Quali sono le best practice nella gestione dei progetti?
Molti progetti in un'ampia gamma di organizzazioni falliscono. Ma gli esperti di gestione dei progetti raccomandano una serie di best practice che possono aiutare a mantenere i progetti in movimento e avere successo.
Gli esperti raccomandano 15 best practice nella gestione dei progetti
Di seguito, abbiamo raccolto le 15 best practice nella gestione dei progetti che gli esperti affermano essere vitali per garantire il successo del tuo progetto:
- Organizza una riunione introduttiva - o due - con il team interno e i clienti
È importante organizzare una riunione introduttiva in cui si spiegano gli obiettivi generali del progetto e come il progetto si adatta agli obiettivi strategici dell'organizzazione. Dovresti anche fornire una panoramica del lavoro e della sequenza temporale.
- Alan Zucker, consulente di gestione dei progetti e direttore fondatore di Project Management Essentials, dice che dovresti eseguire queste operazioni nella riunione introduttiva:
- Stabilisci le regole di base per il modo in cui il progetto andrà avanti.
- Stabilisci aspettative chiare per quanto riguarda i ruoli e le responsabilità.
- Definisci obiettivi e finalità del progetto.
Alcuni esperti affermano che potresti tenere due riunioni introduttive. La prima riunione dovrebbe includere tutti i clienti per i quali si sta svolgendo il lavoro, le parti interessate importanti e il personale. La seconda riunione può coinvolgere il personale interno assegnato al progetto.
Tuttavia, alcuni esperti sottolineano l'importanza di quella riunione introduttiva con il personale, il cliente esterno e le parti interessate importanti. Ciò consente ai tuoi clienti o alle parti interessate di familiarizzare con il team di progetto e consente al team di ottenere una visione più completa delle esigenze e degli obiettivi del cliente.
- "A volte potrebbe essere necessario tenere riunioni separate. Ma incoraggerei i team a tenere, il più frequentemente possibile, una riunione di team con tutti, dal team e dai dirigenti delle parti interessate presenti, in modo che tutti ascoltino la stessa cosa", afferma Saman Pourkermani, Director of Digital Transformation and Product Development presso Inspirant Group, una società di consulenza per la gestione dell'area di Chicago.
"È molto più efficace quando ho un rappresentante del cliente che parla con tutto il team, comprese le persone che svolgono il lavoro quotidiano. In questo modo, capiscono: 'Questo è il mio problema'. Ciò significa molto di più per il team. E li motiva", continua Pourkermani. - Sottolinea lo scopo generale e strategico del progetto
Non limitarti a spostare il tuo team in un progetto con un elenco di cose da fare e una scadenza. È importante che ogni membro del team comprenda come il progetto si riferisce agli obiettivi strategici generali dell'organizzazione.
"Enfatizzare lo scopo strategico complessivo di un progetto è qualcosa di enorme", afferma Pourkermani. "Penso che sia molto importante. Lo metterei in evidenza come uno dei miei 10 migliori consigli. E assicurati che non solo la leadership e le parti interessate siano sulla stessa pagina, ma che anche tutti i membri del team sappiano qual è lo scopo del progetto. Ci saranno decisioni che verranno prese quando i membri del team svolgeranno il lavoro di giorno in giorno. Quando quel contesto è integrato chiaramente nella loro mente, li aiuterà a prendere le decisioni giuste più rapidamente. Ci saranno meno situazioni in cui occorrerà fermarsi, segnalare e fare domande per chiarire: 'Davvero è questo ciò di cui hai bisogno?' Tutto questo rallenta. Avere questo scopo li aiuterà ovviamente a creare un prodotto molto più significativo."
- "È anche importante essere abbastanza esperti sulle politiche per comprendere i veri obiettivi e gli scopi dell'organizzazione, per qualsiasi progetto e per la sua direzione strategica complessiva", afferma Sergei Brovkin, consulente internazionale per la gestione dei progetti e fondatore e direttore di Collectiver , Inc. "Un politico americano molto tempo fa disse che ci sono sempre due obiettivi: quello buono e quello reale", afferma Brovkin. "In un progetto, ci sono due scopi: quello buono e quello reale."
- Crea un charter del progetto
Un charter del progetto è un documento che descrive in dettaglio alcuni degli obiettivi e dei requisiti di base che hai trattato nella riunione introduttiva. Il charter del progetto delinea il progetto e include i partecipanti chiave, l'ambito, gli obiettivi e gli scopi generali. Le persone possono sempre fare riferimento al documento e comprendere le loro responsabilità.
"[Il charter del progetto] è il certificato di nascita del progetto", afferma Brovkin. "Non sai ancora nulla della creatura, tranne che questi sono i genitori e questo è il nome. Quindi, hai un obiettivo: il progetto deve realizzare questo, questo e questo, e deve essere fatto entro questa data. Questo documento rende legittimo il tuo progetto."
Per saperne di più sugli elementi importanti di una carta di progetto e scaricare modelli gratuiti di carta del progetto, visita "Modelli gratuiti di carta del progetto per il settore edilizio, Agile e Six Sigma". - Consolidare, monitorare e rendicontare le informazioni sul progetto utilizzando un unico database facilmente accessibile
È necessario monitorare e tracciare continuamente i progressi in un unico database online raggiungibile facilmente da tutti i membri del team.
- "Gli strumenti di collaborazione stanno diventando più complessi, perché si finisce per avere team più complessi e più grandi. E avere questa singola versione della verità è importante", afferma Elizabeth Harrin, direttore di Otobos Consultants Ltd con sede nel Regno Unito e autore, formatore e relatore sulla gestione dei progetti.
Gli strumenti che forniscono questo tipo di tracciamento e reporting sono in continua evoluzione. E alcuni non si concentrano tanto sulle parole e sui report dettagliati quanto sulle immagini, afferma Zucker. (Ulteriori informazioni sui nuovi tipi di report visuale di progetto di seguito.) - Allena i dipendenti a suddividere le attività in parti più piccole
Alcune attività all'interno di un progetto possono sembrare travolgenti all'inizio. E quando i membri del team devono affrontare un'attività travolgente con una scadenza lontana, spesso non completano il loro lavoro entro quella scadenza. I buoni project manager aiutano a insegnare ai membri del team a suddividere le attività grandi in parti di lavoro piccole e fattibili. E poi fissano le scadenze per ciascuna di queste parti.
Puoi saperne di più su come suddividere le attività in parti più piccole e altre pratiche di gestione dei progetti consigliate dal Project Management Institute leggendo "Informazioni sul ciclo di vita della gestione dei progetti". - Tieni sotto controllo lo scope creep inutile
I clienti esterni o i dirigenti all'interno della tua azienda a volte vorranno suggerire un lavoro nuovo e diverso che il team non ha assunto all'inizio del progetto o nel charter del progetto. A volte, quel lavoro aggiuntivo non si adatta agli obiettivi del progetto o avrà un effetto importante sulle scadenze all'interno del progetto o su entrambi.
