Qual è la gestione dei progetti di marketing?
La gestione dei progetti di marketing è un processo sistematico che riguarda tutti gli aspetti dell'amministrazione e dello sviluppo dei contenuti, dal concetto alla creazione al completamento.
La gestione dei progetti per il marketing è diventato una necessità sia per i reparti di marketing interni che per le agenzie. “Ci sono pressioni concorrenziali che guidano la necessità di fornire risultati e abbreviare le pianificazioni", afferma Fiworld Remley, Leader pubblicitario globale per programmi globali, contenuti e operazioni creative con Amazon Advertising. "Ad esempio, i miei obiettivi per ridurre i tempi degli SLA [gli accordi a livello di servizio tra i team di marketing e di vendita per guidare le entrate] sono stati tagliati di circa il 20 percento prima del 2021, la terza riduzione negli ultimi cinque anni. Questa è la natura dell'azienda ora.”
Vantaggi per la gestione dei progetti di marketing
Il vantaggio principale della gestione dei progetti di marketing strutturato è che imposta obiettivi e requisiti specifici— ogni compito e attività si concentra su un'efficienza massima. I guardrail della gestione del progetto di marketing riducono la complessità, migliorano le prestazioni e abbreviano le tempistiche.
Cari Jaquet, Vice Presidente del Marketing per BigPanda, osserva che la mancanza di struttura è un ostacolo ad alte prestazioni per i progetti. “Gli addetti al marketing devono costruire e amministrare la disciplina che caratterizza l'efficacia della gestione dei progetti: indicare chiaramente l'obiettivo, definire ruoli e responsabilità e specificare le scadenze. Come si suol dire, non puoi costruire l'aereo mentre ci voli sopra. "
La C-Suite esamina spesso i progetti di marketing. Nonostante il loro alto profilo, molti di questi progetti soffrono della mancanza di organizzazione. Implementazione di campagne, progetti digitali e altri risultati di contenuti è un business "disordinato" con molte parti e giocatori in movimento. Questa sregolatezza è proprio il motivo per cui i progetti di marketing beneficiano di una soluzione unificata (sotto forma di fogli di calcolo o software di gestione dei progetti) che soddisfa anche il tuo cliente finale.
I molteplici vantaggi della gestione dei progetti per i team di marketing includono quanto segue:
- Supervisione e organizzazione dei progetti: Una gestione efficace del progetto di marketing consiste nel garantire che ogni attività e parte interessata servano obiettivi del progetto nel modo più economico possibile.
- Comunicazione team ottimizzata: Tieniti aggiornato con tutti i soggetti coinvolti nel progetto in modo da poter comprendere i problemi attuali e potenziali.
- Eccellenza operativa: Con le misure di responsabilità in atto, ogni membro del team vede il flusso di valore per il cliente e dove riparare quel flusso prima che si rompa.
- Più alto uso delle risorse: Sforzati di ottenere il massimo da strumenti, tecnologia, tempo, materiali, membri del team, freelance e consulenti.
- Aumento della produttività e tempistiche più brevi: I progetti vanno avanti più velocemente quando tutti lavorano con un unico obiettivo e semplificano le attività.
- Metodologia ripetibile: Una volta completato i progetti e aver guadagnato informazioni storiche, dati e risultati, puoi utilizzare ciò che funziona meglio e scartare il resto per creare le tue best practices.
- ROI provabile: Alla fine di ogni progetto, il project manager di marketing dovrebbe annotare il ROI e ciò che il senior management utilizza per valutare il progetto come fallimento o successo.
Modello di calcolatore del ROI di marketing
All'inizio del progetto, definisci i parametri relativi ai KPI (indicatori chiave delle prestazioni). Genera ROI sul marketing (MROI) segnalando ricavi generati dai contenuti meno i costi della produzione di contenuti. In questo modello, troverai spazio per più iniziative di marketing in modo da poter confrontare il loro valore relativo.
