Cos’è una matrice delle priorità?
Una matrice delle priorità, chiamata anche matrice di prioritizzazione, è uno strumento personalizzabile utilizzato per identificare attività o progetti critici. Una matrice di priorità può essere anche un semplice grafico che confronta l'urgenza e l'importanza o una griglia complessa che analizza numerosi criteri.
Una matrice delle priorità è più utile se viene utilizzata per classificare un elenco di potenziali progetti o attività imminenti in ordine di importanza. Impostando i tuoi criteri, potrai creare e utilizzare queste matrici per favorire un processo di selezione dei progetti adatto alle esigenze della tua azienda.
Quando utilizzi una matrice delle priorità, organizza le attività o i progetti in quadranti che rappresentano le seguenti categorie:
- Importante e urgente
- Importante ma non urgente
- Urgente ma non importante
- Non urgente e non importante
Ciò consentirà al tuo team di visualizzare facilmente quali attività dovrebbero essere affrontate per prime.
Perché è utile una matrice delle priorità?
Una matrice delle priorità è uno strumento utile per aiutarti a restringere le opzioni di progetti o attività, in modo che tu e i tuoi stakeholder possiate individuare le idee con priorità più alta. Le matrici delle priorità facilitano anche il processo decisionale perché sono personalizzabili, semplici da utilizzare e facili da consultare.
Quando utilizzare una matrice delle priorità
Utilizza una matrice delle priorità per classificare un elenco di potenziali progetti o attività in ordine di importanza. Una matrice delle priorità indica quali attività sono urgenti, quali puoi delegare e quali puoi completare con calma.
Cosa rappresenta una matrice delle priorità nel project management?
Le matrici di priorità sono utilizzate principalmente nella gestione dei progetti per facilitare la selezione di potenziali progetti. Inoltre, i project manager possono utilizzare le matrici per aiutare a delegare le attività al proprio team, creare piani di progetto o tracciare i propri incarichi giornalieri.
Le matrici prioritarie rappresentano inoltre una traccia cartacea condivisibile con gli stakeholder, che potrebbero non essere direttamente coinvolti nel processo decisionale. L'accesso a questi documenti contribuisce a risolvere i problemi relativi ad ordini del giorno nascosti e a promuovere il consenso all'interno di un gruppo. Quando consenti alle parti interessate di rivedere i criteri di selezione coinvolti nel processo decisionale, aumenta la visibilità del progetto e l'adesione, che favoriscono team più coesi e progetti di successo.
Come assegnare le priorità ai progetti con una matrice delle priorità
Per definire le priorità dei progetti con una matrice delle priorità, si possono seguire quattro fasi. In primo luogo, crea un elenco di progetti. Successivamente, scegli i criteri più importanti da confrontare. Quindi, assegna un punteggio a ciascun criterio per ogni progetto. Infine, analizza e confronta i punteggi risultanti.
- Crea un elenco di potenziali progetti: Raccogli input da parte degli stakeholder per creare un elenco di progetti o attività che devono essere prioritarie.
- Scegli e valuta i tuoi criteri: “Evita le priorità in competizione, per assicurarti di soddisfare attività essenziali al più alto standard", suggerisce Harriet Chan, co-fondatore di CocoFinder. Per garantire che la tua matrice sia facile da utilizzare e leggere, limita i criteri di priorità a cinque elementi. Pondera i tuoi criteri in base all'importanza relativa, come valutato dai membri del tuo team di selezione.
- Assegna punteggi a ciascun criterio: assegna un valore numerico ad ogni criterio per ogni voce dell'elenco. I numeri indicano il livello di importanza per ciascun criterio; aggiungili insieme per assegnare ogni progetto a un punteggio.
- Analizza e confronta i risultati: metti a confronto i punteggi dei tuoi progetti per determinare la priorità. In genere, un progetto con un punteggio più alto indica che è più importante, ma assicurarti di eseguire un controllo di routine e verifica che non ci sia nulla di sbagliato. Se i risultati non sembrano corretti, rivedi i tuoi criteri e i loro peso, quindi riprova.
