American Roofing assicura l'efficienza dei processi anche sui dispositivi mobili con Smartsheet WorkApps

American Roofing & Metal usa Smartsheet per automatizzare e rendere più professionali i processi aziendali e migliorare la propria immagine come principale contractor regionale. Dopo aver creato soluzioni Smartsheet per i reparti acquisti e assunzioni, Rob Waite, vice presidente esecutivo alla American Roofing, si è reso conto di quanto fosse necessario integrare le varie piattaforme aziendali e ottimizzare l'accesso alle informazioni per i molti dipendenti che si affidano ormai esclusivamente ai dispositivi mobili per gestire i dati aziendali. Con Smartsheet WorkApps, Waite ha creato app personalizzate basate sui ruoli, tutto senza dover scrivere una sola riga di codice.

"WorkApps è uno strumento di gestione dei flussi di lavoro", spiega Waite. "Ci permette di tenere tutte le informazioni in una posizione centralizzata, in modo che tutti i dipendenti sappiano dove trovare ciò che cercano. Possiamo organizzare i processi nei minimi dettagli. La trasparenza e la facilità di accesso ci aiutano ad acquisire informazioni che altrimenti andrebbero perse o che richiederebbero ulteriori lavorazioni. Il nuovo strumento migliora la produttività, riduce il tempo da dedicare ai compiti amministrativi e accresce notevolmente la qualità del lavoro. Il successo delle attività svolte correttamente al primo tentativo è aumentato.

Dagli inizi come piccola azienda locale, American Roofing è cresciuta fino a servire aree residenziali, commerciali e industriali in Louisville, Lexington, Cincinnati e nell'ampia regione circostante. Smartsheet ha contribuito alla crescita dell'azienda e a promuovere processi efficienti negli approvvigionamenti, nelle assunzioni e in altre attività amministrative. Mentre l'azienda cresceva, Waite cercava modi più efficienti per condividere i dati in modo selettivo, in formati che i lavoratori avrebbero potuto visualizzare con facilità sui propri dispositivi mobili. Altro obiettivo era poter automatizzare il processo di condivisione dei dati tra i vari sistemi aziendali senza che si generassero errori di importazione.

WorkApps si è dimostrata la soluzione perfetta per realizzare ciò che Waite aveva in mente. La piattaforma senza codice rende facile creare app personalizzate e specifiche che possono essere modificate in base alle esigenze dell'azienda e persino progettate con i colori e i loghi del brand. Waite sostiene che la creazione di app è intuitiva e facile da usare per chiunque conosca già Smartsheet.

Maggiore produttività sul campo con soluzioni di lavoro e sicurezza

La prima app realizzata da Waite con WorkApps soddisfa una delle esigenze più importanti di questo settore. L'app Job Safety Audit (JSA) supporta un processo giornaliero per il rispetto dei requisiti OSHA e permette ai capisquadra di rivedere i protocolli e i processi di sicurezza con ciascun lavoratore che dovrà usare apparecchiature specifiche o svolgere attività particolari. Prima di WorkApps, il processo di audit richiedeva il completamento di liste di controllo e altra documentazione archiviate in ubicazioni diverse, oltre alla registrazione e al caricamento di un video con le misure di sicurezza. JSA WorkApp combina un modello di lista di controllo per ciascuna attrezzatura o attività con una semplice utility per cercare le certificazioni esistenti. Un semplice pulsante permette di salvare automaticamente il video di audit nella posizione giusta.

WorkApps permette una perfetta integrazione delle funzionalità e dei flussi di lavoro tipici dei prodotti di fascia alta di Smartsheet, come Dynamic View, e allo stesso tempo consente di creare app personalizzate per risolvere i problemi e semplificare i processi importanti.

"Abbiamo aggiunto Dynamic View ai nostri piani e lo abbiamo usato nella nostra app di gestione degli ordini", dichiara Waite. "È stato un grande vantaggio e ha aiutato molti manager a comprendere meglio tutto ciò che può fare WorkApps."

Altre WorkApps che usiamo per semplificare le politiche di sicurezza e i processi sul cantiere includono un'app di gestione delle certificazioni per tenere traccia dei materiali di formazione, del funzionamento teorico e pratico delle attrezzature e dei documenti OSHA per preparare i lavoratori a 13 diverse certificazioni edili, cinque delle quali sono offerte sia in inglese sia in spagnolo. Abbiamo anche un'app che riunisce tutte le informazioni su un cantiere, in modo che i tecnici possano controllare lo stato dei lavori, verificare le attività da svolgere all'inizio della giornata o raggiungere il luogo di lavoro facendosi guidare dalle indicazioni del GPS.

Le app sono ottimizzate per i dispositivi mobili, e questo è un grande vantaggio. Secondo Waite la maggior parte dei lavoratori della American Roofing trascorre più tempo in cantiere che in ufficio e usa i dispositivi mobili come strumento principale per accedere alle risorse di rete dell'azienda.

"Nel corso del tempo, ho notato come le modifiche agli ordini, le richieste di articoli in magazzino o gli ordini di acquisto, che trattavamo in genere dalle 4 del pomeriggio in poi, hanno iniziato ad arrivare prima di mezzogiorno", dichiara Waite. "Qualità ed efficienza ne sono risultate migliorate; le ore un tempo dedicate alla ricerca di informazioni nei posti più disparati possono ora essere impiegate in altro, e ciò fa una grande differenza. Prima le persone aspettavano l'ora del pranzo, si rifugiavano nei loro furgoni e digitavano compulsivamente sui portatili nel tentativo di svolgere rapidamente le attività amministrative per tornare subito a lavorare sul tetto."

