Best practice per la gestione delle aziende e parti interessate del progetto

Per ottenere risultati ottimali in qualsiasi progetto, è fondamentale identificare le principali parti interessate, sia aziendali che del progetto. Una volta identificate le parti interessate in un'apposita matrice che soppesa le rispettive esigenze e influenze, è possibile iniziare a valutare come gestirli. 

Per parte interessata del progetto si intende chiunque lavori direttamente o indirettamente su o con il progetto. Sono inclusi il project manager e il program manager, nonché il team di progetto. I membri del team possono includere creativi, produttori, sviluppatori tecnici, operai edili, elettricisti e qualsiasi figura necessaria, a un certo punto, durante il progetto. Ulteriori parti interessate possono includere contatti di un'altra società assunta per il progetto; chiunque sia direttamente coinvolto nel progetto dalla parte di quella società è anche una parte interessata del progetto.

Se stai lavorando a un progetto interno, probabilmente ci saranno parti interessate aziendali di un'unica azienda. Ad esempio, se una piccola catena di alimentari decide di aprire un nuovo negozio, le parti interessate del progetto sarebbero tutte le persone coinvolte direttamente nella costruzione e nel reclutamento del personale di quella nuova sede, mentre le parti interessate aziendali sarebbero i dirigenti dell'azienda, il consiglio di amministrazione, lo staff di marketing e PR, il personale del controllo qualità, ecc.

In progetti più complessi, come quello in cui un'azienda ingaggia un'agenzia per creare progetti, copie e requisiti tecnici per un sito Web, ci sarebbero parti interessate aziendali nella società di assunzione oltre che nell'agenzia che svolge il lavoro di progettazione. Discuteremo ulteriormente di questi ruoli più avanti in questo articolo.

Una volta identificate le parti interessate del progetto e aziendali e mappate in base alla loro influenza e interesse, è possibile iniziare a creare i piani per gestirle. Ogni piano può essere una semplice griglia: una elenca le parti interessate del progetto e l'altra quelle aziendali (compresi i singoli ruoli e interessi). Una volta acquisite le informazioni essenziali in questo documento facile da scansionare, tu e i membri del tuo team potrete facilmente capire come gestire ogni singola parte.

Comunicare con le parti interessate e mantenere le persone giuste nel ciclo (nelle giuste fasi del progetto, con la giusta quantità di dettagli) è fondamentale per far sentire tutti apprezzati, coinvolti e ascoltati. Il piano di comunicazione delle parti interessate suddiviso per ciascun tipo dovrebbe riflettere e allinearsi con il corrispondente piano di gestione.

Per ulteriori informazioni sulle parti interessate, leggi il nostro articolo sull'analisi e la mappatura delle parti interessate e il nostro articolo sulla teoria delle parti interessate. Per aiutarti a iniziare, ecco un elenco di persone che potrebbero essere parti interessate del progetto:

• Interne: il team di progetto, inclusi appaltatori e fornitori, nonché i direttori delle risorse, i membri del reparto contabilità e altri che desiderano vedere il progetto completato in modo efficiente e redditizio. In un progetto aziendale interno, ci sarà un piccolo numero di leader cruciali che saranno considerati le parti interessate principali.
• Esterne: se tu e la tua azienda siete stati assunti da un'altra azienda o cliente per un progetto, le parti interessate esterne del progetto includono il team principale del cliente, i loro manager e il loro direttore di divisione. In un ambiente di agenzia, in genere esistono una o due parti interessate identificate come contatto dal team di progetto del cliente. 

Ecco una semplice matrice/mappa che può aiutarti a iniziare. Mentre tu e il tuo team fate brainstorming sulle vostre parti interessate, annotate i loro nomi nell'area appropriata della mappa. Nel corso di un progetto, potresti scoprire che l'interesse e l'influenza delle parti interessate cambiano durante le diverse fasi, o che alcuni sono più coinvolti e cruciali all'inizio di un progetto, mentre alcuni lo saranno verso la fine o anche dopo il lancio.

Puoi utilizzare questa matrice anche per mappare le parti interessate aziendali; troverai maggiori informazioni di seguito.

