Che cos'è una descrizione del progetto?
Una descrizione del progetto è una panoramica di alto livello del motivo per cui stai eseguendo un progetto. Il documento illustra gli obiettivi di un progetto e le sue qualità essenziali. Pensalo come una presentazione-lampo che si concentra sul "cosa" e sul "perché", senza approfondire il "come".
In genere si redige una descrizione del progetto in anticipo, durante la fase di avvio del progetto del ciclo di vita della gestione del progetto.
In genere, è il project manager a redigere la descrizione del progetto. Tuttavia, se stai lavorando per un'agenzia che cerca finanziamenti o scrive una proposta di ricerca, potrebbe essere necessario imparare a elaborare una descrizione del progetto in una proposta di progetto.
La descrizione del progetto dovrebbe includere una panoramica di quanto segue:
- Obiettivi e finalità del progetto
- Parti interessate e ruoli
- Metriche per misurare il successo
- Tempistiche
- Budget stimato
La parte difficile è capire cosa non rientra nella descrizione del progetto. La descrizione dovrebbe concentrarsi su scopi, obiettivi e approccio generale, ma non è necessario includere elenchi di attività, un ampio background o analisi di ricerca. In generale, la descrizione del progetto è ampia; includerai maggiori dettagli nel piano del progetto.
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Schema della descrizione del progetto
Le parti della descrizione di un progetto variano a seconda del tipo di progetto. Tuttavia, la descrizione del progetto deve contenere i seguenti elementi:
Parti dello schema della descrizione del progetto
- Titolo del progetto: cerca un titolo breve, inequivocabile e facile da ricordare.
- Panoramica: si tratta di un riepilogo di alto livello (non più di uno o due paragrafi).
- Giustificazione del progetto: spiegare il problema o l'opportunità e perché il progetto è necessario.
- Obiettivi: stabilire obiettivi di progetto specifici e misurabili.
- Fasi di lavoro: suddividere il progetto in fasi che descrivono il risultato desiderato per ciascuna.
- Metriche per la valutazione e il monitoraggio: includi le metriche che utilizzerai per valutare il successo del progetto.
- Tempistica: delinea la sequenza temporale per ogni fase, incluse le attività di base che eseguirai, con le date di inizio e fine.
- Budget stimato: includi il budget e i costi previsti.
Come elaborare una descrizione del progetto
Sebbene la stesura della descrizione di un progetto vari a seconda del tipo di progetto, il processo di base è lo stesso. I seguenti 10 passaggi sono fondamentali per scrivere una buona descrizione del progetto.
- Riassumi: spiega in uno o due paragrafi cosa il progetto mira a realizzare. Evita di approfondire il contesto o i progetti passati. Un buon riepilogo del progetto non servirà solo come discorso di presentazione, ma ti aiuterà anche a chiarire questioni di maggiore rilievo relativamente al piano.
- Definisci: descrivi il problema o l'opportunità e come il progetto lo affronterà.
- Imposta gli obiettivi: identifica gli obiettivi del progetto SMART, definiti come segue:
- Specifica: rispondi alle domande "chi", "cosa", "quando", "dove" e "perché".
- Misurabile: includi metriche per definire il successo.
- Raggiungibile: stabilisci obiettivi che è possibile raggiungere con le risorse disponibili.
- Rilevante: gli obiettivi devono essere allineati con la missione della tua organizzazione.
- Limiti di tempo: includi scadenze intermedie e finali per ogni obiettivo.
- Spiega: spiega brevemente la tua metodologia. Includi tutte le tecnologie chiave o le tecniche di gestione dei progetti che utilizzerai e perché sono appropriate.
- Misura: identifica i risultati finali del progetto. Come misurerai il successo e valuterai il progetto?
- Pianifica: includi una sequenza temporale generale, con fasi e milestone del progetto. Assicurati di annotare eventuali scadenze importanti.
- Budget: includi il costo totale stimato del progetto e quanto hai preventivato. (Tieni presente che non dovrebbe essere il budget di una voce.) Utilizza un modello di budget di progetto per una suddivisione più dettagliata delle spese di progetto, preventivate ed effettive.
- Ottieni feedback: cerca feedback dalle principali parti interessate, dai clienti e da chiunque sia interessato dal progetto per un feedback. Chiedi loro di spiegare il progetto a parole loro per avere un'idea di quanto chiaramente hai comunicato la visione.
