Che cos'è la collaborazione remota?
Il termine collaborazione remota si riferisce al modo in cui un'organizzazione collabora tra sedi diverse. Gli approcci possono includere qualsiasi processo, strumento e cultura generale del lavoro che un'azienda implementa per mantenere una sensazione di collegamento e per ottenere risultati.
Gli sforzi di collaborazione remota implicano più comunemente l'istituzione di processi che eliminano i limiti del lavoro in più sedi. C'è anche un focus sulla ricerca di nuovi modi per sviluppare lo spirito di squadra. Poiché le aziende si spostano sempre più verso una forza lavoro remota (e quindi hanno bisogno della capacità di interagire con il proprio team da qualsiasi parte del mondo), il successo dipende dallo sviluppo di pratiche di comunicazione che consentano la produttività permettendo al tempo stesso ai membri del team di mantenere un equilibrio tra lavoro e vita privata. Per saperne di più su come stimolare la cultura aziendale a distanza, leggi “How to Create a Strong Remote Company Culture that Drives Success.”
La tua azienda potrebbe dover superare tre tipi principali di "distanza":
- Fisica: Si riferisce alla distanza geografica o di posizione, ad esempio quando i team sono sparsi in tutto il Paese o lavorano da casa. Per combattere i problemi posti dalla distanza fisica, sono necessari i giusti strumenti di collaborazione e solide pratiche di comunicazione.
- Operativa: Questo tipo di distanza si verifica quando un'azienda sperimenta un'interruzione della comunicazione tra team con livelli di abilità o dimensioni diverse. Per superare la distanza operativa, assicurati che i team abbiano a disposizione la lingua e le risorse per capirsi a vicenda.
- Di affinità: Si riferisce a qualsiasi differenza culturale o di stile di comunicazione all'interno di un team e ai suoi effetti sulla sinergia e sullo spirito di gruppo. I manager dovranno prestare attenzione a queste differenze, che possono manifestarsi in modo più sottile rispetto agli altri due tipi di distanza. Devono istituire norme di comunicazione che uniscono le persone, piuttosto che esacerbare le differenze.
Vantaggi della collaborazione remota
Le aziende che danno priorità a una forte collaborazione remota ottengono numerosi vantaggi. Per prima cosa, forse la più importante, le pratiche efficaci migliorano la produttività del team, il che rende la produzione più efficiente.
Una collaborazione remota di successo può anche migliorare la creatività del team, poiché offre alle persone lo spazio per pensare fuori dagli schemi, preservando il sistema di supporto del team. La ritrovata creatività aiuta i team ad affrontare i progetti in modi nuovi; può anche manifestarsi nel brainstorming, nella risoluzione di problemi e nella creazione di nuove soluzioni alternative per vecchi problemi.
Inoltre, il passaggio al lavoro remoto consente alle aziende di trovare talenti in luoghi a cui in precedenza non potevano accedere. La pratica tende anche a conciliare stili di lavoro più diversificati, poiché le persone possono risolvere i problemi in modo più organico, completare il lavoro e collaborare con i membri del team al di fuori dell'ambiente artificiale di un ufficio. Questo può facilitare le relazioni e, un po' paradossalmente, migliorare la comunicazione, perché il lavoro è meno vincolato dallo spazio e dal tempo.
Svantaggi della collaborazione remota
Naturalmente, ci sono aspetti negativi in una forza lavoro completamente remota. I membri del team possono soffrire di sensazioni di isolamento e la comunicazione può essere ostacolata a causa della mancanza di interazione faccia a faccia. Inoltre, la dipendenza da software o altri strumenti di collaborazione mette a rischio i team in caso di malfunzionamenti o problemi di connessione. Tuttavia, puoi adottare misure per combattere tutte queste sfide e creare un team remoto produttivo.
Come collaborare in modo efficace quando il tuo team è remoto
Una collaborazione efficace si basa sul mantenimento di una comunicazione forte e regolare e sull'incorporazione di strumenti che consentono di superare la distanza geografica, operativa e di affinità.