È importante identificare (e creare un piano di gestione per) le parti interessate aziendali sul progetto. Queste potrebbero essere persone che non incontreresti mai in un giorno o una settimana tipo mentre lavori al tuo progetto, ma hanno un interesse o un investimento nel suo successo. Parliamo di alcuni dei tipi comuni di parti interessate aziendali. Non dimenticare: se il tuo progetto prevede di lavorare per un'altra azienda, possono esserci parti interessate di diverse società. Ci saranno parti interessate aziendali in entrambe le società. Ecco un elenco di persone che potrebbero essere parti interessate aziendali:

• Clienti aziendali interni: queste parti interessate possono sovrapporsi ai clienti del progetto, ma possono costituire un pool più ampio di persone. Ad esempio, se le parti interessate del cliente del progetto fanno parte di una grande divisione nella loro azienda, anche i dirigenti di quella divisione sono parti interessate.
• Gestione: ancora una volta, i manager possono essere semplicemente nella tua azienda se il progetto è interno, o in più di una o se il tuo progetto prevede di collaborare con altre organizzazioni. I manager di tutte queste organizzazioni sono parti interessate che vogliono che il tuo progetto venga completato in tempo ed entro i limiti del budget, e sono anche consapevoli delle implicazioni relative alle pubbliche relazioni, se presenti, associate al progetto.
• Consiglio di amministrazione: queste parti interessate potrebbero non avere molta visibilità sugli aspetti essenziali del tuo progetto e del suo ciclo di vita, ma proprio come la gestione di alto livello, vogliono essere certi che ogni impegno intrapreso dall'azienda, incluso il tuo progetto, sia fatto secondo le regole, in tempo e con grandi risultati. 
• Azionisti: una società a partecipazione pubblica è legata ai suoi azionisti che vogliono vedere un profitto, ma potrebbero anche volere la certezza che la società di cui detengono le azioni agisca in modo etico e responsabile. Ad esempio, una società elettrica quotata in borsa che costruisce un parco eolico può rendere felici alcuni azionisti e altri meno, a seconda di variabili come il valore dell'energia rinnovabile, l'esborso di costi e la velocità con cui gli investimenti possono essere ammortizzati, se sono state adottate misure per ridurre l'impatto ambientale e sulla fauna selvatica e altro ancora.

Una volta identificati tutti i tipi di parti interessate, del progetto e aziendali, relative al tuo progetto, è possibile pianificarne la gestione. Ed è a questo punto che è importante porre domande chiave ed essere il più onesti possibile nel valutare le parti interessate e le loro necessità. 

Fattori importanti da considerare - Un esercizio per le parti interessate del progetto e aziendali

1. Chi sono le parti interessate che hanno più influenza sul tuo progetto? Queste includeranno per lo più persone lato cliente, in genere il loro team di progetto, lo sponsor del progetto e lo sponsor esecutivo. 
2. Quali sono le parti interessate che saranno maggiormente influenzate dal tuo progetto? Queste possono includere persone del primo gruppo, ma anche persone esterne. Con un progetto di edilizia, ad esempio, potrebbero rientrare in questo gruppo le persone del quartiere, gli attivisti ambientali e i potenziali residenti dell'edificio finale.
3. Come dovresti gestire le persone importanti che non sono considerate parti interessate? Ad esempio, nel tuo progetto software, potrebbero esserci dirigenti altrove nel team software che ricoprono il ruolo di leader di reparto e che potrebbero dover essere mantenute aggiornate su determinate questioni. Lascia che queste persone rimangano un minimo coinvolte poiché potrebbero avere il potere di sollevare problemi o creare ostacoli.
4. Chi controlla le risorse? Si tratterà di parti interessate interne e lato cliente che devi contattare per richiedere un'eventuale modifica di ambito o budget o per assegnare più risorse di una specifica disciplina.
5. Quali sono le motivazioni e gli interessi principali delle tue parti interessate? Nel decidere la forza trainante delle parti interessate, devi considerare:

• Chi ha una partecipazione/interesse di tipo finanziario.
• Chi ha un interesse emotivo (non sottovalutarlo; se questo progetto è stato "concepito" da qualcuno, è fondamentale mantenerlo soddisfatto e informato).
• Quali sono le principali motivazioni di ogni parti interessata.
• Chi sono i maggiori sostenitori.
• Chi sono i maggiori avversari o oppositori.