A questo punto, i responsabili del progetto devono cercare di convincere i clienti o i dirigenti che il lavoro nuovo o ampliato non è appropriato per il progetto.
- "A volte trovo che quando si lavora per un cliente, le persone hanno paura di rimandare indietro quando vedono cose che possono superare i costi e la pianificazione. Quindi devono avere il coraggio di dire al capo che quanto creato non va bene", afferma Cindy Young, consulente per la gestione dei progetti e Presidente e CEO di CJ Young Consulting.
Molti progetti seguono ancora in modo appropriato il metodo Waterfall, in cui le attività dipendono dal completamento di altre attività prima di loro. Lo scope creep può essere particolarmente problematico in questi progetti. "Puoi dire allo sponsor tutto ciò che andrà bene o male con questo progetto se apporta questo cambiamento", afferma Young. Per saperne di più sui modi efficaci per combattere lo scope creep, visita "Scope creep: il peggiore nemico di un progetto." - Aspettati un cambiamento e abbraccialo
Mentre i leader del progetto devono combattere lo scope creep in situazioni specifiche, devono anche capire che i cambiamenti sono quasi inevitabili nei progetti e che questi cambiamenti possono comportare un prodotto migliore e un risultato migliore.
Il metodo Agile di gestione dei progetti, all'inizio più comune nello sviluppo software ma ora utilizzato in molti altri progetti, abbraccia i cambiamenti del progetto. Anche i project manager che guidano un metodo di gestione dei progetti Waterfall modificato devono essere pronti per le modifiche ai loro piani iniziali.
"A volte è questa la filosofia della gestione dei progetti tradizionale, per ridurre al minimo le modifiche che si presentano perché possono avere un impatto sulla tempistica", afferma Pourkermani. "Invece, riconoscete il fatto che il cambiamento sarà una costante. Dovremmo aspettarcelo. Chiedi: 'Come possiamo essere bravi a gestire il cambiamento, adattarci rapidamente in base al cambiamento, e prenderlo e utilizzarlo a nostro vantaggio effettivamente?'"
Harrin, di Otobos Consultants, si chiede: "Cosa c'è di sbagliato nel cambiare ciò che è in ambito? Se renderà il prodotto più utile, dobbiamo essere molto più agili nel raggiungere ciò che le nostre parti interessate desiderano in un ambiente in continua evoluzione."
Quando sorgono problemi che comportano possibili cambiamenti, può essere utile riunire il team per fare brainstorming su una soluzione. Avere gli strumenti giusti per facilitare la collaborazione e la comunicazione accelererà questo processo e l'eventuale risoluzione. Per saperne di più sulla gestione di questo tipo di modifica al progetto, consulta "Informazioni sul ciclo di vita della gestione dei progetti."
- Check-in regolarmente con i clienti e le principali parti interessate
È fondamentale verificare regolarmente i clienti per cui si lavora, nonché le altre parti interessate chiave. Questi check-in ti permetteranno di fornire un aggiornamento e di ottenere le loro opinioni.
"Cerca un feedback regolare dai clienti e dalle principali parti interessate", afferma Zucker. "Mostra loro ciò che state sviluppando. In questo modo si riducono le lacune nelle aspettative di consegna."
Pourkermani suggerisce anche di organizzare riunioni periodiche con il team completo, compresi i clienti e le parti interessate importanti. Se il team completo include centinaia di persone, queste riunioni possono avvenire solo circa una volta ogni tre mesi. Se il team include una dozzina di persone, organizza le riunioni ogni due settimane o mese.
"Lo scopo di [queste riunioni] è solo quello di rimanere allineati e sincronizzati come team di progetto, con le parti interessate e i clienti", afferma. - Rivedi continuamente e apporta le modifiche necessarie al progetto e ai tuoi processi
Devi fare molto di più che abbracciare il cambiamento degli elementi del progetto mentre stai svolgendo il lavoro: devi anche essere disposto a apportare modifiche ai tuoi processi.
"Dovremmo concentrarci sull'avere retrospettive frequenti durante tutto il progetto", afferma Pourkermani. "Non si tratta solo del prodotto o di ciò che stiamo costruendo o consegnando, ma anche di come stiamo lavorando nel processo che stiamo utilizzando. Ad esempio, il processo di pianificazione che stiamo facendo è il modo più efficace? Rivalutate frequentemente durante il progetto e mettete in atto un meccanismo per migliorare continuamente il modo in cui state effettivamente svolgendo il lavoro."
"Agile ha queste retrospettive", afferma Harrin, "quindi stiamo iterando le prestazioni e i processi alla fine di ogni iterazione."
Zucker è un sostenitore di Kaizen, una pratica nata in Giappone che si concentra sul miglioramento continuo dei processi. La parola giapponese si traduce in "cambiamento in meglio" e le organizzazioni utilizzano la pratica nella gestione dei progetti, nella produzione e in altre aree.
"Kaizen è un concetto nato da Toyota e dal sistema di produzione Lean dell'azienda", afferma Zucker. "L'idea era che i team di lavoratori che costruivano automobili potessero identificare i modi per migliorare il processo, e questi cambiamenti sono stati effettivamente implementati. L'intera idea di miglioramento continuo, in scala Agile detto miglioramento implacabile, è l'idea che alla fine dei nostri sprint, abbiamo la nostra retrospettiva sullo sprint, dove identifichiamo i modi per migliorare. E implementiamo effettivamente questi miglioramenti, o alcuni di questi miglioramenti, nella nostra prossima iterazione o nel nostro prossimo sprint."
Per saperne di più su Lean e Kaizen, visita "The Definitive Guide to Lean Project Management" (Guida completa alla gestione dei progetti Lean). - Rendi il tuo rapporto con il tuo cliente una priorità
Young afferma che si tratta di più dei check-in obbligatori. Significa leggere e rispondere alle loro e-mail, oltre a richiamarli rapidamente.
"Il cliente si sente importante e non un semplice numero", afferma. "Quando il cliente si rende conto che gli stai dando priorità, risponderà alle domande necessarie per supportarlo e non si sentirà che tu stia solo lavorando per lui, ma che tu sia anche parte del suo team." - Sviluppa un processo per l'escalation dei problemi in modo appropriato
I problemi spesso si presentano ai livelli inferiori di un team di progetto. I lavoratori di livello inferiore non vogliono dire ai leader di progetto, ai clienti e alle principali parti interessate i problemi per paura di rimproveri o censure.
All'inizio del progetto, crea una matrice di escalation dei problemi che identifica il livello di importanza di un problema e il percorso di escalation appropriato per i diversi tipi di problemi.
