Che cos'è un post-mortem?
Un post-mortem è un processo che aiuta a migliorare i progetti identificando ciò che ha funzionato e ciò che non ha funzionato e modificando i processi organizzativi per incorporare le lezioni apprese. Il Project Management Book of Knowledge (PMBOK) si riferisce a questa attività come “lezioni apprese”.
Le riunioni post-mortem si svolgono in genere alla fine di un progetto. Tuttavia, durante i progetti più lunghi, si possono organizzare post-mortem periodici (ad esempio mensili, trimestrali o annuali) per consentire le correzioni di rotta e per garantire che non si trascurino gli incidenti.
I post-mortem non sono solo un’indagine sui fatti. In effetti, le funzioni più importanti di un post-mortem sono quelle di guidare i miglioramenti dei processi e di promuovere le migliori prassi per ripetere i successi.
Questa riunione è parte integrante del processo di gestione del progetto, ma a volte i team la saltano per mancanza di tempo e di risorse o perché pensano che non contribuisca al risultato finale. Grant Aldrich, fondatore di OnlineDegree.com, spiega: “Il significato post-mortem è forse l'aspetto più importante della gestione dei progetti e del miglioramento dei processi. Eppure, è comunemente il più trascurato. Si tratta di un periodo incredibilmente importante per riflettere su come sono state fatte le cose e per apportare miglioramenti. Purtroppo, credo che questo sia raramente utilizzato nella maggior parte delle organizzazioni. Una volta concluso il progetto, non fanno altro che affrettarsi a far passare le persone al progetto successivo, perché questo si traduce in entrate”.
Affronta il post-mortem come un forum aperto in cui chiunque sia stato coinvolto nel progetto possa sollevare questioni e successi da discutere. Esamina tutti gli aspetti del ciclo di vita del progetto durante il post-mortem, dalla pianificazione alla chiusura, per trovare aree di miglioramento e processi da ripetere nei progetti futuri. Oltre al capoprogetto e al team di progetto, dovrebbero partecipare alla discussione anche gli stakeholder e i clienti del progetto: ciò contribuirà a rafforzare il lavoro di squadra, facendo sì che le persone continuino a lavorare insieme verso un obiettivo comune, indipendentemente dal loro ruolo individuale.
Cos'è un post-mortem nel mondo degli affari?
In ambito aziendale, il post-mortem è parte integrante della gestione del rischio e contribuisce al miglioramento continuo attraverso l'adozione di migliori prassi. Il post-mortem eseguito alla fine di un progetto determina cosa è andato bene e cosa è andato male, in modo da poter utilizzare queste lezioni in futuro.
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Nomi alternativi per le riunioni post mortem
Molte organizzazioni utilizzano un nome diverso per indicare la funzione di una riunione post-mortem. Di seguito sono riportate alcune possibili alternative:
- Relazione: Questo termine ha origine in ambito militare, dove viene utilizzato per le revisioni post-missione.
- Retrospettiva: La gestione Agile dei progetti utilizza questo termine per le riunioni che si svolgono in ogni fase del completamento del progetto.
- Conclusione del progetto: È un nome utilizzato da molti project manager.
- Lezioni apprese: Il Project Management Institute (PMI) utilizza questa terminologia.
- Revisione dopo l'azione: Questo termine è generalmente applicato alle revisioni IT/DevOps.
- Revisione degli incidenti critici: Anche i team IT/DevOps usano spesso questo termine per le loro revisioni.
Post-mortem di progetto vs. post-mortem dell'incidente
Anche il post-mortem è una parte fondamentale della gestione del rischio. Un'azienda può ridurre o attenuare il rischio nei progetti futuri analizzando ciò che è andato storto nei progetti passati e apportando modifiche ai processi e alle procedure.
Le situazioni in cui si svolgono le riunioni post-mortem sono principalmente due. La prima (come già detto) è legata al progetto. La seconda è quello di analizzare gli incidenti DevOps/IT, come un crash del server o un sito web inattivo. Sebbene l'obiettivo principale di entrambi i tipi di post-mortem sia quello di individuare le cause principali, esistono alcune differenze.
| Post-mortem del progetto | Post-mortem dell'incidente | |
|---|---|---|
| Tempistica | Programmato alla fine del progetto o a intervalli regolari durante il progetto | Ad hoc, dopo che un incidente è stato risolto |
| Chi è coinvolto | Team di progetto e stakeholder del management | Chiunque abbia causato, sia stato colpito o abbia risposto all'incidente |
| Risultati | Miglioramento dei processi e delle procedure per rendere più fluidi i progetti futuri | Miglioramento dei processi, delle procedure e della sicurezza per evitare che il problema si ripeta |
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I project manager di solito organizzano post-mortem. Gli incontri sono utili in molte situazioni e vantaggiosi per molti gruppi, tra cui team di marketing, agenzie, gestione delle informazioni e gestione dei problemi.