- Correzione della bozza: chiedi a qualcun altro di correggere la descrizione del progetto. Oltre agli errori ortografici e grammaticali, chiedi loro di cercare i dettagli mancanti che sono significativi per il progetto.
- Revisione: aggiorna e rivedi il documento man mano che il progetto avanza. Tratta la descrizione del progetto come un documento vivente.
Un elenco di controllo in 10 passaggi per la stesura di una descrizione del progetto
Ora che sai come elaborare una descrizione del progetto, usa questo elenco di controllo per concentrarti sui dettagli chiave.
| Un elenco di controllo in 10 passaggi per la stesura di una descrizione del progetto | |
|---|---|
| 1. | Riassumi: descrivi il progetto in un paragrafo o due. |
| 2. | Definisci: perché è necessario? |
| 3. | Definisci gli obiettivi: segui il formato degli obiettivi SMART. |
| 4. | Spiega: spiega brevemente la tua metodologia e le tecnologie chiave o le tecniche di gestione dei progetti che utilizzerai e perché sono appropriate. |
| 5. | Misura: identifica i risultati finali del progetto. Come misurerai il successo e valuterai il progetto? |
| 6. | Pianifica: includi una sequenza temporale generale, con fasi e milestone del progetto. |
| 7. | Budget: includi il costo totale stimato del progetto e l'importo preventivato. |
| 8. | Ottieni feedback: cerca feedback dalle principali parti interessate, dai clienti e da chiunque sia interessato dal progetto per un feedback. |
| 9. | Correzione della bozza: chiedi a qualcun altro di cercare errori e dettagli mancanti. |
| 10. | Revisione: tratta la descrizione come un documento vivente. |
Tipi di descrizioni dei progetti con esempi
In questa sezione troverai diversi modelli di descrizione del progetto gratuiti e personalizzabili. Li abbiamo completati con informazioni di esempio in modo che tu possa avere un'idea di come redigere una descrizione adatta alle tue esigenze. Puoi anche scaricare un modello di documentazione di progetto gratuito per aiutarti a monitorarne l'avanzamento.
Modello di descrizione del progetto architettonico
Scarica il modello di descrizione del progetto architettonico
Una descrizione del progetto architettonico deve iniziare con un riassunto che illustri la necessità del progetto. Identifica brevemente il sito, eventuali caratteristiche chiave di progettazione e considerazioni estetiche, nonché un'ampia sequenza temporale. La descrizione deve essere semplice, scritta per un grande pubblico. Ecco un esempio di riassunto descrittivo di un progetto architettonico per un garage in centro:
Dopo aver riepilogato il progetto, usa il modello di descrizione del progetto architettonico per creare un piano d'azione personalizzabile. Includi una suddivisione del lavoro per fasi. Annota di eventuali comunicazioni e approvazioni necessarie per garantire il successo.
Modello di brief creativo per il cliente
Scarica modello di brief creativo cliente
Crea un brief di progetto creativo per il cliente per garantire che una strategia di progetto in linea con gli obiettivi del cliente. I brief creativi vengono spesso utilizzati per progetti che coinvolgono progettazione grafica, videografia o campagne di marketing. Inizia descrivendo brevemente il progetto, gli obiettivi e le scadenze. Il seguente brief di progetto creativo del cliente offre una panoramica di una campagna di holiday marketing.
Il formato varia in base al tipo di progetto. Nell'esempio di modello di progetto creativo del cliente riportato sopra, troverai una serie di domande introduttive sul pubblico di destinazione della campagna, sui componenti chiave e sulla messaggistica. Se questo modello non soddisfa le tue esigenze, dai un'occhiata ad altri brief creativi per i clienti di Smartsheet e modelli di piani di progetto di marketing.