Livelli di priorità per i progetti
Al livello più elementare, è possibile suddividere i progetti in base all'elevata o alla scarsa importanza. Molti trovano utile suddividere ulteriormente i progetti in progetti di importanza molto alta, molto bassa e moderata. Si può anche scoprire che confrontando ulteriormente i progetti in base all'urgenza si ottiene un quadro più chiaro.
- Priorità alta: Questi progetti sono fondamentali per l'azienda.
- Da fare: Completa il prima possibile i progetti di grande importanza e urgenza.
- Priorità media: Questi progetti sono solitamente necessari, ma non sono al momento i più importanti.
- Da delegare: Delega le attività che sono di scarsa importanza, urgenza elevata per completarle su una linea temporale appropriata.
- Programma: Programma le attività che sono di importanza elevata, urgenza bassa per completarle quando sarai in grado.
- Priorità bassa: Questi progetti non sono molto importanti al momento.
- Elimina: Accantona i progetti di scarsa importanza e urgenza. Potrai decidere di richiamarli successivamente e valutare se il loro stato è variato nel corso del tempo.
Come utilizzare una matrice delle priorità
Le aziende utilizzano matrici prioritarie per molteplici motivi, ad esempio per aiutare a delegare le attività, i potenziali progetti per importanza o addirittura garantire la visibilità del progetto, documentando la procedura di selezione.
“Seguiamo passaggi specifici per utilizzare il pieno potenziale della matrice delle priorità. In primo luogo, facciamo un elenco degli elementi che richiedono priorità, aggiornando il tuo backlog di prodotto. Successivamente, classifichiamo ogni elemento in base al suo impatto sull'azienda e utilizziamo la stessa scala per misurare ogni voce dell’elenco a seconda del livello di impegno richiesto. Dopo aver stabilito gli elementi e i passaggi da intraprendere, tracciamo strategicamente le nostre attività nei quadranti corrispondenti sulla matrice e quindi assegniamo/togliamo priorità e deleghiamo di conseguenza”, afferma Chan.
I seguenti passaggi delineano il metodo per utilizzare una matrice delle priorità per assegnare le priorità del progetto:
- Scegli i progetti: Le matrici delle priorità sono estremamente utili per classificare un elenco di potenziali progetti. Ponderando attentamente i criteri di selezione, puoi verificare che l’elenco generato dal modello rifletta il valore vero di ogni elemento per la tua azienda.
- Scegli le attività successive: Le matrici prioritarie possono aiutare a organizzare la programmazione di un progetto. Assegnando priorità alle principali cose da fare nella tua lista, ti aiuta a garantire che la sequenza temporale del tuo piano business sia più logica possibile.
- Stabilisci la priorità delle voci di un elenco: Utilizza una matrice delle priorità per organizzare gli elementi in un elenco, ad esempio i possibili criteri di selezione o un elenco di potenziali siti di lavoro. Modificando i criteri di selezione o la complessità della tua matrice, puoi facilmente stabilire la priorità di qualsiasi gruppo di elementi.
- Fornisci una risorsa verificabile agli stakeholder: Utilizza e memorizza le matrici delle priorità per un riscontro successivo per fornire una traccia cartacea del processo di selezione alle parti interessate. Puoi inoltre decidere di includere matrici complete nei report inviati agli stakeholder nell'ambito del tuo piano di comunicazione.
Come si crea una matrice delle priorità del progetto?
Per creare una matrice delle priorità dei progetti, occorre innanzitutto creare un elenco di progetti potenziali. Successivamente, stabilisci i criteri di selezione e i relativi valori, quindi inserisci i punteggi per ogni elemento. Infine, confronta i punteggi per decidere il progetto successivo.
