Come eseguire una riunione post mortem del progetto

In una riunione post mortem, è necessario trovare un equilibrio tra seguire l’ordine del giorno e dare spazio a spunti inaspettati ma proficui. Offri a tutti l'opportunità di intervenire (senza lasciare che alcuni monopolizzino la conversazione) e concedi tempo sufficiente per essere produttivi senza dilungarsi troppo.. 

1. Pianifica la riunione post mortem all’avvio del progetto. Le riunioni post mortem dovrebbero far parte della pianificazione del progetto dall'inizio, pertanto i membri del team di progetto sapranno registrare i loro successi ed errori (e i dati relativi al progetto) appena succedono.
2. Imposta un tempo limite della riunione. Esistono due scuole di pensiero sulla lunghezza ideale per una riunione post mortem: 
   • Almeno 90 minuti: Questa durata può dare a tutti il tempo di intervenire e consente una discussione approfondita di idee. Al contrario, le riunioni lunghe possono essere tediose o essere percepite come uno spreco di tempo.
   • Trenta minuti: Questo formato obbliga i partecipanti a discutere soltanto i punti più critici e a focalizzarsi su di essi. Tuttavia, una riunione breve significa che non c'è tempo a sufficienza per discutere tutte le questioni chiave o esplorare le soluzioni.
3. Compila l’elenco dei partecipanti. Esistono opinioni differenti sulla durata ideale per una riunione post mortem: Piccole riunioni (ad esempio, da cinque e 10 partecipanti) possono essere più mirate, ma limitano la partecipazione alle persone chiave (ciò rappresentare un problema nel caso di progetti più ampi). Per progetti di grandi dimensioni, potrebbe avere senso prevedere una serie di riunioni più piccole e in seguito una presentazione finale o indicazioni conclusive. 
4. Incarica qualcuno di prendere appunti. Seleziona qualcuno (non coinvolto nel progetto) per tenere traccia della discussione e dei punti di azione. È anche un'idea intelligente registrare la riunione per potervi fare riferimento quando si creano le annotazioni.
5. Inizia la riunione con un'introduzione. Illustra le regole di base e ricorda al gruppo che la riunione deve essere una discussione costruttiva. Il moderatore definirà la linea del gruppo e aiuterà i partecipanti a sentirsi a proprio agio e sicuri. Comincia con una nota positiva, ad esempio una battuta o un successo importante del progetto. Ciò dovrebbe durare pochi minuti.
6. Crea una tabella di marcia delle tappe fondamentali.
     Riepiloga i risultati importanti del progetto e le aspettative iniziali. Quindi crea una linea temporale del progetto con i punti di riferimento principali: sarà il punto nodale della riunione (creando al contempo una rappresentazione visiva del progetto). Paula Cizek, responsabile della ricerca presso nobl.io, una società di progettazione organizzativa, afferma: "La prima cosa da fare è generare punti di riferimento. Potrebbe essere qualsiasi cosa, dalle milestone del progetto ufficiale e ai deliverable (come la firma dei contratti), alla consegna del nuovo prodotto. Può comprendere inoltre eventi più informali o sociali, come un happy hour del gruppo.” Includi le date per ogni milestone.  
   Gira per la stanza e chiedi a tutti di indicare il loro successo più significativo. Aggiungi ciascuno sopra la linea temporale. Ripeti l’operazione per i problemi e aggiungili sotto la linea temporale.
   
