Alchemy usa la moderna soluzione PPM di Smartsheet per semplificare le implementazioni dei progetti Workday e rispondere più rapidamente ai fruitori dell'istruzione superiore

Alchemy si impegna a diventare il principale partner di soluzioni e implementazione per i prodotti Workday nella community dell'istruzione superiore, una piattaforma applicativa in crescita per unificare amministrazione degli studenti, HCM, dati finanziari, buste paga, budgeting, sovvenzioni, pianificazione e analisi. Alchemy collabora con istituti di istruzione superiore negli Stati Uniti, fornendo servizi, strumenti, competenze e programmi di apprendimento per capitalizzare con successo l'investimento dei clienti nelle loro soluzioni Workday.

Da diversi anni, Alchemy usa il Project and Portfolio Management (PPM) moderno di Smartsheet per monitorare e gestire i progetti di implementazione con i clienti e per fornire dati di progetto aggiornati ai dirigenti tramite dashboard in tempo reale.

"I nostri clienti si aspettano che assicuriamo sempre la massima trasparenza dei progetti, e Smartsheet ci aiuta a raggiungere questo obiettivo", afferma Jonathan Zaretsky, Customer Success Director di Alchemy. 

Prima di adottare la moderna soluzione PPM di Smartsheet, Alchemy usava diversi strumenti di gestione dei progetti e software per fogli di calcolo e faticava a fornire efficacemente report esecutivi dettagliati ai dirigenti interni di Alchemy. "Avevamo una tecnologia obsoleta che non aveva l'automazione o la flessibilità di cui avevamo bisogno", afferma Zaretsky. "Ci è voluto molto lavoro manuale per trovare informazioni aggiornate sullo stato del progetto e condividerle tra i team".

Ad Alchemy mancava anche un metodo semplice per fornire istantanee dei progetti ai leader aziendali. "Usavamo principalmente e-mail e messaggi Slack per fornire loro informazioni, ma c'era sempre una disconnessione tra i dati provenienti da Workday e la nostra interpretazione interna dello stato di un progetto", afferma Zaretsky. "Nel complesso, i nostri strumenti non ci permettevano di fornire un servizio ai nostri clienti al livello che aspiravamo a fornire".

Uso della moderna soluzione PPM di Smartsheet per tenere traccia di tutti i progetti e fornire dashboard esecutive 

Dopo aver valutato e provato diversi strumenti software per la gestione dei progetti, Alchemy ha adottato la moderna soluzione PPM di Smartsheet. "Abbiamo provato alcune soluzioni, ma Smartsheet è diventata presto la nostra prima scelta. Da allora lo usiamo e siamo rimasti estremamente soddisfatti", afferma Zaretsky.

I Project Manager di Alchemy utilizzano la moderna soluzione PPM di Smartsheet per monitorare lo stato di più progetti di implementazione tramite modelli creati nel Smartsheet Control Center. Ogni progetto contiene dettagli aggiornati sulle pianificazioni, sui manager e sulle attività assegnate e sulle date di consegna. "Chiunque utilizzi Smartsheet può visualizzare o aggiornare rapidamente un progetto in qualsiasi momento", afferma Joseph Lynch, Project Manager di Alchemy. L'azienda usa la Smartsheet Calendar App per connettere i dati e i moduli Smartsheet per visualizzare riunioni o altri eventi.

Quando Alchemy ha aggiunto altri utenti Smartsheet e ha iniziato a utilizzare funzionalità aggiuntive di Smartsheet, l'azienda ha scelto di adottare la soluzione Smartsheet Advance Gold. Smartsheet Advance Gold aggiunge integrazioni e flussi di lavoro intelligenti che connettono Smartsheet a diversi sistemi. Alchemy ora si affida a Bridge by Smartsheet per integrare i dati provenienti dai fogli di calcolo di Google e al Connettore Salesforce per Smartsheet per importare i dati dalla soluzione di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) Salesforce dell'azienda. Alchemy utilizza inoltre Smartsheet Data Shuttle per importare automaticamente i dati di progetto in Smartsheet. 

Bridge by Smartsheet, Data Shuttle e il Connettore Salesforce per Smartsheet consentono ad Alchemy di riunire dati esterni provenienti da più posizioni in un'unica fonte di verità in Smartsheet. "Tutti i nostri sistemi ora parlano tra loro grazie a Bridge e Data Shuttle", afferma Lynch.