Utilizza la matrice più adatta al tuo lavoro. “Una buona matrice delle priorità dovrebbe essere facile da usare e veloce da implementare e quindi dovrebbe essere il più semplice possibile", suggerisce Faisal Nasim, direttore di Exam Papers Plus.
- Definisci i tuoi obiettivi: Decidi cosa vuoi ottenere utilizzando la matrice. Stai scegliendo un nuovo progetto o l'attività successiva all'interno di un progetto? Stai classificando una lista degli elementi per urgenza o importanza? Questo ti aiuterà a determinare il tipo di matrice da utilizzare.
- Crea un elenco: Consulta gli stakeholder e compila un elenco completo di opzioni.
- Determina i criteri e il loro peso: “I criteri migliori da misurare sono l’input vs. l’output. L'input può essere una misura della quantità di tempo, risorse o sforzi necessari per completare un'attività. L’output è essenzialmente ciò che la tua azienda ricaverà da un progetto completato. Misurando l'input rispetto all'output di un'attività, si ottiene la sua posizione nella matrice della priorità", afferma Nasim. Una semplice matrice delle priorità misurerà le opzioni da bassa ad alta importanza e da bassa ad alta urgenza, ma una matrice più complessa potrebbe calcolare ogni criterio in modo diverso.
- Determina la posizione di ciascuna opzione sulla matrice: utilizza l'intersezione di ogni riga e colonna per determinare dove inserire ogni elemento. Gli elementi estremamente urgenti e importanti saranno in alto a destra nel diagramma delle priorità, mentre gli elementi che hanno scarsa urgenza e importanza saranno in basso a sinistra.
- Analizza i risultati: Gli elementi nel quadrante in alto a destra dovrebbero essere i più importanti nell'elenco. Se qualcosa non ti sembra importante, prendi in considerazione l'utilizzo di una matrice più complessa per restringere ulteriormente le tue scelte.
- Scegli il tuo prossimo progetto o attività: Esamina le tue attività più importanti oppure delegale o completale secondo necessità.
Esempio di matrice delle priorità
Scarica l’esempio di matrice delle priorità
Questo modello è dotato di dati di matrice campione per l'elenco di impegni giornalieri per un project manager. Puoi facilmente personalizzarlo per aiutarti nel tuo progetto o nelle esigenze di priorità delle attività.
Per modelli scaricabili più complessi, consulta “Modelli gratuiti di matrici delle priorità e di definizione delle priorità di progetto.”
Punti di forza dell'utilizzo di una matrice delle priorità
Le aziende scelgono matrici prioritarie per la loro facilità d'uso, il potenziale di personalizzazione e la capacità di classificare grandi numeri di attività diverse. Di seguito abbiamo redatto un elenco dei principali punti di forza dell'utilizzo di una matrice delle priorità:
- Capacità di organizzare un gran numero di compiti importanti: Molti team hanno difficoltà a dare priorità a un elevato numero di attività, senza utilizzare uno strumento delle priorità. Può essere difficile iniziare a vedere gli elementi in un elenco attività importante come "più importante" e "meno importante.” Le matrici delle priorità possono essere utilizzate per dare priorità a un elenco di attività importanti, in modo da poterle gestire con maggiore efficienza.
- Possono essere facilmente aggiornate e modificate: In una matrice puoi aggiornare facilmente criteri, peso e progetti. Ciò consente di visualizzare chiaramente come le priorità di un elemento potrebbero cambiare nel corso del tempo.
- Personalizzabili: Le matrici delle priorità possono essere estremamente semplici o complesse a seconda delle necessità. In teoria è possibile confrontare un numero illimitato di opzioni e criteri con una matrice sufficientemente ampia; tuttavia, la migliore matrice è quella che più semplicemente risponde alle esigenze del lavoro.
- Facilità d'uso: Perfino i modelli più complessi di matrice delle priorità sono facili da usare. Inserisci semplicemente la tua lista, scegli i tuoi criteri e immetti i punteggi: la matrice visualizzerà i risultati.