Modello di descrizione del progetto di sovvenzione
Scarica il modello di descrizione del progetto di sovvenzione
Quando richiedi un finanziamento o pianifichi un progetto finanziato con sovvenzioni, è essenziale identificare la popolazione target e il modo in cui trarrà beneficio dalle attività del progetto. Concentrati sul motivo per cui il progetto è necessario, piuttosto che sulle esigenze della tua organizzazione. L'esempio seguente descrive un progetto di sovvenzione per un programma che cerca finanziamenti per combattere la malnutrizione infantile:
Questo modello di descrizione del progetto di sovvenzione suddivide la descrizione in sezioni separate per il problema da affrontare, scopi e obiettivi, popolazione target, attività del progetto e personale chiave. Fornisce uno spazio aggiuntivo per inserire informazioni di base, risultati misurabili e una sequenza temporale e un budget, e include inoltre colonne separate per le fonti di reddito e le spese.
Modello di descrizione del progetto di interior design
Scarica il modello di descrizione del progetto di interior design
Una descrizione del progetto di interior design è simile a un brief di progetto creativo per il cliente. Utilizzerai la panoramica del progetto per definire una visione del progetto in sincronia con le esigenze del cliente. La seguente descrizione del progetto di interior design riassume un progetto di ristrutturazione di una cucina residenziale.
Usa il resto del modello di descrizione del progetto di interior design per documentare cosa il cliente preferisce o meno in modo più dettagliato. Il modello include uno spazio per annotare le preferenze del cliente in termini di stile generale, nonché colori, motivi, tessuti, arredi e altro ancora. Troverai anche uno spazio per inserire misurazioni, uno schizzo del pavimento, un programma di progetto e un budget.
Modello di descrizione del progetto IT
Scarica il modello di descrizione di un progetto IT
Microsoft Excel | Microsoft Word
Una descrizione del progetto IT deve iniziare con un riepilogo di base che racchiude le informazioni di base chiave e ciò che il progetto comporta. La descrizione deve essere semplice e illustrare il progetto in termini chiari. Il seguente riepilogo della descrizione del progetto IT fornisce una panoramica di un piano per sviluppare un'app mobile di ordinazione per un ristorante fast casual:
Questo modello di descrizione del progetto IT include spazio per obiettivi, ipotesi, misurazioni del successo e rischi. Inoltre, il modello include uno spazio per suddividere l'ambito di lavoro, inclusi i processi interessati dal progetto, le milestone, i costi e le risorse.
Modello di descrizione di un progetto software
Scarica il modello di descrizione di un progetto software
La descrizione di un progetto software deve iniziare con una panoramica che spiega il tipo di software che verrà sviluppato, il problema che risolverà e i vantaggi per gli utenti e l'azienda. La panoramica non dovrebbe concentrarsi sugli aspetti tecnici del progetto, ma piuttosto sul prodotto finale e sui suoi benefici. Questo esempio di descrizione di un progetto software fornisce una panoramica di un sistema POS (Point-of-Sale) in fase di sviluppo per un birrificio.
Una volta completata la panoramica, utilizza questo modello di descrizione del progetto software per spiegare gli scopi e gli obiettivi in modo più dettagliato. Il modello include sezioni per ostacoli, fattori di rischio, compatibilità hardware e software utilizzato. Altre caratteristiche includono una ripartizione dettagliata delle tempistiche e della struttura dei costi del progetto.
Per altri modelli di descrizione di un progetto, consulta il nostro articolo Modelli gratuiti di descrizione di un progetto.
Descrizione del progetto PMP
Se sei un project manager alla ricerca della certificazione Project Management Professional, avrai bisogno di 36 o 60 mesi di esperienza professionale nella conduzione di progetti, a seconda del tuo livello di istruzione.
Il Project Management Institute (PMI) richiede di presentare ogni progetto come voce singola sulla domanda e di includere quanto segue:
- Una frase sull'obiettivo del progetto.
- Il tuo ruolo nella realizzazione dei risultati finali del progetto in ciascuna delle cinque fasi della gestione del progetto: avvio (IN), pianificazione (PL), esecuzione (EX), monitoraggio e controllo (MC) e chiusura (CL).
- Una breve descrizione dei risultati del progetto.
È possibile utilizzare questo esempio di descrizione del progetto per la domanda PMP come guida:
- Obiettivo: riprogettare il sito Web della società XYZ per migliorare la generazione di lead del 25%.