Scarica il modello di calcolatore MROI - Excel
Per saperne di più sulla convalida e il calcolo delle prestazioni dei progetti e per iniziare utilizza un modello di calcolo ROI.
La gestione dei progetti di marketing risolve le sfide comuni
Oggi, la gestione dei progetti e il marketing vanno di pari passo. I professionisti portano una combinazione di capacità dure (conoscenze esperte) e morbide (interazione personale e coinvolgimento) per eseguire il lavoro con successo e superare le sfide comuni:
- Scoping e budget: Il Remley di Amazon spiega: "Lo scopong e il lavoro di budget a ritroso è una delle grandi sfide della gestione dei progetti di marketing. In un mondo ideale, i clienti ti portano il loro problema aziendale e ti chiedono di aiutarli a risolverlo. Ma solitamente funziona in un altro modo, poiché la maggior parte dei clienti di marketing sanno cosa sta cercando di ottenere e dispongono di un budget, ma potrebbero non sapere quale problema aziendale stanno tentando di risolvere. Affronti il dilemma di consegnare un piolo quadrato per il prezzo di un buco rotondo. La strategia consiste nel lavorare con il cliente per scovare il problema aziendale e fornire una soluzione logica all'interno del budget o negoziare una nuova soluzione.”
Remley consiglia: "Con un budget stabilito, lavori a ritroso e soddisfi la sequenza temporale richiesta. La logica di una sequenza temporale ristretta è che a volte si ottengono maggiori profitti offrendo il prodotto finale più velocemente." - Clienti e realizzazione creativa:
Sonia Schechter, Chief Marketing Officer di Marxent, afferma: "Aiuta le parti interessate a comprendere la sequenza temporale, inoltrare le richieste con urgenza e sottolineare che i cambiamenti sono costosi e richiedono molto tempo. Ciò che ho imparato dopo anni di esperienza è che un video abbastanza buono è perfetto per scopi online. Quando diamo video ai clienti o alle aziende di consulenza esterne per la revisione, le persone vogliono disegnare tutto con il dito su di essi. È estenuante e il prodotto finale raramente finisce per essere superiore o entro il budget. Di conseguenza, siamo molto precisi nella nostra comunicazione sulla consegna del feedback e sui tipi di modifiche alle richieste che sono trattate/incluse nel video". - Sviluppo di nuovi prodotti e lancio: Un nuovo prodotto supporta gli obiettivi aziendali, come aumentare il fatturato, battere la concorrenza o aumentare la condivisione del mercato. Un nuovo prodotto e il suo lancio coinvolgano l'intera organizzazione ad un certo punto. Il processo include solitamente anche fornitori esterni, come nel caso delle campagne strategiche integrate multicanale che BigPanda's Jaquet gestisce."
Con le dipendenze tra campagne integrate e i loro team, non è necessariamente un processo lineare o a quattro o cinque fasi. Ad esempio, il tuo team di marketing potrebbe aver bisogno di rielaborare una pagina web dopo il lancio, in modo che tu possa fare un piccolo passo indietro. Anche un traguardo mancato in qualsiasi fase del lancio di un nuovo prodotto può portare a un effetto domino con conseguenze disastrose. Rimani vigile, resta flessibile, tieni d'occhio le dipendenze e gestisci il processo con uno strumento che fornisce una buona comunicazione e condivisione di documenti, come Smartsheet o Asana". - Onorare i creativi: La maggior parte dei marketer ha lavorato a un progetto con clienti che pensano di poter scrivere testi, progettare o agire come art director. Lo Schechter di Marxent conosce bene il problema. Marxent è una società di commercio e visualizzazione 3D che produce spiegazioni e altri video da utilizzare come strumento di marketing e per conto dei clienti. "I progetti video sono molto più costosi e richiedono tempo per essere rielaborati rispetto ad altri progetti di marketing", afferma Schechter. "Le persone ora possono realizzare video sul proprio telefono o avere una prospettiva che desiderano avere illustrata. Tutti pensano di essere un genio in queste cose. Per far funzionare pianificazioni e budget, è necessario rafforzare le competenze, tenere a freno i clienti e interrompere le modifiche".