Zucker afferma anche che l'escalation può avvenire meno formalmente, se si hanno riunioni giornaliere di stand-up e riunioni di follow-up che fanno parte di Agile e di altri metodi di gestione dei progetti.
"Crea processi in modo che i problemi vengano risolti rapidamente", afferma. "Identifica i problemi nella riunione quotidiana di stand-up e risolvili immediatamente nella riunione dopo." - Assicurati una corretta documentazione del lavoro, delle modifiche, del processo decisionale e dell'avanzamento
Mantieni documenti dettagliati sulle basi di ciò che sta accadendo con il progetto. Ciò significa documentare gli obiettivi e le attività del progetto, i colli di bottiglia, le modifiche all'ambito e le dipendenze delle attività. Questa documentazione può aiutare i nuovi membri del team a familiarizzare con il progetto. Può anche aiutarti a prendere decisioni migliori e imparare dai problemi.
Il software utilizzato dal tuo team per monitorare e tenere traccia del progetto dovrebbe aiutare la tua documentazione. Per ulteriore assistenza, puoi anche scaricare modelli gratuiti di gestione dei progetti da utilizzare visitando "Modelli principali Excel per la gestione dei progetti". - Sii pronto a liquidare un progetto se necessario
A volte è necessario riconoscere che gli obiettivi del progetto non si adattano più alle realtà aziendali. Queste realtà aziendali, la potenziale domanda di un prodotto o l'utilità di un prodotto sul mercato, possono cambiare rapidamente.
- "Ci stiamo dirigendo verso un altro tipo di scope creep", afferma Raman Attri , autore e relatore sulla gestione dei progetti e sulle competenze aziendali. "Perché ciò che succede è che quando eseguiamo i progetti, il pericolo non è di uscire dall'ambito. Il pericolo è che le tecnologie cambino nel frattempo, in modo che la soluzione che avevamo originariamente in mente possa anche non funzionare."
Quando ciò accade, è necessario che i leader del progetto siano abbastanza forti da consigliare di terminare l'intero progetto. Devi assicurarti di non sprecare più risorse organizzative in un'idea improvvisamente cattiva.
In questi casi, la tua organizzazione deve prendere una decisione di base, afferma Attri. "Dovremmo continuare a fare questo progetto o dovremmo liquidarlo? Ci sono casi in cui la dirigenza è stata molto dura nel liquidare il progetto, perché sa che non è più valido", afferma. - Comprendere l'importanza del contesto
Ogni organizzazione e ogni progetto è diverso. Anche un progetto simile all'interno della stessa organizzazione è diverso quando si verifica in un momento diverso.
Il risultato è che l'ambiente e il contesto in cui si trova un progetto sono molto importanti. Tieni questo a mente mentre consideri quali best practice sono essenziali da seguire per il tuo progetto e quali puoi lasciarti alle spalle.
"Una delle cose di cui passo molto tempo a parlare quando insegno è l'idea che il contesto conti", afferma Zucker, di Project Management Essentials. "Ogni progetto, ogni organizzazione e ogni settore sono in qualche modo diversi. Riconosci che i progetti e la gestione dei progetti non sono un'impresa unica per tutti. Quando si stanno prendendo decisioni come project manager, è necessario comprendere l'ambiente in cui si sta operando e quindi prendere decisioni di conseguenza. Questo è molto prezioso." - Le best practice non sono solo un elenco: è un processo in corso con piccole modifiche
Harrin, di Otobos Consultants, afferma che non stai facendo una buona gestione dei progetti se segui solo un elenco di best practice. È necessario apportare modifiche che abbiano senso, anche se non sono in un elenco o addirittura sembrano diverse dalle best practice tradizionali.
"Il termine 'best practice' implica che c'è una serie di cose che dobbiamo fare e spuntare ogni casella", afferma. "E a causa di come la gestione dei progetti si sta allontanando da Waterfall ... in un modo molto più inclusivo, che riguarda le metodologie Agile e ibride, non esiste un'unica serie di best practice. Quindi quello che stai cercando è un elenco di cose buone che le persone dovrebbero fare. Ma non sono sicuro di essere a mio agio nel descrivere tutto ciò che faccio come "best practice". Ciò implica che tutto ciò che si discosta da ciò è errato, in qualche modo. O potrebbe non darti un risultato ottimale."
Project Management Guide
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Kit di avviamento delle best practice per la gestione dei progetti 2021
Questo kit di avviamento, che include una lista di controllo delle best practice, un bigliettino di implementazione e un pacchetto di modello, aiuterà te e il tuo team a comprendere e implementare le basi delle best practice nella gestione dei progetti:
Scarica il kit di avviamento delle best practice per la gestione dei progetti 2021
Lista di controllo delle best practice per la gestione dei progetti
Bigliettino passo-passo su come implementare le best practice
Il tuo team può utilizzare questo semplice bigliettino per capire come aiutare un'organizzazione a implementare le best practice nella gestione dei progetti, passo dopo passo. Il bigliettino fornisce suggerimenti su come incoraggiare le organizzazioni a parlare delle aree problematiche, quantificare i costi di tali aree problematiche e informazioni su come spostare il linguaggio della gestione dei progetti dai processi al raggiungimento degli obiettivi generali.
Modello per la pianificazione dei progetti Agile
Usa questo modello di piano di progetto Agile per pianificare il tuo progetto utilizzando la metodologia Agile. Questo modello include voci per sprint Agile specifici, insieme alle funzionalità all'interno di tali sprint. Include anche sezioni per i membri del team responsabili di ogni elemento, le date di inizio e fine pianificate e lo stato attuale.
Scarica il modello di piano di progetto Agile
Modelli di piani di progetto
Usa questo modello di piano di progetto per creare un piano dettagliato per un progetto. Questo modello consente di creare voci dettagliate in tutte le fasi del progetto. Include tutto per la concezione e l'iniziazione del progetto, la definizione e la pianificazione, il lancio e l'esecuzione, le prestazioni e il monitoraggio.
Scarica il modello di piano di progetto
Modello del rischio del progetto
Utilizza questo modello di rischio di progetto per valutare e fornire dettagli sui rischi che potrebbero influire sul tuo progetto. Questo modello ti aiuta a valutare i rischi associati a varie attività nel tuo progetto e se questi rischi di basso livello, medio o alto.
Scarica il modello del rischio del progetto
Modello di tracciamento del progetto
Utilizza questo modello di monitoraggio del progetto per monitorare l'avanzamento di più di un progetto. Questo modello include voci per attività per vari progetti e include voci per mostrare la priorità di ogni attività e lo stato dell'attività, sia che il team abbia iniziato a lavorarvi, che ci stia ancora lavorando o l'abbia completata.
