I principali modelli Excel per la gestione di progetti agili

La gestione agile dei progetti è un metodo iterativo e incrementale per coordinare le attività di ingegneria, informatica e altre aree di business. Proprio grazie alla sua natura flessibile e interattiva consente ai team di identificare rapidamente i problemi per risolverli in fretta, così da garantire risultati e tempistiche migliori per i clienti.

Poiché i progetti agili sono in continua evoluzione, un modello fornisce una struttura di base sulla quale impostare il progetto. Nonostante le metodologie agili richiedano capacità di adattamento costante, un modello risulta utile per tenere traccia di aggiornamenti, requisiti e progressi fatti.

In questo articolo descriveremo otto modelli Excel per la gestione dei progetti agili. Vedrai anche come utilizzare i modelli agili in Smartsheet, uno strumento per la gestione del lavoro molto simile ai comuni fogli di calcolo, più facile da usare rispetto ad Excel e con funzionalità di collaborazione molto utili.

Modelli per piani di progetto agili

 

Un piano di progetto agile è basato sulle funzionalità da sviluppare. Presenta una stima del tempo necessario per completare ciascuna funzionalità senza troppi dettagli sui processi da seguire. Poiché i piani di progetto sono basati sulle funzionalità, è facile raggruppare queste ultime in sprint.  

Un piano di progetto agile è in continua evoluzione. Una volta approvato, il team ad esso assegnato è responsabile dell’aggiornamento delle date e dei deliverable. 

Questo modello, anche noto come calendario per progetti agili, consente di aggiungere attività, nomi dei responsabili, date di inizio, di fine e stato. La durata di ogni attività viene calcolata automaticamente. Questo modello presenta anche un diagramma di Gantt (una rappresentazione visuale della cronologia del tuo progetto), che viene aggiornato automaticamente man mano che i dati vengono aggiunti alla tabella.

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Nota che nonostante il diagramma venga aggiornato automaticamente con l’inserimento delle date, la tabella potrebbe presentare dello spazio vuoto e delle date non inserite da te. Questo problema può essere ovviato modificando lo spazio tra le date. Fai clic col tasto destro del mouse su una data nella parte superiore del diagramma di Gantt e seleziona Formato asse. Nella finestra a comparsa, a sinistra, seleziona Ridimensiona. Modifica il numero nella casella Minimo. Dovrai aggiungere i numeri in maniera incrementale per modificare lo spazio e ottenere il risultato desiderato.

 

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Modello per piano di rilascio agile

 

La pianificazione di un rilascio agile avviene durante lo sprint cosiddetto “zero”, cioè quando non esiste ancora un prodotto da dover lanciare e il team può quindi concentrarsi sulla definizione degli obiettivi, sulle funzionalità da sviluppare, sull’assegnazione delle funzionalità ad uno sprint e sulla stima della durata di ogni attività. La pianificazione di un rilascio può subire modifiche qualora vengano aggiunte o eliminate alcune user stories (storie utente).

Il modello per rilascio agile ti consente di elencare tutte le attività, assegnarle ad uno sprint e calcolarne la durata in base alle date previste di inizio e di fine. È anche possibile selezionare lo stato di ogni attività dal menu a discesa e definirne gli obiettivi.

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Sprint Backlog agile con modello per diagrammi di sintesi

 

Lo sprint backlog, conosciuto anche come scrum backlog, viene creato al momento della pianificazione agile, durante la quale il team seleziona le voci più importanti dal product backlog e le aggiunge ai vari sprint. Lo sprint backlog include tutte le attività selezionate nella fase di sviluppo. È un elenco delle attività appartenenti al backlog da completare nell’iterazione corrente. A questo punto tale elenco dovrebbe essere finalizzato e nessuno dovrebbe più aggiungere o eliminare attività.

Questo modello presenta colonne per le voci di backlog, punti da assegnare alle storie, responsabili, stato e stima della durata. Nelle colonne indicate col numero dei giorni (da Giorno 1 a Giorno 5), potrai aggiungere il numero di ore di sviluppo necessarie ogni giorno, per ogni singola attività. Nella riga riportante il Totale, nella parte inferiore, puoi vedere la somma totale delle ore stimate giornalmente per lo sprint. Il grafico rappresenta quindi una visualizzazione del lavoro rimanente.

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Modello per Product Backlog agile

 

Un product backlog aiuta il product owner a tenere traccia di tutte le funzionalità che gli stakeholder desiderano includere nel prodotto. In pratica, il product backlog riassume tutte le funzionalità necessarie o desiderate per un prodotto finale ideale. 

A differenza dello sprint backlog, il product backlog è in continua evoluzione e può essere ripetutamente migliorato. Chiunque può aggiungere funzionalità al product backlog ed è compito del product owner assegnare le priorità a ciascuna di esse. 

Questo modello include colonne con menu a discesa per indicare l’ID della storia, lo stato dello sprint, le priorità, i punti assegnati alla storia e allo sprint. Inoltre, il totale dei punti per ogni sprint viene calcolato automaticamente in base ai punti assegnati ad ogni attività.

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Modello per piani di testing agili

 

I piani per il testing nelle metodologie agili dovrebbero essere dinamici e iterativi piuttosto che statici. La fase di testing è quindi strettamente correlata alle priorità impostate durante la pianificazione, così da utilizzare le informazioni più recenti al momento della definizione dei test. Questo aiuta ad evitare qualsiasi malinteso sull’ambito delle singole attività e del progetto in generale.

Anche nei casi in cui non sia necessario definire un piano di testing elaborato, è comunque importante tenere traccia delle azioni eseguite, dei risultati attesi e di quelli effettivi. Questo modello include caselle di spunta interattive nella colonna con l’intestazione Superato. In questo modo quando si appone il segno di spunta nella casella, viene apposta automaticamente una barra all’intera riga, denotando quindi il completamento della voce.

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Modello per roadmap agile del prodotto

 

An agile roadmap represents a strategic overview of where the product is headed in the mid-to long-term. It steers the direction of your product and sets expectations within your company. A traditional roadmap can sometimes act as a strict project plan, but in an agile organization, the roadmap just provides guidance and clarity. 

The product roadmap can span months, quarters, or years. This template includes Q2, Q3 and Q4 for 2016 (you can always change the grey row to span the length of time you’d like). Each arrow represents a product and shows the estimated length of time required to deliver. You can color code the arrows by stream, by product type, by status, or more.

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Modello per User Stories (Storie Utente) Agili

 

A user story describes a feature from the end-user’s perspective. It includes the type of user, what they want, and why they want it. These short, one-sentence user stories create a super simple description of a requirement. Then, the development team develops code that will satisfy the requirements of the user story. 

This agile use case template follows the typical agile story structure: as a <type of user>, I want to <perform some task> so that I can <achieve some goal>.

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Modello per Project Charter agile

 

Ogni project manager ha l’incarico di creare dei charter semplici e concisi, ma spesso un charter può richiedere mesi e numerose pagine di considerazioni ed elaborazioni. 

Un Project Charter agile, al contrario, è un documento molto più conciso che richiede breve tempo per la sua realizzazione. È solitamente costituito da un’unica pagina ed è inteso come panoramica di alto livello, anche se abbastanza dettagliata. Le tre sezioni principali di un Project Charter sono: l’ambito (cioè il motivo per cui il progetto esiste), la visione (cioè quello che verrà eseguito) e i parametri di valutazione del successo (vale a dire la definizione di completamento di un progetto).

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