Guida completa alla gestione dei progetti nel nuovo ambiente di lavoro remoto

La gestione remota dei progetti si riferisce alla gestione e al coordinamento dei risultati del progetto attuati da un team distribuito geograficamente, spesso senza interazioni di persona. L'obiettivo è lo stesso della gestione tradizionale dei progetti: consegnare il progetto finale con i requisiti specificati.

Da quando internet ha consentito il lavoro collaborativo a distanza, i team che includono membri in luoghi diversi o, in alcuni casi, in tutto il mondo sono diventati la norma. Tuttavia, questa dinamica aumenta in determinate circostanze, come una pandemia globale, che rivelano quanto sia facile per i dipendenti lavorare da remoto, ma anche quanto sia difficile gestire i progetti con una forza lavoro distribuita. Per avere successo, i project manager remoti devono adottare un approccio diverso rispetto a una gestione più tradizionale dei progetti.

I project manager remoti richiedono le stesse competenze dei project manager tradizionali – attenzione ai dettagli e solide capacità di gestione delle persone – ma hanno anche bisogno della capacità di guidare a distanza.

Esistono tre tipi di team remoti nella gestione dei progetti:

• Team completamente remoti: In questa configurazione, tutti i membri del team lavorano in diverse località remote.
• Team ibridi: Questi team collocano alcuni membri del gruppo in un ufficio domestico mentre il resto del team lavora da postazioni remote.
• Team flessibili: I membri di questi team hanno flessibilità nella loro posizione di lavoro: possono trovarsi nella stesso spazio di lavoro o in aree remote. La struttura di questo team può cambiare continuamente.

Il ruolo di un project manager remoto consiste nel supervisionare ciascuno di questi tipi di team. È responsabile della delega di incarichi all'interno del team, magari per dipendenti con cui non ha mai interagito di persona. Dovrebbe essere in grado di maneggiare con destrezza gli strumenti di gestione dei progetti basati su cloud utilizzati dal team e mantenere i progetti entro il budget. E, cosa forse più importante, il project manager remoto deve avere eccellenti capacità di comunicazione per garantire che il progetto vada avanti puntualmente e che tutti i membri del team facciano il loro dovere.

Sebbene il processo di gestione del progetto rimanga lo stesso con l'avvio, la pianificazione, l'esecuzione, il monitoraggio e controllo e il completamento del progetto, la gestione del progetto per i team remoti richiede nuove strategie che supportino la comunicazione e la collaborazione per raggiungere l'obiettivo finale. Ecco alcuni suggerimenti per il successo nella gestione remota dei progetti:

• Sviluppa standard per comunicazioni, metriche e obiettivi: "Uno degli aspetti più critici della pratica di gestione dei progetti è la comunicazione", afferma Mary Beth Imbarrato, titolare di MBI Consulting. “La comunicazione costituisce il 90% del ruolo di un project manager, ma la comunicazione continua a essere uno dei primi cinque motivi di fallimento del progetto, sulla base delle statistiche del Project Management Institute. Puoi gestire efficacemente i progetti da remoto se disponi di un piano di comunicazione completo, significativo e sostenibile.”
  
  Per garantire una comunicazione regolare tra manager e membri del team, fissa riunioni di check-in regolari: queste interazioni possono avvenire tramite chat video in cui tutti possono vedersi e condividere gli aggiornamenti del progetto. Poiché nessuno vuole essere affaticato da troppe riunioni online, dovrebbero essere brevi e andare al nocciolo della questione, e includere solo coloro che devono essere coinvolti. Fornisci un ordine del giorno in anticipo per consentire ai membri del team di prepararsi e rimanere in tema. A volte, dovrai destreggiarti tra i fusi orari per facilitare questo tipo di comunicazione remota. Cerca di essere rispettoso verso tutti i membri del team, con la consapevolezza che tutti devono accettare che a volte dovranno partecipare a una videochiamata in ore normalmente non lavorative.
  
  I project manager non devono aver paura di fornire comunicazioni eccessive riguardo ai singoli dettagli del progetto e della sua cronologia. Non puoi dare per scontato che il tuo team abbia tutto ciò di cui ha bisogno o conosca il progetto con la tua stessa profondità. È meglio fornire informazioni di chiarimento eccessive piuttosto che perdere dettagli importanti. Inoltre, assicura al tuo team che lo scopo di queste linee guida è di portare avanti il progetto e che non sono dovute alla mancanza di fiducia nella loro capacità di portare a termine il lavoro. Consulta la libreria MBI Consulting per ulteriori risorse. “Oltre a comprendere il contesto del tuo progetto, è anche importante garantire che i membri del tuo team comprendano dove si inserisce il loro lavoro nel contesto aziendale più ampio”, afferma Dave Garrett, Chief Strategy & Growth Officer presso The Project Management Institute. “Fornendo un quadro generale — legami strategici, priorità aziendali, prospettive delle parti interessate, altri progetti in corso, cambiamenti del settore, ecc. — tutti i membri del team possono comprendere meglio i risultati specifici che devono fornire. Questa chiarezza può aiutare a creare un ambiente di alta fiducia, che è particolarmente importante quando c'è meno contatto faccia a faccia.
  