Scarica il modello di tracciamento progetti
Presentazione aziendale per progetto
Utilizza questo modello di presentazione aziendale del progetto per fornire una panoramica di un progetto ai leader dell'azienda e ai dipendenti che potrebbero essere meno coinvolti nel progetto. Questo modello include voci per il lead del progetto, le milestone del progetto, le panoramiche sullo stato e qualsiasi problema con il progetto.
Scarica la presentazione aziendale per progetto
Modello di piano di governance del progetto
Utilizza questo modello di piano di governance del progetto per fornire dettagli su un progetto, su come andrà avanti e su come i leader del progetto lo gestiranno e lo coordineranno. Questo modello include voci per l'ambito del lavoro, i requisiti, le attività specifiche, chi è responsabile di quali deliverable. Include anche voci per monitorare eventuali problemi e come il team avviserà i leader dell'azienda e li risolverà.
Scarica il modello di piano di governance di un progetto - Microsoft Excel
Modello dashboard per la gestione dei progetti
Usa questo modello di dashboard per la gestione dei progetti per fornire una panoramica di un progetto e del suo stato. Questo modello include voci per le attività, chi è responsabile delle attività e dell'avanzamento di tutte le attività. Il modello fornisce anche panoramiche grafiche sullo stato delle attività e sul budget previsto rispetto alle spese effettive.
Scarica il modello di dashboard della gestione del progetto - Microsoft Excel
Ottieni il nostro kit di avviamento completo di modello di gestione dei progetti, che include tutti i modelli di cui sopra in un unico file facile da scaricare.
Scarica il kit di avviamento di modello di gestione del progetto
Best practice per costruire e mantenere team di progetto di grande qualità
Una vasta area di best practice nella gestione dei progetti potrebbe essere la più importante: la creazione di buoni team. Senza buoni team, è molto probabile che i progetti falliranno.
Ecco i migliori suggerimenti degli esperti sulla costruzione e il mantenimento di team di grande livello:
- Non concentrarti solo sulla gestione dei progetti professionale e su altre certificazioni nella scelta dei project manager
Le certificazioni possono essere importanti, tra cui la stimata certificazione Project Management Professional del Project Management Institute. Ma non tutti i progetti hanno bisogno di un leader con un PMP o un certificato simile. E molti project manager senza certificati sono ottimi project manager, afferma Young.
Young ha imparato molto sulla gestione dei progetti attraverso i suoi 23 anni nella Marina degli Stati Uniti, afferma.
"Ci sono persone che sono davvero fantastiche nella gestione dei progetti e lo hanno fatto per anni. Li vedo in azione giorno dopo giorno nell'esercito. Quando si fa parte dell'esercito, non è necessario essere certificati PMP per gestire un progetto. E lì, hanno fatto molta esperienza. Quindi non è per forza necessario un PMP per far andare bene un progetto. Non trascurare le persone che potrebbero essere bravi e hanno una buona esperienza, anche se non hanno una certificazione PMP."
Per saperne di più sulle certificazioni e sui corsi di formazione del project manager, visita "Come diventare un project manager." Per saperne di più su ciò che rende forte un project manager di marketing, leggi il nostro articolo sulle competenze di PM di macro e micro marketing. - Non presumere che i project manager debbano essere esperti in materia
Le organizzazioni a volte diranno di aver bisogno di un project manager con un numero specifico di anni di esperienza come ingegnere, ad esempio. Oppure che hanno bisogno di un project manager con una profonda esperienza di gestione in un settore specifico. Brovkin, di Collectiver, Inc., afferma che si tratta spesso di requisiti sbagliati.
"Il fatto è che se vuoi che io lavori come ingegnere, hai la persona sbagliata", afferma. "Perché sono un ingegnere, di fatto, con un ampio background. Posso capire cosa deve essere fatto in molte aree dell'ingegneria. Ma non dovrei farlo".
Infatti, essere un ingegnere o avere qualche altra esperienza può essere dannoso per essere un buon project manager, afferma. Potresti avere la tendenza a cercare dettagli che non ti riguardano.
"La best practice è trovare il project manager che possa chiarire le attività, mettere insieme un ottimo team, che sia coeso e ben allineato con il vero scopo del progetto. Poi si esce dal gioco", dice Brovkin. - Sii particolarmente premuroso sul modo in cui metti insieme i team
Una delle determinanti più importanti del successo del progetto è la composizione del tuo team di progetto. I membri del team devono essere allineati. Dovrebbero avere valori simili, gli stessi atteggiamenti sugli obiettivi del progetto e una comprensione condivisa di come svolgere il lavoro.
"Se un team è ben allineato, e so che come project manager, è molto più efficace ed efficiente", afferma Brovkin. "È un piacere lavorare lì. I tuoi progetti sono in linea con le tempistiche. Tutti sono felici. Tutto andrà bene".
Brovkin afferma che i team che vengono messi insieme con una certa cura diventano molto efficaci ed efficienti e possono funzionare quasi come un cervello umano.
"Se ti lancio una palla, cosa fai? Senza nemmeno pensare, muovi il braccio, apri la mano, prendi la palla e chiudi le dita. Stai dicendo alle dita o al braccio cosa fare? No. In realtà non ci pensi nemmeno. E se ti chiedessi: 'Come hai fatto?' ci vorrebbe molto più tempo per spiegarlo che a farlo. È così che il team dovrebbe lavorare.
"Il CEO non deve guardare e dire: 'Vedo una palla volare nella mia direzione'. Dite ai ragazzi di iniziare a muovere le braccia, giusto? E così via, fino ad arrivare all'ultimo tizio in prima linea che muove le dita. Non va così. Questo perché il team deve lavorare come un organismo", afferma Brovkin. - Finanzia il team, non il progetto
Una volta che hai messo insieme un buon team, non smantellarlo e non cambiarlo per ogni progetto che si presenta, afferma Zucker.
Zucker cita il modello di sviluppo di gruppo di Tuckman, un modello di cui lo psicologo Bruce Tuckman scrisse negli anni '60. Il modello cita quattro fasi che i gruppi si muovono: formazione, assalto, normazione ed esecuzione. Ogni fase rappresenta un passo nel team che si riunisce e poi impara a lavorare bene insieme.
Zucker afferma che una volta che il team si lega e inizia a lavorare bene insieme, non dovresti scioglierlo solo perché il progetto termina. Al contrario, il team può lavorare insieme sui progetti che vengono dopo.
Dice: "Finanzia il team, non il progetto. Crea team ad alte prestazioni. Mantieni il team intatto e incanala il lavoro ai team.