La teoria delle parti interessate è stata descritta per la prima volta dal Dr. F. Edward Freeman, professore presso l'Università della Virginia, nel suo libro, Strategic Management: A Stakeholder Approach. Afferma che gli azionisti siano semplicemente una delle tante parti interessate di un'azienda. Secondo la sua teoria, l'ecosistema delle parti interessate coinvolge chiunque sia assunto, coinvolto o influenzato dall'azienda: dipendenti, ambientalisti, fornitori, agenzie governative e altro ancora. La teoria del Dr. Freeman afferma che il vero successo di un'azienda sta nel soddisfare tutte le sue parti interessate e non solo quelli che potrebbero trarre profitto dalle sue azioni.

Il Dr. Freeman suggerisce che le parti interessate di un'azienda sono "quei gruppi senza il cui supporto l'organizzazione cesserebbe di esistere." Questi gruppi includono clienti, dipendenti, fornitori, gruppi di azione politica, gruppi ambientalisti, comunità locali, media, istituzioni finanziarie, gruppi governativi e altro ancora. Questa visione dipinge l'ambiente aziendale come un ecosistema di gruppi correlati, che devono essere considerati e soddisfatti per mantenere l'azienda sana e di successo a lungo termine.

I libri del Dr. Freeman descrivono in che modo un'azienda sana non perda mai di vista tutte le parti coinvolte nel suo successo. La teoria delle parti interessate afferma che se un'azienda tratta male i suoi dipendenti, alla fine fallirà. Se un'azienda impone i suoi progetti sulle comunità con effetti dannosi, è probabile che lo stesso accada all'azienda. "Un'azienda non può ignorare alcuna parte interessata e avere davvero successo," ha affermato il Dr. Freeman.

Pertanto, è importante ricordare di identificare e includere tutte queste parti interessate "estese" man mano che si procede con il progetto e con i piani di gestione delle parti interessate aziendali.

Nel loro libro Stakeholders Matter: A New Paradigm for Strategy in Society, i coautori Sybille Sachs e Edwin Rühli sostengono che le parti interessate aziendali e del progetto hanno, o dovrebbero avere, esigenze e interessi sempre più simili. La visione espande la teoria delle parti interessate di Freeman ed è particolarmente rilevante per la gestione di queste parti, sia del progetto che dell'azienda.

“[Our] 'stakeholder paradigm' is based on a network view,” said Sachs, a professor and researcher at the economics university HWZ Hochschule in Zurich, Switzerland. “In this view, we see the true interdependence of benefits for all stakeholders,” said Sachs. 

In altre parole, le parti interessate aziendali e del progetto sono già molto più allineate riguardo i loro interessi, le loro definizioni di successo e le loro definizioni di rischio o fallimento. Sachs ha aggiunto che la gestione delle parti interessate dovrebbe essere "considerata in un ambiente di totale reciprocità." In questa ottica, le parti interessate del progetto sarebbero coinvolte, ad esempio, nelle ramificazioni di PR di un progetto di parco eolico come lo sono nel fatto che il progetto sia costruito nei tempi e nel budget stabiliti. 

Dopo aver identificato le parti interessate, dovrai acquisire il modo migliore per gestirle. Un piano di gestione delle parti interessate può essere composto da una griglia di base o un foglio di calcolo che elenca le parti interessate su un asse e i loro punti di interesse e influenza sull'altro. Nelle singole caselle, annota le milestone principali o i risultati finali su cui le parti interessate potrebbero avere un interesse speciale, nonché le esigenze finanziarie ed emotive legate al progetto.

Il project manager o il responsabile portafoglio clienti potrebbe creare e mantenere il piano di gestione delle parti interessate. Tuttavia, il piano è di solito più efficace se condiviso tra il team di progetto, in particolare con le persone che si incontrano regolarmente con le parti interessate. In alcuni casi, il piano viene condiviso anche con i top manager. Generalmente, un piano di gestione delle parti interessate non viene condiviso con le parti interessate effettive in elenco.

Un piano di comunicazione con le parti interessate dovrebbe elencare le parti principali che devono ricevere le comunicazioni, inclusi tipo, frequenza e dettagli. Può essere opportuno stilare il piano di comunicazione immediatamente dopo il piano di gestione, o come due parti dello stesso piano. Alcune parti interessate aziendali potrebbero essere soddisfatte di un'e-mail mensile dettagliata; alcuni potrebbero desiderare un incontro trimestrale con una presentazione più formale. D'altro canto, le parti interessate del progetto potrebbero richiedere aggiornamenti più frequenti.

