Vantaggi e svantaggi della gestione di un portfolio di progetti

By Kate Eby | 10 Ottobre 2021 (aggiornato 31 Luglio 2024)

È difficile gestire i portfolio di progetti, poiché tempi e costi possono essere notevoli. Detto questo, molte aziende ritengono che i vantaggi della gestione del portfolio di progetti siano superiori alle difficoltà; questa serve a illustrarti vantaggi e svantaggi.

In questa pagina, troverai i vantaggi dell'adozione della metodologia di gestione del portfolio di progetti, gli svantaggi legati a tale azione e i vantaggi della scelta degli strumenti giusti per il lavoro.

Che cos'è la gestione del portfolio di progetti?

Con gestione del portfolio di progetti (project portfolio management, PPM) si intende il modo con cui un team organizza e gestisce gruppi di progetti correlati per raggiungere in modo efficiente gli obiettivi strategici. I manager danno priorità ai portfolio utilizzando criteri predeterminati per allocare le risorse nel modo più efficiente. 

"Considerare tutti i possibili investimenti del progetto come un portfolio, piuttosto che come singoli progetti, favorisce un maggiore equilibrio quando si assegnano priorità, si selezionano e si sostengono i progetti", afferma Jack Miles, proprietario di Sarasota Mold Pros. "I grandi cambiamenti possono essere gestiti modificando i progetti all'interno della sfera del macro-portfolio, anziché cercare di apportare modifiche organizzative a livello di micro-progetto". La gestione del portfolio è utile anche perché può fornire un quadro più ampio delle operazioni di un'azienda nel tempo, che aiuta a evidenziare gli elementi che sono andati bene e che necessitano di miglioramenti.

La gestione del portfolio può anche aiutare un'azienda a garantire che stia dando priorità ai progetti con un approccio standardizzato e che siano in linea con gli obiettivi aziendali. Per ulteriori informazioni sulle nozioni di base della PPM, consulta "Project Portfolio Management 101". Per assistenza nello sviluppo della tua strategia PPM, consulta la nostra guida completa ai processi PPM.

Il vantaggio più evidente della gestione del portfolio di progetti è la creazione di un sistema affidabile all'interno del quale le aziende possono gestire costantemente i loro progetti e programmi. Altri vantaggi includono la minimizzazione del rischio, la massimizzazione dei profitti e la garanzia di un'allocazione intelligente delle risorse.

Leggi la nostra guida sui vantaggi e sugli svantaggi della gestione del portfolio di progetti per saperne di più sui vantaggi.

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Quali sono i vantaggi offerti dalla gestione del portfolio di progetti?

La gestione del portfolio di progetti offre diversi vantaggi. Probabilmente il più evidente è che consente di creare un sistema standardizzato di best practice per la tua organizzazione. L'adozione della PPM può anche ridurre al minimo i rischi, massimizzare i profitti e garantire un'allocazione intelligente delle risorse.

Alan Zucker, un professionista della gestione di progetti con oltre 25 anni di esperienza, riassume così: "Il vantaggio che ci si aspetta dalla PPM è che l'azienda può gestire, controllare e governare i suoi investimenti di progetto per massimizzare il ritorno sull'investimento (ROI) e garantire che tutti gli sforzi siano allineati con la strategia aziendale".

Inoltre, la PPM può aiutare la tua azienda nei seguenti modi:

  • Ridurre al minimo i rischi per massimizzare l'impatto sulle attività: il rischio è insito in ogni impresa, ma la PPM può aiutare a identificare e mitigare i rischi prima che diventino problemi. Anche un approccio standardizzato al processo decisionale può aiutare le aziende a rilevare i rischi meno evidenti confrontando nuovi potenziali progetti con sforzi simili del passato.