"L'idea è che iniziamo a costruire team di lunga data e persistenti, in cui abbiamo un team coeso, e poi il team sviluppa le proprie prestazioni e sa come lavorare insieme. Se continuiamo a formare nuovi team, torniamo sempre all'inizio", afferma Zucker. - Considera i punti di forza dei membri del team nel modo in cui assegni il lavoro
Anche con un team ben formato, avrai membri del team con talenti e punti di forza diversi. Pensa attentamente a questi mentre assegni il lavoro. Gioca con i punti di forza di ogni membro del team e sfrutta questi punti di forza ogni volta che è possibile.
- Effettuare check-in regolari e frequenti con il team e con ogni membro
Check-in regolari, con il team nel suo insieme e con i singoli membri del team, sono fondamentali.
Brevi riunioni giornaliere di stand-up con tutti i membri del team sono una parte importante del metodo di gestione dei progetti Agile. Ma molti altri metodi di gestione dei progetti possono fare qualcosa di simile. Le riunioni devono essere brevi, non più di 15 minuti. Tutti possono parlare di ciò che hanno fatto il giorno precedente, di ciò che stanno pianificando di fare oggi e di quali ostacoli, se ce ne sono, si trovano sulla loro strada.
È anche importante organizzare riunioni individuali tra un project manager e ogni membro del team. Il membro del team e il project manager possono parlare più specificamente del lavoro del membro del team, di eventuali problemi e degli obiettivi. Queste riunioni individuali di solito non si tengono quotidianamente, ma piuttosto settimanalmente o anche ogni due settimane, se si lavora con un grande team. Queste riunioni sono importanti, indipendentemente dalle dimensioni o dalla lunghezza del progetto.
Un recente studio su oltre 1.100 lavoratori a distanza ha rilevato che la frequenza dei check-in contava meno della loro coerenza. Sia che siano settimanali che con un'altra frequenza, tieni i check-in nei tempi previsti.
Lo stesso studio ha anche rilevato che il 46% dei lavoratori da remoto ha dichiarato che i project manager di maggior successo hanno effettuato regolari check-in con loro. - Ricorda il carico di lavoro di ogni membro del team
Quando imposti e adatti continuamente il piano di lavoro del tuo progetto, assicurati di comprendere il carico di lavoro di ogni membro del team. Se un project manager non ne tiene traccia, le attività e le scadenze importanti all'interno di una determinata area del progetto possono sovraccaricare i singoli membri del team, il che renderà questi membri del team meno efficaci e più frustrati. Ciò danneggerà l'avanzamento complessivo del progetto. Harrin, di Otobos Consultants, ha una raccomandazione correlata: i project manager dovrebbero sempre pensare alla salute mentale complessiva dei membri del team in relazione al loro lavoro.
"Anche se non siamo professionisti della salute mentale come project manager, c'è stata una discussione sul benessere sul lavoro e sul fatto di essere attenti alle esigenze del nostro team", afferma. "Penso che ci sia un riconoscimento del fatto che la vita di un progetto è stressante, e questo è qualcosa in cui potremmo essere migliori." - Generare fiducia all'interno del team
Quando si dispone di un team con valori e atteggiamenti simili, si ha l'importante capacità di costruire fiducia l'uno con l'altro.
"Il fondamento della funzionalità del team è la fiducia al suo interno", afferma Brovkin. "Se hai fiducia, non devi dire: 'Il capo l'ha firmato?' Sai, la solita cosa in una società: tutti i contratti devono essere firmati dal superiore. Perché non c'è fiducia. Perché il team sia efficace, tutto deve essere basato sulla fiducia." - Sii politicamente esperto come project manager
Aiuta ad avere competenze politiche e umane come project manager. A volte, potresti voler invitare i leader dell'organizzazione per le risorse che possono aiutare il progetto e dovrai capire come farlo. Altre volte, potrebbe essere necessario sostituire un membro del team con qualcuno che si adatta meglio al progetto e al team, afferma Brovkin.
"Potresti dover andare dal direttore della linea e dire: 'Potresti sostituire questo ragazzo?'" Brovkin nota. "Succederà? Forse sì, forse no. Se sei in buoni rapporti e quel reparto ha abbastanza elasticità, può sostituire quella persona con qualcun altro. Non ha nulla a che fare con la gestione dei progetti, ma più con la politica aziendale. Non voglio definirla una best practice, ma è una best practice avere un project manager che sia politicamente esperto." - Creare un ambiente senza paura
I membri del team devono sentirsi liberi di proporre idee e di sollevare preoccupazioni su cose che non funzionano, senza che i leader del team le ignorino, smentiscano o le ammoniscano. Devono sapere che possono sbagliare, se le intenzioni sono buone.
"Abbraccia la diversità e crea un ambiente senza paura", afferma Zucker. "Tutti e tutte le idee sono benvenute. Nessuno va a lavorare pianificando la rovina. Usa gli errori come momenti in cui insegnare qualcosa." - Celebra i tuoi successi
Prenditi il tempo di celebrare i successi con il tuo team, afferma Harrin.
"Non lo facciamo abbastanza", dice. "Non è necessariamente più importante di qualsiasi altra cosa. Ma anche se un progetto viene chiuso prematuramente, dobbiamo celebrare il successo di ciò che siamo riusciti a raggiungere, perché la vita è dura ed è bello riflettere su ciò che siamo riusciti a portare a termine."
Best practice passate che stanno diventando obsolete
Gli esperti affermano che alcune best practice passate stanno diventando obsolete. Queste tendenze potrebbero non essere mai state utili come le persone pensavano, o forse non funzionano poiché il lavoro del progetto sta cambiando e deve essere più agile.
Ecco alcune best practice obsolete che gli esperti affermano non essere più rilevanti:
- Molte riunioni in presenza
Molte riunioni in presenza con i membri del team e con i clienti sono inutili e dispendiose, afferma Young, soprattutto quando i membri del team lavorano in uffici diversi o, sempre più spesso al giorno d'oggi, a distanza.
"Stai risparmiando al cliente e a te stesso il tempo del tragitto", afferma Young. "Non è necessario prenotare una sala conferenze o altro. Voglio dire, sì, dobbiamo entrare in Zoom. Ma questo è un cambiamento accettabile. Lo preferisco perché posso tornare a lavorare subito dopo." - Creare documenti dettagliati di ambito, obiettivi e sequenza temporale
Nella pratica tradizionale di gestione dei progetti, il project manager creerebbe in anticipo un piano dettagliato, inclusi dettagli sui requisiti, attività specifiche e scadenze. In genere, questi piani richiederebbero settimane o più per essere creati.
Ma questi piani funzionano raramente, sia nella creazione di software o altri prodotti o in qualsiasi altro tipo di progetto.
"La sfida con questo approccio è che, quando si arriva allo sviluppo (di un prodotto) o addirittura al test, potrebbero essere passati diversi mesi", afferma Pourkermani. "Il mercato potrebbe essere cambiato. Il fatto è questo: ci vuole molto più tempo per far emergere le cose."