Schechter aggiunge: "La cosa più difficile, ma anche più necessaria, da fare è fidarsi dei tuoi creativi e impedirti di richiedere una serie di modifiche. Immancabilmente, vedrai cose che potrebbero (teoricamente) migliorare un progetto video. Tuttavia, devi essere onesto su quali cambiamenti valgono davvero il tempo, l'energia e lo sforzo".
Per evitare costose modifiche, Schecter suggerisce: "Fornisci in anticipo il tuo contributo e ciò che desideri per il progetto e documenta tutto, in modo da non dover contrattare con i creativi sui dettagli in post-produzione. Se il team e i suoi esperti hanno chiarezza sui requisiti e sulla documentazione (ad es. una scrittura, appunti sulla riunione), puoi confrontare il prodotto finale con le specifiche originali ed è meno faticoso emotivamente per tutti".
Scopri come aumentare l'efficienza della tua organizzazione e migliorare i risultati con la "Guida alla gestione dei progetti" definitiva di Smartsheet.”
Gestione dei progetti di marketing digitale
La gestione dei progetti digitali è la supervisione della pianificazione, del monitoraggio e dei risultati finali dei progetti incentrati sulla tecnologia generati e consegnati online. Esempi includono campagne di marketing digitali, app mobili, sviluppo di siti Web, design UI/UX e ottimizzazione della conversione.
Il software per la gestione delle risorse digitali (DAM) rende possibili progetti digitali ed è parte dell'implementazione del progetto, che organizza e archivia file multimediali e protegge le risorse del marchio. DAM supporta anche la collaborazione in team e la distribuzione di file e spesso offre funzionalità aggiuntive, come la pianificazione della distribuzione delle risorse.
Se stai pensando all'acquisto di DAM, trova i suggerimenti sull'acquisto leggendo "Consigli di esperti sulla scelta del sistema di gestione delle risorse digitali adatto alla tua azienda.”
Chi usa la gestione dei progetti di marketing?
Una varietà di parti interessate con un investimento nel successo di un progetto utilizza la gestione del progetto di marketing. Possono essere responsabili di progetto, membri del team con attività assegnate o organizzazioni o individui con poteri di approvazione.
Ecco una ripartizione del ruolo delle diverse parti interessate del progetto di marketing, indipendentemente dal fatto che lavorino internamente o presso un'agenzia:
- Manager del progetto di marketing: Il manager è in ultima analisi responsabile di garantire che i membri del team rispettino le proprie attività e scadenze, collaborino e siano ritenuti responsabili nei confronti di tutti i membri del team. All'interno, il project manager può essere un direttore marketing, un responsabile marketing o altri membri del personale di marketing. Presso le agenzie di marketing o PR, account manager o project manager possono detenere il titolo.
- Parti interessate interne: I gruppi interni o gli individui incaricati di responsabilità per completare il progetto sono parti interessate interne. Esempi di parti interessate interne sono senior manager, dirigenti del reparto, personale di marketing, team di vendita e professionisti tecnici e creativi.
- Parti interessate esterne: Freelancers o venditori e fornitori, specialisti SEO, web designer e sviluppatori e copywriter che lavorano a un progetto sono parti interessate esterne. Altre parti interessate esterne possono essere clienti, utenti o investitori.
"Impara a parlare il più possibile il gergo delle parti interessate", afferma Remley di Amazon. “Fiducia e sinergia sono impalcabili con competenze di comunicazione personalizzate.”
Competenze per la gestione dei progetti di marketing
Le competenze di gestione dei progetti di marketing includono pensiero strategico, gestione del tempo, leadership efficace di team interfunzionali, risoluzione dei problemi, delega di attività, comunicazione competente, negoziazione e organizzazione.