- Deliverable di progetto: sono stato il project manager per la riprogettazione dell'azienda XYZ. Ho redatto il charter del progetto e reclutato un team di quattro membri dello staff IT per completare il progetto (IN). Ho creato la struttura, la tempistica e il budget di ripartizione del lavoro e ho incontrato le parti interessate per valutare le contingenze e i rischi del progetto (PL). Mi sono coordinato tra i reparti, mi sono occupato della garanzia di qualità e ho gestito il team di quattro persone durante tutto il progetto (EX). Ho condotto audit di rischio e comunicato i risultati alle parti interessate (MC). Ho ottenuto il feedback delle parti interessate, archiviato i documenti di progetto e tenuto una formazione multidipartimentale una volta completata la riprogettazione (CL).
- Risultato: la riprogettazione del sito Web della società XYZ è stata completata con 10.000 $ sotto il budget e due settimane prima del previsto. La generazione di lead è aumentata del 30% in sei mesi.
Come elaborare una descrizione del progetto in un CV o curriculum
Scrivere una descrizione del progetto per progetti passati di successo può darti un vantaggio quando sei candidato per un lavoro o cerchi nuovi clienti. Quando scrivi una descrizione del progetto per il tuo CV, curriculum o portfolio, indica chiaramente l'obiettivo del progetto, il tuo ruolo e il risultato.
Continuando con l'esempio precedente, ecco un esempio di descrizione di un progetto di gestione da evitare nel tuo curriculum perché vago. La seconda descrizione del progetto è un esempio più efficace. Inoltre, l'esempio evidenzia prima di tutto i risultati e le responsabilità più significativi.
Descrizione del progetto prima dell'esempio
IT Project Manager, Azienda XYZ
Progetto: Riprogettazione del sito Web
- Gestione di una riprogettazione di grande successo
- Leadership fornita durante tutto il progetto
- Aggiornamento delle principali parti interessate in modo tempestivo
- Comunicazioni coordinate e formazione del personale
- Completamento del progetto sotto il budget e prima del previsto, con conseguente miglioramento delle vendite
Descrizione del progetto dopo l'esempio
IT Project Manager, Azienda XYZ
Progettazione: Riprogettazione del sito Web con l'obiettivo di aumentare la generazione di lead del 25%
- Gestione della riprogettazione del sito Web che ha comportato un aumento del 30% della generazione di lead
- Completamento del progetto con 10.000 $ al di sotto del budget e due settimane prima del previsto
- Reclutamento e gestione un team di quattro membri dello staff IT
- Creazione della struttura di suddivisione del lavoro, della tempistica e del budget; valutazione di contingenze e rischi del progetto
- Comunicazione con le principali parti interessate durante tutto il progetto; addestramento del personale in tutti i reparti una volta completato il progetto
Suggerimenti per scrivere una buona descrizione del progetto
Per elaborare una descrizione efficace del progetto, la bozza deve essere redatta all'inizio del processo. Mantienila aggiornata senza entrare troppo nei dettagli o nel contesto. Usa la descrizione per generare interesse tra un vasto pubblico. Mantienila breve e priva di espressioni gergali.
- Focus sulle 4 C: una buona descrizione del progetto segue la regola delle 4 C.
- Chiarezza: vai dritto al punto e non includere espressioni gergali inutili.
- Concisione: concentrati sul progetto stesso, piuttosto che sulle informazioni di base.
- Completezza: può essere una sfida quando la descrizione deve essere anche concisa. Indipendentemente da ciò, la descrizione dovrebbe includere i punti chiave di cui il tuo pubblico ha bisogno per comprendere il progetto.
- Credibilità: cita solo fonti autorevoli e le informazioni più aggiornate.
- Scrivi la bozza della descrizione del progetto all'inizio del processo: Gregory Carson, PMP, è un ingegnere biomedico, avvocato e agente di brevetti con oltre 20 anni di esperienza nella gestione dei progetti, nonché proprietario dei brevetti Carson. Carson suggerisce di redigere la descrizione del progetto in anticipo, idealmente non appena l'idea viene a te o al tuo team. La descrizione servirà come roadmap di riepilogo a cui fare riferimento in tutto il progetto.
"Tutti gli altri dettagli hanno una relazione diretta con la descrizione del progetto, quindi avere la descrizione del progetto ben redatta prima di iniziare la pianificazione dell'esecuzione può farti risparmiare tempo e frustrazione, soprattutto dal momento che è necessario includere modifiche", afferma Carson.
