Progettare un dashboard di dati: tutto quello che c'è da sapere

Un dashboard di dati è uno strumento visivo che consente di visualizzare gli indicatori chiave di prestazione (KPI) e altre metriche importanti per visualizzare le informazioni vitali a colpo d'occhio. Come suggerisce il nome, i dashboard di dati si concentrano sull'evidenziazione dei dati, piuttosto che delle informazioni qualitative, per fornire approfondimenti e trasparenza sulle iniziative. I dashboard possono avere scopi diversi per le varie organizzazioni, a seconda del caso d'uso.

Se utilizzati in modo efficace, i dashboard di dati consentono di prendere rapidamente decisioni aziendali intelligenti e basate sui dati. Lo strumento prende il nome dai cruscotti delle automobili, dashboard in inglese, che trasmettono informazioni critiche e di alto livello sul sistema di base dell'auto. I primi dashboard aziendali utilizzavano fogli di calcolo e database per eseguire analisi dei dati di livello relativamente basso, per poi evolversi nei dashboard complessi e molto più accattivanti che conosciamo oggi. Diverse soluzioni software consentono inoltre di creare e personalizzare facilmente un dashboard di dati e di integrarlo con i sistemi esistenti (vedremo più avanti i software per dashboard).

I dashboard di dati rientrano in quattro classificazioni principali:

• Informativo: i dashboard informativi, la tipologia più semplice, servono a far emergere informazioni oggettive e imparziali sul progetto o sull'azienda.

• Strategico: i dashboard strategici hanno lo scopo di aiutare i manager a scoprire le opportunità, creare previsioni, guidare la strategia e concentrarsi sui dati di performance di alto livello. In genere si tratta di dashboard statici che vengono aggiornati periodicamente (settimanalmente, mensilmente, ecc.) mentre l'organizzazione si prepara a rivedere e pianificare il prossimo blocco di tempo.

• Analitico: questi dashboard dettagliati consentono di approfondire i dati. I dashboard analitici includono tipicamente informazioni di base, contesto e analisi dei dati.

• Operativo: i dashboard operativi sono progettati per fornire una visione dei processi e delle altre funzioni sottostanti della vostra azienda. Spesso forniscono dati in diretta (o in tempo reale) e forniscono informazioni continue e aggiornate.

Cosa non è un dashboard dati

È possibile comprendere meglio i dashboard di dati confrontandoli con altri strumenti. Un dashboard di dati non è quanto segue:

• Visualizzazione dei dati: in poche parole, la visualizzazione dei dati è una rappresentazione ottica dei dati che può assumere diverse forme (grafici, diagrammi, modelli, infografiche, ecc.). Al contrario, un dashboard è una raccolta di metriche che fornisce una panoramica completa e di alto livello dello stato di un'azienda, di un progetto o di un'iniziativa. È possibile includere visualizzazioni di dati nel dashboard, ma le due cose sono distinte.

• Scorecard bilanciata: L'utilità di un dashboard è simile a quella di una scorecard bilanciata, che è un report strutturato in cui si valutano quattro prospettive organizzative: finanziari, clienti, processi aziendali interni, apprendimento e crescita. Una scorecard bilanciata e un dashboard utilizzano molte delle stesse metriche di performance ed entrambe possono aiutare a prendere decisioni di gestione (sia strategiche che tattiche). Tuttavia, la scorecard bilanciate permettono di valutare in modo sistematico l'azienda per prendere decisioni, mentre un dashboard si limita a far emergere i dati per aiutarvi a capire meglio lo stato e l'efficacia delle vostre iniziative.

Per esempi e modelli di scorecard bilanciate, leggi questo articolo.

Lo scopo di un dashboard è rispondere a domande sulla tua attività, fornendo visibilità sui KPI e su altre metriche di performance o dati rilevanti. Un dashboard fornisce informazioni utili non solo per conoscere lo stato di avanzamento di un progetto o di un'iniziativa, ma anche per prendere decisioni aziendali e guidare la strategia.

I cinque principali vantaggi di un dashboard

Se progettato e utilizzato in modo efficace, un dashboard di dati offre i seguenti vantaggi:

• Aggiornamenti in tempo reale: I dashboard più efficaci si integrano con i database esistenti per visualizzare i dati in tempo reale. Alimentando i dati in tempo reale nel database, puoi prendere decisioni aziendali intelligenti e ben informate in qualsiasi momento. Questi aggiornamenti sono utili anche per semplificare le relazioni periodiche (mensili, trimestrali o annuali).