Piani di progetti di marketing per identificare requisiti e obiettivi specifici
Un piano di progetto di marketing fornisce una mappa di ciò che è necessario per completare un progetto. In primo luogo, determina la strategia complessiva di marketing, quindi descrive il progetto, i suoi obiettivi e i tempi stimati per il completamento nel documento.
Per maggiori dettagli su come sviluppare modelli di piano e di progetto, vedi "Modelli per piani di progetto di marketing gratuiti.”
Flussi di lavoro per la gestione dei progetti di marketing
Una volta completato il piano di progetto, organizza il processo di progetto in flussi di lavoro, che include lo sviluppo di pianificazione e processo.
I flussi di lavoro mappano la sequenza di attività. La pianificazione organizza e condivide attività, risultati finali e pietre miliari all'interno di un progetto. Il project manager di marketing condividerà il documento con i membri del team/parti interessate quando è più efficace. Lo sviluppo del processo stabilisce una serie di attività ripetibili per raggiungere gli obiettivi organizzativi in progetti simili come lanci di prodotto, campagne o branding.
Jaquet di BigPanda afferma che l'attenzione allo sviluppo dei processi ha ripagato il suo team e l'organizzazione. "A questo punto, utilizziamo solo i nostri strumenti di collaborazione e la maggior parte dei nostri progetti va dall'inizio alla fine praticamente senza riunioni", afferma Jaquet con orgoglio.
"A questo punto, utilizziamo solo i nostri strumenti di collaborazione e la maggior parte dei nostri progetti va dall'inizio alla fine praticamente senza riunioni", afferma Jaquet con orgoglio. Ecco le quattro fasi del processo di gestione dei progetti di marketing:
- Concetto e iniziazione
Impostare l'ambito del progetto e i dettagli correlati. Molti requisiti complessivi provengono dal piano di gestione del progetto di marketing.- Definisci/Quantifica gli obiettivi/KPI: Imposta i parametri che tu e il team desiderate ottenere.
- Ricerca: Raccogli le informazioni di base necessarie, inclusi documenti interni, proiezioni di vendita, panorama competitivo o altri fattori che influiscono sul tuo progetto.
- Assegna priorità: Individua le priorità che ti aiuteranno a raggiungere il tuo obiettivo.
- Chiarisci i requisiti del progetto: Quali sono gli elementi che devono essere estratti o eseguiti per garantire il successo?
- Definizione e pianificazione
Usa l'ambito del progetto per identificare ciò che serve per creare contenuti di marketing, comprese le risorse necessarie.- Valuta le risorse: Questi includono esperti, membri del team interni o esterni, materiali, tecnologia, attività commerciali o associazioni che devono essere a portata di mano.
- Budget: Crea un budget di lavoro a ritroso. Quando il budget non corrisponde ai requisiti, è il momento di tornare dal finanziatore e chiedere maggiori risorse finanziarie o vedere dove puoi apportare modifiche.
- Suddividere il progetto in attività: Valuta l'obiettivo, le risorse, il budget e il team, e quindi suddividili in assegnazioni.
- Imposta le pietre miliari: Imposta i tempi associati a ciascuna attività e ciò che è necessario per soddisfare risultati specifici.
- Seleziona e prepara il team: Sulla base della valutazione del ricorso e del potenziale team, utilizzare il sistema RACI (capo, responsabile, consultato e informato) per chiarire i ruoli individuali o di gruppo per ciascuna attività. Per ulteriori informazioni, consulta "Una guida completa alla gestione dei progetti per tutto RACI.”
- Avvio ed esecuzione
Metti in azione il tuo piano. Durante questa fase, è fondamentale che il project manager comunichi in maniera approfondita. Il manager deve sapere se il completamento di un'attività o di una scadenza è a rischio o bloccato o se i budget stanno andando fuori controllo. Sii consapevole dello "scope creep" e limita il superamento di tempi e costi con una meticolosa supervisione quotidiana.- Crea contenuto: Ora è il momento di affrontare le attività associate al progetto. Il project manager supervisiona il lavoro per assicurarsi che venga svolto nei tempi e nel budget. Vai più a fondo con "Kit di strumenti per la gestione dei progetti di marketing dei contenuti: Flussi di lavoro, modelli e liste di controllo.”