La tempistica è importante quando si programmano i post-mortem. La memoria delle persone può essere corta, quindi è importante programmare le riunioni non appena il progetto è stato completato o l'incidente è stato risolto.
In un piccolo sondaggio condotto tra i project manager, il 100% degli intervistati ha dichiarato di aver condotto riunioni post-mortem dopo i loro progetti:
- Il 40% lo fa sempre
- Il 20% lo fa la maggior parte del tempo
- Il 40% lo fa alcune volte
Retrospettiva Agile vs. post-mortem del progetto
Nella gestione di progetto Agile, il termine retrospettiva è usato per riferirsi a un'attività simile, che si svolge dopo ogni iterazione di sviluppo del software. Ecco come si differenziano le due cose:
| Post-mortem del progetto | Retrospettiva Agile | |
|---|---|---|
| Tempistica | Programmato alla fine del progetto o a intervalli regolari durante il progetto | Una volta per iterazione |
| Chi è coinvolto | Team di progetto e stakeholder del management | Team di progetto |
| Focus | Successi e fallimenti verificatisi durante il progetto | Esperienza maturata durante l'iterazione precedente |
| Risultati | Proposta di modifiche ai processi per migliorare i risultati dei progetti futuri | Elementi di azione per il miglioramento incrementale per la prossima iterazione |
Come condurre un post-mortem
Durante una riunione post-mortem, il gruppo discuterà di ciò che è andato male e di ciò che è andato bene durante un progetto. I partecipanti inseriranno i loro risultati in una sequenza temporale del progetto e raccomanderanno modi per ripetere i successi ed evitare i problemi nei progetti futuri.
In genere, il project leader raccoglie dati sul progetto, compresi i feedback degli stakeholder e dei membri del team, per creare l'ordine del giorno della riunione. Durante la riunione, il gruppo esamina il progetto e crea una timeline che illustra le tappe principali e gli eventi, aggiungendo poi i successi e gli insuccessi.
La creazione della sequenza temporale consente al team di approfondire ogni problema e successo, di documentarne la causa principale e di stabilire come evitarlo o ripeterlo. Sulla base delle cause scoperte, il team sviluppa elementi di azione per migliorare i processi e ripetere i successi.
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Quali obiettivi può raggiungere una riunione post-mortem di successo
Un post-mortem ha molti vantaggi, sia che venga condotto per un progetto che per un incidente informatico. Il processo può contribuire a migliorare la comunicazione, la collaborazione e i flussi di lavoro, che rendono l'organizzazione più efficiente e di successo.
I post-mortem possono aiutare i progetti futuri a svolgersi meglio nei seguenti modi:
- Migliorare i processi interni: L'esame dei processi quando si verificano i problemi mette in luce i punti deboli del sistema. Applica le lezioni apprese in un post-mortem per rimediare a queste insidie e rafforzare le procedure.
- Semplificare i flussi di lavoro: I problemi scoperti nei post-mortem possono includere problemi di flusso di lavoro che possono essere eliminati nei progetti futuri.
- Favorire la collaborazione di gruppo: Il formato delle riunioni post-mortem rafforza uno scopo comune e insegna ai team a imparare a lavorare insieme.
- Migliorare l'efficienza: Un post-mortem può rivelare duplicazioni di lavoro, fasi di processo complicate e altre attività inefficienti.
- Aumentare la comunicazione: Un problema comune nei progetti è la mancanza di una comunicazione corretta e tempestiva. Una delle fasi chiave del processo di post-mortem consiste nel comunicare i risultati della riunione e far sapere alle parti interessate quando ogni punto d'azione è stato completato.
- Imparare dagli errori: La parte più utile del post-mortem è l'identificazione di ciò che è andato storto e la ricerca di modi per evitare che i problemi si ripresentino.
- Ottenere la chiusura: Comunicare quando un elemento d'azione è stato completato permette ai membri del team di sapere che i problemi da loro evidenziati sono stati affrontati.
- Condividere le informazioni: Condividere le lezioni di un post-mortem con altri team che lavorano su progetti simili aiuta tutti i membri dell'organizzazione.
