Guida all'avvio del progetto essenziale con Kit di base

Una riunione per il lancio di un progetto è la prima riunione tra il team di progetto e il cliente, quando si stabiliscono aspettative, comunicazione e obiettivi. La riunione consente a entrambe le parti di definire lo scopo del progetto e quello che considerano un successo. 

Inoltre, l'investitore ottiene informazioni dettagliate su come il denaro verrà speso e perché questo progetto è utile

La riunione del lancio di un progetto deve includere quanto segue:

• Introduzioni: Lascia che tutti presentino se stessi e il ruolo che avranno nel progetto.
• Ordine del giorno: Ribadisci il programma della riunione, con argomenti di discussione e delega di tempo.
• Sintesi: Esamina lo sfondo e lo scopo complessivo del progetto.
• Ambito del progetto: Esamina la dichiarazione del lavoro (SOW), gli obiettivi, la sequenza temporale, il budget e i vincoli.
• Prodotti finali: Definisci gli obiettivi materiali del progetto o gli elementi inviati al cliente.
• Definisci il successo: Allinea la visione del cliente e del team di progetto per garantire a tutte le parti una comprensione dei parametri per il successo.
• Domande: Consenti un ampio periodo di domande da entrambe le parti.
• Fornisci canali di comunicazione: Fornisci al cliente un contatto e racconta al team di progetto come saranno in comunicazione uno con l'altro.
• Fasi successive: Esamina tutte le azioni di follow-up necessarie dopo la conclusione della riunione.

Una presentazione del lancio di un progetto è un documento che presenta l’ordine del giorn o gli argomenti trattati nella riunione. La presentazione fornisce un aiuto visivo per i partecipanti e le indicazioni per il presentatore. Aiuta anche a far avanzare la riunione e a mantenere le discussioni sull'argomento. 

Una presentazione ben preparata può lasciare un'impressione durevole sul cliente e sugli investitori, assicurando professionalità e fiducia.

Una riunione di lancio di un progetto deve iniziare con le presentazioni per tutti i partecipanti. Indica il tuo nome e il tuo ruolo nel progetto, insieme a un piccolo fatto personale o un punto culminante. Questo permette a tutti di conoscersi l'uno l'altro e di trovare punti in comune. 

Quando ti rivolgi al gruppo, sii consapevole del tuo linguaggio del corpo e di come ti presenti. Tenendo le braccia aperte e distese lungo i fianchi mentre parli e stabilisci un contatto visivo con le persone, dimostri di essere aperto, in ascolto e impegnato. Esercitati con la tua presentazione prima della riunione: questo ti aiuta a sentirti fiducioso ed entusiasta per il tuo ruolo nel progetto.

Hassan Osman, project manager e autore di Project Kickoff: Come gestire una riunione di lancio di un progetto di successo in semplici passaggicondivide quelli che secondo lui sono gli argomenti più importanti da discutere in una riunione di lancio di un progetto.

Secondo Osman, un'efficace riunione per il lancio di un progetto dovrebbe soddisfare i tre obiettivi seguenti:

1. Informa tutti degli obiettivi del progetto.
2. Presenta le parti interessate in modo che siano consapevoli dei ruoli e delle responsabilità di tutti.
3. Genera entusiasmo tra i membri del team e motiva tutti ad iniziare il progetto.

Solitamente si verifica una riunione di lancio all'inizio del ciclo vitale del progetto, prima cheinizi il lavoro di qualsiasi progetto.

Quando si pianifica la riunione di lancio, è essenziale affrontare le seguenti domande:

• Quanto tempo dovrebbe durare la riunione?
• Chi dovrebbe partecipare?
• Cosa dovrebbe essere discusso?
• Dove dovrebbe essere tenuta?
• Quali documenti dovrebbero essere stampati?

È inoltre importante considerare il momento migliore per tutte le parti coinvolte a partecipare. Puoi farlo creando un sondaggio a cui i partecipanti possono rispondere o inviando un invito e-mail che consente ai partecipanti di suggerire orari alternativi, se necessario. Una volta stabilita la data di una riunione, invia un'e-mail di annuncio di lancio del progetto a tutti i partecipanti.

