Come eseguire una fase retrospettiva orientata ai risultati passo dopo passo

Una retrospettiva di un progetto è una riunione strutturata perché un team riveda, rifletta e impari dal proprio lavoro su un progetto. Questo esercizio può verificarsi durante e alla fine di un progetto, ed è parte della struttura Agile di gestione del progetto, che si sforza di migliorare continuamente. 

In campi tecnici, in cui Agile è nato, la retrospettiva si svolge solitamente dopo ogni sprint, un periodo di 2 settimane in cui il team gestisce un corpo di lavoro predeterminato come la scrittura di codice software per alcune funzioni. Per saperne di più su Agile, consulta "La Guida completa alla gestione dei progetti Agile.”

Tuttavia, Agile si è diffuso in altri settori, tra cui marketing, ingegneria, edilizia e farmaci. In questi campi, una retrospettiva può focalizzarsi su come viene eseguito un progetto specifico e può verificarsi su un intervallo di tempo (simile a ogni due settimane di uno sprint), o a milestone e fasi (come dopo aver completato il calendario del contenuto, prima di iniziare le assegnazioni).

Per essere un utile investimento del tempo di tutti, una retrospettiva richiede pianificazione. Questo processo richiede la selezione di un formato, l'identificazione di altre attività desiderate (ad esempio un rompighiaccio) e la decisione su come il gruppo voterà nella riunione. 

Le fasi riportate di seguito ti aiuteranno a prepararti per la tua retrospettiva:

1. Riflettere: Prima della retrospettiva, identifica chi partecipa alla riunione e chiedi loro di pensare al recente periodo di lavoro. Cosa dovrebbe il team smettere o iniziare a fare? Cosa ha imparato il team?
2. Pensa all'ambiente: Prendi in considerazione il tuo team e il contesto della riunione e pianifica le condizioni migliori. Se la riunione avviene a distanza, guarda le idee e i suggerimenti in "17 Attività riunioni a distanza e retrospettiva distribuita.”  I rompighiaccio sono particolarmente importanti per i nuovi team.
3. Timebox della riunione: Imposta un'ora di inizio e di fine per la riunione per mantenerla sotto controllo e aiutare i partecipanti a mantenere vivo l’interesse. Le retrospettive di metà progetto e sprint in genere non dovrebbero durare più di un'ora. Una buona regola pratica è di 30 minuti per ogni settimana di lavoro. L'assegnazione degli orari consigliati in questo articolo si basa su una riunione di un'ora, sebbene alcuni team preferiscono standardizzare su mezz’ora. 
4. Bozza di un ordine del giorno: Pensa a ciascuna parte della retrospettiva e alle modalità di gestione. Nel loro autorevole libro Retrospettive di Agile: Making Good Teams Great, gli autori Diana Larsen, Esther Derby e Ken Schwaber suddividono l’ordine del giorno della retrospettiva nelle fasi descritte di seguito:
   • Imposta lo scenario (10 minuti): Prendi in considerazione le tue parole di benvenuto. Vuoi mettere i partecipanti a proprio agio e prepararli a una discussione aperta e rispettosa. All'inizio della riunione, esamina tutte le regole di base, come la Prima Direttiva di Norm Kerth, un accordo in cui tutti credono che tutti i partecipanti abbiano fatto il miglior lavoro possibile. Questo infonde l'idea di una retrospettiva "senza colpa". Fai un'attività di controllo della sicurezza o dell'umore e un rompighiaccio.
   • Revisione (20 minuti): In questa fase, raccogli informazioni sul lavoro del progetto. Utilizza fonti di dati oggettive, come un diagramma di burndown, una scheda Kanban, e una linea temporale del progetto. Il tuo formato spesso indirizzerà il modo in cui ottieni queste informazioni. Porre le seguenti domande chiave: Cosa funziona bene? Cosa si deve migliorare? Cosa abbiamo imparato? Quali obiettivi di progetto sono stati raggiunti, superati o non raggiunti? Quali sono le nostre sfide principali?
   • Brainstorming (10 minuti): Ancora una volta, il tuo formato può dettare la modalità di presentazione di questa procedura. Nell’ordine del giorno, specifica il modo in cui ottieni un’intensa partecipazione e un flusso libero di suggerimenti.
   • Assegna priorità (5 minuti): Scegli una delle tante attività per il gruppo per raggruppare l'elenco dei suggerimenti in due o tre azioni che saranno più efficaci nell'affrontare le sfide individuate in precedenza.
   • Pianificazione delle azioni (10 minuti): Fai in modo che il gruppo designi le persone che sono responsabili per ogni elemento di azione e imposta le date per l'implementazione. Nell’ordine del giorno, pensa a come garantire che i partecipanti non dimentichino le loro attività dopo la riunione, ad esempio facendo in modo che le persone scrivano note per se stesse, pianifichino promemoria e-mail e pubblichino il piano dove tutti lo vedranno.
   • Chiusura (5 minuti): Riepiloga la riunione ed esegui un'attività che raccolga feedback dai partecipanti sulla retrospettiva stessa, come scegliere un'emoji, segnare i propri sentimenti su un continuum tra stupore e delusione, o far cadere un cartoncino colorato in un cestino (rosso per un uso non corretto del tempo, giallo per OK e verde per proficuo).

