Gestione di un portafoglio di progetti

Pur essendo un processo vivo e continuo, la PPM prevede una serie di fasi da seguire per valutare accuratamente ogni progetto o programma. Le proposte valutate dalla PPM sono dette "componenti", che possono essere qualsiasi: da business case fino a un progetto più ampio.

Il Project Management Institute (PMI) identifica 10 fasi essenziali della gestione del portafoglio di progetti; tali fasi possono essere ulteriormente suddivise in tre categorie, dette "gruppi". Questi gruppi e le loro fasi di coordinamento includono:

• Aligning Processes Group (gruppo di allineamento dei processi, fasi 1-7): questo gruppo di fasi si basa sul lavoro di preparazione prima che un progetto venga approvato o eseguito. Comprende le seguenti fasi:

  • Identificazione: elenco di tutte le componenti gestite con la PPM, sia in corso che nuove.

  • Categorizzazione: raggruppamento delle componenti del gruppo nei relativi gruppi aziendali appropriati.

  • Valutazione: raccolta dei dati per ogni componente per definirne il valore. La valutazione è basata sui dati, ma può essere derivata sia da variabili qualitative che quantitative.

  • Selezione: selezione delle componenti più preziose dalla fase precedente e creazione di un elenco.

  • Priorità: classificazione di ogni componente in base a categorie strategiche (ad esempio innovazione, rischio rispetto al ritorno, risparmi sui costi, ecc.)

  • Bilanciamento del portafoglio: ordinamento delle componenti preziose per creare un piano aziendale coeso e comprensibile.

  • Autorizzazione: comunicazione delle decisioni e ottenimento dell'approvazione su tempi, budget e sequenze temporali. Assegnazione di tutte le risorse necessarie per il progetto.

• Monitoring Group (gruppo di monitoraggio fasi 8-9): queste fasi comportano il reporting e la revisione del progetto. Durante queste fasi, i team PPM esaminano i processi e li modificano in base alle necessità.

  • Revisione e reporting periodici del portafoglio: raccolta e analisi degli indicatori chiave di prestazione (KPI). Analisi dei KPI su base periodica e predeterminata per migliorare costantemente i processi. Si tratta di una revisione dell'intero processo di PPM, non delle singoli componenti.

  • Modifiche strategiche: analisi e ottimizzazione dei tuoi processi strategici secondo le necessità, in base alla tua analisi.

• Component Processes (processi sulle componenti, fase 10): in questa fase vengono analizzate le prestazioni delle componenti.

  • Esecuzione e reporting delle componenti: dopo che le componenti sono state completate, ne vengono esaminate le prestazioni. Il successo relativo di ogni componente fornirà un feedback sulla validità complessiva dei processi di PPM.