  “La comunicazione è una strada a doppio senso. Proprio come i project manager devono entrare in contatto con i membri del loro team, devono anche essere disposti ad ascoltare qualsiasi feedback e ad agire per porre rimedio ai problemi in modo rapido e deciso.
• Costruisci il tuo team: Ogni persona del team avrà i suoi punti di forza e di debolezza. Quando si lavora da remoto, sfrutta i punti di forza di ogni membro del team, ma cerca anche di creare equilibrio, in modo che tutti contribuiscano e forniscano input. Dopo aver costruito il tuo team, collabora con ciascun membro per pianificare il suo tempo, valutare e gestire i carichi di lavoro e identificare gli ostacoli fin dall'inizio. Il ruolo del project manager remoto è assicurarsi che questi piani e carichi di lavoro siano ragionevoli e consentano ferie o emergenze. Il manager sarà anche responsabile di garantire che siano disponibili strumenti giusti e risorse sufficienti affinché tutti possano completare le proprie attività in modo efficiente (questo comporta avere licenze software sufficienti o bloccare i periodi di tempo su un sistema informatico specializzato).
• Mantieni un rapporto umano e promuovi una mentalità comunitaria: Alcuni lavoratori operano meglio nella solitudine del lavoro remoto, mentre altri desiderano un contatto regolare. Ma quando si lavora su un progetto insieme, nessun membro del team dovrebbe lavorare in isolamento. Ad esempio, in Prezi, tutti i partecipanti alla riunione devono accendere le loro telecamere. “Potendo vedere i volti di tutti, puoi leggere i segnali visivi delle persone e confermare che le persone stanno seguendo la discussione”, afferma Spencer Waldron, Head of Remote Communication di Prezi. “Questa visibilità consente anche il rapporto umano che abbiamo durante le riunioni in presenza. Di recente abbiamo lanciato Prezi Video, uno strumento di presentazione video che funziona con la maggior parte degli strumenti di videoconferenza e ti consente di mettere i tuoi contenuti sullo schermo in tempo reale, accanto al tuo viso, mentre parli o presenti. Puoi registrare la tua presentazione e inviarla in modo asincrono, oppure puoi trasmetterla in streaming dal vivo con vari strumenti di videoconferenza. Ciò consente alle persone di condividere contenuti visivi senza perdere il rapporto umano che deriva dal passaggio da uno schermo all'altro o dalla condivisione di diapositive.”
• Tieni il progetto sotto controllo e gestisci gli ostacoli comuni: Quando si lavora insieme in uno spazio di lavoro condiviso, i project manager possono controllare fisicamente i membri del team per avere un'idea dell'avanzamento del progetto. Dal momento che non puoi farlo da remoto, la gestione online dei progetti da remoto richiede ai project manager di pianificare aggiornamenti regolari sullo stato di avanzamento con il team. Tutti condividono ciò che hanno completato quella settimana, ciò che è sulla loro tabella di marcia imminente, eventuali componenti in anticipo o in ritardo sul programma e qualsiasi scoglio previsto. Per supportare queste sessioni, i membri del team possono utilizzare modelli per creare tappe fondamentali e scadenze e il team dovrebbe sfruttare qualsiasi attività e automazione delle scadenze a disposizione.

I project manager devono essere in grado di rafforzare la loro influenza sul progetto e sul team. Ciò diventa difficile quando il team è formato da rapporti indiretti e il project manager non ha autorità sulle prestazioni lavorative.

La gestione remota dei progetti pone difficoltà uniche, poiché devi assicurarti che i membri del tuo team (che lavorano quindi da remoto e in modo indipendente) siano in attività: questa potrebbe sembrare un’autorità superiore a quella che la tua posizione in genere consente. Le migliori pratiche sopra elencate sono i mezzi più efficaci per guidare un progetto a distanza: Comunicazione, influenza e forti capacità di leadership sono essenziali per portare a termine il lavoro, indipendentemente dal fatto che il tuo team sia in remoto o in loco. Invece di impartire direttive, devi essere in grado di convincere il tuo team a collaborare e impegnarsi attraverso la tua capacità di comunicare, motivare, collaborare, influenzare e ispirare.