- Comunica con il team: Mentre la comunicazione con i membri del team è essenziale in tutte le fasi del progetto, è particolarmente fondamentale durante la fase di esecuzione.
- Controlla e approva: Rivedi ogni attività e pietra miliare e assicurati che tutte le approvazioni esecutive e legali siano completate.
- Riesamina e riesamina di nuovo: Gli addetti all'approvazione finale devono esaminare tutti i materiali pertinenti, ottenere le firme, apportare eventuali modifiche necessarie ed eseguire un'ultima revisione prima di consegnare il progetto.
- Pubblica e distribuisci il contenuto: In base al tuo piano, divulga il prodotto finale del progetto.
- Chiusura e apprendimento
Condurre un post mortem per analizzare il risultato e determinare cosa puoi migliorare nei progetti futuri.- Misura e Valuta: Esamina l'impatto del progetto sui KPI e sugli obiettivi stabiliti.
- Team Post-Mortem: Richiedi un input dal team e compila un elenco di apprendimento.
- Piano di azioni per i follow-up e i miglioramenti: Metti insieme la tua guida alle migliori pratiche per arricchire la tua metodologia.
Per saperne di più, consulta la nostraguida sul flusso di lavoro di marketing.
Flussi di lavoro per la gestione dei progetti di marketing e modello di pianificazione
Questo modello personalizzabile fornisce uno strumento di monitoraggio per ogni fase del tuo progetto di marketing. Il modello acquisisce i dettagli amministrativi; elenca ciascuna attività, date di inizio e fine, parti responsabili e durata; e fornisce uno spazio per i commenti. Il diagramma di Gantt allegato fornisce una documentazione visiva dello stato di avanzamento di ciascuna fase e dell'avanzamento delle attività, in modo da poter tenere traccia delle pietre miliari del progetto.
Scarica il flusso di lavoro per la gestione dei progetti di marketing e modello di pianificazione
Avere gli strumenti giusti per gestire flussi di lavoro e pianificazioni, come modelli di pianificazione del progetto, può aiutarti a ridurre al minimo le complicazioni.
Best practice e suggerimenti degli esperti per migliorare la gestione dei progetti di marketing
Le best practice di gestione dei progetti di marketing riguardano le aree che necessitano di miglioramenti: efficienza, responsabilità, collaborazione e utilizzo di strumenti.
- Sfrutta al meglio il tempo di tutti: La tua merce più preziosa si espande quando tutti sono consapevoli (o memori) del proprio valore.
- Limita le ore: Cerca di mantenere le attività a 80 ore o meno. Le attività che superano le 80 ore sono difficili da monitotare e gestire.
- Rispetta le linee temporali: I membri del team devono comprendere la linea temporale e trattare le richieste di turnaround con urgenza.
- Promuovi l'eccellenza dei progetti con responsabilità: Instillare un senso di responsabilità all'interno del gruppo produce risultati più soddisfacenti.
- Applica il check-in: Crea un check-in ricorrente sia per i team di base/di lavoro che per le altre parti interessate.
- Definisci la proprietà: Sii chiaro fin dall'inizio sugli incarichi di responsabilità e usa i tuoi strumenti con saggezza quando avvisi, pianifichi e assegni le attività.
- Bilancia le comunicazioni: Remley di Amazon crea un piano di comunicazione su misura per ogni parte interessata per ogni progetto. Remley e Jaquet di BigPanda consigliano di limitare il rumore ed evitare di inondare le persone con le comunicazioni, in particolare troppe e-mail.
- Alimenta la creatività e l'innovazione con la collaborazione: Rispetta i contributi e l'energia di ogni membro del team.