Alla fine del progetto, ti consigliamo di fare riferimento al documento per dimostrare che il progetto ha raggiunto gli scopi e gli obiettivi. - Dai una prima impressione memorabile: Alan Zucker, PMP, è un project manager con oltre 25 anni di lavoro con aziende Fortune 100 e fondatore del sito Web Project Management Essentials. Dice che una descrizione del progetto deve motivare. L'obiettivo è che le persone comprendano e sostengano il progetto dopo aver letto la descrizione.
"Quando crei la presentazione lampo, ricorda che la maggior parte delle persone si farà una sua idea iniziale del progetto entro i primi 30 secondi. Apri con una dichiarazione a effetto e un'immagine potente del vantaggio che apporterà il progetto", afferma Zucker. - Scrivi per un vasto pubblico: un errore comune quando si scrive una descrizione di un progetto è rivolgersi a un pubblico troppo ristretto.
"Di solito non manca l'attenzione alle parti interessate che finanziano il progetto, e che sono importanti membri del pubblico su cui concentrarsi nella descrizione del progetto", afferma Carson. "Ma un'attenzione particolare incentrata alle parti interessate che trarranno beneficio dal progetto spesso porta a spunti utili per il progetto."
Anche ottenere feedback sulla descrizione da un pubblico più ampio è utile. Zucker suggerisce di rivedere la descrizione con le principali parti interessate, i clienti e le persone che saranno interessate dal progetto. "Dopo aver letto la tua descrizione, vedi se possono rielaborarla con parole proprie", suggerisce Zucker. "La loro rielaborazione rispecchia ciò che intendevi? In caso contrario, continua a rivedere la descrizione in base al feedback. - Evita dettagli eccessivi, soprattutto all'inizio: la descrizione del tuo progetto deve trasmettere una visione, piuttosto che fornire un piano di implementazione dettagliato. Non preoccuparti troppo di pianificare i dettagli nella fase di descrizione — Zucker suggerisce di assicurarsi semplicemente che ci sia una chiara comprensione degli obiettivi del progetto e del motivo per cui si vuole procedere.
"La descrizione si evolverà man mano che apprenderemo di più sul progetto", afferma Zucker. "Non preoccuparti di impegnarti troppo presto. Parte di questo processo evolutivo è condividere la descrizione e ottenere feedback su di essa".
Mantenere un focus di alto livello aiuterà a ottenere sostegno sul progetto. Carson dice che è fondamentale descrivere il progetto in modo che gli altri "possano capire e apprezzare la tua meraviglia".
"Quello che non vuoi è pontificare sul punto in cui le persone smettono di leggere o si confondono su uno qualsiasi degli scopi e degli obiettivi", dice. - Chiedi a qualcuno di correggere la descrizione del tuo progetto: la correzione di bozze e la modifica sono essenziali quando finalizzi la descrizione del progetto. Ma se hai scritto tu la descrizione, affidane la revisione a qualcun altro.
"Troppo spesso, mentre scriviamo, per ricordarci cosa stavamo scrivendo possono sfuggirci piccoli dettagli, anche ortografici e grammaticali, che possono influire sul significato e sull'importanza di un progetto e della sua descrizione", afferma Carson.
Non sorprenderti se hai bisogno di rivedere e riscrivere un paio di volte. Fa tutto parte del processo di creazione del tuo messaggio.
Come scrivere una breve descrizione di un progetto
Concentrati sul progetto e sul problema che affronta. Evita di approfondire le informazioni di base o di fare riferimento ad altri progetti. Enfatizza il cosa e il perché senza eccessivi dettagli sulle attività che richiede. Può essere questa la leva da usare per vendere il progetto.
Che cos'è una descrizione del progetto in una proposta di progetto?
Una descrizione del progetto in una proposta di progetto è un breve riassunto degli scopi, degli obiettivi e della necessità del progetto. Non deve essere più lunga di uno o due paragrafi. La proposta di progetto fornirà informazioni più dettagliate.
Cos'è una descrizione del progetto in una tesi?
Una descrizione del progetto in una tesi delinea la ricerca che stai intraprendendo, in genere come parte di studi universitari. Include il titolo del tuo lavoro, gli obiettivi della ricerca, la metodologia di base e il motivo per cui la ricerca è necessaria.
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