   Cizek suggerisce: "I partecipanti riflettono in silenzio e annotano cosa è andato bene, concentrandosi soltanto sugli aspetti positivi collegati ad ogni milestone. Chiedi loro di essere specifici. Non è sufficiente dire “una riunione importante.” Come faccio a ripetere una riunione importante? Cosa l'ha resa importante? Fai in modo che i partecipanti specifichino bene ciò che funziona e perché e quindi riporta tutto sulla linea temporale.” 
7. Inizia ad elencare i punti di azione. Ogni successo e ogni problema dovrebbero generare almeno un punto di azione. Assegna un possessore a ogni punto di azione; questa persona sarà responsabile di seguire quel punto d’azione fino alla conclusione. “Prima di uscire dalla riunione, individua le persone responsabili dell'integrazione delle direttive nei processi esistenti”, aggiunge Cizek.
8. Indaga i problemi. A questo punto, dovresti essere al nodo cruciale dell'incontro, dove stai per approfondire ciò che è andato male, cosa è andato a buon fine e cosa dovresti modificare per i progetti futuri. Il moderatore dell'incontro deve porre domande sia quantitative che qualitative per aiutare il team ad approfondire ogni successo o problema.
   • Domande quantitative: Queste domande necessitano di una risposta preimpostata (ad es., sì/no) o una selezione da un elenco di possibili scelte. Sono domande a risposta chiusa, come la seguente:
     • La tua parte di progetto è andata a buon fine? 
     • Valuta il successo della procedura di acquisto su una scala di 1 a 5.
     • Il programma era realistico per soddisfare la maggior parte delle scadenze?
   • Domande qualitative: Questo tipo di domanda richiede alcune analisi o risposte soggettive. Sono domande a risposta aperta, come la seguente:
     • Cosa ha determinato il successo della tua parte di progetto?
     • Come possiamo migliorare la procedura di acquisto?
     • Cosa potrebbe essere modificato nel prossimo programma di progetto, per assicurarti di poter rispettare le scadenze?
       
       Questa discussione dovrebbe anche far emergere le cause principali. Di solito vengono inserite in una delle seguenti tre categorie generali, che possono essere utili quando si assegna un punto di azione:
   • Processo: Qualcosa non va nei processi dell'azienda. Ad esempio, le linee di comunicazione dovrebbero essere modificate o la procedura di acquisto dovrebbe essere riorganizzata. 
   • Progetto: Si è verificato un problema nella gestione o nell'esecuzione del progetto, come la valutazione errata dei costi o della sequenza temporale o non la gestione del controllo delle modifiche. 
   • Persone: Un membro del team ha fatto un errore, come saltare una scadenza o non seguire le fasi corrette del processo. 
9. Chiudi la riunione. Ringrazia tutti per la partecipazione e il contributo. Dedica alcuni minuti a riepilogare ciò che hai appreso, fornendo un termine di tempo per quando eseguirai il follow-up con il tuo piano di azione. Termina con una nota positiva, come richiamare un certo numero di successi o ricordare al team l'impatto positivo che il progetto avrà sul business.
   
   Grant Aldrich aggiunge: "Nella nostra azienda non lasciamo la stanza senza un elenco di elementi attuabili, che individualmente faremo meglio come team e questo è stato accettato da tutti i partecipanti nella stanza.”
10. Condividi le annotazioni della riunione post mortem. Tutti gli utenti della riunione devono ricevere una copia delle note, che devono includere quanto segue:
    • Un riepilogo di ciascun problema e ciascun successo
    • Un'analisi della causa principale per ciascun problema
    • I passaggi che sono stati eseguiti per diagnosticare ciascun problema e il successo, quali valutazioni sono state effettuate e i passaggi compiuti per risolvere ciascun problema 
    • Una sequenza temporale di ogni problema e successo 
    • Lezioni apprese
    • Un elenco degli elementi di azione e chi ne è responsabile

Dovrai inoltre identificare una modalità per dare priorità agli elementi di azione. Esistono molti modi per eseguire questa operazione, tra cui il metodo MoSCoW, che inserisce gli elementi di azione nei seguenti ambiti:

• Deve avere: Elementi critici che devono essere affrontati immediatamente
• Dovrebbe avere: Elementi importanti che aggiungeranno valore significativo all'azienda
• Potrebbe avere: Elementi piacevoli da avere, che avranno un impatto limitato
• Non deve avere: Elementi di bassa priorità o basso impatto che non devono essere affrontati nell’immediato

Indipendentemente dalla priorità che utilizzi, ricerca successi rapidi: modifiche che possono essere effettuate con poco sforzo, ma che avranno un impatto immediato e positivo.