    "Sebbene la parola 'rischio' abbia una forte connotazione negativa, a volte è inevitabile. A causa della probabilità, del tipo e dell'impatto dei vari rischi, è necessario esplorare le varie opzioni attraverso un piano efficace di gestione del rischio per mantenere i progetti in carreggiata", afferma Daniel Carter, Debt Advisor di IVA Advice. Continua: "I rischi hanno ripercussioni finanziarie e di programma e ridurli aiuta a evitare di sottovalutare lo sforzo richiesto per le iniziative, sia potenziali che in corso".
  • Migliorare la velocità di completamento dei progetti: implementando un approccio standardizzato al processo decisionale, si riduce il tempo necessario per stabilire le priorità e scegliere i progetti e, di conseguenza, il tempo necessario per completarli.

    "Abbiamo visto una diminuzione di circa il 15% della durata media dei nostri progetti da quando abbiamo utilizzato una strategia di gestione dei progetti di portfolio e un software PPM collaborativo", afferma  John Li, CTO per la Portfolio Project Management di Fig Loans. "Quasi ogni parte dei nostri progetti procede più speditamente, dalla scelta del progetto alla pianificazione e all'esecuzione della strategia. Ora che disponiamo di informazioni in entrata e uscita da un'unica fonte integrata, la gestione e gli attori chiave possono applicare meglio la nostra strategia di progetto nell'esecuzione effettiva. In poche parole, con gli attori chiave che hanno tutti una visione chiara dei compiti e della strategia, completiamo più progetti in tempo e nel rispetto del budget."
  • Consenti un maggiore allineamento del budget: crea uno schema realistico dei costi per tutti i potenziali progetti e utilizza queste proiezioni per valutare la preparazione del progetto. "Il metodo PPM può aiutare a identificare le discrepanze di budget tra l'attività pianificata ed effettiva in tempo reale, il che consente di ridurre al minimo i rischi finanziari dopo l'avvio di un progetto", afferma Carter. "Il software PPM può avvisarti di una sovraesposizione di sforzi non attuabili, evidenziando possibili sforamenti di denaro, ritardi di pianificazione e difetti tecnologici. Impedisce a questi rischi di manifestarsi durante la consegna del progetto, offrendoti iniziative di valore più elevato e a basso rischio."
  • Ottimizzare la gestione delle risorse: impegnandoti nella gestione del portfolio di progetti, puoi determinare tutte le risorse necessarie di cui avrai bisogno per potenziali progetti. Con queste informazioni, puoi decidere se intraprendere il progetto in base alle tue capacità.
Daniel Foley

"Un'allocazione competente delle risorse consente alla tua azienda di sfruttare al meglio risorse e competenze disponibili, indirizzandole verso i compiti più importanti", afferma Daniel Foley, specialista SEO di CloudTech24. "Ad esempio, la profilazione delle risorse fornisce un inventario aggiornato delle competenze, che aiuta a garantire che i periodi di picco della domanda non siano influenzati da una carenza di competenze. Valuta la capacità e ridistribuisce le abilità in diverse attività in proporzioni calcolate scientificamente. È quindi possibile prevedere la domanda di progetto in base a questa capacità di risorse, che consente di concentrare le risorse su progetti più importanti senza sovraccaricarle o svalutarle. "

  • Incoraggiare la collaborazione nel processo decisionale: la gestione del portfolio di progetti può aiutare a incoraggiare la collaborazione tra esperti PPM, project manager e program manager quando si tratta di scegliere i progetti. Poiché la PPM promuove un processo decisionale basato sui dati, i membri del team non devono basarsi su preferenze personali per collaborare, ma possono  rafforzare relazioni e fiducia lavorando insieme.
  • Dimostrare il valore del progetto alle parti interessate: i dirigenti avranno chiaro il motivo per cui i team hanno dato priorità a determinati progetti rispetto ad altri. "Presentare un portfolio di progetti piuttosto che solo singoli progetti può migliorare la comunicazione, perché aiuta a colmare il divario tra i manager di quei progetti e i dirigenti che li finanziano", afferma Miles.
  • Aumentare il tasso di successo dei progetti: utilizzando la PPM, potrai concentrarti e sequenziare i progetti che offrono il massimo successo sia per il singolo progetto che per l'organizzazione generale. Di conseguenza, ciò può costituire un vantaggio sul piano concorrenziale, poiché avrai un sistema affidabile di selezione dei progetti che lascia poco spazio a rischi, ritardi o progetti falliti.