Un ordine del giorno delle riunioni fornisce un quadro del programma di riunioni proposto. Gli ordini del giorno delle riunioni ti aiutano a tenere traccia della riunione e a garantire che il team parli di tutti gli argomenti necessari. Quando crei l’ordine del giorno delle riunioni, ecco alcuni elementi da prendere in considerazione:

• Quanto tempo hai per la riunione?
• Di cosa hai bisogno per comunicare con il cliente?
• Di cosa hai bisogno per comunicare con il team?
• Chi è responsabile per parlare di ogni elemento?
• Quanto tempo ti dovrebbe essere assegnato per ogni elemento?
• Hai bisogno di rispondere a qualsiasi domanda durante la riunione?
• Qual è il risultato previsto di questo progetto?
• Di quali risorse hai bisogno?
• Abbiamo fatto progetti simili prima? In tal caso, cosa abbiamo imparato da loro?

È inoltre importante considerare come l’ordine del giorno può differire quando si tengono riunioni di lancio con il proprio team, le parti interessate o un cliente. 

“L’ordine del giorno è abbastanza simile ai diversi tipi di riunioni di lancio, nel senso che gli obiettivi sono uguali", afferma Osman. “Tuttavia, se stai conducendo una riunione iniziale per un cliente, la riunione di lancio interna è leggermente diversa da una riunione di lancio esterna. 

"Pensa alla riunione di lancio interna come a una simulazione della riunione di lancio esterna, in cui esamini la presentazione e ti assicuri che il tuo team sia tutto sulla stessa pagina prima della riunione esterna. [Una riunione interna] aiuta anche i relatori a esercitarsi a consegnare la riunione in anticipo con un pubblico reale e ad apportare eventuali modifiche all'ordine del giorno (se necessario)."

Una riunione interna per il lancio di un progetto è essenziale per assicurarsi che l'intero team di progetto sia familiare con il progetto e preparato per incontrarsi con il cliente. Ecco alcuni passaggi utili per eseguire una riunione interna di lancio del progetto di successo:

1. Introduzioni: Fai presentare tutti con il loro ruolo nel progetto. Consentire al team di conoscersi aiuterà a creare cameratismo ed entusiasmo per il progetto. Le presentazioni sono anche una grande opportunità per provare alcuni giochi per rompere il ghiaccio.
2. Discutere del passato del cliente, le parti interessate e i problemi: Fai familiarizzare il team con il cliente e il problema che si trovano ad affrontare in modo che possano comprendere meglio le esigenze del cliente.
3. Discuti lo scopo del progetto: Esamina lo scopo del progetto; questo aiuta il team ad orientarsi e prepararsi a sviluppare soluzioni strategiche.
4. Discuti le soluzioni proposte: Discutere le soluzioni internamente aiuterà il team a preparare e presentare la soluzione migliore al cliente. Avvia questa sessione con un'attività di brainstorming che presenta soluzioni creative e strategiche. Questo è anche un ottimo momento per la mappatura o la creazione di storie.
5. Esamina l'ambito del progetto: L'ambito del progetto è una parte fondamentale della riunione di lancio e dovrebbe includere una dichiarazione del lavoro, degli obiettivi, delle tempistiche del progetto, del budget, di qualsiasi vincolo e della data di completamento.
6. Esamina il piano d'azione: Il piano di azione dovrebbe coprire la gestione delle attività, il modo in cui il team monitora le pietre miliari e il programma di gestione del lavoro che il team utilizzerà.
7. Discutere rischi, ipotesi, problemi, dipendenze (RAID): Comunica con il team sul modo in cui intendi risolvere eventuali problemi che potrebbero verificarsi. Fare ciò è fondamentale per mitigare i rischi che potrebbero impedire al team di raggiungere la scadenza del progetto, il budget o gli obiettivi.
8. Esamina gli strumenti di collaborazione e comunicazione: Stabilisci quali strumenti di comunicazione il tuo team utilizzerà per comunicare con l'altro e rimanere informato sull'avanzamento del progetto.
9. Discutere il reporting: Scopri come ogni team monitorerà le loro pietre miliari e farà rapporto sui loro progressi.
10. Ordine del giorno di lancio del cliente: Inizia la discussione di quali elementi devono essere presenti sull’ordine del giorno della riunione. L'attenzione deve essere dedicata ad argomenti da rivedere o chiarire con il cliente.
11. Domande: In questo momento, chiedi al team di esprimere qualsiasi domanda o dubbio prima di incontrare il cliente.

Ottieni tutto ciò di cui hai bisogno per una riunione di lancio del progetto nel nostro kit di base del progetto, che include un annuncio di lancio del progetto, un ordine del giorno, una sequenza temporale, una lista di controllo della riunione, i verbali della riunione e un modello di presentazione in un file facile da scaricare.