- Migliorare il morale: I post-mortem consentono alle persone di segnalare i problemi e di assicurarsi che vengano affrontati. I progressi aumentano il morale perché le persone sanno di poter contribuire direttamente alla qualità del loro posto di lavoro e del prodotto di lavoro.
- Celebrare i successi: Oltre all'analisi dei problemi, il post-mortem consente ai team di esaltare le proprie vittorie, contribuendo a migliorare il morale e la coesione del team.
- Cambiamento di rotta:
Per i progetti più lunghi, programmare una serie di post-mortem a metà progetto consente al team di implementare le correzioni che aiuteranno il resto del progetto a funzionare senza problemi. Paula Cizek, Chief Research Officer di nobl.io, un'azienda di progettazione organizzativa, afferma: “Se si fanno post-mortem su base regolare, si ha la possibilità di correggere la rotta. Se si aspetta fino alla fine di un progetto, ci sono molte cose che possono cambiare; molte cose che possono essere fatte meglio e rapidamente. Ecco perché consigliamo di eseguirli regolarmente”
In un piccolo sondaggio condotto tra i project manager, il 60% degli intervistati ha dichiarato che, su una scala da uno (non efficace) a cinque (estremamente efficace), i post mortem sono molto o estremamente efficaci nel promuovere il miglioramento dei processi.
Che cos'è l'analisi post-mortem?
Un'analisi post-mortem è un processo in cui si riassume ciò che è andato storto (e che dovrebbe essere corretto) in un progetto, così come ciò che è andato bene e che dovrebbe essere ripetuto. L'analisi produce anche elementi di azione e chi è responsabile per ciascuno di essi.
I dati analizzati durante il post-mortem includeranno input provenienti da diverse fonti, tra cui il feedback del team di progetto e una valutazione dei risultati del progetto. I risultati dell'analisi devono contenere quanto segue:
- Un elenco completo delle questioni da affrontare (e delle azioni che derivano da ciascuna questione)
- Problemi cruciali che hanno frenato il progetto
- Successi che hanno favorito il successo del progetto
- Eventuali lezioni non ovvie che richiedono un intervento
- La persona responsabile dell'attuazione di ciascun punto d'azione
Uno strumento efficace è l'analisi dei Cinque Perché. Questa tecnica ti guida a chiedere “Perché?” cinque volte per isolare la causa principale di un problema. Puoi saperne di più sulla tecnica dei Cinque Perché in questo articolo sulle riunioni post-mortem senza attribuzione di colpe. Per informazioni generali sulle riunioni post-mortem, potete anche leggere il nostro articolo "How to Run a Post-Mortem Meeting".
Pre-mortem e quando eseguirli
Un pre-mortem è una strategia che utilizza il quadro post-mortem, ma che si verifica all'inizio del processo di pianificazione, prima dell'avvio di un progetto. I partecipanti alla riunione immaginano che il progetto sia completo ma che sia andato male e propongono i probabili fallimenti e le possibili cause.
Il team utilizza i risultati dell'esercizio per lavorare a ritroso e apportare modifiche ai processi per evitare che si verifichino i fallimenti immaginati. Durante l'incontro, incoraggiate i partecipanti a considerare le ragioni degli errori che normalmente non farebbero emergere, gli aspetti di cui si preoccupano prima dell'avvio del progetto e i punti ciechi dei progetti passati. I membri del team devono essere specifici nel descrivere i possibili punti di guasto.
Gli aspetti da considerare durante il pre-mortem variano in base al tipo di progetto, ma probabilmente riguardano il piano di progetto, le risorse, i compiti, i tempi e la documentazione. Ecco alcuni esempi di domande pre-mortem:
- Cosa manca nel piano di progetto?
- Cosa potrebbe rallentare il progetto o non rispettare la scadenza del lancio?
- Cosa succede se perdiamo persone chiave durante il progetto?
- Chi possiede le maggiori aree di rischio?
- Si è tenuto conto di tutti i compiti critici?
- Avremo accesso a tutte le risorse di cui necessiteremo quando ne avremo bisogno?
- Abbiamo i membri del team giusti per ogni ruolo?
- Il programma è realistico?
- C'è spazio nel programma per i ritardi?
- Cosa succede se perdiamo i dati a causa di un crash del server?
- Il piano di documentazione è sufficiente?