Pourkermani afferma che avere una roadmap di base del progetto è importante e "molto, molto prezioso. Ma evita la trappola di passare diverse settimane o mesi a elaborare un piano di progetto dettagliato in anticipo. Sappiamo tutti che il giorno in cui finirai questo piano, sarà obsoleto.
"Invece di dedicare così tanto tempo a pensare ai dettagli, disponi di un piano di livello superiore che dica: 'Ehi, nelle prossime settimane, è qui che andremo'. È molto più prezioso. Abbiamo posto maggiore enfasi su una pianificazione sufficiente, in modo da poter iniziare il lavoro prima e arrivare all'esecuzione prima."
Harrin afferma che un processo migliore consiste nel fare la "pianificazione a onda mobile, elaborazione progressiva" che i project manager utilizzano ora in molti metodi di progetto. L'idea si ispira al metodo Agile.
"È un modo molto più facile da usare, rispettoso del tempo e rispettoso delle parti interessate per costruire piani per progetti molto lunghi", afferma. "Sì, devi avere un piano chiaro. Ovviamente serve un calendario del quadro generale. Ma potresti non includere tutti i dettagli." - Sviluppa e formalizza i ruoli di gestione dei progetti
Probabilmente stabilirai i ruoli principali e alcuni altri ruoli importanti nel tuo team di gestione dei progetti. Ma non stabilire formalmente i ruoli per tutti o anche per la maggior parte dei membri del team.
"I team Agile, compresi i team Scrum, tendono ad auto-organizzarsi", afferma Harrin. "Spesso le persone all'interno di questi team sono multidisciplinari, quindi sono in grado di assumere più ruoli. Questo non significa che non avrebbero ruoli definiti. Ma potrebbero avere tre ruoli in una sola persona. Penso che ci sia una tendenza verso le persone che hanno un lavoro più ibrido". - Gestisci i rischi in anticipo, anche creando un team di risposta ai rischi
Vorrai sicuramente valutare i rischi per il progetto in anticipo e capire come ridurre questi rischi. Vorrai anche avere un'idea di come il tuo team risponderà quando si presentano i problemi. Ma non dovresti pianificare eccessivamente la gestione dei rischi all'inizio e i team di risposta al rischio separati che gli esperti hanno suggerito negli anni passati sono generalmente una cattiva idea. Si tratta di team più piccoli all'interno di un team di progetto che sono responsabili della valutazione e della risposta ai rischi o agli ostacoli che causano problemi con il progetto.
"Le persone che saranno migliori nella gestione e nell'affrontare i rischi sono i membri del team", afferma Pourkermani. "Il rischio è il team. Non creare un team di risposta."
"Al giorno d'oggi non abbiamo team di risposta al rischio", afferma Attri, l'autore e relatore sulla gestione dei progetti, "perché tutto ciò che facciamo nella gestione dei progetti è un rischio. C'è il rischio di pianificazione, di qualità, di aspettative delle parti interessate, di tempistiche, di tutto. Fondamentalmente, quello che stiamo dicendo è che in ogni punto della gestione dei progetti ci sono rischi da gestire. Questa è la responsabilità principale del leader del progetto."
- Crea un'autorizzazione dettagliata del lavoro e il processo di controllo dei cambiamenti
I cambiamenti al progetto si verificheranno o dovrai adattarti rapidamente. Crea un processo per riconoscere e approvare rapidamente i cambiamenti, ma non così complicato o formale da rallentare i cambiamenti. - Firma un nuovo accordo con i clienti e i membri importanti del team dopo cambiamenti all'ambito o di altro tipo
In passato, alcuni metodi tradizionali di gestione dei progetti richiedevano l'approvazione scritta da parte di clienti e importanti responsabili di progetto su eventuali cambiamenti all'ambito o al calendario. Tuttavia, questo processo è stato ingombrante e spesso ha ritardato un lavoro importante.
"Nei tempi precedenti, quando ho iniziato a gestire i progetti, avevo un documento di progetto", afferma Harrin. "Giravo per l'ufficio, andavo alle scrivanie delle persone e le facevo firmare. Questo non succede più". La possibilità di ottenere la firma del documento era a distanza, afferma.
Avrai ancora bisogno di approvazioni scritte, soprattutto da parte dei clienti, su cambiamenti importanti. Ma spesso può essere una semplice approvazione via e-mail o una firma elettronica. Riscrivere e far circolare un documento formale è inutile e inefficiente. - Convocare una riunione di conclusione finale o post-chiusura
Piuttosto che tenere una riunione di conclusione o post-chiusura formale, è necessario parlare e affrontare tutte le questioni che i membri del team di progetto presentano durante il progetto.
"Invece di tenere riunioni post-chiusura alla fine di un progetto, dovremmo concentrarci sull'avere retrospettive frequenti durante tutto il progetto", afferma Pourkermani. "Non si tratta solo del prodotto o di ciò che stiamo costruendo o consegnando nel progetto, ma anche di come stiamo lavorando nel processo che stiamo utilizzando. Questo processo di pianificazione è il modo più efficace? Rivalutare frequentemente durante il progetto e mettere in atto un meccanismo per migliorare continuamente il modo in cui si svolge il lavoro."
"Le riunioni di conclusione e post-chiusura dei progetti, penso, stanno probabilmente diminuendo", afferma Harrin. "Penso che le persone le stiano tenendo, e dovrebbero tenerle, su base iterativa. Penso che ci siano cose da fare relativamente alle riunioni post-chiusura e al processo di pensiero che ne derivano. Ma non penso che si debba aspettare la fine. I project manager sensibili puntano sulle lezioni apprese durante l'intero progetto."
BEST PRACTICE PASSATE CHE STANNO DIVENTANDO OBSOLETE
Ecco diverse best practice passate che gli esperti affermano essere meno importanti o obsolete, in quanto i progetti e la gestione dei progetti sono cambiati.