- Molteplici ambiti di utilizzo:
David Attard, consulente digitale e web designer presso CollectiveRay, utilizza le matrici delle priorità per creare i programmi giornalieri. “Ogni giorno termina con l'organizzazione e la scrittura delle mie matrici prioritarie, in modo da essere pronto a partire la mattina successiva. Inizio a classificare in base alle risposte ad alcune domande, come: "Qual è l’attività più urgente? Quali sono orientate agli obiettivi e avranno il maggiore impatto? E così via. In questo modo, non perdo di vista le cose importanti perché mi sforzo mentalmente di stabilire delle priorità.” - Supporto per la gestione dei progetti: “Le matrici delle priorità aiutano i team leader e i manager a scegliere in modo efficace e rapido come delegare il lavoro. Contribuiscono a massimizzare la produttività di un team, concentrando gli sforzi sulle attività più redditizie", afferma Nasim.
- Elimina il bias: Una matrice ben progettata può aiutare a rimuovere il bias personale dal processo di selezione. “La matrice delle priorità scompone le questioni complesse e può funzionare in modo oggettivo, senza alcun bagaglio emotivo", afferma Pulpito.
- Semplice da capire: Le matrice di priorità sono molto facili da comprendere a prima vista. Il loro design intuitivo rende facile identificare quali opzioni sono più o meno importanti, in base alla loro posizione sul grafico o il numero del loro punteggio finale.
Punti deboli di una matrice delle priorità
Le matrici delle priorità presentano alcuni potenziali punti deboli. Potresti notare il bias nei tuoi risultati o progetti molto diversi con punteggi abbinati. Verifica sempre che i risultati della tua matrice abbiano senso per gli obiettivi del tuo business o progetto.
- Selezione autonoma possibile: Il risultato della tua matrice dipende interamente dall'autovalutazione di criteri e peso. Se si costruisce una matrice senza alcun riguardo per la neutralità, il bias del creatore può diventare evidente.
- Punteggi abbinati: Progetti molto diversi tra loro possono talvolta ottenere lo stesso punteggio, anche quando si selezionano e ponderano attentamente i criteri. In tal caso, è consigliabile creare una nuova matrice con nuovi criteri specifici delle due opzioni abbinate e riprovare.
- Rigidità: Per alcune aziende, le matrici prioritarie possono essere troppo rigide. Se l'intero team è molto piccolo e affiatato, potrebbe non essere necessario dedicare il tempo alla creazione di matrici per stabilire la priorità e assegnare le attività.
- Curva di apprendimento: I nuovi metodi richiedono una formazione. Assicurati che i nuovi arrivati sappiano quali attività rientrano in quale quadrante, formandoli alla missione aziendale. È utile anche spiegare la logica dietro i criteri di priorità in modo che tutti i membri del team adottino lo stesso approccio.
- Può causare ritardi nei progetti critici: “L'uso di matrici delle priorità può talvolta portare a lasciare all'ultimo minuto compiti importanti. Suddividendo diversi progetti nel loro rispettivo ROI, i responsabili tendono naturalmente verso quelli più redditizi. In caso di cattiva gestione, i compiti necessari ma non remunerativi possono essere dimenticati, mentre si procede con i progetti più semplici ma più interessanti", avverte Nasim. Puoi trovare modelli di ROI in questo riepilogo.
Tipi di matrice delle priorità
Le matrici delle priorità possono essere estremamente semplici o complesse a seconda delle necessità. Il tipo di matrice e il processo selezionato dipendono dall’ambito di utilizzo, dalla complessità degli elementi che stai confrontando e dalla tua familiarità con loro.