    "La PPM tende ad attirare l'attenzione della dirigenza su ogni fase del progresso del progetto, il che ci aiuta a ottenere prestazioni migliori. Una corretta gestione del progetto riduce il rischio che il progetto fallisca perché si svolgono troppe attività contemporaneamente", afferma Olga Voronkova, Digital Marketing Strategist di KeyUA.
Joe Pusz

Joe Pusz, fondatore e CEO di The PMO Squad, valuta i vantaggi della PPM: "Il vantaggio di una strategia PPM ben eseguita è la realizzazione di progetti che forniranno il massimo ritorno sull'investimento per l'organizzazione. Troppo spesso un manager avvia un progetto perché un leader vuole un miglioramento localizzato all'interno del proprio reparto, anche quando il progetto apporta un valore minimo all'organizzazione sovrastante.

"Mentre il ROI è un vantaggio diretto offerto da una PPM adeguata, i vantaggi indiretti includono dipendenti felici e team con alte prestazioni. L'utilizzo delle risorse è direttamente influenzato da scelte di PPM sbagliate e spesso porta alla demoralizzazione e a una mancanza di fiducia nella leadership. Quando si assegnano i membri del team a troppi progetti senza un'adeguata valutazione di PPM, la risorsa sopporta l'onere di ore extra, qualità inferiore e, in definitiva, una scarsa valutazione delle prestazioni ", afferma.

  Detto questo, Zucker spiega che i vantaggi della PPM non sono né binari né automatici. Non si tratta semplicemente di raccogliere o meno i vantaggi; i risultati non sono immediatamente visibili. La realizzazione dei vantaggi della PPM in tutta la loro portata dipende piuttosto dal livello di disciplina all'interno dell'organizzazione, nonché dalla dedizione e dal continuo adattamento ai processi messi in atto.

 " I vantaggi legati allo sviluppo e alla maturazione di un processo di PPM rappresentano un continuum", afferma Zucker. "Ad un estremo c'è il caos: denaro speso in progetti senza controllo, allineamento o responsabilità. All'altro estremo c'è un processo efficiente e trasparente. L'azienda può gestire efficacemente i propri investimenti per garantire l'allineamento e massimizzare i propri investimenti. Ciò significa trasparenza nello stato dei progetti e dei programmi, in modo da intraprendere azioni correttive appropriate in caso di problemi."

Quali sono gli svantaggi della gestione del portfolio?

La gestione del portfolio può essere costosa, sia in termini di tempo che di denaro. Inoltre, può escludere i project manager, e la loro preziosa esperienza, dall'equazione per la prioritizzazione, un fattore da considerare quando si decide di adottare questa metodologia.

I potenziali svantaggi della PPM includono quanto segue: 