• Risparmio di tempo: I dashboard consentono di monitorare in modo efficiente più fonti di dati contemporaneamente. Non dovendo rintracciare o incrociare i dati tra fonti diverse (dal momento che sono tutti in un unico posto) si risparmia tempo ed energia.

• Maggiore visibilità e trasparenza: I dashboard forniscono informazioni sulle metriche chiave, in modo da poter identificare le tendenze negative o misurare le inefficienze. Inoltre, la maggior parte delle piattaforme offre un modo per attirare l'attenzione su determinate metriche, in modo da potersi concentrare su ciò che conta di più per l'organizzazione, piuttosto che farsi imprigionare da troppi numeri (potenzialmente irrilevanti).

• Maggiore comunicazione: la natura in tempo reale dei dashboard può incoraggiare una comunicazione continua tra i membri del team che altrimenti non avrebbero visibilità sul lavoro o sui progressi dei colleghi.

• Maggiore responsabilità: in definitiva, i dashboard possono creare responsabilità rendendo i dati continuamente disponibili a tutte le parti interessate. Ciò può contribuire a stimolare consegne di lavoro responsabili e puntuali o rapporti onesti sullo stato di avanzamento, che creano fiducia tra tutti i membri del team.

Sfide comuni relative ai dashboard

Con il software odierno, la creazione e la manutenzione dei dashboard è relativamente facile, ma bisogna comunque affrontare alcune sfide:

• Informazioni fuorvianti: se i dati visualizzati mancano di contesto o sono irrilevanti, possono risultare confusi e persino fuorvianti. Includere informazioni di base adeguate affinché i dati siano significativi.

• Discrepanze tra i dati attesi e quelli effettivi: bisogna essere chiari su quali numeri sono proiezioni e quali sono invece la realtà. Assicurarsi che il dashboard si aggiorni in tempo reale può aiutare a evitare queste incongruenze.

• Causalità errata: nel tentativo di spiegare le tendenze, gli utenti possono saltare a conclusioni o trarre narrazioni non supportate da un dashboard. Il modo in cui vengono presentate le informazioni (sia dal punto di vista spaziale che della documentazione di supporto) può ridurre la possibilità che gli utenti attribuiscano erroneamente la causalità tra i punti di dati.

Un dashboard di reporting funge da report completo sullo stato di avanzamento dei progetti o dell'attività. È possibile utilizzare le informazioni contenute in una dashboard di reporting per compilare un report formale, ovvero un documento statico spesso consegnato agli stakeholder per comunicare lo stato, le sfide e le proiezioni di un'attività.

La Business intelligence (BI) è un processo guidato dalla tecnologia che sfrutta i dati per guidare la strategia e le azioni di un'azienda. A sua volta, un dashboard di business intelligence viene utilizzato specificamente per informare il processo decisionale aziendale facendo emergere i KPI rilevanti per un processo aziendale, un progetto o lo stato delle cose.

I dashboard di BI sono strumenti di livello aziendale destinati ai responsabili delle decisioni a livello esecutivo, e pertanto pongono l'accento sui dati di performance e di risultato a colpo d'occhio. Ciò è in contrasto con i dashboard che includono informazioni di base e indagini approfondite su specifiche tendenze dei dati, che sono più appropriati se si intende utilizzare il dashboard per creare un report dettagliato.

È possibile creare un dashboard per qualsiasi tipo di esigenza aziendale o personale. Nelle sezioni seguenti illustreremo i tipi più comuni di dashboard e forniremo modelli Excel scaricabili gratuitamente per aiutarvi a iniziare. Puoi trovare modelli di dashboard aggiuntivi per vari casi d'uso in questa raccolta.

Un dashboard di marketing evidenzia le analisi di marketing e i KPI per fornire un aggiornamento sullo stato delle attività di marketing e aiutare a identificare nuove opportunità o sfide. Questo modello di dashboard di marketing per Excel offre spazio per includere dati di marketing di alto livello e semplici visualizzazioni di dati per assistere i vostri rapporti.

Scarica il modello di dashboard di marketing

Un dashboard di vendita fornisce dati sulle attività di vendita, in modo da poter monitorare i progressi, identificare gli ostacoli e definire un piano d'azione per raggiungere gli obiettivi di vendita. È possibile utilizzare questo modello di dashboard per la gestione delle vendite per monitorare lo stato per venditore, prodotto o regione e personalizzarlo in base alle proprie esigenze.