Una volta impostata la base per una retrospettiva produttiva con l'ordine del giorno, è necessario eseguire il progetto retrospettivo stesso. Con l'avanzamento della retrospettiva, sii pronto ad affrontare i problemi comuni, inclusi i membri del team che non parlano, una persona che domina la conversazione e il team che si impegna in troppi elementi di azione.

Una retrospettiva sprint si concentra su un corpo di lavoro definito nel tempo, in genere due settimane nel mondo high-tech. Una retrospettiva del progetto può anche essere interessata da un segmento di lavoro definito dal tempo, ma può invece concentrarsi sul lavoro per tappa o fase, invece di un periodo di tempo. Detto questo, la sostanza della retrospettiva di un progetto e retrospettiva sprint è la stessa. 

Per eseguire una buona retrospettiva, segui il tuo ordine del giorno e conduci i seguenti passaggi in ordine:

1. Benvenuto: Saluta i partecipanti e spiega le regole di base, soprattutto se ci sono nuovi membri del team o persone nuove alle retrospettive. Prendi in considerazione discorsi per rompere il ghiaccio per aiutare le persone a sentirsi più a loro agio, un controllo dell’umore per valutare il temperamento del team o una valutazione di sicurezza che esplori se i partecipanti si sentono al sicuro nell'esprimere le loro opinioni oneste.

2. Rivedi: Riepiloga ciò che il team ha realizzato e cita i dettagli. Elenca anche qualsiasi lavoro programmato che i membri non hanno terminato. Chiedi ai membri del team di identificare successi, sfide e ostacoli e discutere informazioni dettagliate e lezioni apprese. A questo punto, applica l'idea o il formato della retrospettiva del tuo progetto, se ne stai utilizzando uno. I membri del team possono annotare il loro input su note adesive che vanno su una lavagna, contrassegnare su una lavagna, utilizzare schede o inserire informazioni in uno strumento online.

Scarica questo modello di retrospettiva di sprint e utilizzalo per registrare i dettagli su cosa è andato bene e cosa no. Puoi utilizzare questo foglio per riepilogare l'input del gruppo o per fornire a ciascun partecipante una copia per prendere note per contribuire alla discussione. 

Scarica modello della retrospettiva di Sprint

Microsoft Word

3. Brainstorming: Sollecita idee per risolvere i problemi e incorporare pratiche utili. Assicurati che tutti abbiano la possibilità di contribuire. Registra tutti i suggerimenti.

4. Assegna priorità: Usa un'attività, come il voto, per restringere l'elenco dei suggerimenti a tre o meno idee che, quando implementate, avranno l'impatto maggiore.

5. Pianificazione delle azioni: Identifica le azioni per mettere le idee in atto. Definisci i passaggi e le procedure per implementare queste idee e assegnar scadenze e i singoli responsabili.

6. Chiusura: Ricapitola ciò che è successo nella riunione e i passaggi successivi. Chiedi feedback ai partecipanti su quanto hanno trovato utile la retrospettiva, o prosegui con un'altra attività di chiusura. Registra note o verbali e il formato della retrospettiva utilizzato in modo da potervi fare riferimento. Questi dati sono utili per vedere quante volte i membri del team pongono lo stesso problema e per assicurarsi di non riutilizzare lo stesso formato troppo spesso.

Man mano che il tuo team tiene maggiori retrospettive e acquisisci maggiore esperienza nella gestione di una retrospettiva, le riunioni diventeranno più produttive. Di seguito abbiamo raccolto dei suggerimenti per ottenere il massimo da questi eventi:

1. Assicurati che tutti siano collegati: Nella tua apertura, controlla l'umore e il senso di sicurezza del team. Se sospetti che qualcuno non si senta a proprio agio nell'essere onesto, conduci un’attività rompighiaccio o un'altra attività per promuovere la fiducia (ricorda che questo è un processo a lungo termine). Considera anche la possibilità di sollecitare feedback in forma anonima per iscritto.

Per mitigare questo disagio, ricorda agli utenti in anticipo di cosa si discuterà e chiedi loro di prepararsi pensando agli argomenti chiave. Questo aiuterà i colleghi meno loquaci a essere pronti a contribuire.