Il passaggio al lavoro remoto pone diverse nuove sfide e probabilmente dovrai sperimentare per superarle. Detto questo, i seguenti cinque suggerimenti ti aiuteranno a stabilire buone pratiche:
- Imposta orari di lavoro: Presta attenzione alle differenze di fuso orario e imposta gli orari durante i quali tutti i membri del team possono essere online contemporaneamente almeno per parte della giornata.
- Comunica in modo chiaro ed efficace: Devi comunicare aspettative, scadenze, aggiornamenti di processo, ecc. nel modo più efficiente possibile. Fai attenzione alla comunicazione eccessiva: non vuoi inondare il team di informazioni in eccesso. Scopri di più su come creare pratiche di comunicazione remota efficaci.
- Stabilisci linee guida per diversi canali di comunicazione: Come team, decidi quali tipi di informazioni richiedono e-mail, chat, telefonata, videoconferenza o altre modalità di comunicazione. Ciò contribuirà a semplificare gli sforzi di collaborazione e a risparmiare tempo.
- Incentiva la partecipazione: È più probabile che le persone offrano contributi quando si sentono apprezzate. Esprimi gratitudine per lo sforzo del tuo team e usa il rinforzo positivo per incoraggiare la creatività e nuove idee.
- Utilizza gli strumenti giusti: Resisti all'impulso di adottare tonnellate di nuovi strumenti di collaborazione per compensare le sfide del lavoro da remoto. Invece, fai le tue ricerche e approfitta delle prove gratuite per trovare gli strumenti che si integrano perfettamente con i processi esistenti. Consulta il nostro elenco di strumenti di collaborazione per team remoti.
Guida alla costruzione di una cultura di collaborazione remota forte
La seguente guida delinea i passaggi che puoi eseguire per stimolare pratiche di collaborazione remota efficaci in cinque aree chiave: assunzione, pianificazione, condivisione dei contenuti, partecipazione e strumenti.
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Area di attività |
Suggerimenti |
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Assunzione |
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Pianificazione |
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Condivisione dei contenuti |
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Partecipazione del team |
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Strumenti |
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Usa questa guida per promuovere la collaborazione con il tuo team remoto. Nelle versioni scaricabili, troverai lo spazio per aggiungere note per ogni pratica, in modo da poter annotare le idee.
Scarica la guida per creare una forte collaborazione remota
Migliori pratiche per la collaborazione remota
Una forte collaborazione remota dipende da comunicazioni affidabili, processi ripetibili e strumenti che stimolino il lavoro collaborativo creativo. I manager dei team remoti dovrebbero guidare con l'esempio e partecipare per migliorare i contatti personali e la produttività, piuttosto che imporre un compito dall'alto verso il basso.
Bryant Galindo è il fondatore di CollabsHQ e un mediatore, consulente e formatore che lavora con aziende e startup su larga scala nella risoluzione dei conflitti, nella formazione online e nello sviluppo della leadership. Ribadisce l'importanza di sviluppare processi al servizio del tuo team e di introdurre solo strumenti per snellire ulteriormente tali pratiche.
“Crea flussi di lavoro che supportano la collaborazione remota”, afferma. “Può essere semplice come creare procedure operative standard per soluzioni più integrate che includono Zapier e Slack. Semplifica il lavoro sfruttando la tecnologia per standardizzare i processi.”
Sergey Konoplich è il COO di Smart IT, un fornitore di servizi di sviluppo software su vasta scala. Nello sforzo di preservare l'autonomia dei membri del team senza sacrificare la produttività, consiglia di introdurre uno strumento di monitoraggio del tempo, in modo che le persone possano gestire il proprio tempo rispettando il programma.
“Avere uno strumento come questo aiuta a introdurre l'auto-organizzazione”, afferma Konoplich. “I dipendenti si sentono più responsabili e sono in grado di lavorare in modo produttivo, sapendo di essere responsabili delle proprie ore.”
Scopri di più su come gestire efficacemente i team remoti.