Dopo aver generato un elenco, puoi ridurlo eliminando i problemi improbabili (ad esempio, il fallimento dell'azienda), quelli che non sarebbero un ostacolo (la spedizione delle magliette per la festa di lancio è in ritardo) e quelli per i quali non potete fare nulla (un meteorite che colpisce il cantiere).
Al contrario, si può anche immaginare che tutto vada per il verso giusto e lavorare attraverso il processo di realizzazione di quella visione. La chiave è considerare tutte le possibili insidie e ciò che si può fare per evitare che si verifichino.
Tipi di domande post-mortem
Le domande poste durante il post-mortem possono fornire informazioni cruciali sul progetto. Queste domande rientrano nelle categorie pianificazione, esecuzione, risultati e comunicazione; di seguito, troverai l'obiettivo di ciascuna categoria e alcuni esempi di domande.
Domande sulla pianificazione: si concentrano sui problemi che nascono dalla pianificazione del progetto. L'approfondimento di questo processo iniziale è prezioso perché la pianificazione è la base del progetto, quindi migliorarla significa migliorare il progetto. Le domande di pianificazione possono essere suddivise nelle seguenti parti:
- Piano di progetto: C'era qualcosa di troppo vago nel piano? Al piano mancava qualche informazione chiave?
- Risorse: Strumenti, budget e membri del team sono stati assegnati correttamente? Le risorse necessarie erano adeguate al progetto?
- Tempistica: Abbiamo inserito un po' di tempo supplementare nel programma? Le scadenze sono raggiungibili e realistiche?
- Compiti: Abbiamo tenuto conto di tutti i compiti necessari? Per ogni attività sono state tracciate le dipendenze e i deliverable relativi?
- Documentazione: Il repository dei documenti era adeguato alle esigenze del team? Il piano di documentazione ha contribuito al successo del progetto?
Le domande sull'esecuzione approfondiscono i problemi che si sono verificati nelle fasi del processo, nel personale e nella qualità del lavoro. Sono importanti perché si concentrano sul cuore del progetto. Possono essere suddivisi nelle seguenti aree:
- Flusso di lavoro: Dove è fallito il flusso di lavoro? Quali parti del flusso di lavoro non sono state documentate correttamente?
- Persone: Ci sono stati problemi con la gerarchia del team che hanno causato problemi? Sono state assegnate al progetto le persone giuste?
- Compiti: Ci sono stati compiti che sono stati più difficili da portare a termine di quanto avrebbero dovuto? Quali compiti non sono stati portati a termine correttamente?
- Ritardi: Sono stati messi in atto processi adeguati per gestire i ritardi nel calendario? I ritardi hanno contribuito a creare problemi in una fase successiva del progetto?
- Gestione: La direzione ha interferito in modo da ostacolare il lavoro del team? La direzione e il team di progetto hanno lavorato insieme?
- Controllo delle modifiche: Il processo di controllo delle modifiche è stato efficace? Ha permesso di accettare le modifiche necessarie e di escludere quelle non necessarie?
Le domande sui risultati riguardano le prestazioni e i KPI. Sono vitali perché esaminano il modo in cui si sta monitorando e misurando il successo del progetto e si assicurano che abbiano un senso. Possono essere suddivise nei seguenti sottogruppi:
- Obiettivo primario: L'obiettivo primario del progetto è stato raggiunto? Quali ostacoli hanno reso difficile il raggiungimento dell'obiettivo primario?
- Obiettivo secondario: Il progetto ha raggiunto gli obiettivi secondari? Cosa ha impedito di raggiungerli?
- Qualità: Il progetto ha permesso al team di eseguire i compiti con qualità? Sono stati rispettati gli standard delineati nel piano?
- Prestazioni esterne: Il cliente è stato soddisfatto dei risultati? Cosa ha sorpreso il cliente?
- Prestazioni interne: Le metriche di successo hanno senso? Erano realizzabili nei limiti del progetto?
Le domande sulla comunicazione sondano i problemi legati alle interruzioni della comunicazione, sia interna che esterna. Vale la pena esaminarle perché i progetti vivono o muoiono grazie alla comunicazione. Ecco alcune aree da esplorare:
- Canali: I metodi di comunicazione primari hanno fallito in qualche modo? Ci sono stati canali di comunicazione inadeguati?
- Team: I membri del team sono stati in grado di comunicare quando e dove necessario? I membri del team hanno mai avuto bisogno di aggirare i metodi di comunicazione concordati?
- Manager: La direzione è stata in grado di comunicare efficacemente con il team? Il team di progetto è stato in grado di comunicare con la direzione quando necessario?