Alchemy utilizza l'automazione del flusso di lavoro in Smartsheet per notificare automaticamente ai project manager le scadenze importanti o avvisarli quando lo stato di un progetto è giallo o rosso, il che indica un ostacolo. "Se un progetto diventa rosso, i nostri manager e dirigenti possono vederlo non appena lo stato cambia, in modo da poter agire", afferma Lynch. Inoltre, Alchemy usa la Pivot App di Smartsheet per creare tabelle pivot contenenti riepiloghi delle previsioni delle risorse, in modo che i consulenti possano visualizzare una ripartizione delle ore lavorate ogni mese.

Utilizzando i dati di Smartsheet, Alchemy fornisce inoltre dashboard di progetto ai dirigenti, visualizzando viste in tempo reale di progetti, risorse, previsioni di budget e qualsiasi escalation del progetto che deve verificarsi.

Migliore visibilità dei progetti e maggiore trasparenza per i clienti

Grazie alla moderna soluzione PPM di Smartsheet, Alchemy dispone di una soluzione standardizzata per la gestione dei progetti che offre ai proprietari dei progetti una migliore visibilità sui dettagli di tutti i progetti in un'unica posizione. Ad esempio, i manager possono visualizzare più facilmente le ore lavorate per un progetto senza dover condurre ricerche manuali per trovare le informazioni.

"Utilizzando Smartsheet, un manager può visualizzare i flussi di lavoro e le risorse in una determinata settimana per una particolare implementazione del cliente, senza dover leggere più righe in numerosi fogli di calcolo", afferma Lynch. "Invece di passare sei ore a manipolare un file di dati, un manager può ottenere i dati di utilizzo delle risorse più accurati in tempo reale".

Grazie alla centralizzazione dei dati di progetto nella moderna soluzione PPM di Smartsheet, Alchemy è più trasparente sullo stato di ciascun progetto. "I nostri clienti vedono esattamente cosa sta succedendo con un progetto di implementazione. Se vediamo il rosso dalla nostra parte, loro vedono la stessa cosa", dice Lynch. "I dati sono sempre trasparenti, quindi non ci sono sorprese per i nostri clienti, i nostri dirigenti o Workday."

Il 75% in meno di tempo dedicato alla previsione delle ore fatturabili

Grazie all'automazione del flusso di lavoro PPM moderno di Smartsheet, Alchemy non ha più bisogno di perdere tempo a prevedere manualmente le ore fatturabili per i progetti. "Il nostro intero modello di business si basa sulle ore che devono essere fatturate ai nostri clienti.  Lo facciamo prevedendo il tempo dei consulenti solo per ciò di cui i nostri clienti hanno bisogno e facendo sapere ai dirigenti quando abbiamo larghezza di banda disponibile.  Ciò consente di assegnare risorse alle esigenze di altri clienti, quindi prevedere correttamente le ore è molto importante", afferma Lynch. "In passato, dovevamo prendere informazioni dai fogli di calcolo e copiarle e incollarle in Workday due volte alla settimana per cercare di tenere traccia manualmente degli aggiornamenti. Ora, grazie alla moderna soluzione PPM di Smartsheet e a strumenti come il Connettore Salesforce per Smartsheet, Data Shuttle e Bridge, dedichiamo meno tempo alle attività di progetto non a valore aggiunto necessarie e più tempo con i nostri clienti su ciò che è veramente importante per il loro progetto."   

Anticipare gli ostacoli e rispondere più rapidamente ai clienti

Grazie alle dashboard di progetto della moderna soluzione PPM di Smartsheet, i leader aziendali e i project manager di Alchemy possono anticipare meglio i potenziali ostacoli al successo di un progetto. "Non vogliamo mai che un progetto diventi giallo o rosso senza consapevolezza e supervisione da parte dei dirigenti", afferma Zaretsky.

"Le dashboard di Smartsheet ci permettono di vedere subito i problemi e di essere più reattivi di fronte ai nostri clienti. Quando riceviamo avvisi, i nostri clienti apprezzano di essere subito informati. Alla fine, saremo in grado di anticipare quando un progetto potrebbe ingiallire, il che ci aiuterà a essere veramente proattivi piuttosto che reattivi. Smartsheet è l'unico strumento che mette tutto insieme per noi e ci proietta nel futuro."

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