Assicurati di stabilire aspettative e definire chiaramente responsabilità e obiettivi. E trova il modo di dare supporto pubblico, elogi e visibilità al team di progetto.

Il grafico seguente elenca i vantaggi e le sfide comuni della gestione dei progetti faccia a faccia rispetto alla gestione remota.

I team devono già affrontare la sfida di rispettare le scadenze e coordinare il lavoro quando tutti si trovano nello stesso luogo. Questa dinamica si intensifica quando il project manager remoto deve destreggiarsi tra sfide di coinvolgimento, problemi tecnologici e comunicazioni in più fusi orari.

Come lavori quando alcuni membri del team sono fuori servizio, ma altri sono nel bel mezzo della loro giornata lavorativa? Cosa succede quando una parte del gruppo sperimenta una calamità naturale, come un blackout, o altri incidenti imprevisti, come rivolte, che provocano la distruzione di edifici e disservizi? La gestione remota dei progetti richiede nuovi approcci per consegnare i progetti in tempo.

Una delle sfide più difficili per il successo della gestione remota dei progetti è il problema del fuso orario. Anche conciliare l'ora della costa orientale e l'ora del Pacifico può essere difficile: chiedi a qualcuno sulla costa orientale che riceve una richiesta per una riunione alle 18:00 di venerdì dai colleghi della costa occidentale.

“Anche se mi trovavo a New York, ho gestito un progetto con membri del team a Londra e Tokyo. È stata dura”, dice Mary Beth Imbarrato. “Ma, ancora una volta, lavorare con il team per determinare il momento migliore per avere una discussione è il modo migliore per ottenere il consenso. In qualità di project manager, devi chiedere al tuo team cosa potrebbe funzionare meglio per loro, e lasciare che il team stabilisca i dettagli. Ciò illustrerà il loro potere non solo di rispettare le sfide degli altri uffici, ma anche di rafforzare il loro impegno nel progetto contribuendo alla gestione del progetto stesso.”

Quando in un team ci sono membri internazionali, la questione del fuso orario diventa ancora più complicata. Puoi trovare un modello per la pianificazione delle riunioni in più fusi orari leggendo questo articolo.

Un'altra sfida è trovare il talento giusto per il tuo team, in particolare quando si tratta del loro livello di dimestichezza con il lavoro remoto. Imbarrato ha avuto un'esperienza con membri del team di progetto che avevano lavorato a progetti per tutta la loro carriera. Ad esempio, con gli ordini di lavoro da casa, i membri del team possono sentirsi a disagio.

"[Con gli ordini di lavoro da casa], sembrava che [i membri del team] dipendessero dal loro ambiente di lavoro come parte cruciale del loro ruolo nel team di progetto", afferma Imbarrato. “Questa osservazione ha rafforzato nella mia mente la criticità di garantire che il team di progetto comprenda appieno gli strumenti basati su cloud che vengono utilizzati, partecipi alla formazione su tali strumenti e stabilisca protocolli sull'utilizzo di tali strumenti.”

I team di gestione dei progetti in remoto potrebbero anche affrontare le seguenti sfide:

• Comunicazione inefficace senza segnali di persona
• Disimpegno o sensazione di non far parte del team
• Ritardi in attesa di istruzioni
• Disagio con lo stile di gestione comando e controllo, inclusa l'incapacità di offrire contributi
• Non sentire coinvolgimento quando è necessario
• Aggiunta tardiva di membri del team al progetto
• Perdita della mentalità e del legame con la comunità, o team-building
• Problemi di tecnologia, accesso e sicurezza

Per affrontare queste e altre sfide della gestione remota dei progetti in team, Alan Zucker, fondatore e principale di Project Management Essentials, suggerisce di “tenere una riunione stand-up remota di 15 minuti una o due volte al giorno come modo efficace per superare molte sfide. I membri del team discutono di ciò che hanno completato, su cosa stanno lavorando e di eventuali questioni o problemi che stanno riscontrando. Le discussioni sul lavoro completato e in corso consentono ai membri del team di coordinare le consegne. L'identificazione dei problemi consente alle persone giuste di incontrarsi per risolvere il problema, che si verifica al di fuori della riunione stand-up.”

Il lavoro a distanza è la nuova normalità. Le aziende lavorano già con una forza lavoro globale, ma i leader aziendali vedono sempre più i vantaggi della forza lavoro remota: È conveniente, con poche perdite di produttività. Inoltre, ai dipendenti piace il lavoro a distanza grazie alla flessibilità e al miglioramento dell'equilibrio tra lavoro e vita privata che offre. Con questo passaggio più permanente a una forza lavoro distribuita, la necessità di una leadership collaborativa è più significativa che mai.