Scarica il kit di base di lancio del progetto

Dopo una riunione di lancio del progetto, condividi i risultati con il team e pianifica le attività di follow-up. Queste attività possono includere la distribuzione di note, contattare il cliente e pianificare una riunione con il team di progetto.

Dopo aver esaminato le note dal lancio del progetto, fai quanto segue:

• Condividi le note delle riunioni o un riepilogo con tutti i partecipanti.
• Invia un'e-mail di follow-up al cliente e invita a ulteriori domande o problemi.
• Pianifica una riunione interna di follow-up per discutere ulteriormente la riunione e il progetto con il team.

Una riunione di lancio di successo avrà un aspetto diverso a seconda del progetto, del team e del cliente. Tuttavia, puoi adottare passaggi chiave per mettere il tuo team sulla buona strada per il successo. Ecco alcuni suggerimenti degli esperti sul mantenimento dell’ordine del giorno, prendere note, comunicare e presentare:

• Mantieni la riunione breve, utilizzando un limite di tempo e un ordine del giorno mirato. Assegnando i tempi per ciascun argomento dell’ordine del giorno, puoi aiutarti a tenere sotto controllo la discussione. Rispettare i limiti di tempo garantirà che la tua riunione sia breve, il che aiuta a mantenere l'impegno e l’entusiasmo. Gli elementi dell’ordine del giorno che richiedono più tempo o che richiedono più dettagli devono essere discussi ulteriormente in una riunione di follow-up.
• Stabilisci chiarezza e entusiasmo sia con il cliente che con il team di progetto. Presentare ogni elemento dell’ordine del giorno e consentire al team di progetto e al cliente di condividere i propri pensieri farà sì che tutti siano sempre aggiornati e chiari sulle aspettative. Trasmetti eccitazione con un linguaggio del corpo aperto, entusiasmo e sicurezza. Il cliente dovrebbe avere il tempo di esprimere la propria visione e perché sono entusiasti del progetto, e il team di progetto dovrebbe esprimere il loro entusiasmo nel portare questa visione alla realizzazione.
• Assegna una persona dedicata per tenere un verbale della riunione o registrare la riunione (con autorizzazione). Il verbale delle riunioni consente a entrambe le parti di riesaminare la discussione. Permettono inoltre di seguire con facilità e di servire come punto di riferimento per il team di progetto e il cliente. Il verbale delle riunioni deve tenere presente quanto segue:
  • Data e ora della riunione
  • Nomi dei partecipanti alle riunioni e degli assenti
  • Eventuali aggiunte all'attuale ordine del giorno
  • Azioni intraprese o concordate da intraprendere
  • Qualsiasi discussione aperta o partecipazione per ogni elemento dell’ordine del giorno
• Fornisci una piattaforma aperta che invita a idee, opinioni, domande e preoccupazioni. Fai una pausa dopo ogni elemento dell’ordine del giorno per consentire l’input di tutti i partecipanti. Assicurarsi che tutti abbiano la possibilità di parlare è fondamentale per la creazione di una piattaforma aperta. Può essere utile offrire ai partecipanti le seguenti richieste:
  • Ci sono domande prima di procedere?
  • Eventuali pensieri prima di andare avanti?
  • Qualcuno ha un'idea che vorrebbe condividere?
  • Domande, preoccupazioni o commenti?
  • Vorremmo i vostri input.
  • Apprezziamo tutte le idee o i suggerimenti su questo argomento.
• Produci un piano di comunicazione per il tuo team. Delinea con quale frequenza e su quali piattaforme si verificano comunicazioni con il cliente, sia internamente che esternamente. L'implementazione di un sistema che crea un flusso di lavoro efficiente tra i team è importante per rendere la comunicazione accessibile e ottimizzata. Un modello di lancio del progetto è utile per mantenere tutti i membri del team e le parti interessate aggiornati sullo stato attuale del progetto.
• "Sii ben preparato ed esercitati a fare la tua presentazione in anticipo, perché la tua riunione di lancio è la tua principale occasione per lasciare una prima impressione positiva", afferma Osman.
• Se puoi, organizza la riunione di lancio sul tuo terreno, in modo da avere un migliore controllo dell'esperienza del cliente e familiarità con l'attrezzatura di presentazione. Se stai presentando in un nuovo ambiente, prenditi del tempo per esaminarlo in anticipo. Annota ciò di cui avrai bisogno ed esercitati utilizzando qualsiasi attrezzatura coinvolta.

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