- Evidenzia allineamento: “Assicurati che tutti si allineano allo stato finale: Quando questo progetto sarà finito, che aspetto avrà? Quali sono i risultati chiave?" Jaquet consiglia. "Al livello più alto, tutti dovrebbero comprendere le dipendenze e i flussi di lavoro e prodotti interconnessi".
- Istruzione interfunzionale: Istruisci team interfunzionali, manager funzionali, dirigenti senior e qualsiasi altra parte interessata con newsletter trimestrali o posti interni.
- Coltiva campioni: Sviluppa campioni che hanno l'influenza nell'organizzazione e comprendono le tue sfide e gli obiettivi.
- Empower Owners: Il consiglio di Jaquet differisce dalla saggezza generale della gestione del progetto. Ha scoperto che quando i risultati e le date del progetto sono definiti dai proprietari, le scadenze vengono generalmente rispettate.
- Sii esigente riguardo agli strumenti: Tutti devono sentirsi a proprio agio nell'uso degli strumenti di gestione dei progetti e capire come usarli.
- Buy-in del team: “Accetto con i membri del team gli strumenti di progetto che funzionano meglio per l'organizzazione", suggerisce Jaquet. “Definisci quale visualizzazione del progetto, come Kanban o Gantt, è preferita in modo da poter costruire correttamente i tracker sottostanti.”
- Segui gli esempi migliori: Pubblica e condividi con il tuo team esempi "best of breed" di risultati finali, team produttivi e processi. “Probabilmente puoi riutilizzare qualcosa già sviluppato per un altro cliente", suggerisce Remley. “Se utilizzi uno strumento o un modello esistente, considera il problema fondamentale: questa soluzione risponde alla sfida aziendale centrale del cliente? O stai solo posticipando il probema?”
Spesso, lo strumento che può portare il tuo team più avanti e più velocemente è un software di gestione dei progetti personalizzato per soddisfare le tue esigenze.
Scopri di più su ciò che è necessario per fornire progetti di marketing in tempo e budget leggendo le competenze di gestione dei progetti di micro e micro marketing da padroneggiare nel clima competitivo di oggi.
Software per la gestione dei progetti di marketing
Il software di gestione dei progetti di marketing è stato creato appositamente per consentire un approccio unificato e veloce al lavoro creativo coinvolto nel marketing. L'obiettivo è di migliorare la collaborazione, la trasparenza, il tempo e la gestione del budget.
Il software di gestione dei progetti di marketing in genere include l'accesso da qualsiasi dispositivo e visualizzazioni personalizzabili. Alcune soluzioni sono più elaborate e includono il monitoraggio del tempo e del traffico, le funzioni di gestione delle relazioni con i clienti e la fatturazione. Tutte queste opzioni possono rendere difficile selezionare uno strumento giusto per il tuo dipartimento o agenzia interna.
Per utili linee guida per l'acquisto, fai riferimento a "Come selezionare strumenti per la gestione dei progetti di marketing e software.”
Migliora la gestione dei progetti di marketing con Smartsheet per il marketing
I migliori team di marketing sono consapevoli dell'importanza della gestione efficace delle campagne, di operazioni creative coerenti e di una potente logistica degli eventi. Smartsheet ti aiuta a raggiungere tutti e tre gli obiettivi in modo da poter essere più efficace e ottenere di più. La piattaforma Smartsheet semplifica la pianificazione, l'acquisizione, la gestione e la creazione di report sul lavoro da qualsiasi luogo, aiutando il tuo team a essere più efficace e ottenere di più. Crea report sulle metriche chiave e ottieni visibilità in tempo reale sul lavoro mentre accade con rapporti di riepilogo, pannelli di controllo e flussi di lavoro automatizzati creati per mantenere il tuo team connesso e informato. Quando i team hanno chiarezza sul lavoro da svolgere, possono ottenere maggiori risultati in meno tempo. Prova Smartsheet gratuitamente, oggi.