  • Allocazione inappropriata delle risorse: tempo e denaro sono due risorse fondamentali per le aziende di qualsiasi dimensione, e la PPM le utilizza entrambe. "A seconda delle dimensioni dell'azienda, la gestione dei progetti di portfolio può essere un uso non necessario delle risorse sia finanziarie che lavorative. Se la tua azienda include meno di cinque dipendenti o non si occupa spesso di progetti approfonditi, potresti non aver bisogno della PPM. Investi solo se l'ambito di gestione ampliato aiuterà la tua azienda a crescere e ad aumentare le entrate", afferma Li.
  • Decisioni difficili: la definizione delle priorità può essere molto complessa e talvolta è necessario prendere decisioni difficili. Se il team di gestione del portfolio non è in grado di prendere tali decisioni o non è autorizzato a farlo, ciò può portare a una diminuzione dell'efficienza all'interno dell'organizzazione.
  • Esclude dalle decisioni l'esperienza pregresse nei progetti: i manager dei tuoi progetti conoscono approfonditamente i tuoi processi e i progetti stessi, e l'adozione di questa metodologia può escluderli dalla discussione. Il processo decisionale standardizzato, sebbene efficiente, ignora l'esperienza dei tuoi team leader, che potrebbero avere una conoscenza tecnica estremamente dettagliata rispetto al responsabile del portfolio.
  • Tempo dedicato alle attività amministrative: la corretta gestione di un portfolio di progetti richiede molto tempo, anche escludendo la gestione effettiva dei progetti. Il responsabile di un portfolio deve dedicare del tempo a rivedere le priorità attuali e assicurarsi che le cose procedano correttamente, oltre a creare report, scrivere e-mail e tenere riunioni. Problemi come lo scope creep su un singolo progetto possono influenzare anche l'investimento di tempo di un responsabile di portfolio, poiché richiede frequenti rivalutazioni. "Anche le più piccole modifiche al progetto possono mettere a dura prova i budget e causare ritardi", afferma Carter.
  • Costo: tutto costa in termini economici, dalle soluzioni software PPM alle risorse umane. Un maggior numero di prodotti, membri del team e manager si traduce in stipendi e canoni mensili più elevati.
    Nick Drewe
    “Puoi usare la PPM per snellire attività noiose e dispendiose in termini di tempo, ma fondamentali, come la valutazione dell'inventario e l'elenco dei prodotti. Queste attività in genere richiedono almeno uno o due lavoratori a tempo pieno, che potrebbero tradursi anche in stipendi da migliaia di dollari", afferma Nick Drewe, CEO di Wethrift. "Forse il più grande svantaggio, a seconda delle esigenze di gestione del progetto, è che con i sistemi PPM potresti rimetterci qualche centinaio di dollari ogni mese. Mentre le grandi imprese possono permetterselo senza problemi, le piccole e medie imprese potrebbero non avere i fondi extra."

    Per aiutarti a gestire i tuoi portfolio di progetti sono disponibili molte risorse gratuite, che includono software e modelli. Abbiamo compilato un elenco di modelli gratuiti di PPM per aiutare le aziende a rimanere in carreggiata.
  • Difficoltà nel garantire il sostegno da parte della dirigenza: molti fattori possono portare a una mancanza di sostegno da parte della dirigenza, tra cui scarse visibilità e comunicazione. Può essere difficile avere dalla tua parte i leader ma, alla fine, avere il supporto del team dei dirigenti porterà a un maggiore successo per i processi del tuo portfolio.

    Per ulteriori informazioni sull'inclusione del team dei dirigenti nel processo decisionale del portfolio, leggi la nostra guida alla gestione aziendale del portfolio di progetti.

Guida di riferimento rapido sui vantaggi e gli svantaggi della gestione del portfolio di progetti

Ci sono molte cose da considerare quando si decide se organizzare e gestire i progetti come un portfolio. Utilizza questa guida di riferimento rapido per confrontare i vantaggi e gli svantaggi dell'implementazione della gestione del portfolio di progetti. 