BEST PRACTICE PASSATA | PERCHÉ È OBSOLETA O MENO IMPORTANTE |
---|---|
Convocare con riunioni di routine in presenza | Molte riunioni in presenza, con i membri del team e con i clienti, sono inutili e dispendiose. Questo è particolarmente vero quando i membri del team lavorano in uffici diversi o, sempre più spesso al giorno d'oggi, a distanza. |
Creare documenti dettagliati su ambito, obiettivi e sequenza temporale | I documenti dettagliati sull'ambito, gli obiettivi e la sequenza temporale spesso richiedono troppo tempo per essere sviluppati e diventano rapidamente irrilevanti con i cambiamenti del progetto. |
Sviluppare e formalizzare i ruoli della gestione dei progetti | Probabilmente stabilirai alcuni ruoli principali, ma gran parte del tuo team si auto-organizzerà e alcuni membri del team potrebbero ricoprire più ruoli. |
Avere un team di risposta al rischio separato | Valuta in anticipo i rischi per il progetto e gestisci questi rischi. Ma i team di risposta al rischio a volte raccomandati in passato non sono efficaci. I membri del team di progetto devono essere sempre coinvolti nella gestione dei rischi. |
Avere un processo dettagliato di autorizzazione del lavoro e di controllo dei cambiamenti | I processi dettagliati di autorizzazione e controllo dei cambiamenti sono inefficienti e inefficaci. Ottieni approvazioni scritte per i cambiamenti importanti, ma attraverso e-mail e firme digitali. |
Convocare una riunione finale/post-chiusura | Discuti questioni importanti, che potresti aver precedentemente trattato in una riunione finale, durante i check-in nel corso del progetto. Affronta il problema e vai avanti. |
Tendenze future di una buona gestione dei progetti
Gli esperti citano alcune nuove pratiche che stanno entrando in tendenza nella buona gestione dei progetti. Questi suggerimenti possono aiutare a portare avanti i progetti in modo più efficace ed efficiente.
- Gestione dei progetti orientata all'azione
Attri suggerisce che la gestione dei progetti del futuro si allontanerà dalla natura lineare di molti progetti. È troppo lungo e non produce risultati sufficienti in un periodo di tempo ragionevole, afferma.
"Nella gestione tradizionale dei progetti, si procede da sinistra a destra. Si inizia con l'ambito, per poi allinearsi con le parti interessate, (quindi) iniziamo a guardare qual è il nostro piano e a cercare risorse." Per un progetto tradizionale, viene quindi impostata una data alla quale il progetto finirà, afferma Attri.
Ma Attri afferma che l'approccio spesso funziona troppo lentamente, poiché i progetti richiedono troppo tempo per terminare.
Invece, dice, i responsabili del progetto dovrebbero dire: "Partiamo dal risultato: come si presenta? Cosa contiene effettivamente? Come sono le specifiche? E ora, lavoriamo a ritroso. 'Di che tipo di risorse avremo veramente bisogno? Avremo bisogno di tre persone? Avremo bisogno di sei persone? E, per ognuna di queste persone, ne avremo bisogno per un mese, due mesi? E se sviluppo la linea temporale su questa base, posso completarla in tre mesi, invece di un anno. Potrei aver bisogno di queste risorse. Potrebbe essere necessario eliminare interamente questa funzione. Potrei aver bisogno di liquidare questo progetto collaterale. Quindi ora, lavorare a ritroso ti dà quella velocità."
Attri afferma che i leader dell'organizzazione daranno immediatamente valore a un approccio che termina i progetti più rapidamente. "Una volta provato, non ti lasceranno mai tornare al tipo di gestione dei progetti su base annua", afferma. "Si aspetteranno sempre questa gestione dei progetti altamente accelerata facendola diventare la norma." - Monitoraggio e reporting attraverso visuali e grafiche più semplici
Zucker afferma che molti team di gestione dei progetti stanno prendendo le distanze dai tradizionali report scritti sullo stato di avanzamento, "che di solito erano scritti male e raramente venivano letti." Ora, altri team mostrano i progressi su un progetto in modo più visivo. Esempi includono le bacheche Kanban, sia in ufficio che attraverso portali online.
"La cosa che mi piace delle bacheche Kanban è che sono chiare e visive", afferma Zucker.
Per saperne di più sul framework Kanban e sulle bacheche Kanban, visita la nostra guida completa al metodo Kanban.
Esempi reali di best practice di gestione dei progetti in azione
L'uso di alcune best practice di base nella gestione dei progetti può avere un effetto reale sui progetti effettivi. Ecco esempi del mondo reale:
- Riunioni più efficienti
Un'azienda high-tech Brovkin consultata si è resa conto che produrre versioni aggiornate del proprio software avrebbe richiesto troppo tempo. Parte del normale processo dell'azienda era quello di riunire 22 direttori in riunioni di tre ore ogni settimana.
Brovkin coordinava il lavoro in modo che meno persone potessero incontrarsi per molto meno tempo e portare a termine il lavoro.
"Ho detto: 'Ascoltate, ragazzi, state parlando di efficienza. Se 22 direttori passano tre ore insieme, sai quanto costa? "Così ho prenotato una camera che poteva ospitare solo 10 persone, e ho prenotato la riunione dalle 11 a mezzogiorno. A mezzogiorno, tutti vogliono pranzare, giusto? Nessuno ha sofferto. La riunione è andata molto meglio. Il costo effettivo del progetto è stato immediatamente ridotto." - Monitoraggio della capacità del team per garantire che non sia sovraccarico
Pourkermani, con Inspirant Group, afferma che ha spesso lavorato con i suoi clienti per aiutarli a comprendere e monitorare meglio le capacità dei loro team. Significa "assicurarsi che non operino al pieno utilizzo e accettare il lavoro solo con il liberarsi delle capacità".
"Questo semplice cambiamento ha aiutato diversi team con cui abbiamo lavorato", afferma.
I team hanno terminato il loro lavoro impegnato più rapidamente, con un aumento dal 50% al 300% nel primo anno. "È interessante notare che il rallentamento li ha fatti andare più velocemente", afferma.
I team hanno anche migliorato la qualità dei loro prodotti e aumentato la percentuale dei loro progetti terminati in tempo, afferma Pourkermani. - Implementazione di riunioni di sincronizzazione più frequenti con il team e le parti interessate
Pourkermani afferma di aver lavorato con i clienti alle riunioni di sincronizzazione, in cui ci si concentra sul mantenere i team allineati e andare avanti. I check-in rapidi (simili alle riunioni di stand-up giornaliere che i team Agile utilizzano) "portano visibilità sull'avanzamento del lavoro",
afferma Pourkermani. Alcune riunioni di sincronizzazione includono solo i membri del team di progetto, altre includono clienti o parti interessate. Indipendentemente da ciò, le riunioni consentono ai team di apportare cambiamenti più frequentemente per tenere le cose in carreggiata, afferma Pourkermani, e i membri del team ottengono "aiuto l'uno dall'altro prima piuttosto che poi per eliminare gli ostacoli e ciò che rallenta le persone." Pourkermani afferma che i clienti con cui ha lavorato alle riunioni di sincronizzazione aumentate "hanno segnalato un notevole aumento dell'allineamento e della velocità. L'allineamento ha aumentato la collaborazione, l'impegno, la trasparenza e la produttività, che sia le parti interessate che i team stessi hanno segnalato." - Bacheche Kanban visualizzate per mostrare i progressi
Zucker ricorda di aver lavorato con un vice presidente IT che era nuovo all'interno dell'organizzazione presso una grande organizzazione no profit. Ha aiutato il VP a creare una bacheca Kanban nel portafoglio dei progetti del suo reparto, utilizzando note adesive e scotch di carta.