“La comunicazione e l'intelligenza emotiva non sono mai state così vitali”, afferma Dave Garrett. “La nostra ricerca 2020 Pulse of the Profession ha rilevato che i membri del team considerano la leadership collaborativa l'abilità più importante del team.”

Il project manager remoto deve mirare a una leadership collaborativa che abbraccia i seguenti obiettivi:

• Tutti stanno lavorando sodo verso gli stessi obiettivi?
• Sono tutti apripista?
• Tutti si sentono abbastanza al sicuro da correre dei rischi e sbagliare a volte?
• Ogni membro del team può chattare facilmente con chiunque altro, indipendentemente dal grado?

“La nuova sfida per i project manager sarà incorporare le lezioni apprese lavorando virtualmente nei loro “normali” ambienti di lavoro in presenza”, ha aggiunto Garrett. “Molti strumenti e pratiche che sono stati utilizzati per far fronte all'ambiente di lavoro virtuale possono e devono essere utilizzati in ufficio. I project manager dovranno determinare quali di questi strumenti continueranno a fornire valore a lungo termine come parte di una "nuova normalità" in continua evoluzione.”

Per avere successo, i project manager, i membri del team e le parti interessate hanno bisogno della giusta combinazione di strumenti di lavoro remoto. Per iniziare, possono identificare adeguati strumenti di collaborazione bidirezionale per mantenere il coinvolgimento.

Sono disponibili molti strumenti per promuovere la gestione del lavoro a distanza e fornire un impegno collaborativo in tutto il team. Alcuni degli strumenti remoti più comuni includono sono i seguenti:

• Comunicazione in team
  • Microsoft Teams
  • Slack
• Videoconferenza
  • GoToWebinar
  • Skype
  • Zoom
• Gestione dei progetti
  • Bamboo
  • Jira
  • Smartsheet
• Collaborazione su file
  • Dropbox
  • Google Drive
  • OneDrive
• Sviluppo
  • BitBucket
  • GitLab
  • GitHub
  • Kanbanize

Può essere pesante sfogliare le offerte e scegliere lo strumento migliore per i tuoi progetti attuali e futuri (la semplicità di implementazione e adozione sono alcune considerazioni). Inoltre, dovresti cercare le seguenti funzionalità:

• Accesso sempre e ovunque da qualsiasi dispositivo
• Diagrammi e grafici per la condivisione dello stato (ad es. schede Kanban e grafici di Gantt)
• Collaborazione
• Integrazioni con gli strumenti e le app basati su cloud esistenti nella tua azienda
• Nessun intervento informatico o codifica necessaria per impostare i progetti
• Aggiornamenti in tempo reale
• Reportistica e dashboard
• Più lingue supportate

Una richiesta di preventivo (RFP) è il processo più completo per identificare le soluzioni adatte alla tua attività. Le aziende pubblicano le richieste di preventivo e sollecitano le offerte dai fornitori. Tutte le richieste di preventivo includono informazioni generali sull'azienda, il processo di offerta, i contatti principali, i requisiti e un questionario del fornitore. È possibile utilizzare il seguente modello RFP per personalizzare e valutare i fornitori di strumenti di collaborazione remota.

Scarica il modello RFP per gli strumenti di collaborazione remota

Excel | Word

Gli strumenti di videoconferenza più diffusi includono Zoom e GoToWebinar, ma con l'aumento del lavoro remoto, anche società tecnologiche come Google e Facebook offrono applicazioni di videoconferenza. Le chat video possono - e devono - essere disponibili per comunicazioni individuali con i singoli membri del team, riunioni aperte e sessioni collaborative tra i membri del team. Tutti devono essere tenuti a partecipare e in grado di farlo quando richiesto, ma spetta al project manager remoto assicurarsi che tutti dispongano delle autorizzazioni di accesso remoto e degli strumenti adeguati e che siano in grado di condividere tutte le informazioni in modo sicuro.

“Mantenere la produttività e la collaborazione è più facile quando lo stato del progetto è visivamente disponibile”, spiega Dimitar Karaivanov, CEO e co-fondatore di Kanbanize. “Il modo migliore per comunicare visivamente lo stato è [tramite una] lavagna Kanban digitale, uno strumento che milioni di lavoratori remoti già utilizzano. La lavagna Kanban consente la comunicazione centralizzata e il controllo decentralizzato, che è qualcosa per cui tutte le aziende si adoperano.”

Per un elenco completo di strumenti che supportano la comunicazione remota, leggi la nostra guida.

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