Trafag semplifica i progetti globali complessi con Smartsheet
Trafag aveva bisogno di una soluzione per la gestione collaborativa del lavoro per migliorare visibilità e accuratezza nei progetti globali. L'uso di Smartsheet ha offerto un'unica fonte di informazioni che ha migliorato trasparenza e operazioni.
"Smartsheet ci offre una panoramica delle risorse e dello stato dei nostri progetti. Le priorità possono cambiare rapidamente e possono presentarsi nuove opportunità, quindi dobbiamo essere assolutamente trasparenti circa lo stato dei nostri progetti. Con Smartsheet tutti sanno sempre a che punto è il progetto, e tutti sono ugualmente coinvolti nel caso qualcosa vada storto."
Responsabile della gestione dei progetti
Trafag è un'azienda ingegneristica con sede in Svizzera, nonché fornitore internazionale leader di sensori e comandi di alta qualità. L'azienda opera in oltre 40 paesi, con sei linee di prodotti e oltre 30 progetti di sviluppo ogni anno. Il processo di pianificazione dei progetti precedentemente utilizzato era molto tedioso e mancava della trasparenza necessaria per ottenere i dettagli sullo stato complessivo dell'azienda. Per mantenere efficiente la gestione dei processi e una mentalità di alto livello, Trafag necessitava di una piattaforma per la gestione del lavoro che fosse intuitiva e intelligente.
L'azienda aveva provato ad implementare uno strumento di gestione dei progetti, ma non aveva soddisfatto le sue necessità. "O non funzionava, o lo strumento era difficile da utilizzare", afferma Marzio Locatelli, Head of Project Management. Aveva bisogno di una soluzione migliore che potesse gestire i tre principali obiettivi dell'azienda.
La lista dei desideri con i vantaggi della piattaforma
La soluzione doveva offrire visibilità sullo stato dei progetti per la dirigenza, per delineare in modo efficiente lo svolgimento per 15-20 progetti contemporaneamente in esecuzione.
In aggiunta, doveva fornire dettagli particolareggiati e non stime di alto livello, a supporto dell'accuratezza nel processo di pianificazione. In ultimo, la soluzione doveva fornire un modo per scalare le risorse in modo da adattarle alle necessità dei progetti e per regolarle alle priorizzazioni variabili e alle scadenze.
La soluzione? Smartsheet, che ha offerto vantaggi evidenti per raggiungere gli obiettivi dell'azienda:
Panoramica di alto livello dello stato
Essendo uno strumento intuitivo, Smartsheet si interfacciava con altri strumenti in uso presso Trafag, offrendo piani di progetto e risorse assolutamente trasparenti. Ad esempio, importando i dati da Smartsheet in Meisterplan, il PMO ha accesso ai dettagli del progetto e può vedere all'istante una panoramica dello stato di progetti critici e delle risorse in un grafico. Ciò ha consentito di identificare rapidamente i conflitti o le sfide all'interno del portafoglio.
"Il miglioramento più notevole che abbiamo riscontrato è stata la trasparenza. Prima facevo tante domande: Come procede il progetto? In che stato è?, Quando avremo i prototipi? E altre domande di questo tipo. Ora tutti possono controllare online qualsiasi cosa vogliono sapere sui piani dei progetti", afferma Locatelli.
Un modo accurato di pianificare i progetti
Smartsheet ha offerto una roadmap e una pianificazione dei progetti precise. "La nostra roadmap era semplicemente un'immagine di PowerPoint messa insieme in base alle informazioni che ottenevo dai project manager", afferma Locatelli. "Dovevo fare una stima basata su cosa sapevo dei nostri progetti e di quelli futuri. Non era un lavoro molto preciso e richiedeva inoltre parecchio tempo."
Sfortunatamente, i progetti spesso venivano interrotti o messi in pausa per via di progetti maggiormente prioritari. "Devo tenere in considerazione la pianificazione e controllare le future conseguenze della pausa", afferma Locatelli. "Posso farlo usando una combinazione di Smartsheet e Meisterplan."
Gestione efficiente delle risorse
L'allocazione delle risorse era un'attività dispendiosa in termini di tempo per Locatelli, perché doveva controllare la situazione con diverse parti interessate, controllare il completamento della pianificazione in Excel o altri strumenti, e quindi elaborare un riepilogo di tutte queste informazioni. "Questo metodo era soggetto a errori e non un metodo di pianificazione sostenibile", dichiara.
Smartsheet ha offerto un modo efficiente per l'allocazione delle risorse. "Abbiamo 15-20 progetti in esecuzione in contemporanea", afferma Locatelli. "I progetti durano dai sei mesi ai tre anni. Pianifico le risorse in Smartsheet e Meisterplan in base alle fasi dei progetti. Assegno una persona per un periodo specifico (ad esempio un mese) e non per un'attività specifica, il che mi restituisce una vista completa delle mie risorse disponibili e mi consente di scalare di conseguenza."