Gli aveva detto che le persone in tutta l'organizzazione le avevano chiesto a cosa stava lavorando il suo reparto, insieme agli aggiornamenti su progetti specifici.
Notò una grande lavagna che utilizzava nel suo ufficio con pareti di vetro. Ha suggerito di mettere i suoi elementi Kanban sulla bacheca e di capovolgerla in modo che chiunque al di fuori dell'ufficio potesse vederla insieme ai progressi dei progetti del reparto.
"Chiunque passi può dire: 'Ehi, questo è ciò che sta facendo la tecnologia. Ecco i progetti A, B e C. Ed ecco l'elenco delle priorità. Ecco il backlog delle cose su cui lavoreranno dopo.
La vetrina si è dimostrata utile per tutti i membri dell'organizzazione, consentendo loro di capire a quali progetti il reparto stava lavorando e i loro progressi in corso, afferma Zucker. - Mantenere gli stessi team per progetti diversi
In un lavoro precedente con sistemi finanziari per una società di telecomunicazioni, Zucker ha supervisionato un team che gestiva circa due dozzine di applicazioni software.
Ha costruito team di lunga data con le stesse persone che lavorassero continuamente su vari progetti. "Se continui a formare nuovi team, torni sempre all'inizio. Rende molto difficile potenziare le prestazioni di un team."
Ha affermato che il team potrebbe essere riconfigurato in modi minori per progetti specifici. Ma la maggior parte del team rimaneva insieme per lavorare progetto dopo progetto.
"Abbiamo compreso i nostri punti di forza e di debolezza", afferma Zucker, "e abbiamo sviluppato cameratismo. Abbiamo sviluppato una comunicazione che i team padroneggiavano, cioè potevi dire tre parole e quelle tre parole hanno un significato molto più grande. Sapevi con chi parlare. Non avevi paura di fare domande".
Come implementare le best practice di gestione dei progetti
Gli esperti offrono una serie di suggerimenti per aiutare le organizzazioni a implementare le best practice nella gestione dei progetti. Le organizzazioni spesso implementano alcune best practice di base dopo aver analizzato i loro problemi nel lavoro del progetto, per poi quantificare ciò che questi problemi costano all'organizzazione.
Ecco alcuni passaggi di base per implementare le best practice nella gestione dei progetti:
- Discutere le aree problematiche nella gestione dei progetti organizzativi, la produzione e altri processi
Le indagini nell'ultimo decennio o più in generale mostrano che solo la metà o meno dei progetti viene completata nei tempi e nel rispetto del budget. Il report CHAOS 2015 di Standish Group, ben noto all'interno del settore, ha rilevato che il 36% dei progetti è stato completato con successo. Il report annuale 2021 del Project Management Institute ha riscontrato miglioramenti nel successo del progetto negli ultimi anni. Ma ha comunque rilevato che solo il 55% dei progetti è stato completato in tempo e il 62% è stato completato entro il budget.
Di conseguenza, Zucker chiede direttamente ai clienti: "Quanto siete soddisfatti dei vostri progetti?"
Dice che aneddoticamente, "anche le organizzazioni che hanno eseguito progetti, la maggior parte di loro hanno esperienze piuttosto negative."
Pourkermani chiede anche ai clienti: "Quali sono alcuni dei punti dolenti che stai riscontrando?" Scopri quali sono questi grandi problemi, che li tengono svegli di notte."
Zucker e Pourkermani affermano che aiutare le organizzazioni a comprendere e riconoscere i loro problemi è il primo passo per implementare alcune pratiche in grado di migliorare i loro progetti. - Quantificare i costi di questi problemi e punti dolenti
Gli esperti affermano che le organizzazioni dovrebbero lavorare per illustrare e quantificare le risorse extra che le organizzazioni stanno utilizzando o sprecando per gestire i problemi e i ritardi del progetto (comprese le ore dei dipendenti).
"Sono aspetti da quantificare", dice Pourkermani. "Questo creerà un senso di urgenza: 'Dobbiamo fare qualcosa al riguardo'. Inoltre, quantifica il modo in cui i cambiamenti non incideranno sull'organizzazione e sull'azienda e sul successo. Si spera che ciò crei una sorta di urgenza e un senso di dover cambiare." - Dimostra come una migliore gestione dei progetti può risolvere molti di questi problemi
"Allinea il tuo messaggio per dimostrare (alle organizzazioni) che queste best practice, questi metodi, queste cose - ti aiuteranno a risolvere questi problemi", afferma Pourkermani. - Rassicura i clienti sulla possibilità di personalizzare le pratiche di gestione dei progetti in base alle loro situazioni
Alcune organizzazioni potrebbero essere riluttanti a incorporare le best practice che non si adattano all'organizzazione, alla sua cultura o al settore. Gli esperti affermano che può aiutare le organizzazioni a garantire che tutte le best practice possano e debbano essere modificate e implementate in modo adatto all'organizzazione.
"Una delle cose su cui tendo a concentrarmi è che non presenteremo uno standard, perché non c'è una soluzione unica per tutti i progetti", afferma Zucker. "Una delle cose di cui mi piace molto parlare è stabilire pratiche coerenti e ripetibili che puoi poi maturare nel tempo per migliorare l'esecuzione del progetto della tua organizzazione." - Sposta il linguaggio della gestione dei progetti dalle attività e dai processi fino ai risultati finali
Attri afferma che, troppo spesso, i project manager parlano "in termini di attività, non in termini di risultati. Di conseguenza, parte della gestione dei progetti consiste nel dare alla dirigenza un'impressione del risultato. Disegnare un quadro del risultato."
Se il risultato è un prodotto, afferma Attri, è necessario mostrare come l'obiettivo generale "è quello di lanciare questo prodotto in un periodo di tempo più breve. Nel momento in cui dipingi l'intero quadro, nessuno ti chiede se stai saltando determinati passaggi. Perché ora hai dipinto il quadro in termini di ciò che deve accadere per lanciare questo risultato sul mercato." - Incoraggia le modifiche alla gestione dei progetti quando necessario
Pourkermani incoraggia i clienti, anche quelli con molti progetti, a "fare un passo indietro e vedere se il processo che stanno utilizzando oggi sta effettivamente aiutando. È il processo giusto per dove sei e quello che stai vedendo sul mercato? Sei in grado di rispondere rapidamente? Sei in grado di operare in modo efficiente come pensi di poter con questi processi? Oppure i processi aggiungono molti costi o ti rallentano? Se non funzionano per te, fai un passo indietro, rivaluta e apporta un cambiamento."
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