Scarica il modello di dashboard per la gestione delle vendite

Un dashboard esecutivo o gestionale dovrebbe includere metriche di alto livello di qualsiasi azienda. Questo modello è ideale per visualizzare informazioni di ampio respiro su un'intera azienda. Scegliete le metriche in base al tipo di informazioni di cui hai bisogno e alle decisioni che devi prendere, e visualizzate tutto in un unico report grafico di facile lettura. È perfetto per gli stakeholder di livello esecutivo o manageriale.

Scarica il modello di dashboard esecutivo

Con un dashboard IT è possibile registrare i ticket dell'helpdesk e i tempi di risposta, oltre a offrire una visione dell'efficacia complessiva dei vostri reparti di assistenza. Questo modello è un dashboard di reporting completo che puoi utilizzare per monitorare le prestazioni del tuo reparto IT nel tempo.

Scarica il modello di dashboard di supporto

Utilizza questo modello di dashboard per i social media per monitorare il coinvolgimento su più canali. Visualizzando le prestazioni dei canali uno accanto all'altro, è possibile identificare le aree carenti della propria strategia sui social media e concentrarsi sulle idee per aumentare il successo.

Scarica il modello di dashboard per i social media

Monitora le tue attività SEO con questo modello di dashboard, che ti permette di monitorare le visite (sia per i media a pagamento che per quelli organici), il ritorno sugli investimenti (ROI) e le entrate. Utilizza i grafici per ottenere informazioni dettagliate sulle prestazioni di parole chiave e siti web e personalizzate la dashboard in base alle tue esigenze.

Scarica il modello di dashboard SEO

È possibile utilizzare un dashboard delle risorse umane per visualizzare le informazioni relative al personale dell'organizzazione. Questo modello offre spazio per elencare il numero di dipendenti per reparto, la suddivisione delle fasce salariali per ruolo e reddito e la retribuzione media per reparto, ma è possibile modificare queste metriche per adattarle alle proprie esigenze.

Scarica il modello di dashboard HR

Un dashboard di dati è uno strumento utile per monitorare i progressi e fare proiezioni realistiche su qualsiasi tipo di progetto. Utilizza questo modello per visualizzare la tempistica, lo stato delle attività, i dati finanziari, l'analisi dei rischi e qualsiasi altra informazione rilevante. Le metriche che scegli di includere dipenderanno dal tuo pubblico (membri interni/di squadra, stakeholder esterni o dirigenti/direttivi).

Scarica il modello di dashboard di gestione del progetto

Oltre ai casi d'uso sopra descritti, i dashboard vengono comunemente creati per la gestione delle relazioni con i clienti (CRM), l'analisi dei siti web, la sicurezza e il reclutamento. Esistono anche esempi di dashboard pubblici utilizzati per stimolare la trasparenza del governo.

I passaggi specifici per la creazione del dashboard variano a seconda del programma utilizzato, ma si applicano alcune linee guida generali. Segui le quattro fasi seguenti per guidare la progettazione di un dashboard di dati.

Fase 1: identifica le domande a cui vuoi rispondere

Lo scopo principale di un dashboard di dati è quello di rispondere a domande sull'azienda, quindi il primo passo da compiere nella costruzione di un dashboard è quello di isolare tali domande. Questo servirà come struttura per il dashboard. Tutto il resto (metriche, design, database sottostanti) del dashboard seguirà. Non sovraccaricarti di domande: un dashboard che risponde a un'unica domanda in modo completo e definitivo è migliore di un dashboard che tenta di rispondere a diverse domande, ma lo fa in modo impreciso o incompleto.

Fase 2: identifica i giusti KPI da monitorare

Una volta identificate le domande che guideranno il tuo dashboard, puoi concentrarti sui dati necessari per rispondere. La scelta dei giusti KPI è fondamentale; troppi dati possono sopraffare gli utenti, troppo pochi non sono adeguati e le metriche irrilevanti o vaghe confondono. Utilizza le domande scelte nel primo passo per determinare i KPI da includere nel tuo dashboard. In questo modo si garantisce che i dati siano pertinenti e mirati e che il dashboard risulti complessivamente utile.

Per informazioni su come identificare i giusti KPI per il tuo dashboard aziendale, leggi questa guida per definire le metriche del dashboard aziendale.

Fase 3: crea percorsi utente

Pensa a come gli utenti navigheranno nel dashboard. Come vuoi che si muovano tra i dati? Devono assorbire le informazioni in un ordine particolare? Organizza i dati (compresi i testi, le metriche e le visualizzazioni) in modo da renderli facilmente comprensibili, senza costringere l'osservatore a un lavoro supplementare per giungere alle conclusioni.