Se hai personalità dominanti nel team, evita che prendano il sopravvento girando per la stanza in ordine. Se la riunione è un ibrido a distanza/in presenza, presta particolare attenzione a mantenere i gruppi su un piano di parità, in modo da non lasciare che i partecipanti in presenza si concentrino esclusivamente l'uno sull'altro.

Infine, ricorda di non parlare troppo di te stesso o indirizzare il risultato verso determinate conclusioni. Il tuo ruolo è quello di guidare il gruppo nella scoperta autonoma.

2. Rispetta i limiti di tempo: Tieni traccia di quanto tempo dedichi a un'attività o a una sezione dell'ordine del giorno e non superare il tempo assegnato. Se questo è difficile da fare durante lo svolgimento della riunione, nomina qualcuno che tenga sotto controllo il tempo. Se la retrospettiva va oltre il tempo, l'attenzione dei partecipanti andrà scemando.

È importante che tutti i partecipanti sentano che il loro tempo è stato rispettato e ben speso, poiché divagare o lasciare che la riunione perda struttura indebolirà il supporto del team per il processo retrospettivo.

3. Mantieni il tono costruttivo: Nella fase di benvenuto, supera le aspettative di base per la riunione, ad esempio che nessuno incolperà un altro o farà critiche personali. Se le relazioni interpersonali sono state difficili per il team, affronta quella tensione prima della retrospettiva con le persone coinvolte. Mantieni la discussione nella riunione concentrata sui processi e le pratiche del team, piuttosto che sulle personalità o sui singoli dettagli. Se la conversazione inizia a trasformarsi in un’attribuzione di colpa, riallinea immediatamente il gruppo con le regole di base.

4. Non dare poca importanza ai successi: Le persone spesso danno per scontato che, poiché la retrospettiva è uno strumento chiave per il miglioramento continuo, la riunione dovrebbe riguardare solo ciò che deve essere migliorato. Questo è un errore.

Raccontare i trionfi e consentire ai membri del team di riconoscersi l'un l'altro con ringraziamenti e apprezzamenti può essere molto motivante. Puoi scaricare il modello del cartellino dei complimenti di seguito per promuovere questa pratica, che puoi utilizzare digitalmente o stampare e condividere. Forniscono uno spazio per scrivere i dettagli sul motivo dei complimenti e il nome della persona a cui vengono riconosciuti.

Scarica il modello del cartelli dei complimenti Adobe

Microsoft Excel | Microsoft Word

Inoltre, la retrospettiva si sforza di scoprire cosa sta andando bene e su cosa il team dovrebbe migliorare. L'uso di queste pratiche ti aiuterà a diventare consapevole dei fattori di successo.  

5. Sii realistici: Team e facilitatori entusiasti spesso vengono presi nella trappola di intraprendere troppi elementi d'azione o essere eccessivamente ambiziosi, il che vanifica lo scopo.

Il miglioramento continuo riguarda modifiche incrementali e cumulative. Se il team intraprende troppe cose in una volta, probabilmente non verrà fatto tutto. Questa incoerenza indebolisce il tuo processo. Con troppe cose nell'elenco delle azioni, gli sforzi per implementare gli elementi possono anche toglierr spazio al lavoro principale e avere un impatto negativo sul progetto.

Gli elementi di azione che sono troppo ambiziosi possono essere dirompenti. Se chiedi alle persone di apportare enormi cambiamenti nel modo in cui lavorano, l'adattamento diventa difficile e le cose che funzionavano in precedenza potrebbero andare in pezzi. Suddividi passaggi ambiziosi in parti più piccole che il team può implementare nel tempo.

6. Sii orientato all'azione: Assicurati che la riunione si concluda con idee attuabili che abbiano proprietari e date di scadenza. Pianifica in che modo il team terrà queste azioni in primo piano, con e-mail di promemoria, notifiche del calendario o segni della macchina per il caffè.

Puoi trovare altri suggerimenti per migliorare la tua riunione sulla retrospettiva nella nostra guida completa.

Una delle responsabilità più importanti ma impegnative del facilitatore della retrospettiva è spingere i membri del team a identificare le aree che necessitano di miglioramenti. Il modo migliore per farlo è porre domande stimolanti.

A volte, i partecipanti si sentono come se le loro menti fossero vuote. Ciò può verificarsi perché lo stesso formato è stato utilizzato ripetutamente e non stimola più riflessioni significative. In alternativa, le persone possono essere così abituate a determinati problemi e inefficienze da non vederli più. Oppure potresti affrettare la retrospettiva, quindi i membri del team non hanno abbastanza tempo. Infine, se il tuo team non implementa le azioni in modo coerente, i partecipanti potrebbero perdere la fiducia nel processo retrospettivo e disimpegnarsi.

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