Tattiche avanzate per collaborare da remoto
Dopo aver implementato con successo approcci e sistemi di collaborazione di base, è il momento di ottimizzare. Di seguito sono riportate alcune tattiche avanzate da provare, selezionate da esperti:
- Costruisci un ciclo di riunioni positivo. Fai un passo avanti rispetto alla pianificazione regolare delle riunioni e considera nuovi modi per aggiungere valore alle riunioni, con una struttura diversa, ausili o strumenti visivi alternativi o un aspetto sociale unico.
- Usa la chat video per riunioni difficili (sensibili o complicate), la messaggistica istantanea o la chat per la collaborazione spontanea, e le telefonate quando hai bisogno di chiarimenti rapidi.
- Limita l'uso della posta elettronica: le catene lunghe possono diventare ingombranti e i membri del team potrebbero ignorarle piuttosto che affrontare le questioni in gioco.
- Conserva le trascrizioni audio di tutte le conversazioni per la registrazione o per condividerle con i membri del team che potrebbero aver perso una riunione o aver bisogno di un aggiornamento. Otter.ai è un servizio di trascrizione AI gratuito che ti consente di trascrivere conversazioni registrate direttamente dall'audio del tuo computer.
- Pensa visivamente. Quando comunichi solo tramite lo schermo, le persone probabilmente hanno bisogno di ausili visivi per rimanere concentrati e sulla stessa lunghezza d’onda. Anche se non devi perdere tempo a creare piattaforme belle e complicate, alcuni elementi grafici o immagini possono fare molto.
- Incoraggia i membri del team a lavorare con nuove persone. Assegna il lavoro di squadra tra i team (a seconda dei casi) e presenta i nuovi membri del team a coloro che ci sono da un po'. Anche se non sei in ufficio, vuoi comunque costruire un forte rapporto di squadra.
- Disponi di un piano di riserva. Gli strumenti potrebbero avere problemi tecnici, le connessioni Wi-Fi potrebbero non funzionare, le vite personali potrebbero improvvisamente rallentare il ritmo. Sii comprensivo con il tuo team e abbi sempre un piano secondario per eventi e sfide inaspettati.
Nel complesso, i manager dovrebbero mirare ad eliminare lo stress. Il passaggio a una forza lavoro remota è intrinsecamente impegnativo, ma non è necessario renderlo più complicato, o strettamente controllato, del necessario.
Strumenti per la collaborazione remota
Gli strumenti di collaborazione basati sul cloud sono un modo utile per mantenere tutti connessi, sia dal punto di vista pratico che culturale. Non esiste uno strumento valido per tutti; piuttosto, cerca il software che si adatta alle tue esigenze in termini di costi, funzionalità, numero di utenti supportati e altri fattori.
Considera le seguenti caratteristiche quando selezioni uno strumento di collaborazione remota:
- Accessibilità e sicurezza
- Basato su cloud o in locale
- Costo
- Facilità d'uso/interfaccia utente
- Condivisione di file
- Gestione progetti
- Modello di abbonamento o basato su licenza
- Videoconferenza
- Elaborazione testi, tracciamento modifiche/editing e trascrizione
Se il budget non è un grosso problema, Konoplich di Smart IT afferma che tentativi ed errori sono un ottimo metodo per scegliere uno strumento (molti offrono prove gratuite). “La maggior parte dei tool sono strumenti SaaS e puoi annullare l'abbonamento in qualsiasi momento”, afferma. “Date le circostanze [di un improvviso passaggio al lavoro remoto], la maggior parte dei [marchi] si è affrettata ad adattare le proprie offerte ai team che lavorano in remoto. Bisogna comunque fare attenzione alle aziende che affermano di essersi adattate, ma in realtà hanno fatto poco per personalizzare il proprio servizio”.
Ma ricorda che nessuno strumento risolve da solo tutti i problemi di collaborazione: il modo in cui utilizzi gli strumenti determina in definitiva il successo dei tuoi sforzi di collaborazione. Dai uno sguardo approfondito alle decine di strumenti di comunicazione disponibili per i team remoti.
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