Guida di riferimento rapido sui vantaggi e gli svantaggi della gestione del portfolio di progetti
Vantaggi Svantaggi
Rischi ridotti al minimo: identifica e mitiga i rischi prima che diventino problemi. Costo: considera l'assunzione, la formazione, il software e lo sviluppo di nuove procedure.
Maggiore velocità di completamento del progetto: processi standardizzati richiedono meno tempo da dedicare ad attività ridondanti e ai progetti in generale. Allocazione delle risorse: la PPM richiede risorse che le piccole imprese potrebbero non avere da parte.
Allineamento del budget: delinea realisticamente i costi utilizzando i dati dei progetti attuali e precedenti. Decisioni difficili: dare priorità significa prendere molte decisioni difficili su molti progetti importanti.
Utilizzo ottimizzato delle risorse: la visione a portfolio consente di vedere quali risorse sono effettivamente disponibili e quali risorse sono necessarie per i nuovi progetti. Esclusione dei PM: processi di prioritizzazione standardizzati possono ridurre il contributo dei manager sul campo, che hanno invece una conoscenza approfondita delle attività quotidiane.
Aumento del tasso di successo del progetto: pratiche standardizzate portano a una migliore previsione dell'output del progetto nel tempo e a una migliore possibilità di successo. Tempo: il tempo è una risorsa preziosa. Lo sviluppo e l'implementazione di processi di PPM richiedono tempo che potrebbe invece essere necessario o dedicato ad altre attività.
Team più collaborativi: favorire una cultura di processo decisionale visibile porta a una migliore comunicazione e a team più coesi. Garantire il sostegno da parte dell'esecutivo: può essere difficile garantire il sostegno da parte dell'esecutivo su processi non comprovati quando si implementano nuove procedure di PPM.

 

Scarica la guida di riferimento rapido sui vantaggi e gli svantaggi della gestione del portfolio di progetti

 

Microsoft Excel

 

Quali sono i vantaggi offerti dal software di gestione del portfolio di progetti?

Il software giusto rende la gestione dei portfolio di progetti un gioco da ragazzi. Questi programmi sono potenti set di strumenti che possono facilmente adattarsi a molti dei processi esistenti. Usali per automatizzare le attività, impostare promemoria e semplificare i processi manuali che altrimenti farebbero perdere tempo. 

  • Migliore organizzazione e visibilità: l'organizzazione e la visibilità sono fondamentali per il successo dei progetti. Il software PPM può fornire un pannello di controllo centrale e accessibile per gli aggiornamenti dei progetti e un'organizzazione visiva di facile comprensione dei progetti all'interno del portfolio. "Queste piattaforme ci consentono di semplificare il nostro processo di gestione dei progetti compilando portfolio ampi e accessibili", afferma Drewe.
  • Facilità di condivisione: l'adozione del software PPM in un'organizzazione semplifica la condivisione di aggiornamenti e risultati tra reparti e manager. Quando tutti usano lo stesso programma standard, le possibilità di fare confusione diminuiscono. "Dal momento che abbiamo più tipi di progetti in corso contemporaneamente, utilizziamo un software PPM che è facile da usare e in grado di adattarsi alle nostre mutevoli esigenze tra i reparti. È anche adattabile alle dimensioni del progetto", afferma Voronkova.
  • Risparmio di tempo: il software PPM consente di automatizzare le attività ripetitive e pianificare aggiornamenti e promemoria, risparmiando tempo e denaro. I manager possono lavorare sulle attività più delicate mentre il software si occupa delle cose più semplici.
  • Facilitazione del processo decisionale per i dirigenti: il software PPM fornisce una facile visione del processo di gestione del portfolio. I dirigenti possono esaminare facilmente i pannelli di controllo portfolio per vedere quali decisioni vengono prese, come i membri del team sono giunti a tali decisioni e come prendere di conseguenza nuove decisioni.
  • Generazione di report: il software PPM può generare report personalizzati per molte situazioni diverse. La reportistica standardizzata e coerente semplifica la visualizzazione e il salvataggio dei risultati per consultazioni future. "Utilizzo software in grado di fornirci la migliore analisi dei KPI, in modo da prendere le decisioni di gestione più intelligenti per la crescita futura", afferma Li.

Utilizza il nostro semplice questionario per restringere le opzioni e scegliere lo strumento PPM giusto per la tua azienda. "Fortunatamente il mercato offre ora una linea più ampia di strumenti per PPM. Incoraggio gli utenti a esplorare le opzioni a loro disposizione fino a quando non trovano una piattaforma che soddisfi le loro esigenze e corrisponda al loro piano di budget ", suggerisce Drewe.

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