Fase 4: collega le metriche ai fogli o ai report sottostanti

Sebbene il dashboard sia concepito come una panoramica di alto livello, è necessario dare agli utenti la possibilità di approfondire le informazioni specifiche. Un modo per farlo è collegare i widget del dashboard alle fonti di dati (fogli di calcolo, report, ecc.) in modo che gli utenti possano rapidamente accedere ai set di dati originali se desiderano chiarimenti o maggiori dettagli. Per farlo in modo efficiente, cerca una soluzione software che si integri con i programmi di database esistenti.

I cinque principali suggerimenti per il design

Se segui i passaggi sopra descritti, sei sulla buona strada per creare un dashboard di dati efficace. Tuttavia, il design è importante quanto la funzionalità, quindi considera i seguenti suggerimenti:

1. Comunica informazioni importanti in modo diretto. I dashboard sono utili anche perché consentono di ottenere informazioni a colpo d'occhio. Non complicare troppo la presentazione dei dati: anzi, se la mantenete semplice, l'impatto sarà massimo.

2. Evita il disordine. Questo vale sia per le immagini che per le metriche. Tieni a mente le domande a cui volete che il dashboard risponda e includi solo i dati che ti aiuteranno a raggiungere tali conclusioni. Tutto il resto è un accessorio e distoglie l'attenzione dal punto principale.

3. Le immagini sono più importanti dei dati. Presta la stessa attenzione (se non maggiore) a come utilizzate lo spazio, il colore e le visualizzazioni dei dati all'interno del dashboard. Se ti concentri solo sui numeri, perderai l'attenzione degli utenti o potenzialmente renderai più difficile per loro dedurre ciò che è importante.

4. Traccia le scelte che gli utenti dovranno affrontare quando si muoveranno all'interno del dashboard. Questo suggerimento va di pari passo con la creazione di percorsi utente (fase quattro della sezione precedente). Nella progettazione del dashboard, presta attenzione all'esperienza dell'utente: se il dashboard è difficile da usare, le persone non lo prenderanno in considerazione.

5. Sviluppa una strategia di valutazione del dashboard, in modo da poterlo aggiornare continuamente. Molti programmi software per dashboard si integrano con i database esistenti per estrarre i dati in tempo reale. Indipendentemente dal fatto che sia o meno così, è necessario istituire una revisione periodica per mantenere il database aggiornato, sia dal punto di vista dei dati che della visualizzazione.

Negli ultimi anni, i software per dashboard hanno sostituito i programmi di database statici (come Microsoft Excel) per offrire piattaforme leggere e in tempo reale su cui costruire i dashboard. Le soluzioni software consentono di tracciare e monitorare i dati aggiornati al minuto, in modo da avere sempre un quadro chiaro della situazione aziendale. Garantiscono inoltre flessibilità attraverso la personalizzazione, l'accessibilità al cloud e la facilità d'uso, tra le altre caratteristiche.

Di seguito è riportato un elenco di funzionalità da considerare quando si sceglie un software per dashboard. Per un'analisi più approfondita delle 15 principali caratteristiche dei software di dashboard, leggi "Come scegliere il miglior software di dashboard per la tua azienda"

• Facilità d'uso

• Collegamenti alle API

• Integrazioni di fonti di dati

• Generazione di rapporti

• Widget/visualizzazioni interattive dei dati

• Funzione di ricerca

• Allegati al documento

• Avvisi

• Gamification

Non esiste un unico programma software che sia oggettivamente il migliore. Concentrati piuttosto sulle esigenze della tua organizzazione e prendeti il tempo necessario per trovare una soluzione che le soddisfi. La maggior parte dei software per dashboard offre una prova gratuita, per cui è bene provare alcuni programmi prima di effettuare l'investimento.

Potenzia il rendimento dei tuoi dipendenti con una piattaforma flessibile progettata per soddisfare le esigenze del tuo team e capace di adattarsi alle condizioni mutevoli del lavoro. La piattaforma Smartsheet semplifica la pianificazione, l'acquisizione, la gestione e la creazione di report sul lavoro da qualsiasi luogo, aiutando il tuo team a essere più efficace e ottenere di più. Crea report sulle metriche chiave e ottieni visibilità in tempo reale sul lavoro mentre accade con report di riepilogo, pannelli di controllo e flussi di lavoro automatizzati creati per mantenere il tuo team connesso e informato. Quando i team hanno chiarezza sul lavoro da svolgere, possono ottenere maggiori risultati in meno tempo. Prova Smartsheet gratuitamente, oggi.