Elaborazione facile e rapida delle richieste di articoli in magazzino

Anche le richieste di articoli in magazzino sono state velocizzate con una soluzione WorkApps dedicata che permette al caposquadra di inviare digitalmente gli ordini dei materiali e prelevarli comodamente all'inizio della giornata di lavoro successiva. American Roofing gestisce dai 40 agli 80 interventi al giorno, è fondamentale quindi che il personale del magazzino possa organizzare e verificare le richieste nel modo più efficiente possibile. Prima di Smartsheet, le richieste arrivavano per telefono, fax, messaggi, post-it o e-mail.

"Era senza alcun dubbio la più grande fonte di frustrazione in azienda", sostiene Waite. "Ed era diventato terribilmente chiaro come avere un processo ben documentato, ben strutturato e automatizzato sarebbe stato di grande aiuto."

Il primo passo è stato quindi creare un modulo Smartsheet per standardizzare le richieste di materiali. Quindi, con Document Builder, il team della logistica ha creato biglietti stampabili a cui fare riferimento per prendere i singoli articoli richiesti e da fissare poi con nastro adesivo al carrello al termine dell'operazione di picking. Il biglietto stampato include un codice QR che il caposquadra può scansionare per confermare la ricezione quando seleziona e preleva i materiali. Il sistema è stato convertito in una soluzione WorkApps per ottimizzare il modulo di richiesta per i dispositivi mobili e permettere ai capisquadra di controllare rapidamente il materiale prelevato rispetto alla richiesta, verificare eventuali articoli mancanti o aggiornare le quantità.

"Ha fatto una grande differenza per la logistica perché il personale poteva verificare le richieste in tempo reale", racconta Waite. "Oggi tutte le richieste di articoli da prelevare in magazzino vengono ricevute alle 2 del pomeriggio invece che alle 5. I tempi si sono ridotti drasticamente. Puoi far lavorare i tuoi dipendenti dalle 6 alle 18 e alzare il fatturato per un po', ma alla lunga i dipendenti non saranno contenti. Abbiamo potuto superare questo problema."

Migliorare la qualità e la precisione nella gestione del parco veicoli

WorkApps ha permesso ad American Roofing anche di ridurre i costi e le inefficienze nella gestione del parco veicoli, con oltre 70 camion, rimorchi, gru e altre attrezzature. Le informazioni sui veicoli, dal numero di identificazione (VIN) alle specifiche del motore al chilometraggio sono tutte archiviate in Smartsheet, insieme ai dati sul contachilometri e altre metriche sulle prestazioni, catturate automaticamente e trasferite da un dispositivo al foglio tramite la porta ODB del veicolo. American Roofing può così monitorare il rendimento del carburante, soddisfare le scadenze dei certificati richiesti dal Ministero dei trasporti e pianificare manutenzioni regolari in modo da non avere troppi veicoli fuori uso contemporaneamente.

"Alla fine la gestione di questo prezioso patrimonio è stata utile, perché non prendiamo a noleggio i nostri veicoli, sono di nostra proprietà", dichiara Waite "L'obiettivo non è semplicemente usare i veicoli, ma sfruttarne al massimo il valore fino alla fine del ciclo di vita. Non penso che lo avremmo potuto fare prima."

La base per l'offerta di un nuovo servizio creata direttamente in WorkApps

Oltre a creare le app in base alle soluzioni Smartsheet esistenti, American Roofing usa WorkApps come una base per l'innovazione e la crescita future. Ad esempio, la nuova Divisione industriale offre servizi di riparazione dei tetti sugli edifici commerciali in collaborazione con il Reparto assistenza che fornisce servizi di ispezione su base ricorrente per rilevare eventuali problemi e definire soluzioni preventive. Poiché le perdite dai tetti rappresentano il volume d'affari più alto delle compagnie di assicurazioni ogni anno, le certificazioni delle ispezioni del Reparto assistenza aiutano i clienti a risparmiare sui premi. Queste soluzioni sono state create direttamente in WorkApps.

Waite sostiene che è facile creare soluzioni WorkApps potenti per personalizzare le informazioni in base al ruolo, mettere insieme i dati di diversi reparti e risolvere problemi complessi. Ma uno degli esempi preferiti è uno strumento semplice ma importante, un'app di gestione dei contatti aziendali che elenca le e-mail, i numeri di telefono interni e i numeri dei cellulari aziendali per ogni dipendente. L'app di gestione dei contatti è sempre aggiornata ed è facile eseguire una ricerca: gli utenti possono chiamare un collega o inviargli un'e-mail con un semplice tocco. WorkApps permette di personalizzare l'accesso in base al ruolo in modo da proteggere i dati personali. Questa semplice soluzione, sostiene Waite, aiuta i dipendenti meno inclini a usare la tecnologia a superare la loro resistenza all'adozione di strumenti digitali.

"All'inizio pensavo che li avremmo stupiti e impressionati", racconta Waite. "Ma anche i più semplici strumenti tecnologici possono intimidire le persone. Ciò che ci ha aiutato a mostrare loro come gli strumenti digitali li avrebbero effettivamente aiutati e che erano intuitivi e facili da usare, è stata proprio l'app di gestione dei contatti aziendali. Era necessaria a tutti i dipendenti, ma la soluzione precedente non veniva aggiornata spesso. L'app di gestione dei contatti che abbiamo implementato era così facile da usare e aveva l'ulteriore vantaggio di rendere molto più semplice l'interazione tra i dipendenti. Questa esperienza ha aiutato gli utenti a comprendere molto rapidamente le potenzialità di Smartsheet e WorkApps."

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