| Matrice di Eisenhower | Utilizzala se stai assegnando la priorità di semplici attività in base solo all'importanza e all'urgenza. |
| Kanban | Utilizzala se sei interessato alla visibilità del progetto e alla mappatura visiva di un intero progetto. |
| Confronto a coppie | Utilizzalo se hai bisogno di classificare rapidamente numerose attività con un'importanza simile. |
| Modello a punteggio | Utilizzalo se stai assegnando la priorità di un gran numero di attività o progetti diversi con numerosi criteri di selezione. |
| Six Sigma | Utilizzalo se hai bisogno di assicurarti che le decisioni siano prese con logica, con le best practice dell'organizzazione e l'intero gruppo di consenso. |
Matrice di Eisenhower e la matrice delle priorità a confronto
Una matrice di Eisenhower è una delle più semplici matrici delle priorità. Un quadrato di due per due suddivide i progetti in elevata importanza, bassa importanza, elevata priorità e bassa priorità. Puoi utilizzare una matrice di Eisenhower per classificare rapidamente gli elenchi, ma al contrario delle matrici più complesse, non consente di cogliere le sfumature.
La matrice di Eisenhower fornisce un processo definito per stabilire la priorità di un elenco di elementi in base all’urgenza e all’importanza. È più adatta per le attività minori e funziona meno bene per classificare progetti complessi. Con due variabili soltanto, è difficile differenziare l'importanza degli elementi più complessi all'interno delle quattro categorie.
Per saperne di più sulla priorità delle attività, consulta la guida alla prioritizzazionedelle attività.
Matrice prioritaria e modello a punteggio a confronto
Un modello di punteggio è una matrice di priorità che assegna un punteggio numerico a più voci dell'elenco utilizzando criteri impostati e ponderati dall'utente. I responsabili delle decisioni scelgono da un elenco di progetti che utilizzano vari criteri di valutazione finanziaria, strategica e dei rischi.
Si tratta di una delle forme più complesse di priorità ed è meglio utilizzata per mettere a confronto concetti complessi, come l'intero progetto piuttosto che le attività all'interno dei progetti.
Matrice delle priorità e metodo Kanban
Il metodo Kanban è concepito per garantire la visibilità del progetto, visualizzando ogni fase della pianificazione e dei processi. Le matrici delle priorità sono strumenti essenziali per migliorare il metodo Kanban perché mappano l'intero processo di attività e priorità del progetto.
Il metodo Kanban mette in risalto la visualizzazione delle attività all'interno di un progetto e le matrici delle priorità possono aiutare ad assegnare attività a priorità elevata alle risorse migliori e più disponibili. Quando viene presentato o completato un lavoro aggiuntivo, le nuove attività possono essere assegnate e visualizzate in base alla priorità.
Per saperne di più sul metodo Kanban, consulta la nostra guida alla metodologia Kanban.
Matrice delle priorità e Six Sigma
Six Sigma è un sistema sviluppato per migliorare i processi aziendali e garantire che si rispettino sempre le best practice. Le matrici delle priorità sono uno strumento analitico utilizzato all'interno di Six Sigma per assicurare che le decisioni siano prese logicamente e con il consenso del gruppo.
Nel suo libro “Treasure Chest of Six Sigma Growth Methods, Tools, and Best Practices”, l'autrice Lynne Hambleton illustra tre tipi di matrice di prioritizzazione:
- Criteri analitici completi: Questa è la matrice più complessa tra gli strumenti di Six Sigma. Consente di scegliere fino a 10 criteri e di ponderarli per generare un punteggio che aiuti a stabilire la priorità di un elenco di variabili complesse come i progetti.
- Criteri di consenso: Questa matrice utilizza l'input di più membri del team per generare un punteggio numerico medio per ogni variabile selezionata. Ciò può aiutare a ponderare ogni variabile, poiché gli elementi di punteggio superiore sono più importanti per più membri del gruppo.
- Matrice combinata: Questa matrice funziona in modo simile a un confronto a coppie, ma misura anche l'effetto di ogni variabile sull'altra. Poiché la matrice include simboli e frecce per indicare la forza dell'effetto e la direzione, gli utenti esperti potranno creare un grafico di causa ed effetto e stabilire le priorità delle azioni.
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