- Incontri: Come si possono rendere più efficaci le riunioni? Ci sono stati troppi o troppo pochi incontri?
- Esterno: La comunicazione con il cliente ha funzionato come previsto? Quali altri metodi di comunicazione esterna devono essere rivisti?
Migliori prassi post-mortem
I post-mortem aiutano a promuovere le migliori prassi per i processi aziendali. Ecco alcuni consigli per condurre post-mortem efficaci:
- Fai un post-mortem di ogni progetto, anche se piccolo.
- Programma il post-mortem subito dopo la conclusione del progetto.
- Inserisci un post-mortem nel calendario durante la creazione del piano di progetto per incoraggiare le persone a pensarci durante tutto il progetto.
- Riprogramma il post-mortem se il programma si sposta.
- Incoraggiare i partecipanti a essere costruttivi.
- Per i progetti più lunghi o complessi, è necessario prevedere post-mortem a intervalli regolari per due motivi: I ricordi sono brevi e si possono fare correzioni di rotta lungo il percorso.
- Seguire il paradigma del post-mortem senza attribuzione di colpe per arrivare alla vera causa dei problemi. In un piccolo sondaggio condotto tra i responsabili di progetto, tutti gli intervistati che hanno utilizzato il formato “senza colpe” hanno concordato sulla sua maggiore efficacia rispetto al formato tradizionale. Il 60% dei manager ha dato un voto di quattro o cinque su una scala di cinque punti (cinque è il massimo dell'efficacia).
- Organizza una serie di riunioni più piccole con i sottogruppi per progetti grandi o complessi. Quindi, consolida i risultati di tutte le riunioni nel documento finale. Jordan Kentris, un designer che ha lavorato con grandi marchi e ha condotto molte riunioni post-mortem, suggerisce: “Potrebbe essere davvero vantaggioso lavorare con quei team più piccoli e fare una piccola pausa. Poi, lavorate con i responsabili di quei reparti o progetti e portateli avanti come post-mortem secondario”.
- Limitate il tempo di presentazione di ciascun partecipante, in modo che i membri del team sollevino per primi le questioni più importanti. Grant Aldrich dice: “Alle persone viene data la parola solo per un certo periodo di tempo. Questo aiuta a rispettare il tempo di tutti gli altri e costringe la persona a pensare davvero alle cose più importanti da portare avanti”.
- Il leader del progetto deve modellare il comportamento che si vuole far seguire al team.
- Invita un moderatore e un addetto alle note che non fanno parte del team di progetto. Il moderatore può attenersi al programma e alle regole. Chi prende appunti rende il responsabile della riunione libero di guidare la discussione.
- Registra la riunione per non perdere nulla.
- Assegna un proprietario a ogni voce di azione che comporta una modifica del processo. Paula Cizek dice: “Prima di lasciare la riunione, identificate le persone che hanno la responsabilità di assicurarsi che la politica sia implementata o incorporata nei processi esistenti”.
Post-mortem con team remoti
L'ideale sarebbe avere tutti nella stessa stanza per un post-mortem. Con molte persone che lavorano da casa o con membri del team sparsi in tutto il paese o in tutto il mondo, questo potrebbe non essere possibile. Anche se le teleconferenze, le videoconferenze (leggete alcuni suggerimenti per la risoluzione dei problemi video) e la condivisione dello schermo possono essere utili, queste opzioni presentano dei difetti. Il software di collaborazione potrebbe offrire alcuni vantaggi.
Abbiamo chiesto a un piccolo sondaggio tra i project manager che hanno gestito entrambi i tipi di riunioni post-mortem quali fossero le differenze. Le domande includevano: “L'ordine dell'agenda cambia quando tutti sono a distanza?” e “Qual è la cosa più importante da fare in modo diverso in un post-mortem a distanza rispetto a una riunione di persona?”.
Di seguito sono riportati alcuni risultati chiave dell'indagine:
- Tutti gli intervistati hanno dichiarato di non modificare l'ordine del giorno delle riunioni a distanza. Per questo motivo, l'ordine delle riunioni faccia a faccia sembra funzionare bene.
- La maggior parte degli intervistati ha dichiarato che trovare il modo di mantenere i partecipanti impegnati è il cambiamento principale che apportano quando conducono riunioni a distanza rispetto a quelle in presenza. Tra le raccomandazioni vi è quella di assicurarsi che tutti abbiano la telecamera accesa e che il moderatore si rivolga a tutti quando raccoglie i contributi.
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