Ora dovresti avere informazioni sufficienti per iniziare a identificare i requisiti di gestione per ciascuna delle tue parti interessate e relativi gruppi. L'uso di una griglia per le parti interessate del progetto e di un'altra per quelle aziendali contribuirà a mantenere il tutto più chiaro. Per creare un piano di gestione, elenca tutte le parti interessate su un lato della griglia, in genere la colonna più a sinistra, e i fattori, le necessità e gli interessi in alto. 

Esempio di piano di gestione delle parti interessate: un progetto di costruzione di un parco eolico per l'energia elettrica per un'azienda elettrica regionale

Man mano che identifichi le tue parti interessate e la modalità per gestirle in modo più efficiente, avrai le basi del tuo piano di comunicazione. Inizia con una semplice griglia con le parti interessate classificate e aggiungi i tipi di comunicazione che si aspetterebbero e di cui avrebbero bisogno.

Quando crei questo piano, tieni presente che i dirigenti di alto livello vorranno essere ben informati sullo stato dei progetti ad alto profilo, ma il loro tempo è molto prezioso. Un buon project manager sa come bilanciare le comunicazioni per mantenere informate le persone importanti, senza farle sentire sopraffatte da dettagli granulari. Allo stesso modo, le parti interessate "estese" non hanno bisogno di accedere a tutti i dettagli riguardanti il progetto, purché sentano di essere ascoltate e informate. Ecco un piano di esempio:

Scarica il modello di piano di comunicazione delle parti interessate - WORD

La griglia potrebbe includere cicli di revisione di copia e progettazione, nonché aggiornamenti giornalieri, settimanali o mensili su avanzamento, budget e attività imminenti. 

Puoi condividere il piano di comunicazione salvando la griglia su un'unità condivisa e utilizzare uno strumento automatizzato per inviare via e-mail gli aggiornamenti alle persone interessate con la frequenza corretta. Potresti fare un rapporto settimanale di alto livello per le principali parti interessate tramite un'e-mail personale dal project manager. Le parti interessate del progetto probabilmente vorranno anche visionare un report di burn, ossia le ore previste rispetto alle ore trascorse e il tempo che probabilmente verrà impiegato nel prossimo futuro.

Alcune parti interessate (come i responsabili esecutivi) potrebbero aver bisogno di un tipo di comunicazione più formale, ma meno frequente. Forse queste parti interessate preferirebbero una presentazione in PowerPoint a cadenza mensile che riporti lo stato, le funzionalità e gli aggiornamenti completati, i riscontri e i feedback ricevuti fino ad oggi e così via. 

Pensa in anticipo al modo in cui verranno gestiti i feedback delle parti interessate. In caso di variazione delle tempistiche di un progetto, ad esempio per un parco eolico, quali parti interessate devono essere informate e in che modo? Di nuovo, se una forte tempesta provoca danni, chi deve essere informato e come? Considera anche come comunicherai gli eventi positivi, ad esempio, un gruppo ambientalista locale che rilascia una dichiarazione in cui afferma di essere soddisfatto delle linee guida per la protezione della fauna selvatica che l'azienda ha messo in atto.

Mantenere linee di comunicazione forti e concise in tutto un progetto è la chiave per lavorarci senza intoppi e infondere fiducia sia alle parti interessate di progetto che aziendali. Quando crei e metti in atto piani di comunicazione dettagliati, dovrai:

1. Sentiti sicuro e preparato. Puoi sempre essere preparato e due passi avanti nella pianificazione dei modi e delle tempistiche per comunicare con le tue parti interessate importanti. Un project manager sempre al passo e strategico è una figura che ispira fiducia alle parti interessate.
2. Anticipare le esigenze delle parti interessate e reagire prima che diventino problemi. Se sei regolare nelle le tue comunicazioni, possiedi già un mezzo per condividere novità e aggiornamenti e per ridurre eventuali rischi o fronteggiare ostacoli.
3. Condividi informazioni e aggiornamenti in modo chiaro e appropriato. Concedi l'accesso a tutto il team, magari creando anche una sezione per le note e i suggerimenti del team di progetto, per dare a tutti una sensazione di proprietà e responsabilità.
4. Tieni presente che il piano può essere organico, con l'arrivo di nuove parti e la partenza di altre, o al mutare del loro coinvolgimento individuale. Il piano esiste per aiutare te e il tuo team di progetto a infondere fiducia alle tue parti interessate, quindi assicurati di sviluppare un documento organico.

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