati vivi, attuali e basati sui meccanismi del museo", afferma Alexander. "Volevamo fornire ai visitatori gli strumenti per guardare più da vicino le opere dell'intero museo. Abbiamo dovuto utilizzare esperienze innovative per invogliare il pubblico più giovane a visitare il museo". Per saperne di più.
BBDO New York: eliminare le ricerche di file all'Indiana Jones
Jd Michaels, SVP Director of Creative Engineering and Production presso BBDO New York, aveva bisogno di un modo visivo per organizzare e gestire le risorse. "Il modo in cui cercavamo un file era simile a una scena di X-Files/Indiana Jones", afferma. "Ricordate quella stanza alla fine di 'Raiders'? Ecco com'era il nostro sistema DAM".
Organizzare i risultati di un servizio fotografico in diversi paesi con oltre 5.000 immagini digitali è diventato molto più facile grazie all'installazione di un nuovo sistema DAM. "Quando i nostri creativi sono entrati per rivedere [le loro foto], abbiamo detto, Cliccate qui. Queste sono tutte le vostre immagini", spiega Michaels. "Quando il cliente è arrivato, si aspettava di vedere dei mucchi di foto cartacee attaccate alla parete ... poi gli abbiamo dato un indirizzo Web in modo che potesse rivederle da casa, se voleva". Per saperne di più.
Cornell University: eliminare la distribuzione delle risorse e-mail
Prima di implementare un sistema DAM, l'immensa quantità di risorse digitali della Cornell University era sparsa in più sedi, senza un modo agevole per etichettarle, condividerle o tracciarle. Quando un cliente richiedeva un'immagine, doveva inviare la richiesta e attendere che l'immagine gli fosse inviata manualmente via e-mail.
Oggi, con un sistema DAM in atto, il reparto di fotografia di Cornell è in grado di individuare e distribuire rapidamente le immagini ai clienti. "I reparti di notizie e marketing individuano le immagini per il sito Web di Cornell, le pubblicazioni nel campus e il Cornell Chronicle", afferma Corey Chimko, coordinatore delle risorse digitali. "Usiamo il sistema DAM anche per inviare le foto ai nostri clienti".Per saperne di più.
Best practice DAM da un esperto di gestione delle risorse digitali
Jillian Talvensaari, Chief Marketing Technologist at Moxie Marketing, is an expert in digital asset management best practices. She recommends that organizations beginning the process of deploying DAM first gain an internal advocate from senior management.
"Questo tipo di progetto deve assolutamente essere sostenuto dall'alto verso il basso", afferma "Avere al fianco il tuo CIO o CTO fin dall'inizio non solo aiuta a ottenere il budget assegnato per un sistema DAM, ma semplifica anche l'adozione da parte degli utenti".
Anche la scelta del partner, spiega Talvensaari, è fondamentale. "Scegliete un partner che vi porterà la tecnologia di punta del momento. Negli ultimi anni la categoria DAM ha fatto grandi passi in avanti nell'innovazione, quindi assicurati di accaparrarti il miglior rapporto qualità/prezzo!"
Nel processo di scoperta con il tuo partner IT, Talvensaari consiglia di identificare le attività di natura ripetitiva. "Processi come i flussi di lavoro di revisione manuale delle bozze, le approvazioni dei clienti e la gestione delle campagne video possono spesso registrare un netto miglioramento", afferma.
Quando si distribuisce un sistema DAM all'interno di un'organizzazione, Talvensaari suggerisce che la condivisione di piccoli successi può aprire la strada. "Inizia in piccolo con un gruppo pilota che abbia più bisogno di una gestione delle risorse digitali", afferma. "Invogliali a usarla e coinvolgili e, quando ne vedranno i vantaggi, condividi il successo e spargi i semi in tutta l'organizzazione."
Talvensaari osserva che è importante capire che il DAM si basa sull'aumento del valore aziendale, non sulla riduzione della forza lavoro. "Il DAM non riguarda la riduzione dell'organico", afferma. "Ha a che fare con l'uso di tecnologia avanzata per permettere ai team creativi di dedicare più tempo a ciò che amano e in cui sono i migliori!"
Qual è il sistema più adatto a te?
Decidere quale software e sistema DAM adottare può essere un processo impegnativo. Ecco alcune linee guida su ciò che puoi fare in anticipo per fare una scelta consapevole:
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Esegui un audit dei contenuti: ottieni un quadro chiaro dei contenuti in tuo possesso, trova il modo di riutilizzare contenuti di valore ed elimina le risorse poco efficienti o irrilevanti.
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Raccogli i requisiti di sistema: determina quale tipo di sistema di gestione delle risorse digitali si adatta meglio al tuo modello di business, alla tua infrastruttura e ai tuoi utenti.
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Riunisci i requisiti aziendali: identifica le problematiche che desideri risolvere con il DAM.
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Prendi una decisione su cloud, ibrido o on-premise: determina le esigenze di scalabilità e di budget e scegli di conseguenza il modello di distribuzione della soluzione.
Per un'analisi più dettagliata del processo di scelta di un sistema DAM, leggi il nostro articolo, Consulenza di esperti sulla scelta del sistema di gestione delle risorse digitali adatto alla tua azienda.
Calcolo del ROI della gestione delle risorse digitali
Determinare il ritorno sull'investimento (ROI) per un sistema DAM aiuta nella pianificazione strategica e nel giustificare l'acquisto ai piani alti. In primo luogo, determina gli attuali costi di gestione delle risorse senza DAM valutando:
- Costi per ricreare le risorse
- Costi per ricercare le risorse
- Costi per distribuire le risorse
Quindi, identifica i guadagni che puoi ottenere con un sistema DAM:
- Maggiori entrate grazie alla disponibilità delle risorse
- Nuovi flussi di entrate
Infine, scopri quanto tempo ci vorrà perché la tua soluzione di gestione delle risorse digitali prescelta si ripaghi da sola.
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